उत्पादकता बढ़ाने के लिए टाइम ब्लॉकिंग का उपयोग कैसे करें। अल्टीमेट गाइड

काम करते समय आपको अन्य कार्यों की उपेक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। टाइम ब्लॉकिंग (time blocking) का उपयोग करके अपने काम को समय पर पूरा करने का एक बेहतर और बुद्धिमानी भरा तरीका है। लेकिन टाइम ब्लॉकिंग क्या है? आप अपने दैनिक जीवन की दिनचर्या में चल रही अन्य चीजों पर ध्यान केंद्रित करते हुए अपने कार्यों को प्रबंधित करने के लिए समय प्रबंधन की इस बहुत ही सरल विधि का उपयोग कैसे कर सकते हैं?

टाइम ब्लॉकिंग क्या है, इस पर एक अंतर्दृष्टि?

यह समय प्रबंधन की एक बहुत ही सरल और अनूठी विधि है जिसके माध्यम से आप सचमुच अपने पूरे दिन के कार्यों को शेड्यूल कर सकते हैं। आप अपने पूरे दिन में किए जाने वाले प्रत्येक कार्य के लिए ब्लॉक बना सकते हैं। आप किसी कार्य को पूरा करने के लिए समय का एक ब्लॉक जोड़ सकते हैं, फिर ब्रेक ले सकते हैं और उसके बाद, आप अपने अगले कार्य पर काम करना शुरू कर सकते हैं।

आप अपने टाइम ब्लॉकिंग चार्ट में ब्रेक का समय भी जोड़ सकते हैं ताकि आप अपने द्वारा पहले तय किए गए समय से एक मिनट कम या ज्यादा न लें। अब आप टाइम ब्लॉकिंग के बारे में जानते हैं लेकिन उत्पादकता बढ़ाने के लिए इसका उपयोग कैसे करें?

टाइम ब्लॉकिंग का महत्व:

टाइम ब्लॉकिंग आपको अपने दैनिक दिनचर्या के लक्ष्यों को अधिक सुविधाजनक और प्रबंधित तरीके से प्राप्त करने में मदद करेगा। अपने दैनिक जीवन के कार्यों को शेड्यूल करने के लिए टाइम ब्लॉकिंग का उपयोग करने के लाभ यहां दिए गए हैं:

अपने शेड्यूल का पालन करें:

जब आपके पास अपने कार्यों को करने के लिए उचित शेड्यूल नहीं होता है, तो आप उलझ जाते हैं और अपने काम से थकने लगते हैं। इस तरह, आप पूरे दिन विचलित रहते हैं और बस उस सबसे महत्वपूर्ण काम की उपेक्षा करना शुरू कर देते हैं जिसे आपको समय पर पूरा करना था।

जब आप अपने कार्यों को शेड्यूल करना शुरू करते हैं और प्रत्येक कार्य के लिए टाइम ब्लॉक बनाते हैं, चाहे आप कोई काम कर रहे हों या यह आपके ब्रेक का समय हो। सब कुछ टाइम ब्लॉकिंग शेड्यूल में डालें और बस उसका पालन करें। इस तरह, आप कभी भी किसी बात से निराश या विचलित नहीं होते हैं।

उत्पादक बनें:

जब आप अपना समय और कार्य प्रबंधित करना शुरू करते हैं तो आप उत्पादक बनने लगते हैं। यदि आप अपने शेड्यूल का पालन करते हैं तो आपको खाली समय मिलेगा जिसे आप कुछ और करने के लिए उपयोग कर सकेंगे। आप रचनात्मक होने लगते हैं कि आप अपने खाली समय का अधिक उत्पादक तरीके से उपयोग कैसे शुरू कर सकते हैं।

आप बेकार की चीजों पर अपना समय बर्बाद करना बंद कर देते हैं जैसे कि बस खाली बैठना या अपना समय ऐसी किसी चीज़ में बर्बाद करना जो आपके लिए फायदेमंद नहीं है। लेकिन समय प्रबंधन आपको सिखाता है कि अपने खाली समय का बेहतर तरीके से उपयोग कैसे करें।

समय पर काम करें:

आपको एक काम सौंपा गया था लेकिन आप उसे समय पर पूरा नहीं कर पाए, पर क्यों? आप अपना समय प्रबंधित करने में विफल रहे और आपने उसे अधूरा छोड़ दिया। आपने सोचा था कि आप उस काम को बाद में पूरा करेंगे और आपको अपना काम खत्म करने के लिए वह खाली समय कभी नहीं मिला।

टाइम ब्लॉकिंग की मदद से जब आपके पास हर एक कार्य के लिए एक टाइम स्लॉट होगा तो आप अपना शेड्यूल प्रबंधित कर पाएंगे और उस विशिष्ट टाइम स्लॉट में अपना काम पूरा कर पाएंगे। अपनी दैनिक दिनचर्या के अनुसार बनाए गए शेड्यूल का पालन करने से चीजें कभी खराब नहीं होती हैं।

संतुष्टि:

जब आपके पास अपने दिन का उचित शेड्यूल होता है, तो आप जानते हैं कि आपको हर एक गतिविधि को समय पर करने के लिए कैसे प्रबंधित करना है। यह समय प्रबंधन आपके मन में संतुष्टि की भावना लाएगा।

चीजें गड़बड़ नहीं होती हैं और सब कुछ बिना किसी देरी के समय पर पूरा हो जाता है। यह संतुष्टि आपके दिमाग से काम के तनाव को दूर कर देगी और आप अपने काम को ठीक से प्रबंधित कर पाएंगे।

पेशेवर तरीके से टाइम ब्लॉकिंग का उपयोग करने के लिए गाइड:

समय प्रबंधन महत्वपूर्ण है लेकिन हर कोई इसका ठीक से पालन नहीं करता है और आप अपने काम से पीछा छुड़ाने की कोशिश करते हैं और इसे कल के लिए छोड़ देते हैं लेकिन आप महत्वपूर्ण कार्यों को कल के लिए नहीं छोड़ सकते। आप टाइम ब्लॉकिंग का उपयोग कर सकते हैं लेकिन उत्पादकता बढ़ाने के लिए इसका उपयोग कैसे करें?  अब आप बेहतर समझेंगे कि टाइम ब्लॉकिंग क्या है?

यहाँ एक गाइड है जो आपको टाइम ब्लॉकिंग प्रबंधन तकनीक का उपयोग शुरू करने में मदद करेगी और आप अपने समय का अधिक लाभकारी तरीके से उपयोग कैसे कर सकते हैं।

टास्क स्लॉट:

बस कार्यों को पूरा करने से पहले लगने वाले समय के अनुसार टास्क स्लॉट बनाएं। क्योंकि जब आप अपने कार्यों को इस तरह से शेड्यूल करना शुरू करते हैं, तो आप हमेशा उस समय के स्लॉट में अपना कार्य पूरा करेंगे।

जब आप काम कर रहे हों तो बस अपने काम पर ध्यान दें। अपने कार्य को पूरा करने से विचलित करने के लिए बाहर से किसी भी चीज़ की अनुमति न दें। इस तरह, आप अपना काम कल के लिए नहीं छोड़ेंगे। आप बेकार की चीजों पर अपना समय बर्बाद करना बंद कर देते हैं।

ब्रेक स्लॉट:

खैर, आप हर समय काम नहीं करने वाले हैं। अपने दिमाग को तरोताजा करने और अपने ऊर्जा स्तर को फिर से बढ़ाने के लिए आपको ब्रेक की भी आवश्यकता होगी। लेकिन हमेशा याद रखें कि अपने टाइम-ब्लॉकिंग शेड्यूल में अपने ब्रेक स्लॉट जरूर रखें।

यदि आप उस ब्रेक स्लॉट का पालन करते हैं तो आप आराम करते समय अतिरिक्त समय बर्बाद नहीं करेंगे और जब ब्रेक स्लॉट समाप्त हो जाएगा तो आप अपने काम पर वापस आ जाएंगे।  

ट्रैक पर बने रहें:

अपने अगले दिन या सप्ताह के लिए शेड्यूल बनाने के बाद, उस शेड्यूल का पालन करने का समय है। आपको टास्क स्लॉट और ब्रेक स्लॉट का पालन करना होगा। कभी भी अतिरिक्त समय न लें क्योंकि यदि आप अतिरिक्त समय लेते हैं तो आप पूरे शेड्यूल को खराब कर देंगे।

आपको बस अपने शेड्यूल का पालन करके ट्रैक पर बने रहना है। ट्रैक पर रहने से सब कुछ समय पर पूरा होगा। लेकिन टास्क और ब्रेक स्लॉट में आपके द्वारा जोड़े गए समय से अधिक समय कभी न लें।

समय का अनुमान:

यदि आपको लगता है कि आप अपना काम आधे घंटे में पूरा कर सकते हैं लेकिन यह कठिन काम है तो बेहतर है कि अपने कार्य समय के अनुमान में थोड़ा अतिरिक्त समय जोड़ें। यदि आपको लगता है कि आप अपना काम आधे घंटे में पूरा कर सकते हैं, तो उस टास्क स्लॉट में 45 मिनट डालें।

अपने कार्य समय का अनुमान लगाने से, चाहे आप बाहर की किसी चीज़ से विचलित हों, फिर भी आप उस दिन अपना काम करने में सक्षम होंगे। समय का अनुमान आपको बताएगा कि आपको एक कार्य पूरा करने में कितना समय लगेगा और फिर आप अगले कार्य पर काम करना शुरू कर सकते हैं। लेकिन समय का ध्यान रखना कभी न भूलें।

विश्राम का समय:

आप अपने टाइम-ब्लॉकिंग शेड्यूल में ब्रेक स्लॉट डालने जा रहे हैं, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि जब आप अपने महत्वपूर्ण प्रोजेक्ट पर काम करने में व्यस्त हों, तो आपको रोबोट की तरह काम करना होगा। आप काम के दौरान आराम का समय जोड़ सकते हैं।

आप बिना ब्रेक लिए एक ही प्रोजेक्ट पर घंटों काम नहीं कर सकते। हो सकता है कि आप काम से थक जाएं और अंततः इसे छोड़ दें। इसलिए, बेहतर है कि आप काम के दौरान रिलैक्स होने के लिए थोड़ा समय निकालें।

अपनी टाइम मैनेजमेंट रणनीति के बारे में बात करें:

यदि आप इस टाइम ब्लॉकिंग ट्रिक से लाभान्वित हो रहे हैं, तो कैसा होगा यदि आप इसके बारे में अन्य लोगों से बात करना और चर्चा करना शुरू करें? खैर, आप उन लोगों की मदद कर सकते हैं जिन्हें समय पर अपना काम पूरा करने में कठिनाई हो रही है।

हर किसी को अपने दैनिक रूटीन कार्यों के लिए शेड्यूल बनाना मुश्किल लगता है। लेकिन टाइम ब्लॉकिंग तकनीक का उपयोग करके आप अधिक उत्पादक बन जाएंगे। अपना काम पूरा करने के बाद आपको जो खाली समय मिलता है, आप उसका उपयोग अधिक रचनात्मक तरीके से कर सकते हैं।

हमें उम्मीद है कि ये बिंदु आपको इस बारे में मार्गदर्शन देंगे कि ब्लॉकिंग क्या है?

टाइम ब्लॉकिंग के वे प्रकार जिन्हें आपको जानना चाहिए:

टाइम ब्लॉकिंग के तीन प्रकार हैं जिनका उपयोग आप अपने दैनिक रूटीन कार्यों को शेड्यूल करने के लिए कर सकते हैं। नीचे तीन प्रकार दिए गए हैं:

1. एक बकेट (Bucket) बनाएं

प्रत्येक कार्य का ट्रैक रखें और फिर टास्क बकेट की तरह प्रत्येक कार्य की सूची बनाना शुरू करें। फिर समान कार्यों को एक ही समय स्लॉट में रखने का प्रयास करें। जैसे कि यदि आपको कहीं जाना है, तो केवल एक कार्य करने के बजाय आप अन्य चीजें भी कर सकते हैं जिन्हें आपने पहले स्थगित कर दिया था। इसलिए, कार्यों का एक बकेट बनाएं और फिर समान कार्यों को एक ही स्लॉट में जोड़ें ताकि इसमें अधिक समय न लगे।

2. थीम्ड डेज़ (Themed days)

अपने पूरे सप्ताह को शेड्यूल करते समय आप हर दिन का एक थीम बना सकते हैं और उन्हें हाइलाइट कर सकते हैं। आप अपने टाइम टेबल में रंग जोड़ सकते हैं। अपने पूरे व्यस्त दिन पर लाल रंग और खाली समय होने पर हरा रंग डालें। यह आपको यह तय करने में मदद करेगा कि आप किसी विशिष्ट दिन पर कौन सा कार्य पूरा करना चाहते हैं।

3. कार्यों को शेड्यूल करें

जैसे वीकेंड के लिए, आप उन कार्यों की एक सूची बनाते हैं जिन्हें आप केवल अपने वीकेंड पर व्यक्तिगत कार्यों के रूप में करेंगे। इस तरह, आप अपने सप्ताह के दिनों के कार्यों को अपने वीकेंड के कार्यों से अलग कर पाएंगे और आपको वे याद रहेंगे क्योंकि आप उन्हें व्यक्तिगत रूप से करने जा रहे हैं।

निष्कर्ष:

ब्लॉकिंग क्या है? खैर, समय के महत्व को कभी नजरअंदाज न करें क्योंकि एक बार बीत जाने के बाद यह वापस नहीं लौटेगा। बेहतर होगा कि आप अपने काम को बेहतर तरीके से मैनेज करना शुरू करें। कभी भी अपना समय बर्बाद न करें या अपना काम कल के लिए न छोड़ें। हम एक ही काम करते-करते और बार-बार किसी न किसी चीज से विचलित होकर थक जाते हैं और निराश हो जाते हैं।

आप जानते हैं कि टाइम ब्लॉकिंग आपके दैनिक रूटीन कार्यों को सुविधाजनक तरीके से मैनेज करने में मदद कर सकती है। यह आपको टाइम मैनेजमेंट सिखाएगा ताकि आपको अपना कोई भी काम कल के लिए न छोड़ना पड़े। आप उत्पादक बन जाएंगे क्योंकि आपको पता होगा कि खाली होने पर आपको क्या करना है।