स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव क्या है? परम मार्गदर्शिका

जब आप बैठते हैं और अपनी टीम को बताते हैं कि आपको एक निश्चित कार्य या प्रोजेक्ट के किसी हिस्से को कम समय में पूरा करने की ज़रूरत है और हर कोई उसे पूरा करने में जुट जाता है, तो उसे स्प्रिंट कहा जाता है, और यह आपके व्यवसाय की प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।

स्प्रिंट क्या है?

जब आप स्प्रिंट से गुजरते हैं तो आप किसी कार्य या प्रोजेक्ट के हिस्से को पूरा करने की कोशिश कर रहे होते हैं और आप इसे तेज़ी से करना चाहते हैं। लेकिन आप यह भी सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप इसे सही ढंग से कर रहे हैं। यदि स्प्रिंट किसी छोटे कार्य पर आधारित है, जैसे कि कुछ घंटे, तो आप उस पर बहुत कम समय खर्च कर सकते हैं। या आप लंबे स्प्रिंट पर कई दिन या एक सप्ताह भी बिता सकते हैं। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आप क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं और कार्य वास्तव में कितना बड़ा है।

मुख्य बात यह है कि स्प्रिंट बाकी सब चीज़ों पर प्राथमिकता लेता है। जब आप स्प्रिंट पर काम कर रहे होते हैं, तो आप अन्य प्रोजेक्ट या प्रोजेक्ट के भीतर अन्य कार्यों पर काम नहीं करते हैं। आप केवल उसी एक कार्य या श्रृंखला पर काम करते हैं। यह आपको अपना सारा ध्यान, इच्छाशक्ति और अपनी टीम के सभी सदस्यों को उस एक चीज़ पर केंद्रित करने में मदद करता है, जिससे यह बहुत तेज़ी से पूरा होता है और यह भी सुनिश्चित करता है कि आपसे गलतियाँ कम हों क्योंकि उस विशेष कार्य या प्रोजेक्ट पर अधिक लोगों की नज़र होती है।

एक बार जब आप स्प्रिंट सेट कर लेते हैं, तो यह महत्वपूर्ण होता है कि सभी को पता हो कि इसमें कौन शामिल है, क्या किया जा रहा है, किसे नज़रअंदाज़ किया जा रहा है और कार्य पूरा करने के लिए उनके पास कितना समय है। एक बार जब हर कोई इन चीजों में से प्रत्येक पर स्पष्ट हो जाता है, तो चीजों का ध्यान रखना और यह सुनिश्चित करना बहुत आसान हो जाता है कि स्प्रिंट ठीक से किया जा रहा है। आखिर सारा मुद्दा यही है और यह सुनिश्चित करने के लिए आपकी टीम के हर व्यक्ति की ज़रूरत होगी कि ऐसा हो। लेकिन वे हमेशा उतने अच्छे नहीं होते जितने आपने उम्मीद की होगी।

स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव क्या है?

जब आपके स्प्रिंट की बात आती है तो ऐसे समय आएंगे जब आपका स्प्रिंट बहुत अच्छा चलेगा और ऐसे समय भी आएंगे जब ऐसा नहीं होगा। चाहे वह सफल हो या असफल, आपको अपनी टीम के साथ बैठने और प्रक्रिया के बारे में अधिक जानने के लिए और वह कैसा रहा, इसके लिए एक स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव करने की आवश्यकता है। आपको चीजों का विश्लेषण करने, उन पर चर्चा करने या आप इसे जो भी कहना चाहें, उसकी आवश्यकता है ताकि आप समझ सकें कि अगली बार आपको क्या समान या अलग करना चाहिए। यदि आप रेट्रोस्पेक्टिव नहीं करते हैं तो आपको वास्तव में पता नहीं चल पाएगा कि स्प्रिंट के साथ क्या हुआ।

आपके रेट्रोस्पेक्टिव का अर्थ है कि स्प्रिंट में शामिल सभी लोग एक साथ आएंगे और एक मीटिंग करेंगे। यह थोड़ा भारी महसूस हो सकता है, खासकर यदि आप ऐसी टीम के साथ काम करते हैं जिसमें पहले से ही बहुत सारी मीटिंग होती हैं, लेकिन यह बहुत महत्वपूर्ण है। यह आपकी प्रक्रिया की सफलता और आपके समग्र व्यवसाय के लिए सहायक होगा, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप अपने प्रत्येक स्प्रिंट के बाद कम से कम एक छोटी रेट्रोस्पेक्टिव मीटिंग शेड्यूल कर रहे हैं। आप आश्चर्यचकित हो सकते हैं कि वे कितनी अच्छी तरह मदद करते हैं।

आप स्प्रिंट कैसा रहा, इसका जायजा लेना चाहेंगे। क्या इसने वास्तव में काम किया? क्या आपने स्प्रिंट के लिए आवंटित समय में वे कार्य पूरे किए जिनकी आपको आवश्यकता थी? क्या आपने आवंटित समय में अधिकांश कार्य पूरे कर लिए? क्या आपको आवंटित समय में कुछ भी पूरा करने में संघर्ष करना पड़ा? एक बार जब आप यह जान लेते हैं, तो आप यह देख पाएंगे कि आप जिस विशिष्ट स्प्रिंट पर काम कर रहे थे, उसमें क्या सही रहा और क्या गलत रहा और यह महत्वपूर्ण है।

क्या सही रहा। सबसे पहले, उन सभी चीजों को देखें जो आपके स्प्रिंट में सही रहीं। भले ही आपको लगे कि स्प्रिंट पूरी तरह से विफल रहा, फिर भी कम से कम कुछ तो ऐसा होना चाहिए जो अच्छा रहा हो। इसलिए, कुछ मिनट निकालें और इसका पता लगाएं। टीम के हर सदस्य के साथ इस पर चर्चा करें और देखें कि वे क्या सोचते हैं कि क्या सही रहा। यह कुछ इतना सरल हो सकता है जैसे कि सभी ने प्रोजेक्ट पर काम किया या आप पूरे समय एक-दूसरे के साथ संचार में थे। या शायद आपको लगता है कि स्प्रिंट आश्चर्यजनक रूप से अच्छा रहा और आपकी 'सही रही चीजें' की सूची बहुत लंबी होने वाली है। वह भी बहुत अच्छा है। इसे सब लिखें और टीम के साथ इस पर चर्चा करें।

क्या गलत रहा। यदि आपको लगता है कि पूरा स्प्रिंट वैसा नहीं रहा जैसा आप चाहते थे या यदि आपको लगता है कि आप पूरी तरह विफल रहे, तो आपके लिए यह करना आसान हो सकता है। अपने स्प्रिंट में गलत हुई सभी चीजों को लिखें। यदि आपको लगता है कि आपका स्प्रिंट जबरदस्त सफल रहा, तो आपको इस भाग में कठिनाई हो सकती है, लेकिन हमेशा ऐसी चीजें होती हैं जो सही नहीं होती हैं। भले ही वह कुछ ऐसा हो जो पूरी तरह से नहीं हुआ या जिस आदर्श तरीके से आप चाहते थे वैसा नहीं हुआ, आप उसे कुछ ऐसा मान सकते हैं जो गलत रहा।

आप अलग तरीके से क्या करेंगे? अगली चीज़ जो आपको करनी है वह यह है कि अगली बार आप चीज़ों को अलग तरह से कैसे करेंगे। उन सभी चीज़ों को देखें जो आपको लगता है कि गलत हुई हैं और उन तरीकों को खोजने की कोशिश करें जिनसे आप उन्हें बदल सकें और उन्हें बेहतर बना सकें। स्थिति को सुधारने के लिए आप क्या कर सकते हैं और यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि अगली बार आपको वही असफलताएँ या समस्याएँ न हों? उन चीज़ों को क्या कम या खत्म करेगा? यह अधिक संचार, बेहतर समय प्रबंधन, अधिक टीम सदस्य या कुछ भी हो सकता है लेकिन एक टीम के रूप में कुछ विचार लेकर आएं।

आप किसमें सुधार करेंगे? आपको उन चीजों पर भी करीब से गौर करना चाहिए जो सही रही थीं और उन्हें भी बेहतर बनाने के तरीके खोजने चाहिए। यह केवल गलत चीजों को ठीक करने के बारे में नहीं है। आपको यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि आप उन चीजों में सुधार कर रहे हैं जो सही रही हैं। चीजों को बेहतर, अधिक कुशल, तेज़ या अपनी टीम और आपके साथ मिलकर काम करने के तरीके को बेहतर बनाने में मदद करने के लिए हमेशा तरीकों की तलाश करते रहें। यह एक महत्वपूर्ण कदम नहीं लग सकता है लेकिन यह निश्चित रूप से है।

एक योजना बनाएं। एक बार जब आप यह जान लें कि आपने क्या सही किया और क्या ठीक से नहीं किया, तो अगली बार के लिए योजना बनाने का समय आ गया है। आप फिर से स्प्रिंट (sprints) पर काम करने जा रहे हैं, इसलिए सुनिश्चित करें कि आप चीजों को सही तरीके से कर रहे हैं और आप अपने पिछले स्प्रिंट से सीखी गई हर चीज को ध्यान में रख रहे हैं। आप अगली बार जो करना चाहते हैं उसके लिए एक योजना बना सकते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह और भी बेहतर तरीके से काम करेगी। आखिरकार, स्प्रिंट का पूरा उद्देश्य बहुत सारा काम पूरा करना और उसे सही ढंग से करना है।

इसे हर बार दोहराएं। आपके द्वारा किए जाने वाले हर स्प्रिंट के बाद आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आप इन रेट्रोस्पेक्टिव्स (retrospectives) में से एक कर रहे हैं। आप पहले कुछ के बाद सोच सकते हैं कि आपने सब कुछ सुलझा लिया है और अब आपको इन्हें करने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन निश्चित रूप से ऐसा नहीं है। जब भी आपके पास स्प्रिंट हो, आपको निश्चित रूप से स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव को दोहराना चाहिए। और चाहे वह छोटी बैठक हो या लंबी, आप पाएंगे कि यह अगली बार आपके प्रदर्शन करने के तरीके में बहुत बड़ा अंतर पैदा करती है, और यही आप हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं।

बैठक कैसे आयोजित करें

सुनिश्चित करें कि स्क्रम (Scrum) का हिस्सा बनने वाला हर कोई बैठक में मौजूद हो। इसमें स्क्रम मास्टर (Scrum master) और प्रोडक्ट ओनर (product owner) शामिल हैं। यह सुनिश्चित करेगा कि शामिल सभी लोगों को कुछ कहने का मौका मिले, और उन सभी व्यक्तियों को बोलने के लिए आमंत्रित किया जाना चाहिए। वास्तव में, आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि प्रक्रिया का हिस्सा रहा प्रत्येक व्यक्ति इस बारे में बात करने में सक्षम हो कि उन्हें क्या अच्छा लगा या क्या अच्छा नहीं लगा और अगली बार जब आप स्प्रिंट करें तो उनके पास क्या सुझाव हैं।

आपकी बैठक में उन सभी विभिन्न पहलुओं पर चर्चा होनी चाहिए जिनकी हमने ऊपर चर्चा की है और आप निश्चित रूप से यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप किसी भी अन्य बैठक के लिए आपके पास पहले से मौजूद नियमों का पालन कर रहे हैं। ये ऐसी चीजें होनी चाहिए जैसे कि हर किसी को बात करने की बारी मिले और एक-दूसरे को टोके नहीं। आपको समूह के सामने पेश किए गए प्रत्येक विचार या सोच पर विचार और मूल्यांकन करने की भी आवश्यकता है क्योंकि ये सभी आपकी टीम को अगली बार और भी अधिक हासिल करने और बेहतर प्रदर्शन करने के लिए बेहद महत्वपूर्ण होने वाले हैं।

सबसे पहले, इस बात की रूपरेखा तैयार करें कि आप किस बारे में बात करना चाहते हैं और आप इसे कैसे करने जा रहे हैं। अपनी टीम के सभी सदस्यों को एक खुला मंच दें जहां वे साझा करने और जरूरत पड़ने पर आगे आने में सहज महसूस कर सकें। सुनिश्चित करें कि हर कोई जानता है कि बैठक कैसे होने वाली है और उन बैठक दिशानिर्देशों का पालन करने में सहज महसूस करता है। आप यह भी सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप वास्तव में उन टीम सदस्यों से सारी जानकारी प्राप्त कर रहे हैं ताकि आप जान सकें कि महत्वपूर्ण डेटा क्या है।

आपको विभिन्न कार्यों की समीक्षा करने के लिए अपनी टीम के प्रत्येक सदस्य के साथ काम करके यह पता लगाने की प्रक्रिया से गुजरना होगा कि क्या अच्छा रहा और क्या नहीं। आप यह पता लगाना चाहेंगे कि क्या काम किया और क्यों, और क्या काम नहीं किया और क्यों नहीं किया। फिर, सुनिश्चित करें कि आप इस पर विचार करें कि आगे क्या करना है और सही प्रकार के एक्शन पॉइंट्स बनाएं जिनका उपयोग आप आगे बढ़ने और अपने कार्यों और परियोजनाओं की प्रणाली पर काम करते समय कर सकते हैं। आप कार्रवाई योग्य और छोटे कार्य और गतिविधियां बनाना चाहते हैं जो आपकी टीम को आवश्यक कार्यों को पूरा करने में मदद करेंगी।

अंत में, आपने जिन अलग-अलग चीजों पर चर्चा की है, उन सभी की समीक्षा करके आपको अपनी बैठक समाप्त करने की आवश्यकता है। जो कुछ भी करने की आवश्यकता है उसके लिए एक योजना बनाएं और सुनिश्चित करें कि आप अगले स्प्रिंट के लिए तैयार हैं जो आप करने जा रहे हैं। आप बैठक में जो कुछ हुआ उसका सारांश देना चाहेंगे और आप यह सुनिश्चित करना चाहेंगे कि आप अपनी टीम के साथ इस बारे में बात करें कि बैठक खुद कैसी रही। यह भी प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और यह आपको भविष्य में अधिक प्रभावी और कुशल बैठकें आयोजित करने में मदद करने वाला है।

आपको सबसे ज्यादा क्या चाहिए

जब अपनी टीम की देखभाल करने और यह सुनिश्चित करने की बात आती है कि आप अपनी परियोजनाओं पर सही तरीके से काम कर रहे हैं, तो यह जानना महत्वपूर्ण है कि आप क्या कर रहे हैं। स्प्रिंट रेट्रोस्पेक्टिव की इस प्रक्रिया के साथ आप अपने स्प्रिंट को और भी प्रभावी पाएंगे, और उससे भी बढ़कर आप पाएंगे कि आपकी बाकी परियोजनाओं का भी बहुत बेहतर तरीके से ध्यान रखा जा रहा है। और आपकी पूरी टीम इसकी सराहना करेगी।

स्प्रिंट को ठीक से करने का तरीका सीखने के लिए कुछ समय निकालें और फिर सुनिश्चित करें कि आप हर बार अपने रेट्रोस्पेक्टिव आयोजित कर रहे हैं। आप अंतिम परिणाम से बहुत खुश होंगे और आपकी टीम और आपके ग्राहक भी खुश होंगे। आखिरकार, वे आपकी बेहतर प्रक्रिया से जुड़े सभी लाभों का आनंद लेंगे। और इसका मतलब है कि आपका व्यवसाय हर तरफ से बेहतर होने वाला है। वहां पहुंचने में बस थोड़ा समय और ध्यान लगता है।