The ONE Thing: प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में फोकस प्राप्त करना

आजकल व्यस्त रहने को अक्सर उत्पादक होने के साथ भ्रमित कर दिया जाता है। गैरी केलर और जे पापासन अपनी बेस्टसेलर पुस्तक The ONE Thing में सुझाव देते हैं कि खुद से यह सवाल पूछने पर कि, बाकी सब कुछ या तो सरल हो जाएगा या अनावश्यक। यह पुस्तक इस बात पर नज़र डालती है कि कैसे अपने पूरे प्रयास को एक केंद्रीय लक्ष्य पर समर्पित करने से आपको उत्कृष्ट परिणाम प्राप्त करने में मदद मिल सकती है।

लोगों को सफल होने में मदद करने के अलावा, योजना बनाने का यह तरीका प्रबंधन में एक बड़ी भूमिका निभाता है, विशेष रूप से Gantt charts और समूह परियोजनाओं के साथ। हम The ONE Thing के मुख्य विचारों की समीक्षा करेंगे और यह देखेंगे कि वे आपकी परियोजनाओं की योजना, प्रबंधन और निष्पादन को कैसे प्रभावित कर सकते हैं।

ध्यान केंद्रित करने वाला प्रश्न: अपने प्रोजेक्ट की 'एक चीज़' (ONE Thing) खोजना

केलर ने The ONE Thing पुस्तक को फोकस प्रश्न का उत्तर देने के लिए समर्पित किया। मैं कौन सा एक कार्य कर सकता हूँ जिसे करने से बाकी सब कुछ सरल या अनावश्यक हो जाए? यह आपको अपने उद्देश्य के लिए जो महत्वपूर्ण है उस पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करता है। प्रबंधन परियोजनाओं में, मुख्य बात हर चरण में यह पहचानना है कि कौन सा कार्य या उपलब्धि सबसे महत्वपूर्ण है।

उदाहरण के तौर पर, गैंट चार्ट बनाते समय विचार करें:

• वह कौन सी निर्भरता है जो बाकी सभी का समर्थन करती है और उन्हें आगे बढ़ाती है?
• वह कौन सा कार्य आइटम है, जिसे यदि पीछे धकेला गया, तो पूरी समयरेखा की प्रगति रुक जाएगी?

नियमित रूप से यह प्रश्न पूछना प्रोजेक्ट प्रबंधकों को अपने संसाधनों को सर्वोत्तम तरीके से आवंटित करने में सक्षम बनाता है। यह व्यस्त कार्य अनुसूची को समझने में मदद करता है, और टीम को सबसे महत्वपूर्ण कार्यों को करने में जोड़ता है।

दैनिक कार्यों को उद्देश्य के साथ संरेखित करना: लक्ष्य निर्धारण और सफलता की आदत

केलर के विचार को लागू करते हुए, आप अपने दीर्घकालिक लक्ष्यों को उन प्रोजेक्ट्स में बदल सकते हैं जिन पर आप आज काम कर सकते हैं। इसकी शुरुआत यह जानने से होती है कि आपका "किसी दिन" वाला लक्ष्य वास्तव में क्या है और फिर इस वर्ष, इस महीने, इस सप्ताह और आज के अपने उद्देश्यों को देखना। यह दृष्टिकोण रणनीतिक योजना को बेहतर बनाता है जब इसे गैंट चार्ट जैसे प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टूल्स में डाला जाता है।

प्रोजेक्ट प्रबंधक यह निर्धारित कर सकते हैं कि अंतिम लक्ष्य क्या है, इसे महत्वपूर्ण खंडों में विभाजित कर सकते हैं, प्रत्येक खंड को एक मील के पत्थर (milestone) के रूप में उपयोग कर सकते हैं और फिर प्रत्येक मील के पत्थर को पूरा करने के लिए कार्य बना सकते हैं। सभी कार्य मुख्य लक्ष्य का हिस्सा बन जाते हैं, इसलिए ऐसा कुछ भी नहीं जोड़ा जाता है जो उपयोगी नहीं होगा।

मल्टीटास्किंग को प्रोजेक्ट मैनेजमेंट पर हावी नहीं होना चाहिए

The ONE Thing इस विचार का विरोध करती है कि अपना ध्यान विभाजित करने से हमारी उत्पादकता बढ़ सकती है। केलर का मानना है कि एक ही समय में अलग-अलग चीजें करने की कोशिश करने से काम कम केंद्रित होता है। सच्चाई यह है कि अलग-अलग कार्यों के बीच कूदने से रिकवरी की अवधि आती है, गलतियाँ होती हैं और प्रोजेक्ट के लिए आवश्यक समय बढ़ जाता है।

यह टीमों को एक ही समय में कई प्रोजेक्ट देने के खिलाफ सलाह देता है। जैसे-जैसे कर्मचारी असाइनमेंट के लिए गैंट चार्ट का उपयोग करते हैं, प्रत्येक चरण उन्हें अपनी मुख्य भूमिका निभाने की अनुमति देनी चाहिए।

इस सिद्धांत का अनुप्रयोग निम्नलिखित समस्याओं को हल करने में मदद करता है:

• बर्नआउट को कम करना।
• जो दिया जा रहा है उसके मानकों को ऊपर उठाना।
• महत्वपूर्ण कार्यों को अधिक तेज़ी से पूरा करना।

कई बार, मल्टीटास्किंग इसलिए होती है क्योंकि योजना अच्छी तरह से नहीं बनाई गई थी। इसके बजाय, कार्यों को फैलाने और सभी को अपने लक्ष्यों पर टिके रहने में मदद करने के लिए अपने गैंट चार्ट पर भरोसा करें।

कैलेंडर पर अपने प्रोजेक्ट कार्य को कैसे व्यवस्थित करें

टाइम ब्लॉकिंग (Time blocking) The ONE Thing में समझाई गई एक शक्तिशाली विधि है। केलर सलाह देते हैं कि आपके लिए जो सबसे महत्वपूर्ण है उस पर काम करने के लिए कुछ समय अलग रख दें जब आपको कोई परेशान न करे। आप इन चरणों को सीधे अपने प्रोजेक्ट के लिए गैंट चार्ट में प्लॉट कर सकते हैं।

• अपने प्रोजेक्ट प्रबंधकों को रणनीतिक योजना पर ध्यान केंद्रित करने के लिए पर्याप्त समय दें।
• डेवलपर्स को महत्वपूर्ण फीचर्स पर काम करने के लिए निर्धारित घंटे प्रदान करें।
• QA टीमों के लिए निर्बाध परीक्षण विंडो (testing windows) बनाएं।

टाइम ब्लॉकिंग के माध्यम से, आप बेहतर ध्यान केंद्रित करते हैं और अपने प्रोजेक्ट शेड्यूल को अधिक व्यवस्थित बनाते हैं। हितधारक समझेंगे कि गैंट चार्ट में ब्लॉक किए गए समय का मतलब है कि उन्हें आपको परेशान नहीं करना चाहिए।

लोगों के सफल होने के छोटे कारण

डोमिनो इफेक्ट (Domino Effect) उन महत्वपूर्ण रूपकों में से एक है जिसका उपयोग केलर करते हैं। केवल एक महत्वपूर्ण चीज़ पर ध्यान केंद्रित करने से एक प्रक्रिया शुरू होती है जो कई मामलों में अगले कार्यों की आवश्यकता को कम कर देती है। प्रबंधन करते समय, जिस तरह से डोमिनो इफेक्ट काम करता है वह गैंट चार्ट के निर्माण को प्रभावित कर सकता है।

• प्रोजेक्ट के हर प्रमुख चरण में महत्वपूर्ण कार्य का निर्धारण करें।
• आप जो कुछ भी करते हैं, उसमें इसे अपने दिमाग में सबसे ऊपर रखें।
• जब तक पहला डोमिनो नीचे न गिर जाए, तब तक माध्यमिक कार्यों पर न बढ़ें।

इस सिद्धांत के कारण, काम को इस तरह व्यवस्थित किया जाता है कि यह कुशलतापूर्वक हो। उत्पाद के हर विवरण को जानने से पहले मार्केटिंग शुरू करने के बजाय, उत्पाद को अपनी रणनीति का मुख्य हिस्सा बनाएं। एक बार पहले वाला कार्य पूरा हो जाने के बाद हर कार्य आसान हो जाता है।

इच्छाशक्ति का उपयोग करने और शेड्यूल के अनुसार योजना बनाने से क्यों मदद मिलती है

केलर के अनुसार, आपकी इच्छाशक्ति जितनी अधिक आप इसका उपयोग करते हैं, उतनी ही धीरे-धीरे खत्म होती जाती है। इसलिए, आपको उन कार्यों को करने का प्रयास करना चाहिए जिनमें उच्च-फोकस की आवश्यकता होती है, उस समय जब आपकी मानसिक क्षमताएं सबसे मजबूत होती हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में इसे लागू करने में शामिल हो सकता है:

• विचार-मंथन (brainstorming) या रणनीतिक सत्र आयोजित करने के लिए सुबह का समय निर्धारित करें।
• इस प्रकार की बैठकों को दिन में बाद में रखना।
• अपने गैंट चार्ट के शुरुआती घंटों में अपने गहन कार्य (deep work) कार्यों को शेड्यूल करना।

जब आपके पास ऊर्जा हो तब अधिक करना और जब आप थके हों तब कम करना आपको काम पर अधिक उत्पादक और खुश दोनों बनाता है। अब, टीमें इस बारे में अधिक जागरूक हैं कि वे अपना समय कैसे व्यवस्थित करती हैं, और प्रोजेक्ट प्रबंधक उन कार्यों की पहचान कर सकते हैं जिन्हें समय पर होने के साथ-साथ ऊर्जावान होने की भी आवश्यकता है।

गैंट चार्ट और 'ONE Thing' पद्धति का उपयोग करना आपके प्रोजेक्ट को आकार देना और भी आसान बना सकता है

उद्देश्य के साथ, गैंट चार्ट समयरेखा प्रदर्शित कर सकते हैं और साथ ही मिशन को मजबूती भी प्रदान कर सकते हैं। The ONE Thing के आधार पर, एक उपयोगी गैंट चार्ट किसी प्रोजेक्ट के प्रत्येक चरण के फोकस को दिखाता है। इस शैली में, आपको मुख्य कार्य को प्राथमिकता देनी चाहिए, महत्वहीन गतिविधियों को कम करना चाहिए, और केंद्रित कार्यों को करने के लिए समर्पित समय निर्धारित करना चाहिए।

इसे करने के दो तरीके हैं: पहला, महत्वपूर्ण कार्यों को विशिष्ट रंगों से हाइलाइट करें; दूसरा, सभी महत्वहीन कार्यों को एक साथ रखें; और अंत में, कार्यों के साथ किसी भी महत्वपूर्ण कनेक्शन को डायग्राम पर चिह्नित करके स्पष्ट करें। इस पद्धति का पालन करने से, गैंट चार्ट एक साधारण टाइमिंग टूल से बदलकर संरेखण (alignment) के लिए एक सहायक टूल बन जाता है।

The Success Habit में हर दिन सिर्फ एक (ONE) चीज़ करना शामिल है।

योजना पद्धति के साथ-साथ, केलर The Success Habit का सुझाव देते हैं, जिसका अर्थ है कि हमें प्रत्येक दिन वह एक (ONE) कार्य करने की आवश्यकता है जो मायने रखता है। उनका मानना है कि निरंतर बने रहने से आपको अपने लक्ष्यों तक पहुँचने में मदद मिलती है।

प्रोजेक्ट टीमों के लिए, इसका मतलब एक ही प्राथमिकता पर ध्यान केंद्रित करने वाले दैनिक टच बेस सेशन, सूची का पुनर्मूल्यांकन और उसे बेहतर बनाने के लिए साप्ताहिक समीक्षा, और खुद से बार-बार यह पूछना हो सकता है: इस समय हमारी वह एक चीज़ (ONE Thing) क्या है? यदि लीडर्स इस आदत को दैनिक गतिविधियों और समूह व्यवहार का हिस्सा बनाते हैं, तो टीमों द्वारा केवल व्यस्त महसूस करने के बजाय निर्धारित उद्देश्यों को प्राप्त करने पर काम करने की अधिक संभावना होती है।

हर कदम पर उद्देश्य और कार्यों का मेल कराकर, प्रोजेक्ट परिणामों को प्राप्त करने के लिए एक अनुशासित दृष्टिकोण विकसित करता है। इस सांस्कृतिक परिवर्तन के परिणामस्वरूप, टीम का ध्यान कई काम करने के बजाय वास्तविक प्रगति करने पर केंद्रित हो जाता है।

जब प्रोजेक्ट मैनेजर लंबी अवधि के लक्ष्यों को दर्शाने के लिए टीम की काम करने की आदतों को समायोजित करते हैं, तो टीम के हर सदस्य को लगेगा कि वे समग्र परिणाम के अनुरूप लक्ष्य की ओर काम कर रहे हैं।

एजाइल और हाइब्रिड प्रोजेक्ट्स पर The ONE Thing को लागू करना

यह दृष्टिकोण एजाइल और मिश्रित प्रोजेक्ट वातावरणों पर भी उतना ही लागू होता है। हालाँकि The ONE Thing लीनियर प्लानिंग के अनुकूल है, लेकिन इसका मुख्य आधार, यानी एक चीज़ को प्राथमिकता देना, समय के साथ एजाइल के काम करने के तरीके के साथ पूरी तरह से मेल खाता है।

प्रत्येक स्प्रिंट का केवल एक प्राथमिक लक्ष्य हो सकता है और अतिरिक्त लेयर्स वाले गैंट चार्ट्स स्प्रिंट्स के बीच किसी भी निर्भरता को ट्रैक करते हैं। स्प्रिंट प्लानिंग और रेट्रोस्पेक्टिव के दौरान, सभी को एक ही रास्ते पर रखने के लिए गहराई से ध्यान केंद्रित करना महत्वपूर्ण है। हाइब्रिड मॉडल में, जहाँ एजाइल और वॉटरफॉल का उपयोग किया जाता है, प्रत्येक भाग को ONE Thing सौंपने से स्पष्टता और निरंतरता दोनों की गारंटी मिलती है, चाहे कोई भी दृष्टिकोण अपनाया गया हो।

विकर्षणों पर काबू पाना: ONE Thing के प्रति सच्चे रहना

बिना रुके चलने वाले प्रोजेक्ट वातावरण में केंद्रित रहने का अर्थ है कि जब विकर्षण पैदा हों तो आपको उनका समाधान करना चाहिए। The ONE Thing के टूल्स उपयोगी हैं: अपनी नहीं करने वाले कार्यों की सूची लिखें, अपने लक्ष्यों को संदर्भित करने के लिए कार्ड या स्टिकी नोट्स का उपयोग करें और यह निर्धारित करें कि कौन से अनुरोध आपकी ज़िम्मेदारी नहीं हैं।

स्कोप क्रीप और बदलती प्राथमिकताएँ आमतौर पर विकर्षणों के कारण होती हैं; प्रत्येक टीम को उनके प्रयासों के मुख्य लक्ष्य को स्पष्ट करने से टीमों को भटकाव से बचने में मदद मिलती है। इसके अलावा, गैंट चार्ट का उपयोग योजना बनाने और सब कुछ ट्रैक पर रखने के लिए किया जा सकता है।

निष्कर्ष

ONE Thing में हम यह खोजते हैं कि यह अधिक काम करने के बारे में नहीं है, बल्कि वह काम करने के बारे में है जो मायने रखता है। इस वजह से, टीमें त्रुटि की कम संभावना के साथ अपने लक्ष्यों को प्राप्त कर सकती हैं। जब इस इरादे से उपयोग किया जाता है, तो गैंट चार्ट केवल कार्यों के प्रबंधन के बजाय प्रगति सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।

यदि आप आगे बढ़ते हुए अपनी ONE Thing पर ध्यान केंद्रित करते हैं, सभी कार्यों को अपने मुख्य लक्ष्य से जोड़ते हैं, और डीप वर्क का प्रबंधन करते हैं, तो आप उत्पादक बने रहते हैं और बड़ी उपलब्धियां हासिल करते हैं। अब जबकि मल्टीटास्किंग सामान्य हो गई है, The ONE Thing हमें यह महसूस करने में मदद करती है कि केंद्रित रहना ही काम पूरा करने की असली कुंजी है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट की प्रक्रिया तब शुरू होती है जब आप खुद से पूछते हैं: वह ONE Thing क्या है?