5 Whys टूल क्या है? इसके बारे में वह सब कुछ जो आपको जानना चाहिए

जब आप सीख रहे होते हैं कि 5 Whys टूल क्या है, तो आपको इसके लाभों और समस्या का पता लगाने के महत्वपूर्ण घटकों के बारे में पता चलेगा। जब आप जानते हैं कि समस्या का मूल कारण क्या है, तो आप कुशलतापूर्वक समाधान खोज सकते हैं। कारण जाने बिना समस्याओं को हल करने की कोशिश करना अंधेरे के गहरे समुद्र में किसी चीज़ को लक्षित करने जैसा है जहाँ कुछ भी दिखाई नहीं देता है। इसलिए, समाधान खोजने से पहले, समस्या के कारण की तलाश करें, जो आपको अपने लक्ष्य तक पहुँचने से रोक रहा है।

5 Whys क्या है?

5 Whys टूल क्या है? यह बिल्कुल एक लाइटहाउस की तरह है जो आपके रास्ते की बाधाओं और अन्य विकर्षणों को पहचानकर आपको रास्ता खोजने में मदद करता है। जब आप एक गेंट चार्ट पर काम कर रहे होते हैं, तो आप विभिन्न कार्यों से निपट रहे होते हैं जो आपके या आपकी टीम के सदस्यों के हो सकते हैं।

 5 Whys आपको अपनी टीम को व्यवस्थित करने, उनका मार्गदर्शन करने, समस्या को ट्रैक करने की प्रक्रिया की तलाश करने और फिर समाधान खोजने के लिए रणनीतियों को परिभाषित करने की अनुमति देता है। यदि आपको लगता है कि आप किसी अलग समस्या का सामना कर रहे हैं और लंबे समय से उसके समाधान की तलाश कर रहे हैं, तो आपको 5 Why टूल क्या है और यह समस्याओं को हल करने में आपकी कैसे मदद कर सकता है, यह सीखने का दूसरा तरीका खोजना चाहिए।

समस्याओं से निपटना आसान नहीं है, लेकिन जब आप सीखते हैं कि 5 Why टूल क्या है और इसका उपयोग करना शुरू करते हैं, तो आपको रास्ता मिल जाएगा क्योंकि आप इसके कारणों को जानते हैं। चूंकि 5 Why टूल पूरी तरह से इस बारे में प्रश्न पूछने के बारे में है कि यह समस्या क्यों होती है, जिसका अर्थ है कि आप उन मूल कारणों को ट्रैक करने की कोशिश कर रहे हैं जो समस्या को दूर नहीं होने दे रहे हैं।

आपको 5 Whys टूल का उपयोग करने की आवश्यकता कब होती है?

सोच रहे हैं कि आपको 5 Whys टूल क्या है और सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने के लिए इसका उपयोग कैसे करना है, यह कब सीखना चाहिए? आपको उन अवसरों का अंदाजा होना चाहिए जब आपको 5 Whys टूल का उपयोग करने और उन समस्याओं के मूल कारणों को ट्रैक करने की आवश्यकता होगी जो आपकी सफलता की राह में एक बड़ी बाधा बन रही हैं। यदि आपको लगता है कि आप निम्नलिखित स्थितियों से गुजर रहे हैं, तो आपको 5 Whys टूल के बारे में जानने की कोशिश करनी चाहिए।

जब आप जटिल समस्याओं का सामना कर रहे हों

यदि आप किसी ऐसी जटिल समस्या का सामना कर रहे हैं जो आपको अपने प्रोजेक्ट की अगली प्रक्रिया देखने की अनुमति नहीं देती है और काफी संघर्ष के बाद भी आप उनसे बाहर नहीं निकल पा रहे हैं, तो आपको 5 Whys की मदद लेनी चाहिए। कभी-कभी, आप समस्या को दूर करने की कोशिश कर रहे होते हैं, लेकिन आप ऐसा करने में असमर्थ होते हैं और समस्या बहुत जटिल लगती है। ऐसी जटिल समस्याओं के लिए, 5 Whys आपको इस समस्या के पीछे के हर प्रकार के कारण को ट्रैक करने में मदद करेगा।

जब आपकी टीम प्रेरणा की तलाश में हो

आमतौर पर, हम किसी प्रोजेक्ट पर काम करते समय अपनी टीमों को शामिल करते हैं, खासकर जब बात व्यावसायिक रूप से बड़े प्रोजेक्ट की हो। इसके लिए एक बड़ी टीम की आवश्यकता होती है, लेकिन क्या आप सोच सकते हैं कि केवल टीम को काम पर रखकर ही आप इस प्रोजेक्ट को पूरा कर सकते हैं? नहीं, क्योंकि सभी टीम सदस्य काम के दौरान समस्या को ट्रैक करने में उतने कुशल नहीं होते हैं, लेकिन समस्या के प्रकार को देखना और उसे समय पर हल करना आवश्यक है। इसलिए, यदि आप अपनी टीम को प्रेरित करना चाहते हैं ताकि वे स्वतंत्र रूप से काम कर सकें, तो आपको उन्हें 5 Whys टूल के बारे में बताना चाहिए और उन्हें समस्या से निपटने के लिए तैयार करना चाहिए।

सरल समस्याओं के मूल कारणों का पता लगाने के लिए।

कई बार, हम केवल कुछ छोटी लापरवाही या स्मार्ट कार्यशैली की कमी के कारण समाधान नहीं खोज पाते हैं। हमें सीधे समाधान खोजने के बजाय समस्याओं के भीतर गहराई से देखने की जरूरत है। सोच रहे हैं कि आप इन कारणों को कैसे देख सकते हैं?

हाँ, आप स्वयं और अपनी टीम से कुछ प्रश्न पूछकर ब्रेनस्टॉर्मिंग के माध्यम से सरल समस्याओं के कारणों को ट्रैक कर सकते हैं। ये प्रश्न 'क्यों' (Why) से संबंधित होने चाहिए जैसे कि आपने अपना लक्ष्य क्यों नहीं प्राप्त किया? मैं समय पर क्यों नहीं पहुँच सका? आपका उत्पाद मानक के अनुरूप क्यों नहीं है? इस ब्रेनस्टॉर्मिंग के बाद, आपको निश्चित रूप से कई सरल समस्याओं के मूल कारण मिल जाएंगे।

उन प्रक्रियाओं को निर्धारित करने के लिए जो उचित नहीं हैं

जब आप अपने गंतव्य तक पहुँचने के लिए सही प्रक्रियाओं की तलाश कर रहे होते हैं, तो आप 5 Whys टूल का उपयोग कर सकते हैं। यह टूल आपको प्रक्रिया के उन हिस्सों को निर्धारित करने में मदद करेगा जो उचित नहीं हैं और आपको आपके वास्तविक पथ से विचलित कर रहे हैं। 5 Whys आपको उस भ्रामक बिंदु को पकड़ने में मदद करेगा और आपको अपने अंतिम गंतव्य तक पहुँचने में सक्षम बनाएगा।

5 Whys को पूरा करने के चरण

जब आप यह देख रहे होते हैं कि 5 Why टूल क्या है और इसका उपयोग कैसे करना है, तो आपको 5 Whys को पूरा करने के लिए मार्गदर्शक चरणों की भी आवश्यकता होगी। निम्नलिखित चरण धीरे-धीरे किसी भी प्रोजेक्ट में आपकी स्थिति स्पष्ट करने में आपकी मदद करेंगे।

अपनी टीम बनाएं

सबसे पहले, आपको विभिन्न कार्यों को पूरा करने में सहायता के लिए एक टीम की आवश्यकता होती है। यदि हम नेतृत्व की आदतों को देखें, तो हमें तालमेल (synergism) और टीम में काम करने के महत्व के बारे में पता चलेगा। इस सिद्धांत के अनुसार, 1+1=3 जिसका अर्थ है कि यदि दो मस्तिष्क एक साथ काम करते हुए एक ही समस्या को देखते हैं, तो वे दो से अधिक समाधान लाते हैं।

जब आप एक टीम बना रहे होते हैं, तो आपको टीम के सदस्यों की विशेषज्ञता देखनी चाहिए ताकि आप उन्हें संबंधित कार्य सौंप सकें। टीम के सदस्यों को वर्गीकृत करें और उनमें से किसी एक को मास्टर या लीडर घोषित करें। टीम का लीडर टीम के कार्यों पर नज़र रखेगा। टीम लीडर टीम के सदस्यों को उनके कार्य पर केंद्रित रखेगा और उन्हें उन सभी आवश्यक संसाधनों को उपलब्ध कराने में मदद करेगा जिनकी उन्हें आवश्यकता हो सकती है।

समस्या को परिभाषित करें

जब आपने विशेषज्ञों की एक टीम चुन ली है, तो आपको अवलोकन और विश्लेषणात्मक रिपोर्ट बनाकर समस्या का अध्ययन करना होगा। जब भी आप बड़े प्रोजेक्ट्स पर काम करते हैं, तो आप एक या अधिक टीमों के साथ काम कर रहे होते हैं। संचार की कमी और कई अन्य कारणों से टीम वर्क के दौरान समस्याओं की पर्याप्त संभावना होती है।

मान लीजिए कि दो टीमें, टीम A और टीम B, आपके साथ एक प्रोजेक्ट पर काम कर रही हैं, और टीम A अपेक्षित परिणाम नहीं दे रही है।

यह प्रोजेक्ट के पूरा होने के लिए चिंताजनक है और आपके प्रोजेक्ट के विफल होने से पहले समय पर इसका समाधान करने की आवश्यकता है। चीजों को समय पर ठीक करने के लिए, आपको उस समस्या को खोजना होगा जिसके कारण टीम A पीछे रह रही है और सुचारू रूप से आगे नहीं बढ़ पा रही है। इसलिए, दूसरा सबसे महत्वपूर्ण कदम उस समस्या को परिभाषित करना है जो टीम को अपने लक्ष्य तक पहुँचने से रोक रही है।

अब, समस्या के 5 Whys खोजें।

जब आपने उस समस्या को परिभाषित कर लिया है जो आपकी टीम को भटका रही है और उसे पीछे रख रही है, तो अब आपको 5 Whys देखने की आवश्यकता है। 5 Whys आपको समस्या के मूल कारणों को जानने में मदद करेंगे। आपको जो करने की ज़रूरत है वह है 'क्यों' के कम से कम 5 प्रश्न तैयार करना जो मौलिक और समझने में आसान होने चाहिए। पहले 'क्यों' से शुरुआत करें और पूछें कि ऐसा क्यों हुआ, फिर अगले 'क्यों' की ओर बढ़ें।

जानें कि कब रुकना है।

कभी-कभी, जब हम 5 Whys पूछना शुरू करते हैं, तो हमें पता होना चाहिए कि इन 'क्यों' का सही अंत क्या है। इसलिए, इस कदम के दौरान, आपको 'क्यों' के सवालों के बारे में अधिक सचेत रहने की जरूरत है। 'क्यों' लिखना एक कठिन और सबसे महत्वपूर्ण कार्य है जो समस्या के मूल कारणों को उजागर करता है। जब आपको लगे कि आप उस 'क्यों' तक पहुँच गए हैं जो समस्या के मूल कारण को उजागर करता है, तो आपको वहीं रुक जाना चाहिए। कुछ मामलों में, यदि आपको लगता है कि आप मूल कारणों तक नहीं पहुँचे हैं, तो आप तब तक जारी रख सकते हैं जब तक कि आपने सटीक कारण का पता न लगा लिया हो।

'क्यों' को हल करने के लिए कार्रवाई करें।

अब, रुकने का बिंदु मिलने के बाद आप समस्या के मूल कारणों को जानते हैं। आपको कारणों को व्यवस्थित करने और उनके महत्व के अनुसार उन्हें वर्गीकृत करने की आवश्यकता है। वर्गीकरण के बाद, प्रत्येक के लिए एक विशेष रणनीति निर्धारित करके समस्या के प्रत्येक कारण का एक-एक करके समाधान करें।

निगरानी जारी रखें

सभी 5 Whys से गुजरते हुए और समस्या के मूल कारणों को संबोधित करते हुए, आपको अपनी टीम के सदस्य के प्रत्येक कदम पर नज़र रखनी चाहिए और निष्कर्ष निकालना जारी रखना चाहिए।

5 Whys कैसे फायदेमंद हैं?

5 Whys project managers की विभिन्न तरीकों से मदद कर रहे हैं जैसे:

·   समस्या के मूल कारणों को ट्रैक करने में आपकी सहायता करना।

·   त्वरित और गलत निर्णय लेकर समय की बर्बादी से बचने में आपकी मदद करना।

·   इसकी सरलता और सुगमता के कारण हर कोई इसका उपयोग कर सकता है।

5 Whys के उपयोग के दौरान हम किन सीमाओं को देखते हैं?

इसमें कोई संदेह नहीं है कि 5 Whys समस्या के कारणों को ट्रैक करने के लिए उपयोग किया जाने वाला एक बेहतरीन टूल है, लेकिन यह कुछ सीमाएं भी लाता है।

·   यह आसान है लेकिन हर किसी के लिए धाराप्रवाह नहीं है। व्यक्ति को पता होना चाहिए कि 5 Whys टूल क्या है और इसे प्रभावी ढंग से कैसे चलाया जाए।

·   यदि आपके पास प्रोजेक्ट के चरणों के बारे में पर्याप्त ज्ञान नहीं है, तो आप समस्याओं के कारणों को उजागर नहीं कर पाएंगे।

निष्कर्ष

5 Whys टूल के वास्तविक सार को समझने और इस टूल का पूरा लाभ उठाने के लिए आपको इसके बारे में सीखते समय हर पहलू से गुजरना होगा।