परियोजनाओं को प्राथमिकता कैसे दें। अल्टीमेट गाइड

आपको उन ग्राहकों या संगठनों के साथ मजबूत संचार की आवश्यकता है जिनके साथ आप काम कर रहे हैं। दूसरे, आपको यह जानने की जरूरत है कि आप किस तरह के प्रोजेक्ट के साथ काम करने जा रहे हैं, आपके पास संगठन के सभी विवरण और पिछले कार्य करने के तरीके होने चाहिए जिसका वह पालन करता था।

प्रोजेक्ट्स को बेहतर तरीके से प्राथमिकता देने के लिए पालन किए जाने वाले चरण:

आपको नीचे दिए गए चरणों का पालन करने की आवश्यकता है।

1. व्यावसायिक उद्देश्यों की पहचान करें

प्रोजेक्ट्स को प्राथमिकता देने का तरीका तय करने के लिए आपको कंपनी के उद्देश्यों और अपने लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए कंपनी द्वारा अपनाई गई रणनीतियों को समझना होगा।

कंपनी के उद्देश्यों पर अपडेट रहकर आप प्रोजेक्ट के उद्देश्यों को बेहतर ढंग से निर्धारित कर सकते हैं और मानक के अनुरूप काम कर सकते हैं। यदि आपके पास स्पष्ट व्यावसायिक उद्देश्य है तो आप यह तय कर सकते हैं कि आपके व्यावसायिक प्रोजेक्ट की प्राथमिकताओं की सूची में कौन सा कार्य सबसे ऊपर रहेगा।

जिस संगठन के साथ आप काम कर रहे हैं उसकी पिछली और वर्तमान रणनीतियों का अध्ययन किए बिना, उस संगठन के उद्देश्यों और मिशन स्टेटमेंट को जानना लगभग असंभव है।

उद्देश्यों का महत्व:

• कंपनी के लक्ष्य बहुत स्पष्ट और विशिष्ट होने चाहिए ताकि वे सफलता प्राप्त करने की प्रगति को माप सकें और अपने विशिष्ट विजन निर्धारित कर सकें।
• उद्देश्य किसी संगठन के मिशन स्टेटमेंट को परिभाषित करते हैं और उनके कर्मचारी के प्रदर्शन का विश्लेषण करने में मदद करते हैं कि वह उनके मिशन का समर्थन करता है या नहीं।
  उद्देश्यों/मिशन के प्रकार:

किसी कंपनी के दो प्रकार के उद्देश्य होते हैं:

• आधिकारिक उद्देश्य

ये किसी कंपनी या संगठन के मिशन स्टेटमेंट होते हैं। ये दीर्घकालिक उद्देश्य हैं और किसी संगठन की प्रतिष्ठा और सार्वजनिक छवि बनाने के लिए निर्धारित किए जाते हैं।

• परिचालन उद्देश्य

ये अस्थायी उद्देश्य हैं जो आमतौर पर केवल एक व्यावसायिक प्रोजेक्ट के दौरान विकसित किए जाते हैं।

2. एक टू-डू लिस्ट बनाएं

प्रोजेक्ट शुरू करने से पहले, आपको एक टू-डू लिस्ट विकसित करने की आवश्यकता है जिसमें प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए आवश्यक सभी संभावित कार्य शामिल हों। यह आपके काम का आधार है जो आपको अपने ढेर सारे काम को समय पर पूरा करने के लिए सही दिशा प्रदान करता है।

आम तौर पर प्रोजेक्ट शुरू करने से पहले टू-डू लिस्ट विकसित की जाती हैं।  टू-डू लिस्ट आपको प्रोजेक्ट्स को प्राथमिकता देने का तरीका खोजने में मदद करती हैं। दो प्रकार की टू-डू लिस्ट विकसित की जा सकती हैं:

• टीम टू-डू लिस्ट

यह लिस्ट प्रोजेक्ट की शुरुआत में विकसित की जाती है और पूरी टीम इस पर सहमत होती है।

• व्यक्तिगत टू-डू लिस्ट

टीम का प्रत्येक सदस्य लक्ष्य को पूरा करने के लिए अपनी टू-डू लिस्ट विकसित करता है।

टू-डू लिस्ट का महत्व:

टू-डू लिस्ट निम्नलिखित तरीकों से महत्वपूर्ण हैं:

• टू-डू लिस्ट आपको काम के ढेर से निपटने और प्रोजेक्ट्स को प्राथमिकता देने के तरीके में मदद करती हैं।
• टू-डू लिस्ट आपको एक टीम लीडर के रूप में यह तय करने में मदद करती हैं कि आप किस सदस्य को समय सीमा के साथ कौन सा कार्य सौंपने जा रहे हैं।
• ये सूचियाँ आपको आत्मनिर्भर भी बनाती हैं, आपको अन्य लोगों से पूछने की ज़रूरत नहीं है कि आगे क्या करना है। आपके पास खुद का लीडर बनने के लिए अपनी योजनाएँ होती हैं।

3. अपने लक्ष्यों को वर्गीकृत करें (Big Rocks)

वर्गीकरण आपको प्रोजेक्ट्स को प्राथमिकता देने के तरीके पर मार्गदर्शन करने में मदद करता है। काम को वर्गीकृत करके, आप सबसे पहले जरूरी काम कर सकते हैं। काम के बोझ के ढेर से, आपको अपने 'बड़े लक्ष्यों' (big rocks) को अलग करना होगा जो सबसे महत्वपूर्ण लक्ष्यों का प्रतिनिधित्व करते हैं जिन्हें आपको एक भी मिनट बर्बाद किए बिना प्रभावी ढंग से पूरा करना है।

एक के बाद एक किए जाने वाले कार्यों या आयोजनों को व्यवस्थित करके आप अपने कार्यों को चार प्रमुख श्रेणियों में प्राथमिकता दे सकते हैं:

• महत्वपूर्ण और तत्काल कार्य

ये कार्य सूची की पहली प्राथमिकता पर होते हैं। ये कार्य सबसे महत्वपूर्ण हैं और इन्हें करने की आवश्यकता है, गंभीरता से सोचने से रणनीति विकसित करने में तनाव हो सकता है लेकिन आपको इन कार्यों को पूरा करने के दौरान आने वाली समस्याओं से निपटने के तरीके खोजकर सक्रिय रहना होगा।

आप लीक से हटकर सोचकर और शांत मन से अपने विचारों को विस्तृत करके इन लक्ष्यों को आसानी से प्राप्त कर सकते हैं।

• महत्वपूर्ण लेकिन तत्काल नहीं कार्य

इस प्रकार का कार्य महत्वपूर्ण है लेकिन तत्काल नहीं। इसलिए आपको समय सीमा का पालन करने की आवश्यकता नहीं है। इस कार्य पर अपना समय बिताने के लिए बस अपने विजन, अपने मिशन को शामिल करें और आप उन चीजों पर ध्यान केंद्रित करें जिन्हें आप समय की सीमा के बिना नियंत्रित कर सकते हैं।

• महत्वपूर्ण नहीं लेकिन तत्काल कार्य

इस श्रेणी में तत्काल लेकिन महत्वपूर्ण नहीं कार्य शामिल हैं जैसे संचार की कमी को दूर करने या चर्चा करने के लिए ग्राहकों के साथ तत्काल बैठकें। हम कह सकते हैं कि यह श्रेणी संकट प्रबंधन से संबंधित है।

• न महत्वपूर्ण और न ही तत्काल कार्य

इस श्रेणी में वे कार्य और जिम्मेदारियाँ शामिल हैं जिनका कोई मूल्य नहीं है लेकिन हमें अपने महत्वपूर्ण लक्ष्यों को पूरा करने के लिए उन्हें करना पड़ता है जैसे कि केवल ट्रेंड की जांच करने के लिए वेब ब्राउज़िंग और सोशल मीडिया का उपयोग या दूसरों द्वारा अपने प्रोजेक्ट्स के लिए अपनाए जा रहे तरीके।

यह हमारे टीम प्रबंधन कौशल के लिए अच्छा होगा। हम नई चीजें सीखने और अपने कौशल को बढ़ाने में सक्षम होंगे। जाहिर है, हमें अपनी कार्य जिम्मेदारी से जुड़ी छोटी चीजों को नजरअंदाज नहीं करना चाहिए क्योंकि यह रवैया हमें किसी भी परिस्थिति में बड़ी और महत्वपूर्ण चुनौती से निपटने में मदद करेगा।

4. गैंट चार्ट विकसित करें

गैंट चार्ट अच्छी तरह से परिभाषित करता है कि प्रोजेक्ट्स को प्राथमिकता कैसे दी जाए क्योंकि इसमें उन महत्वपूर्ण कार्यों की सूची होती है जिन्हें आपको प्रोजेक्ट पूरा होने तक कई बार दोहराना पड़ता है जैसे कि यदि आप एक सिविल इंजीनियर हैं और एक प्रोजेक्ट कर रहे हैं जिसके दौरान आपको एक महीने में कई बार साइट पर जाना पड़ता है।

इसलिए, गैंट चार्ट का उपयोग करके आप अपने जाने की तारीख और सप्ताह या महीने में कितनी बार जाएंगे, इसे निर्धारित कर सकते हैं।

गैंट चार्ट एक क्षैतिज बार है जो आपको समयरेखा और स्थिति दिखाता है। यह विश्लेषण करने के लिए उपयोगी है कि प्रोजेक्ट में कितना समय लगता है और इसके प्रदर्शन के लिए किस प्रकार के उपकरणों की आवश्यकता होती है।

• गैंट चार्ट बनाने का तरीका

        इसे Google sheets या excel का उपयोग करके या "कोलाबोरेटिव project management software" का उपयोग करके बनाया जा सकता है, लेकिन यह सबसे अच्छी विशेषताओं को चुनने के लिए व्यक्ति की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है।

• project management में अभिव्यक्ति

गैंट चार्ट प्रोजेक्ट प्लानिंग में मदद करता है। सफल प्रोजेक्ट्स विकसित करने के लिए व्यक्ति को सहयोग के साथ-साथ संचार की भी आवश्यकता होती है जो सुव्यवस्थित संचार की मदद से संभव है जो आपकी प्रोजेक्ट योजना को केंद्रीकृत करता है।

• अपने प्रोजेक्ट्स को कैसे स्पष्ट करें

अपनी पूरी टीम को प्रोजेक्ट में आमंत्रित करने से प्रत्येक व्यक्ति उन कार्यों के लिए चार्ट को फ़िल्टर करने में सक्षम होता है जिनके लिए उन्हें सौंपा गया है, जिससे उनके लिए अपना समय प्राथमिकता के आधार पर व्यवस्थित करना आसान हो जाता है।

   इसे अपने ग्राहकों के साथ साझा करके, यह निरंतर फीडबैक की आवश्यकता को कम कर सकता है और आपको लॉजिस्टिक समस्याओं के बिना लगातार काम करने की अनुमति देता है।

5. नए प्रोजेक्ट्स को ना कहना सीखें

जब आप काम के विशाल बोझ के साथ एक महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट पर काम कर रहे हों और आपका ग्राहक या बॉस आपको एक और प्रोजेक्ट सौंपता है जिसे कुशलतापूर्वक करना संभव नहीं है, तो नए प्रोजेक्ट को ना कहना ही बेहतर है।

यह करियर का मामला है, यदि आप अधूरा या निम्न-गुणवत्ता वाला काम देते हैं तो इससे आपका भविष्य का करियर अंधकारमय हो सकता है। यदि आप बहुत स्पष्ट रूप से ना नहीं कहना चाहते हैं, तो ग्राहक द्वारा लाए गए नए विचारों के साथ विचार-मंथन करने के लिए समय लें।

नए प्रोजेक्ट के बारे में ग्राहक को सुनने के बाद, विनम्र रहें और अपनी व्यस्त दिनचर्या के कारण नया काम शुरू करने से मना करने के लिए उपयुक्त शब्दों का उपयोग करें। आपको नए ग्राहक को यह समझाना होगा कि उसके नए प्रोजेक्ट को आगे बढ़ने के लिए उचित समय चाहिए और आप अपने व्यस्त कार्यक्रम के कारण ऐसा नहीं कर पाएंगे।

6. डेडलाइन का पालन करें

डेडलाइन आपको यह याद दिलाने के लिए निर्धारित की जाती है कि आपको प्रोजेक्ट पर कब काम करना है। सीमित समय में सटीकता के साथ काम पूरा करने के लिए खुद की जिम्मेदारी लेने में डेडलाइन महत्वपूर्ण होती है।

डेडलाइन प्रबंधन:

आमतौर पर, लोग कम आंकते हैं कि किसी प्रोजेक्ट को पूरा करने में कितना समय लगता है और बिना इसे ध्यान में रखे इसके लिए सहमत हो जाते हैं। आप निम्नलिखित तरीकों से डेडलाइन का प्रबंधन कर सकते हैं:

• सबसे पहले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आपको किस प्रकार के प्रोजेक्ट के लिए काम पर रखा गया है और इसे पूरा करने की क्या आवश्यकताएं हैं।  यदि आपकी डेडलाइन किसी जटिल कार्य के लिए है, तो उस व्यक्ति को बताएं जिसने आपको कार्य सौंपा है।
• दूसरे, आपको टीम, टूल्स, प्रशिक्षण, सामग्री और पर्याप्त समय जैसे सही स्रोत प्राप्त करने की आवश्यकता है।
• कड़ी मेहनत करने और डेडलाइन के बाद अपना प्रोजेक्ट पूरा करने के बावजूद, घबराएं नहीं और नुकसान को सीमित करने के लिए हर संभव प्रयास करें। ऐसी स्थिति में, ग्राहक के साथ संवाद करना, नई डेडलाइन मांगना और अगली बार इस डेडलाइन को पूरा करके इसे ठीक करना बेहतर है।

निष्कर्ष

उपरोक्त सभी चरणों को ध्यान में रखते हुए आप निश्चित रूप से प्रोजेक्ट्स को प्राथमिकता देना सीख सकते हैं। एक प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए, यह डेटा सबसे महत्वपूर्ण काम को पहले रखने, डेटा व्यवस्थित करने, डेडलाइन को पूरा करने और साप्ताहिक और मासिक आधार पर महत्वपूर्ण कार्यों को शेड्यूल करने में सहायक होगा।

उपरोक्त सभी चरणों का पालन करने के लिए आपको निरंतर बने रहने की आवश्यकता है क्योंकि यदि आप हमेशा सक्रिय नहीं रहते हैं, तो आप चीजों को बिगाड़ सकते हैं।