SIPOC क्या है? SIPOC आरेख का उपयोग कैसे करें?

यह केवल तभी संभव है जब आप व्यावसायिक जगत की उन युक्तियों का उपयोग करते हैं जिन्हें आप में से अधिकांश व्यवसाय की शुरुआत में नहीं जानते हैं, लेकिन परियोजना के किसी भी हिस्से को अंधेरे में छोड़े बिना सफल परिणाम लाने के लिए इन उपयोगी युक्तियों के बारे में जानने की आवश्यकता है। 

सिक्स सिग्मा कार्यप्रणालियों (Six Sigma methodologies) ने व्यावसायिक जगत में अपना नाम बनाया है जिसमें किसी परियोजना को सफल बनाने के लिए विभिन्न प्रक्रियाएं शामिल हैं जैसे परिभाषित करना (define), मापना (measure), विश्लेषण करना (analyze), सुधारना (improve), और नियंत्रित करना (control) जो अंत में DMAIC के रूप में जुड़ती हैं। मोटोरोला ने 1986 में दुनिया को अपनी आपूर्ति की जाने वाली उत्पाद की गुणवत्ता को नियंत्रित करने के लिए सिक्स सिग्मा कार्यप्रणाली से परिचित कराया था, जिसके बाद दुनिया भर की कई अन्य दूरसंचार कंपनियों ने इसे अपनाया। 

SIPOC क्या है, इस पर एक संपूर्ण मार्गदर्शिका? SIPOC आरेख का उपयोग कैसे करें?

SIPOC भी सिग्मा कार्यप्रणाली का एक हिस्सा है जिसे गुणवत्ता और प्रक्रिया की दिशा पर नज़र रखने के लिए अधिमानतः मापन प्रक्रिया के दौरान उपयोग किया जाता है। SIPOC आरेख व्यावसायिक जगत के लिए सहायक है क्योंकि यह ग्राफ़, टेबल, पाई चार्ट आदि का उपयोग करके आपकी परियोजना या प्रक्रिया के दस्तावेज़ तैयार करने के लिए सही विकल्प प्रदान करता है। 

SIPOC पांच महत्वपूर्ण शब्दों, आपूर्तिकर्ता (Suppliers), इनपुट (Input), प्रक्रिया (Process), आउटपुट (Output) और ग्राहक (Customer) का योग है, जो आपको प्रत्येक शब्द की जांच करने और यह पता लगाने में मदद करता है कि उन सभी में सामंजस्य लाने के लिए आपको क्या चाहिए। 

DMAIC का हिस्सा होने के नाते SIPOC सर्वोत्तम गुणवत्ता उपाय सुनिश्चित करने के लिए भूमिका, जिम्मेदारियों और मानकों को चिह्नित करने के लिए महत्वपूर्ण है। SIPOC आरेख विज़ुअल-फ्रेंडली है क्योंकि इसे पढ़ना आसान है और यह आपकी टीम के सदस्यों के बीच गतिविधियों को बनाने के लिए प्रक्रिया के प्रत्येक चरण को विस्तार से बताता है। 

आइए SIPOC क्या है? SIPOC आरेख का उपयोग कैसे करें? इसके बारे में और जानें।

SIPOC आरेख का उपयोग करने का उद्देश्य

जब किसी चीज़ के लिए काम करते हैं, तो उसके पीछे एक उद्देश्य होता है जो तब शुरू होता है जब हम ज़रूरत और उसे हासिल करने में आने वाली समस्याओं को पहचानना जानते हैं। SIPOC आरेख का मूल उद्देश्य ग्राहकों और उनकी ज़रूरतों का पता लगाना है और अंततः उस विशेष परियोजना के सुधार के लिए गुणवत्ता प्रक्रिया सुनिश्चित करके ग्राहकों की ज़रूरतों को पूरा करने के लिए एक टीम व्यवस्थित करना है। आपके उद्देश्य को पूरा करने के लिए कुछ प्रमुख दिशानिर्देश इस प्रकार हैं:

एक नई व्यावसायिक इकाई होने के नाते, यदि आप SIPOC नहीं जानते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आप अपनी परियोजनाओं को उच्च-गुणवत्ता वाले स्तर पर लाने के लिए SIPOC आरेख और इसके अनुप्रयोगों के बारे में विस्तार से बताने के लिए एक पेशेवर प्रशिक्षण टीम की व्यवस्था करें।

यदि आप SIPOC के बारे में कुछ जानते हैं जिसे आपने सालों पहले सीखा या सुना है, तो अपने और अपने कर्मचारियों के लिए एक बूस्टर सत्र आयोजित करें जहाँ पुराने और नए दोनों कर्मचारी SIPOC आरेख को बेहतर ढंग से समझ सकें। 

उसके बाद, जब आपने और आपकी टीम दोनों ने अपनी परियोजना के उद्देश्य को परिभाषित कर लिया है और तय कर लिया है कि आप इस परियोजना से क्या चाहते हैं, तो अब SIPOC आरेख का उपयोग करके प्रक्रिया का खाका तैयार करने का समय है जिसे कभी-कभी COPUS आरेख भी कहा जाता है। 

घटकों पर चर्चा करके SIPOC आरेख का चरण-दर-चरण विवरण 

SIPOC आरेख के प्रमुख तत्वों का खाका तैयार करना और उस प्रक्रिया को विस्तार से बताने के चरणों को तय करना कठिन नहीं है जिससे आप गुजर रहे हैं। यह बहुत आसान है क्योंकि सभी चरण SIPOC आरेख के प्रमुख घटकों में छिपे हुए हैं।  आपको SIPOC आरेख के बारे में जानकर अच्छा लगेगा जब आपको पता चलेगा कि यह ग्राहकों की पहचान करने, इनपुट का उल्लेख करके लक्ष्यों को परिभाषित करने और प्रक्रिया से गुजरते हुए आउटपुट तक पहुंचने का एक संक्षिप्त रूप है। 

क्या हमें और अधिक विवरणों पर जाने की आवश्यकता है जैसे SIPOC क्या है? SIPOC आरेख का उपयोग कैसे करें? यहाँ प्रत्येक प्रमुख घटक का विवरण दिया गया है जिसे SIPOC आरेख के चरण के रूप में लिया गया है।

आपूर्तिकर्ताओं को समझना और परिभाषित करना 

जैसा कि इस SIPOC आरेख का पहला अक्षर कहता है, यह आपूर्तिकर्ता (supplier) है जो सबसे पहले आता है। आपूर्तिकर्ता वह है जो किसी उत्पाद को बनाने या मौजूदा उत्पाद में कुछ संशोधन लाने के लिए दिशा या निर्देश दे रहा है। 

हम हमेशा आपूर्तिकर्ता को एक हितधारक मानते हैं जो इनपुट प्रदान करता है या आउटपुट उत्पन्न करने के लिए कुछ निवेश करता है, लेकिन यह केवल निवेश के बारे में नहीं है। यह विचारों और ज़रूरतों के बारे में भी है। इसलिए, हम यह भी कह सकते हैं कि जो कोई भी एक प्रमुख विचार साझा करता है या लोगों के लिए आपके द्वारा बनाए जा रहे उत्पाद में सुधार लाने के लिए कुछ सार्थक इनपुट देने के लिए कुछ यथार्थवादी निर्देश देता है। 

आप यह भी नहीं कह सकते कि आपूर्तिकर्ता आपके व्यवसाय के लिए आंतरिक है। यह कोई ऐसा व्यक्ति भी हो सकता है जो आपके व्यवसाय के लिए बाहरी हो, यहाँ तक कि उसका आपके व्यवसाय से कोई सरोकार न हो लेकिन वह अगली बार आपके संगठन से बेहतर सेवाओं या उत्पाद सुविधाओं की अपेक्षा रखता हो। इसलिए, SIPOC आरेख के अनुसार, आपूर्तिकर्ता आंतरिक या बाहरी हो सकते हैं यदि वे श्रेणी के बारे में बात करते हैं।

आंतरिक आपूर्तिकर्ता 

अधिकांश उच्च-रैंक वाली बहुराष्ट्रीय कंपनियां उत्पादों के उत्पादन पर दीर्घकालिक कार्य करने, प्रौद्योगिकी के क्षेत्र में नवाचार करने या उत्पाद में कुछ संशोधन लाने के लिए अपना स्टाफ नियुक्त करती हैं। इसलिए, कंपनी द्वारा नियुक्त कर्मचारी, जैसे प्रोजेक्ट मैनेजर या सॉफ्टवेयर या सिविल इंजीनियर, सभी उस कंपनी के आंतरिक आपूर्तिकर्ता हैं जो किसी भी पूर्व-निर्धारित प्रक्रिया को शुरू करने के लिए इनपुट देते हैं। 

बाहरी आपूर्तिकर्ता 

कभी-कभी, विशेष रूप से सॉफ्टवेयर उत्पादों के मामले में ऐसा होता है, जब ग्राहक आपकी कंपनी के उत्पाद का उपयोग करने के बाद अपनी समीक्षाएं साझा करते हैं जहाँ वे कमजोर क्षेत्रों या उन चीजों पर प्रकाश डालते हैं जिनमें अगली बार बेहतर कार्य करने के लिए सुधार की आवश्यकता होती है। ये समीक्षाएं भी एक प्रक्रिया शुरू करने के लिए इनपुट के रूप में कार्य करती हैं। 

इनपुट पर निर्णय लेना 

SIPOC आरेख का दूसरा चरण इनपुट तय करना है। जैसा कि हमने पहले चर्चा की है, आपूर्तिकर्ता इसे तय करते हैं। किसी प्रक्रिया का इनपुट पहली और सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकता है जिस पर पूरी प्रक्रिया निर्भर होती है। इनपुट उत्पादों या सेवाओं के रूप में हो सकता है। इसलिए, आपको इसे अंतिम रूप देने से पहले इनपुट के उद्देश्य को समझने की आवश्यकता है। SIPOC आरेख की आवश्यकताओं के अनुसार किसी प्रक्रिया का इनपुट निम्नलिखित पर निर्भर करता है। 

उपयोगकर्ताओं/ग्राहकों की ज़रूरतें

यह मुख्य नियम है कि जब कोई निर्माता बेचने के लिए कोई चीज़ बना रहा होता है, तो उस जनता की ज़रूरतों को ध्यान में रखना आवश्यक होता है जिसे आप उत्पाद या सेवाएँ बेचने जा रहे हैं। जैसे यदि आप एक सॉफ्टवेयर हाउस के रूप में सेवा दे रहे हैं, तो आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आपने ग्राहकों को क्या दिया है और अब वे क्या चाहते हैं। 

• किसी विशेष प्रोजेक्ट के लिए काम करने वाली टीम की क्षमता
• किसी विशेष प्रोजेक्ट पर काम करने वाली टीम को लक्ष्य प्राप्त करने में कुशल होना चाहिए। 
• प्रोजेक्ट मैनेजर की योजना (gantt chart का उपयोग करके) 

यह प्रोजेक्ट मैनेजर की योजना पर भी निर्भर करता है जो प्रत्येक चरण की स्पष्टता सुनिश्चित करता है और प्रोजेक्ट के सफल समापन के लिए टीम को सहयोग करने के लिए निर्देशित करता है।

प्रक्रिया; SIPOC का वास्तविक कार्य चरण 

इनपुट निर्देश तैयार करने के बाद, प्रक्रिया से गुजरने का समय आ गया है जिसका अर्थ है वास्तविक कार्य क्षेत्र से गुजरना। यह चरण परिणामों की पुष्टि करने के लिए आउटपुट और इनपुट के बीच सेतु का काम करता है जिसे आप बाद में यह तय करने के लिए विश्लेषण कर सकते हैं कि आपके इनपुट क्या थे और आपको आउटपुट के रूप में बदले में क्या मिला। प्रक्रिया का नाम एक या दो शब्दों की तरह सरल रखें, और यह आपके द्वारा बेची जा रही सेवाओं या उत्पादों के प्रकार से संबंधित होना चाहिए। आप प्रक्रिया को अधिक प्रभावी बनाने और प्रत्येक चरण पर नज़र रखने के लिए इसे छोटे-छोटे टुकड़ों में बाँट सकते हैं। 

• डिजाइनिंग
• प्रक्रिया की सामग्री या आवश्यकताएँ
• प्रक्रिया के प्रत्येक चरण पर नज़र रखना 
• प्रक्रिया के परिणामों का विश्लेषण और रखरखाव करना 
• आउटपुट, प्रक्रिया का अंतिम परिणाम 

प्रसंस्करण के बाद, आपको उन परिणामों की कल्पना करने की आवश्यकता है जो आप अंत में प्राप्त करना चाहते हैं। आप जिन परिणामों की अपेक्षा करने जा रहे हैं वे सटीक और मापने योग्य होने चाहिए ताकि आप आसानी से विश्लेषण कर सकें कि क्या आपको वही चीज़ मिली है जिसकी आप इनपुट और प्रक्रिया पर काम करते समय अपेक्षा कर रहे थे। 

आउटपुट रणनीति बनाते समय भी, आपको ग्राहकों की आवश्यकताओं और ज़रूरतों पर विचार करना चाहिए। यह आपको उपयोगी आउटपुट उत्पन्न करने में मदद करेगा क्योंकि आप प्रक्रिया को देखेंगे और फिर ग्राहकों की आवश्यकताओं के अनुसार आउटपुट देखेंगे कि वे आपसे क्या उम्मीद कर रहे हैं और आप उन्हें क्या बेचेंगे। 

ग्राहक, उन्हें संतुष्ट करना। 

अंतिम चरण ग्राहकों को जोड़े रखना है। SIPOC आरेख के इस चरण को करते समय, आप उन रणनीतियों पर विचार करेंगे जिन्हें आपको अपने पुराने ग्राहकों की रुचि बनाए रखने और नए ग्राहकों को आकर्षित करने के लिए विकसित करने की आवश्यकता है। आप इस चरण में तय करेंगे कि उल्लेखनीय परिणाम प्राप्त करने के लिए आप कौन से तरीके अपनाएंगे। 

निष्कर्ष 

SIPOC आरेख आपको ग्राहकों की ज़रूरतों और आवश्यकताओं को जानकर उनकी आवश्यकताओं के अनुसार सही इनपुट और प्रक्रिया को चिह्नित करने और भविष्य में आपके द्वारा अपेक्षित परिणाम या आउटपुट लाने के लिए प्रक्रिया में बदलाव करने में मदद करता है।