प्रोजेक्ट स्टेकहोल्डर्स – यह सब कैसे शुरू होता है

आइए थोड़ा करीब से देखें कि वे कौन हैं और क्या करते हैं। और सफलता सुनिश्चित करने के लिए आपको अपने प्रोजेक्ट में उनकी आवश्यकता क्यों है। आखिरकार, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप अपने व्यवसाय के लिए हर संभव प्रयास कर रहे हैं।

प्रोजेक्ट हितधारक

सबसे पहले, प्रोजेक्ट हितधारक वे लोग होते हैं जो किसी न किसी तरह से प्रोजेक्ट में निवेशित होते हैं। आप एक हितधारक को ऐसे व्यक्ति के रूप में सोच सकते हैं जिसका किसी चीज़ में वित्तीय निवेश हो। लेकिन जब प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की बात आती है तो वास्तव में ऐसा नहीं होता है। इसके बजाय, आपके हितधारक आपके व्यवसाय के विभागों जैसे लोग, आपके ग्राहक, आपकी टीम जो आपको प्रोजेक्ट निष्पादित करने में मदद कर रही है और इसी तरह के लोग होते हैं। ये वे लोग हैं जो आपको अभी आप जहाँ हैं वहाँ से अपने प्रोजेक्ट को पूरा करने तक पहुँचने में मदद करने के लिए जिम्मेदार हैं।

यदि आप हितधारक की वास्तविक परिभाषा देखें तो यह वह व्यक्ति है जो प्रोजेक्ट में सक्रिय रूप से शामिल है। वह एक व्यक्ति या एक पूर्ण संगठन हो सकता है। और इसका मतलब यह है कि संबंधित व्यक्ति या संगठन प्रोजेक्ट के पूरा होने के तरीके और वह पूरा हुआ है या नहीं, इससे प्रभावित होगा। इसलिए, उनका कोई वित्तीय हित (आमतौर पर) नहीं होता है, लेकिन यदि कुछ गलत हो जाता है तो उनके पास खोने के लिए कुछ होता है। और यदि चीजें सही होती हैं तो उनके पास पाने के लिए भी कुछ होता है। समग्र रूप से प्रोजेक्ट में उनका दांव लगा होता है।

अब, ध्यान रखें कि आपके कुछ हितधारक बेहद स्पष्ट होंगे। और कुछ थोड़े कम स्पष्ट। इतना ही नहीं बल्कि उनमें से कुछ का प्रोजेक्ट में दूसरों की तुलना में बड़ा हिस्सा होता है। कुछ की प्रोजेक्ट में महत्वपूर्ण भूमिका हो सकती है लेकिन निर्णय लेने में उनकी भूमिका कम हो सकती है। या किसी की प्रोजेक्ट में छोटी भूमिका हो सकती है लेकिन निर्णय लेने में प्रमुख भूमिका हो सकती है। आप यह जानना चाहते हैं कि इनमें से प्रत्येक व्यक्ति कौन है और पूरी टीम के प्रति उनकी वास्तविक जिम्मेदारियां क्या हैं। इस तरह आप सभी को काम पर और जहाँ उन्हें होना चाहिए वहां रख सकते हैं।

हितधारकों के प्रकार

हम वास्तव में किसी भी प्रोजेक्ट में दो अलग-अलग प्रकार के हितधारकों को देख सकते हैं जिस पर आप काम कर रहे हैं। पहले आंतरिक हितधारक हैं, जिसका अर्थ है कि दूसरे आपके बाहरी हितधारक हैं। ध्यान रखें कि ये बहुत महत्वपूर्ण लोग हैं। चाहे आप किसी भी प्रकार के हितधारक की बात कर रहे हों, आपको उनमें से प्रत्येक पर ध्यान देने और यह समझने की आवश्यकता है कि उन्हें क्या चाहिए और इसे कैसे प्राप्त किया जाए। आपको यह भी सोचने की ज़रूरत है कि वे बाकी टीम से कैसे संबंधित हैं ताकि आप सब कुछ सुचारू रूप से चला सकें।

आंतरिक हितधारक वे हैं जो आपके व्यवसाय के अंदर हैं। ये वे टीम सदस्य हैं जो प्रोजेक्ट पर आपके साथ काम कर रहे हैं। यह वे लोग भी हैं जो यह सुनिश्चित करने के प्रभारी हैं कि प्रोजेक्ट पूरा हो जाए। इसका अर्थ है प्रोजेक्ट मैनेजर, संगठन प्रबंधक और नेता, कार्यकारी आदि। मूल रूप से, व्यवसाय के भीतर कोई भी व्यक्ति जिसका समग्र प्रोजेक्ट में किसी प्रकार का हित है, उसे आंतरिक हितधारक माना जाएगा। ये वे लोग हैं जिनके साथ काम करना और यह सुनिश्चित करना आपके लिए सबसे आसान होना चाहिए कि उन्हें इस प्रक्रिया से आवश्यक लाभ मिल रहे हैं।

बाहरी हितधारक वे लोग हैं जो आपके संगठन के बाहर हैं लेकिन जो कुछ हो रहा है उसमें उनका हित है। ये ग्राहक या निवेशक हैं। यह वे आपूर्तिकर्ता भी हो सकते हैं जो भुगतान की प्रतीक्षा कर रहे हैं या वे लोग जो आपके उत्पाद या सेवा का उपयोग करते हैं। ये वे लोग हैं जो आंतरिक हितधारकों और उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों से प्रभावित होंगे। वे वे लोग भी हैं जो आपको अपना व्यवसाय बढ़ाना जारी रखने की अनुमति देते हैं क्योंकि आपको अपने उत्पादों और सेवाओं को खरीदने या उपयोग करने के लिए लोगों की आवश्यकता होती है और आपको ऐसे लोगों की आवश्यकता होती है जो आप में और आप जो पेशकश करना चाहते हैं उसमें निवेश करने के इच्छुक हों।

आपको क्या करने की आवश्यकता है

यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजर हैं तो आपका काम यह सुनिश्चित करना है कि आपके प्रोजेक्ट के लिए चीजें सही ढंग से हो रही हैं। इसमें यह सुनिश्चित करना शामिल है कि आपके सभी हितधारकों को पता हो कि पूरी प्रक्रिया के दौरान क्या हो रहा है। उन्हें अच्छी तरह से सूचित किया जाना चाहिए और उन्हें उस प्रोजेक्ट में शामिल होना चाहिए (जिस हद तक उन्हें होना चाहिए) जिस पर आप काम कर रहे हैं। वे जो कुछ भी हो रहा है उसके साथ सहमत होने चाहिए और उन्हें पता होना चाहिए कि क्या किया जाना चाहिए और कब। लेकिन उन्हें खुश भी होना चाहिए, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप साथ-साथ हितधारकों को खुश रखने पर काम कर रहे हैं।

हितधारक विश्लेषण करें

एक बार जब आप जान जाते हैं कि आपके हितधारक कौन हैं, तो आप हितधारक विश्लेषण की प्रक्रिया से गुजर सकते हैं। यह वह जगह है जहाँ आपको बेहतर समझ मिलेगी कि इसमें कौन शामिल है और वे कैसे शामिल हैं। यह निश्चित रूप से एक महत्वपूर्ण कदम होने जा रहा है और एक ऐसा कदम जो यह सुनिश्चित करेगा कि आपकी पूरी टीम हर कदम पर सही दिशा में है। तो, आप एक पूर्ण हितधारक विश्लेषण कैसे करते हैं? हम अभी इस पर करीब से नज़र डालने जा रहे हैं।

1. अपने हितधारकों को जानें

पहली चीज़ जो आपको करने की ज़रूरत है वह उन सभी अलग-अलग लोगों की सूची तैयार करना है जिन्हें आपके व्यवसाय में हितधारक माना जाता है। याद रखें कि आपके पास आंतरिक और बाहरी हितधारक होंगे। इसके अलावा, याद रखें कि पूरी प्रक्रिया के दौरान आपके पास हितधारक होते हैं। यदि कोई व्यक्ति प्रोजेक्ट के अंत तक आपूर्ति नहीं लाने वाला है, तो भी उन्हें एक हितधारक माना जाता है और उन्हें अपनी सूची में डालना महत्वपूर्ण है। आप किसी को भूलना नहीं चाहते या प्रोजेक्ट पर उनके पड़ने वाले प्रभाव को समझने से चूकना नहीं चाहते क्योंकि यह बाद में आपको परेशानी में डाल सकता है।

2. अपनी प्राथमिकताएं निर्धारित करें

आपके द्वारा पहचाने गए स्टेकहोल्डर्स में से कौन सबसे महत्वपूर्ण होने वाला है? उन्हें उन लोगों से एक क्रम में रखें जो प्रोजेक्ट के परिणाम के लिए सबसे महत्वपूर्ण हैं और जो कम महत्वपूर्ण हैं। आपके सबसे महत्वपूर्ण या मूल्यवान निर्णय लेने वाले सूची में सबसे ऊपर होने चाहिए। जिनकी प्रोजेक्ट के प्रति जिम्मेदारी है लेकिन वे वास्तव में बड़े निर्णय लेने वाले नहीं हैं, वे सूची में नीचे की ओर जाएंगे। वे प्रोजेक्ट में उतनी बड़ी भूमिका नहीं निभाएंगे लेकिन वे फिर भी महत्वपूर्ण हैं और आपको उन्हें शामिल करने की आवश्यकता है।

3. जानें कि उन्हें क्या चाहिए

आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप न केवल यह पूरी तरह से समझें कि आपके स्टेकहोल्डर्स कौन हैं, बल्कि यह भी कि वे इस प्रोजेक्ट से क्या उम्मीद कर रहे हैं। क्या वे प्रोजेक्ट के बारे में लक्ष्य और मानक निर्धारित कर रहे हैं? क्या वे चीजें आपके समान हैं या वे अलग हैं? उनके पास किस तरह के प्रश्न या चिंताएं या अपेक्षाएं हैं? आप यह कैसे सुनिश्चित कर सकते हैं कि जब इस निवेश की बात आती है तो आप और आपके प्रत्येक स्टेकहोल्डर इस बात पर एकमत हों कि आप क्या चाहते हैं और आपको क्या चाहिए?

सबसे पहली चीज़ जो आप करना चाहेंगे वह है अपने प्रत्येक स्टेकहोल्डर से बात करना। आप इन सभी चीज़ों और बहुत कुछ के बारे में जानना चाहते हैं ताकि आप सुनिश्चित कर सकें कि आपका प्रोजेक्ट अच्छा चलेगा। याद रखें कि आपके सभी स्टेकहोल्डर्स के आपके प्रोजेक्ट के लिए समान हित या समान अपेक्षाएं नहीं होंगी। प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आपका काम अपेक्षाओं को प्रबंधित करना और यह सुनिश्चित करना है कि हर कोई एक ही लक्ष्य की ओर काम कर रहा है। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे समझें कि आप किस तरह का परिणाम प्राप्त करने की कोशिश कर रहे हैं और वे उस परिणाम की ओर काम करेंगे।

4. अपनी टीम को प्रबंधित करें

एक बार जब आप ये सभी चीज़ें कर लेते हैं तो आपको अभी भी यह जानने की ज़रूरत होगी कि अपनी टीम को कैसे प्रबंधित किया जाए। आपको यह समझने की ज़रूरत है कि व्यवसाय या प्रोजेक्ट के किसी भी पड़ाव पर क्या किए जाने की आवश्यकता है। और जहाँ आप अपने स्टेकहोल्डर्स को खुश रखना चाहते हैं और उनकी राय को ध्यान में रखना चाहते हैं, वहीं आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप कुल मिलाकर सही निर्णय ले रहे हैं। कभी-कभी इसका मतलब बाकी टीम को अनदेखा करना या ऐसा निर्णय लेना होगा जो हर किसी के बीच लोकप्रिय नहीं है। प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आप सही निर्णय लें भले ही वे अलोकप्रिय हों।

5. जिम्मेदारियां लिखें

अपनी टीम को सही मायने में उस तरह से प्रबंधित करने के लिए जैसा आपको करना चाहिए, हर किसी की जिम्मेदारियों को लिख लेना एक अच्छा विचार है। इससे आपको यह जानने में मदद मिलेगी कि किसे क्या और कब करना है। यह आपकी टीम और इसमें शामिल अन्य सभी लोगों को यह भी बताता है कि आप चीजों को गंभीरता से ले रहे हैं और आप किसी ऐसे व्यक्ति को चाहते हैं जो काम पूरा कर सके। यह भी उल्लेख करना ज़रूरी है कि इससे प्रत्येक व्यक्ति को पता चल जाएगा कि उनकी जिम्मेदारी क्या है ताकि लोगों के बीच इस बात को लेकर कोई भ्रम न हो कि कौन किसके लिए जिम्मेदार था।

किसी रूटीन में फंस जाना और ऐसी चीज़ छूट जाना बहुत आसान है जो आपका काम मानी जाती है। प्रत्येक व्यक्ति की सभी जिम्मेदारियों को लिखकर उनके लिए उन असाइनमेंट का ट्रैक रखना भी आसान हो जाता है जो उन्हें दिए गए हैं। आप सूची को प्राथमिकता भी दे सकते हैं ताकि उन्हें पता चले कि किन कार्यों को सबसे तेज़ी से करने की ज़रूरत है या किन कार्यों में सबसे अधिक देखभाल और विवरण पर ध्यान देने की ज़रूरत है। वहां से, आप बाकी छोटे कार्यों को सूचीबद्ध कर सकते हैं जिन्हें पूरा करने के लिए वे जिम्मेदार हैं ताकि आप चीज़ों पर नज़र रख सकें।

6. संचार बनाए रखें

जब आपके स्टेकहोल्डर्स के साथ काम करने की बात आती है तो आप "एक बार किया और हो गया" वाला दृष्टिकोण नहीं अपना सकते। इसका मतलब है कि आप उनसे केवल एक बार नहीं मिल सकते और फिर दूसरी दिशा में नहीं जा सकते और यह मान सकते हैं कि चीजें ठीक होने वाली हैं। इसके बजाय, सुनिश्चित करें कि आप उनके साथ काम करें और नियमित समय निर्धारित करें जहाँ आप उन लोगों के साथ बातचीत कर सकें और सुनिश्चित करें कि आप उन्हें काम पर लगाए हुए हैं (और वे आपको भी काम पर लगाए हुए हैं)। अपनी टीम के साथ नियमित रूप से बातचीत करके आप समस्या को बड़ा होने से पहले ही ढूंढ पाएंगे।

संचार की कमी किसी भी प्रकार के प्रोजेक्ट के लिए एक बड़ी समस्या बन सकती है जिस पर आप काम कर रहे हैं, चाहे वह बड़ा हो या छोटा। यदि आप उन लोगों से बात नहीं कर रहे हैं जिन पर आप अपने साथ काम पूरा करने के लिए भरोसा कर रहे हैं, तो आप वास्तव में चीज़ों को कैसे पूरा करेंगे? इसके बजाय, सुनिश्चित करें कि आप उन लोगों के साथ नियमित रूप से बात कर रहे हैं और आप सभी एक ही पृष्ठ पर हैं। इससे आपको काम तेज़ी से पूरा करने में मदद मिलेगी और यह भी सुनिश्चित होगा कि आप अपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम का भी पालन कर रहे हैं।

एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम चुनना

जब किसी भी प्रकार के प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सिस्टम को शुरू करने की तैयारी की बात आती है, तो आपको एक ऐसे प्रोग्राम की आवश्यकता होती है जो आपकी मदद करने वाला हो। Instagantt गैंट चार्ट्स प्रदान करता है जो आपको और आपकी पूरी टीम को काम पर बने रहने में मदद करेंगे। यह सेवा आपको वे सभी चार्ट और टाइमलाइन देती है जिनकी आपको शेड्यूल, कार्य, समय सीमा और बहुत कुछ तैयार करने के लिए आवश्यकता होती है। जब आपके स्टेकहोल्डर्स के लिए सबसे अच्छा परिणाम प्राप्त करने की बात आती है तो यह महत्वपूर्ण होने वाला है, और यह कुछ ऐसा है जिसके बारे में आपको निश्चित रूप से खुद को चिंतित करने की आवश्यकता है।

यदि आपके पास स्टेकहोल्डर्स नहीं हैं, तो आप इसे अकेले कर रहे हैं और यह कभी भी एक अच्छा विचार नहीं है, विशेष रूप से एक स्टार्टअप के लिए। इसलिए, किसी ऐसे व्यक्ति (या कुछ लोगों) की तलाश करें जो प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की पूरी तरह से नई पद्धति को आज़माने में रुचि रखते हों।