पीआई (PI) प्लानिंग किसी कंपनी के लक्ष्यों को एक साथ प्राप्त करने के लिए सही उपकरण है, चाहे उस पर कई टीमें काम कर रही हों। पीआई प्लानिंग टीमों को एक ही प्लेटफॉर्म पर संबोधित करना और सार्थक परिणाम उत्पन्न करना आसान बनाती है। यह सुनिश्चित करता है कि कंपनी की प्रत्येक टीम सही दिशा में जा रही है और सहयोग कर रही है।

पीआई (PI) प्लानिंग क्या है?

पीआई प्लानिंग प्रोग्राम इंक्रीमेंट प्लानिंग है, जो आमतौर पर तब बेहतर काम करती है जब प्रोजेक्ट मैनेजर एक से अधिक टीमों के साथ एजाइल प्रोजेक्ट्स पर काम करते हैं। यह एजाइल रिलीज़ ट्रेन (Agile Release Train) का एक मुख्य हिस्सा है जो इसके किसी भी हिस्से को अपने गंतव्य की ओर जाने वाले रोडमैप से भटकने नहीं देता है।

एजाइल प्रोजेक्ट्स में, टीमें ट्रेन के रेल डिब्बों की तरह काम करती हैं। पीआई प्लानिंग के माध्यम से, एजाइल रिलीज़ ट्रेन एक ही विजन के साथ सहयोग में काम करती है, उसी रोड मैप का पालन करती है और उसी लक्ष्य की तलाश करती है।

पीआई प्लानिंग उन बड़ी कंपनियों के लिए उपयुक्त है जिनमें कई टीमें होती हैं, जैसे एक समय में 300 से 400 टीमें।

·   पीआई प्लानिंग में, मैनेजर एक टीम को बनाने के लिए कुछ कार्य सौंपते हैं और फिर उन्हें दूसरी टीम के बीच विभाजित करते हैं।

·   इसका मतलब है कि एक टीम दूसरी की सहायता कर रही है, और इसी तरह आगे भी। एजाइल रिलीज़ ट्रेन के इतने बड़े ढांचे में काम करते समय, कंपनियों को यह जाँचने के लिए पीछे मुड़कर देखने की ज़रूरत होती है कि टीमें सहयोग कर रही हैं या नहीं।

·   हर बिंदु पर, सहयोग की जाँच की जाती है और उसे बनाए रखा जाता है। यदि एक टीम गलती करती है, तो अगली टीम भी गलती कर सकती है।

इसका कारण बहुत सरल है, अगली बार पिछले कार्य में एक विस्तार जोड़ा जाने वाला है जिसका आधार टीम A ने बनाया है।

पीआई प्लानिंग कैसे करें?

पीआई प्लानिंग उतनी आसान नहीं है जितनी इसके नाम से लगती है। यह एक बहुत ही जटिल उपकरण है और इसे संभालने के लिए अनुभव की आवश्यकता होती है। पीआई प्लानिंग के लिए, आपको तैयारी के चरणों और फिर प्रोजेक्ट के एजेंडे पर काम करने की आवश्यकता होती है, और फिर आप पीआई प्लानिंग के पीछे के लक्ष्यों को प्राप्त कर सकते हैं।

पीआई तैयारी के 3 महत्वपूर्ण चरण

पीआई प्लानिंग तैयार करने के लिए हमें इन तीन प्रारंभिक चरणों या स्टेप्स का पालन करने की आवश्यकता है।

1. संगठनात्मक तैयारी

जब हम किसी भी प्रोजेक्ट पर काम शुरू करते हैं, तो हमें हितधारकों, मैनेजरों, सीईओ और टीम के सदस्यों सहित एक चर्चा बैठक करने की आवश्यकता होती है। प्रत्येक व्यक्ति को पीआई प्लानिंग का हिस्सा होना चाहिए। जब कंपनी और प्रोजेक्ट के सभी अधिकारी प्रोजेक्ट पर चर्चा करते हैं और इसे अंतिम रूप देते हैं, तो आप इसके साथ आगे बढ़ सकते हैं।

इसलिए, प्रोजेक्ट पर काम शुरू करने से पहले, आपको स्टार्टअप के लिए प्रारंभिक बैठक आयोजित करने की आवश्यकता है। बैठक निर्धारित की जानी चाहिए और कंपनी के प्रोजेक्ट का नेतृत्व करने वाले सभी टीम सदस्यों के साथ साझा की जानी चाहिए।

2. सामग्री की तैयारी

जब आपको लगे कि आपने तैयारी वाली संगठनात्मक बैठक कर ली है और सभी के लिए लक्ष्य स्पष्ट हो गए हैं, तब आपको सामग्री की ओर बढ़ने की आवश्यकता है। संगठन की तैयारी के बाद विजन और मिशन अगले लक्ष्य हैं जिन्हें आपको तय करना होगा।

टीम के हर सदस्य को पता होना चाहिए कि कंपनी का विजन क्या है और उसकी कंपनी का मिशन क्या है। इसलिए, इसे कम से कम इतनी बार दोहराएं कि हर कोई जानबूझकर या अनजाने में कंपनी के विजन और मिशन के बारे में जान जाए। टीम के सदस्यों के साथ विजन को साझा करना कंपनी के सीईओ और हितधारक की जिम्मेदारी है।

3. सुविधा की तैयारी

जब पीआई प्लानिंग की बात हो, तो आपकी तैयारी उस स्तर की होनी चाहिए। आपको एक बड़ा कमरा व्यवस्थित करना चाहिए क्योंकि आप मीटिंग के लिए सभी टीमों को बुलाते हैं। कमरा एक कॉन्फ्रेंस रूम से दोगुना होना चाहिए, या आप कह सकते हैं कि यह एक हॉल होना चाहिए। इसमें आपकी योजना की प्रस्तुतियों को देखने के लिए एक बड़ी स्क्रीन होनी चाहिए। यह इतना चौड़ा और स्पष्ट होना चाहिए कि टीम का हर सदस्य आसानी से घूम सके, अन्य सदस्यों से मिल सके और प्रश्न पूछ सके।

पीआई प्लानिंग का एजेंडा

पीआई प्लानिंग में एक एजेंडा भी शामिल होता है जो स्पष्ट और ट्रैक करने योग्य होना चाहिए। तैयारी के बाद, आपको उन सभी टीमों को पीआई प्लानिंग का एजेंडा समझाने की आवश्यकता है जो एजाइल रिलीज़ ट्रेन बनाने के लिए तैयार हो रही हैं। पीआई प्लानिंग के एजेंडे के महत्वपूर्ण बिंदु निम्नलिखित हैं।

लक्ष्य निर्धारण और विजन को परिभाषित करना।

जब तक आपके पास कोई विजन या लक्ष्य नहीं होता, तब तक आप अनिश्चित रूप से आगे बढ़ रहे होते हैं। जब आप नहीं जानते कि आप क्या हासिल करना चाहते हैं, तो आप अपना रास्ता कैसे चुन सकते हैं और काम कैसे पूरा कर सकते हैं? बिना लक्ष्य निर्धारित किए आप जो कुछ भी कर रहे हैं वह व्यर्थ है।

इसलिए, किसी भी प्रोजेक्ट पर काम शुरू करने से पहले, आपको लक्ष्य निर्धारण पर ध्यान देना चाहिए। यदि आपने पहले किसी एजाइल प्रोजेक्ट पर काम किया है, तो आप उस प्रोजेक्ट के सीखने के उद्देश्य और परिणामों को उजागर कर सकते हैं। ऐसा करके, आप कंपनी के विजन को याद कर सकते हैं और आने वाले प्रोजेक्ट के लिए एक लक्ष्य भी परिभाषित कर सकते हैं।

व्यावसायिक संदर्भ को परिभाषित करना

कंपनी का विजन और मिशन स्पष्ट होना चाहिए ताकि हर कोई इसे समझ सके, और यह उपयोगकर्ताओं की जरूरतों के साथ भी मेल खाना चाहिए।

 यहाँ, आपको उपयोगकर्ताओं की जरूरतों और कंपनी के विजन के मिलान को सुनिश्चित करने की आवश्यकता है। ऐसा करने से, आप आसानी से अपनी कंपनी के व्यावसायिक संदर्भ को परिभाषित कर सकते हैं, और जल्द ही यह ऊंचाइयों को छुएगा।

RTE प्रक्रिया को परिभाषित करना

किसी कंपनी के लिए, रिलीज़ ट्रेन इंजीनियर्स (RTE) इसकी रीढ़ होते हैं जो विभिन्न प्रोग्राम विकसित कर रहे होते हैं, इसलिए उन्हें हर बात की जानकारी होनी चाहिए। उन्हें कंपनी के विजन, लक्ष्यों और उद्देश्यों को जानना चाहिए। RTE जरूरतों और टीमों के प्रश्नों को समझकर लक्ष्य-प्राप्ति कार्यक्रम पर काम करते हैं ताकि वे ठीक से काम कर सकें।

समूह/टीम ब्रेकआउट

ग्रुप ब्रेकआउट पीआई प्लानिंग टूल का एक और चरण है जिसमें प्रत्येक टीम को अपनी डिलीवरी गति के बारे में पता चलता है। प्रत्येक टीम उत्पाद विकास के बैकलॉग का अनुमान लगा सकती है और यह तय कर सकती है कि वे अपने पूर्व निर्धारित लक्ष्य को कैसे प्राप्त कर सकते हैं।

जोखिम मूल्यांकन

जब हम किसी प्रोजेक्ट पर काम कर रहे होते हैं, तो लक्ष्य प्राप्ति के साथ-साथ हमें कुछ चुनौतियों का भी सामना करना पड़ता है और उनमें से कुछ भविष्य के जोखिम बन जाते हैं। हमें संभावित मुद्दों पर चर्चा करके भविष्य के जोखिम की पहचान करने की आवश्यकता है। जोखिम दर का मूल्यांकन करके, आप रोडमैप को बेहतर बना रहे हैं और यह सुनिश्चित कर रहे हैं कि यह सीधा है और आपको कंपनी का लक्ष्य प्राप्त होगा।

आत्मविश्वास मत का आयोजन

चूँकि आप कई टीमों के साथ काम कर रहे हैं, इसलिए आपके पास उनका विश्वास होना चाहिए। टीम के प्रत्येक सदस्य को आपके सुझावों को स्वीकार करना चाहिए और आपके साथ जुड़ने के लिए तैयार रहना चाहिए। यदि आप एक या अधिक वोट खो देते हैं, तो आप संतुलन खो देते हैं और आपको अन्य विकल्पों की तलाश करने की आवश्यकता होती है क्योंकि यह संभव हो सकता है कि आपकी योजना काम नहीं कर रही है, या आपको टीम के काम में संशोधन करने की आवश्यकता है।

फीडबैक सत्र निर्धारित करना

अंत में, जब आपने लक्ष्य और विजन को परिभाषित कर लिया है, तो आपकी टीम कंपनी के लक्ष्यों और प्रोजेक्ट की जरूरतों को जानती है। वे आपके द्वारा साझा की गई योजना को देखेंगे। उनसे योजना के बारे में फीडबैक साझा करने के लिए कहें। सत्र के अंत में, उपस्थित लोगों से इसके बारे में अपने विचार साझा करने के लिए कहें। आप PI planning के सुधार और विकास के लिए कई अवसर जुटा सकते हैं।

आपके व्यवसाय के लिए PI planning क्यों महत्वपूर्ण है?

सोच रहे हैं कि आपको PI planning की तलाश क्यों करनी चाहिए? जैसा कि इस लेख में पहले अच्छी तरह से चर्चा की गई है कि PI planning शुरुआती या नए व्यावसायिक प्रतिद्वंद्वियों के बजाय बड़े व्यवसाय के लिए सबसे अच्छी है, इसलिए बड़ी कंपनियों को इसका पालन करना चाहिए।

·  PI planning टीम वर्क को बढ़ावा देती है।

चूंकि PI planning पूरी तरह से अलग-अलग टीमों के साथ व्यवहार करने और उन्हें एक ही मंच पर लाने के बारे में है, इसलिए यह टीम वर्क को बढ़ावा देती है। PI planning टूल का पालन करके, आप अपनी कंपनी की सभी टीमों को बोर्ड पर शामिल कर सकते हैं और उन्हें ट्रेन की बोगियों की तरह सहयोग करने दे सकते हैं और एक ही ट्रैक पर चलते हुए एक साझा गंतव्य की ओर बढ़ सकते हैं।

·  सोशल नेटवर्क में सुधार करती है

जब PI planning की तलाश करते हैं, तो आप टीम के सभी सदस्यों, स्टेकहोल्डर्स और प्रबंधकों को बुलाते हैं; आप सभी को एक ही जगह इकट्ठा कर रहे हैं। वे मिलते हैं, सवाल पूछते हैं और स्वस्थ चर्चा करके अपने विचार साझा करते हैं।

·  यह ART सहयोग को तेज करती है।

PI planning अलग-अलग टीमों में सैकड़ों से अधिक लोगों को शामिल करके ART सहयोग को भी तेज करती है।

·  यह कार्यों को तेजी से पूरा करती है।

चूंकि सभी टीमें सहयोग में हैं, वे उचित तालमेल के साथ अलग-अलग कार्यों पर काम कर रही हैं, इसलिए वे काम को वितरित कर रही हैं। जब काम वितरित किया जाता है, तो वे कम समय में मील के पत्थर हासिल कर सकते हैं।

·  निर्णय लेने के कौशल को सशक्त बनाती है

जब आप PI planning पर काम कर रहे होते हैं, तो आपको टीम के विभिन्न सदस्यों और स्टेकहोल्डर्स से अलग-अलग विचार मिलेंगे। यह टीम के साथ अलग-अलग विचार साझा करके निर्णय लेने की शक्ति को बढ़ावा देती है।

PI planning की कमियां

व्यापार जगत के लिए कई लाभों और महत्व के साथ, PI planning की कुछ कमियां भी हैं।

·   लंबे सत्रों के कारण यह उबाऊ लगता है

·   टीम तालमेल का संरेखण खो सकता है

·   विश्वास के मुद्दे पैदा हो सकते हैं

·   तकनीकी समस्याओं का सामना करना पड़ सकता है

·   ऐसा लगता है कि आप पुराने उपकरणों के साथ काम करना जारी रखते हैं

·   जब एक टीम एक ही कदम पर अटकी रहती है तो यह समय की पाबंदियों का पालन करती है

निष्कर्ष

PI planning उन बड़ी कंपनियों के लिए सबसे अच्छी है जो विभिन्न विभागों से संबंधित विभिन्न टीमों के साथ सहयोग करके एक बड़े प्रोजेक्ट पर काम कर रही हैं।