प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करता है? अल्टीमेट गाइड

प्रोजेक्ट मैनेजरों की भूमिका:

यह बात करते हुए कि प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करता है, मैनेजरों के सटीक कर्तव्य संगठन, बाजार और उद्योग के प्रवाह और मैनेजर किस प्रकार के प्रोजेक्ट को संभाल रहा है, इस पर निर्भर करते हैं। लेकिन कुछ ऐसे कर्तव्य हैं जो सामान्य हैं, और प्रत्येक प्रोजेक्ट मैनेजर को इन कर्तव्यों को पूरा करना होता है। उनके कर्तव्य इस प्रकार हैं।

• प्रोजेक्ट को सफलतापूर्वक पूरा करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है और सभी की क्या भूमिका है, इसके बारे में योजना बनाना

• प्रोजेक्ट में शामिल जोखिमों की गणना करना और जोखिमों को जितना हो सके कम करने के लिए समाधान खोजना।

• यह सुनिश्चित करना कि प्रोजेक्ट की गुणवत्ता मानकों के अनुरूप है

• टीम को कड़ी मेहनत और कुशलता से काम करने के लिए प्रेरित करना

• यह सुनिश्चित करना कि प्रोजेक्ट बिल्कुल निर्धारित समय पर है

• प्रोजेक्ट को नियंत्रित करना और यदि किसी को आवश्यकता हो तो सहायता प्रदान करना

• यह सुनिश्चित करना कि प्रोजेक्ट वांछित परिणाम के साथ पूरा हो

ये प्रोजेक्ट मैनेजर की वे प्रक्रियाएं हैं जिन पर मैनेजरों को प्रोजेक्ट के जीवनचक्र के दौरान कई बार वापस आना पड़ता है। प्रोजेक्ट मैनेजर इतने सारे कर्तव्यों का पालन करता है कि यह पूछने के बजाय कि प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करता है, सही सवाल यह होगा कि प्रोजेक्ट मैनेजर क्या नहीं करता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर के कर्तव्य और जिम्मेदारियां

निम्नलिखित कुछ कर्तव्य हैं जो प्रोजेक्ट मैनेजर को निभाने चाहिए। यह प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करता है सवाल का एक उपयुक्त उत्तर हो सकता है।

प्रोजेक्ट की योजना बनाना

एक प्रोजेक्ट मैनेजर सभी हितधारकों (stakeholders) द्वारा परिभाषित परिणामों के अनुसार पूरे प्रोजेक्ट की योजना बनाने के लिए जिम्मेदार होता है। प्रोजेक्ट मैनेजर यह सुनिश्चित करता है कि प्रोजेक्ट का पूरा होना बड़े रणनीतिक लक्ष्य से जुड़ा हो और प्रोजेक्ट की सफलता सुनिश्चित करके सभी निवेशकों और हितधारकों से धन प्राप्त करता है।

प्रोजेक्ट मैनेजर दी गई समय सीमा और निर्देशों के अनुसार project management करता है। वह सभी की भूमिका परिभाषित करता है और अपनी टीम को कार्य सौंपता है। वे यह पता लगाते हैं कि वे पूरे प्रोजेक्ट के दौरान विभिन्न उद्देश्यों को कैसे प्राप्त करने जा रहे हैं। यह योजना बहुत महत्वपूर्ण है क्योंकि पूरा प्रोजेक्ट इसी योजना पर आधारित होगा।

संसाधन जुटाना

पूरे प्रोजेक्ट की योजना बनाने के बाद, आपको अपनी अंतिम योजना के अनुसार प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए साधनों की आवश्यकता होती है। आपको प्रोजेक्ट को पूरा करने के लिए धन, समय और जनशक्ति की आवश्यकता होती है।

• प्रोजेक्ट मैनेजर को संसाधन प्रबंधन (resource management) करना होता है और उसे इसके बारे में स्मार्ट होना चाहिए।

• प्रोजेक्ट की पूरी सफलता अच्छे संसाधन प्रबंधन पर निर्भर करती है। Gantt chart software ऐसा करने में मदद करता है।

• संसाधन प्रबंधन बहुत कठिन और पेचीदा है क्योंकि संसाधन हमेशा सीमित रहने वाले हैं।

आपको जो दिया गया है उस पर काम करना चाहिए और प्रोजेक्ट मैनेजरों को संसाधनों का सबसे कुशल तरीकों से उपयोग करने के तरीके खोजने होंगे। यदि वे संसाधनों के उपयोग के बारे में कोई गलत निर्णय लेते हैं, तो पूरा प्रोजेक्ट विफल हो सकता है।

प्रोजेक्ट का अच्छा प्रबंधन

बहुत से लोग इस सवाल का जवाब देते हैं कि प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करते हैं, प्रोजेक्ट का प्रबंधन करना है। प्रोजेक्ट का प्रबंधन करना प्रोजेक्ट मैनेजर के कई कर्तव्यों में से एक है।

• चाहे आपने कितनी भी समझदारी से प्रोजेक्ट की योजना बनाई हो, जैसे-जैसे आप प्रोजेक्ट के साथ आगे बढ़ेंगे, समस्याएं आएंगी ही।

• चीजें एक न एक मोड़ पर आपके शेड्यूल से विचलित होने वाली हैं।

लेकिन अच्छे मैनेजर जानते हैं कि इन स्थितियों को कैसे संभालना है क्योंकि वे पहले से ही अप्रत्याशित की उम्मीद कर रहे होते हैं। उन्होंने जोखिम प्रबंधन पर पर्याप्त शोध किया है और वे जानते हैं कि किस तरह की जटिलताएं पैदा हो सकती हैं और उनके पास पहले से ही इसका जवाब है। वे जहाज को सही दिशा में चलाने के लिए जिम्मेदार हैं। तो, यह 'प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करता है' सवाल के जवाब का मूल है।

प्रोजेक्ट टीम को प्रेरित करना

प्रोजेक्ट मैनेजर को केवल समयसीमा, बजट और संसाधनों पर ध्यान केंद्रित करने के अलावा अपनी टीम को अपना सर्वश्रेष्ठ काम देने के लिए प्रेरित करना चाहिए।

प्रत्येक सदस्य को कुशलतापूर्वक काम करने के लिए प्रेरित करने के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर को अपनी टीम के सदस्यों को अच्छी तरह से जानना चाहिए। उसे विभिन्न टीम सदस्यों के बीच उत्पन्न होने वाले किसी भी संघर्ष को नियंत्रित करना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि हर कोई जो कर रहा है उससे खुश है, और वे मूल्यवान महसूस कर रहे हैं।

यदि टीम उचित रूप से प्रेरित नहीं है तो विभिन्न अनावश्यक समस्याएं उत्पन्न होंगी, और प्रोजेक्ट की गति बहुत धीमी होगी। इसलिए, समय-समय पर अपनी टीम को प्रेरित करना बहुत महत्वपूर्ण है।

प्रोजेक्ट की सुपुर्दगी (डिलीवरी)

मुख्य बात जिसके लिए प्रोजेक्ट मैनेजर जिम्मेदार है, वह है प्रोजेक्ट को समय पर डिलीवर करना।

• यह आसान लग सकता है लेकिन ऐसे बहुत से कारक हैं जिन पर प्रोजेक्ट की सफल डिलीवरी निर्भर करती है।

• मैनेजर को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रोजेक्ट के सभी परिणामों की योजना बनाना, संसाधन जुटाना और प्रबंधन समय पर पूरा हो जाए।

• उसे उत्पन्न होने वाली अप्रत्याशित समस्याओं पर भी ध्यान देना होगा और उन्हें बहुत जल्दी हल करना होगा।

प्रोजेक्ट पूरा होने के बाद, अच्छे मैनेजर यह सुनिश्चित करने के लिए बैठकें करते हैं कि सब कुछ योजना के अनुसार हुआ और प्रोजेक्ट सफल रहा। वे उन चीजों पर भी गौर करते हैं जिन्हें वे बेहतर कर सकते थे और उन्हें भविष्य के प्रोजेक्ट्स में लागू करते हैं।

प्रोजेक्ट मैनेजरों को संभालने वाले कार्य:

निम्नलिखित कुछ कार्य हैं जिन्हें प्रोजेक्ट मैनेजरों को नियमित आधार पर संभालना पड़ता है।

बजट बनाना

बजट बनाना प्रोजेक्ट मैनेजर के सबसे महत्वपूर्ण कार्यों में से एक है। उसे यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रोजेक्ट दिए गए बजट के भीतर पूरा हो।

• छोटे स्तर के प्रोजेक्ट्स के लिए, आपको यह सुनिश्चित करने के लिए साप्ताहिक या कुछ मामलों में मासिक बजट की समीक्षा करनी होगी कि आप दी गई सीमा से अधिक खर्च नहीं कर रहे हैं।

• छोटे स्तर की परियोजनाओं को किसी भी तरह के बजट के साथ संभालना आसान होता है।

• लेकिन बड़ी परियोजनाओं में, प्रोजेक्ट मैनेजर को अपने बजट की रोजाना समीक्षा करनी चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे बजट से बाहर तो नहीं जा रहे हैं।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि परियोजना आवंटन से अधिक न हो, आपको कई बातों का ध्यान रखना पड़ता है।

टीम निर्माण

प्रोजेक्ट मैनेजर किसी भी विशिष्ट परियोजना के लिए सही टीम के महत्व को जानते हैं और उस टीम का निर्माण करते हैं जो परियोजना के लिए सबसे उपयुक्त हो।

• अलग-अलग लोगों की अलग-अलग ताकत और कमजोरियां होती हैं और हर परियोजना के लिए एक ही टीम चुनना आदर्श समाधान नहीं है।

• काम को बेहतरीन तरीके से करने के लिए आपको टीम के प्रत्येक सदस्य के बारे में सोचना चाहिए।

सही टीम चुनने के बाद आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि वे उचित रूप से प्रेरित और खुश हैं। अच्छे मैनेजर टीम का मनोबल बढ़ाने के लिए और यह सुनिश्चित करने के लिए कि वे अपने काम में अपना सर्वश्रेष्ठ प्रयास करने के लिए तैयार हैं, विभिन्न अभ्यास करते हैं। उन्हें प्रोत्साहन प्रदान करना भी एक बहुत अच्छा विकल्प है।

टीम्स के बीच संवाद

प्रोजेक्ट मैनेजर संपर्क सूत्र के रूप में भी कार्य करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि हर कोई एक ही पृष्ठ पर है और परियोजना आगे की दिशा में बढ़ रही है।

• यदि विभिन्न टीमों या सदस्यों के बीच कोई संघर्ष होता है, तो प्रोजेक्ट मैनेजर स्थितियों को शांत करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि हर कोई दी गई समय सीमा में परियोजना को सफलतापूर्वक पूरा करने पर केंद्रित है।

• यदि टीम के बीच खराब संचार है या टीम के सदस्यों के बीच समस्याएं हैं, तो यह टीमों के प्रदर्शन को बहुत प्रभावित कर सकता है और परियोजना की गुणवत्ता भी कम हो जाएगी।

इसलिए, प्रोजेक्ट मैनेजर के लिए परियोजना पर सभी को साथ रखना एक बहुत ही महत्वपूर्ण कार्य है।

एक प्रोजेक्ट मैनेजर दैनिक आधार पर क्या करता है?

प्रोजेक्ट मैनेजर का काम बहुत तेज गति वाला होता है, और हर दिन अलग होता है। उन्हें हर दिन नई समस्याओं से निपटना पड़ता है और यह सुनिश्चित करना होता है कि कोई भी चीज़ परियोजना के शेड्यूल को प्रभावित न करे। परियोजना के विभिन्न चरणों के आधार पर प्रोजेक्ट मैनेजर की दैनिक जिम्मेदारियां निम्नलिखित हैं।

• लीडर्स और सभी हितधारकों के साथ बैठक करके परियोजना का दायरा तय करना

• परियोजना का बजट तय करना और यदि परियोजना को अधिक धन की आवश्यकता है, तो वित्तीय टीम से टीम को धन उपलब्ध कराने के लिए कहना

• पूरी परियोजना की पहले से योजना बनाना और दिए गए समय में परियोजना को पूरा करने के लिए मील के पत्थर और लक्ष्य निर्धारित करना।

• टीम के सदस्यों के साथ संवाद करना और परियोजना की स्थिति की निगरानी करना और यह सुनिश्चित करना कि लक्ष्य और मील के पत्थर दी गई समय अवधि में पूरे हो रहे हैं

• ध्यान रखें कि परियोजना के विभिन्न चरणों के दौरान क्या समस्याएं उत्पन्न हो सकती हैं और उन समस्याओं का समाधान तैयार रखें

• परियोजना की प्रगति की जांच करने के लिए दैनिक या जितनी बार संभव हो बैठकें आयोजित करना

• अपनी टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को फिर से आवंटित करना और यह सुनिश्चित करना कि कोई भी क्षमता से अधिक या कम काम नहीं कर रहा है

• उन टीम के सदस्यों को सहायता प्रदान करना जो अपने काम में संघर्ष कर रहे हैं।

तो, यह इस प्रश्न का उत्तर है कि मैनेजर नियमित आधार पर क्या करते हैं। प्रोजेक्ट मैनेजर दैनिक प्रक्रिया में विभिन्न कार्य करते हैं और यदि आप प्रोजेक्ट मैनेजर या किसी भी प्रकार के मैनेजर बनने के बारे में सोच रहे हैं, तो आपको पता होना चाहिए कि यह एक बहुत ही चुनौतीपूर्ण काम है और आप पूरी परियोजना के साथ-साथ अपनी टीम के लिए भी जिम्मेदार होंगे।

निष्कर्ष

प्रोजेक्ट मैनेजर क्या करता है? खैर, हमने ऊपर इसके बारे में विस्तार से देखा। प्रत्येक संगठन की सफलता में, प्रोजेक्ट मैनेजर एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। वे पूरी परियोजना की निगरानी करते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि परियोजना निर्धारित समय सीमा में सफलतापूर्वक पूरी हो। गैंट चार्ट्स समय सीमा को प्रबंधित करने के लिए बेहतरीन उपकरण हैं। यदि संगठनों के पास सही प्रोजेक्ट मैनेजर नहीं है, तो वे टिक नहीं पाएंगे।