BRD vs. PRD: ¿Qué necesitan saber los nuevos Gerentes de Producto?

La gestión de proyectos requiere una buena documentación y comunicación. Estas son necesarias para que las actividades se lleven a cabo de manera efectiva. El BRD es un documento importante que se utiliza para definir una necesidad comercial y su ejecución posterior. El PRD también es otro documento clave que se utiliza para definir la necesidad de un proyecto. En primer lugar, existe una ligera distinción entre los dos. Aunque puedan parecer sinónimos, son diferentes. Se utilizan en diferentes etapas de un proyecto. 

En este artículo, exploraremos las diferencias clave entre el BRD y el PRD para ayudar a los gerentes de proyectos y equipos a comprender mejor el desarrollo de proyectos.

Introducción al PRD 

Un PRD es uno de los documentos esenciales en el Ciclo de Desarrollo de Productos. Expone qué activos y capacidades deben agregarse al lanzamiento de un producto para permitir que los equipos de desarrollo y pruebas procedan. Aunque los PRD se crean de manera efectiva en los modelos SD convencionales por fases, también son beneficiosos en el trabajo ágil.

El PRD incluye todo lo que debe formar parte del lanzamiento para que se considere completo. Actúa como una guía para otros documentos creados durante el proceso de lanzamiento. Aunque los PRD pueden sugerir cómo se podría implementar algo para mostrar cómo funciona, no suelen especificar exactamente cómo debe hacerse.

Elementos importantes del PRD

Aquí hay un desglose sencillo de las partes clave:

• Descripción del producto

Esto ofrece una visión general de lo que es el producto y cómo encaja en el panorama general del mercado o la visión de la empresa.

• Propósito

Esto explica por qué se está creando el producto y qué problemas comerciales específicos pretende resolver.

• Público objetivo

Esto identifica a los usuarios finales y ayuda a comprender sus desafíos y expectativas. A menudo incluye información sobre la demografía y los comportamientos de los usuarios.

• Características clave

Esto resalta las principales características y funciones del producto. Ayuda a desglosar cada una para una mejor comprensión.

• Diseño de la interfaz de usuario

Esto se centra en cómo se ve y se siente el producto, explicando cómo interactuarán los usuarios con él.

• Especificaciones técnicas

Esto cubre los detalles técnicos necesarios para el equipo de ingeniería. Esto incluye aspectos como la arquitectura del software, el almacenamiento de datos, los requisitos de rendimiento y los marcos de trabajo.

Casos de uso del PRD

Un PRD es importante durante todo el proceso de desarrollo del producto. Comienza definiendo el producto y sus necesidades, y continúa guiando al equipo para asegurarse de que el producto se construya correctamente.

Aquí hay algunas situaciones en las que un PRD es útil:

Traducción de las necesidades del negocio 

Puede usar el PRD cuando necesite traducir sus necesidades comerciales en características del producto. El PRD explica cómo funcionará el producto y enumera sus características.

Proporcionar requisitos claros

Incluye detalles técnicos para que los desarrolladores sepan exactamente lo que necesitan construir.

Definición de historias de usuario

Escribir historias de usuario en el PRD ayuda a aclarar los requisitos y a centrarse en lo que los usuarios necesitan. Por ejemplo: “Como usuario, quiero filtrar datos por rango de fechas”.

Determinar si el producto cumple con los objetivos comerciales

El PRD ayuda a alinear las características del producto con los objetivos comerciales generales, como crear un chatbot en vivo o agregar preguntas frecuentes para reducir las preguntas de soporte al cliente.

Coordinación de equipos multifuncionales

Conecta a los equipos de diseño, control de calidad e ingeniería para asegurarse de que todos trabajen juntos de manera efectiva.

Gestión de errores y casos extremos

El documento describe cómo tratar casos inusuales y errores. Ayuda a lograr una experiencia de usuario fluida y una gestión de errores adecuada.

Introducción al BRD

Un BRD define, en términos simples, lo que hace un negocio y por qué se requiere un proyecto. Define las medidas que deben tomarse además de los requisitos necesarios del proyecto. 

El BRD se centra en la pregunta de qué debe entregar el proyecto. Otra ventaja de este BRD es que, en caso de cualquier cambio durante el proyecto, el BRD debe actualizarse.

Por esta razón, considere el BRD como un plan que define las actividades para alcanzar los objetivos y lograr consecuencias positivas tanto para los clientes como para las partes interesadas. 

Todos los participantes del equipo se involucran en un esfuerzo para definir cómo operará el proyecto y cómo cumplirá con las necesidades del negocio. 

Este tipo de planificación se realiza con la participación de las partes interesadas y solo puede implementarse después de que estas hayan aprobado el plan de trabajo.

Elementos importantes del BRD

Analicemos las partes principales del documento:

• Resumen ejecutivo

Una breve descripción general que resume todo el documento y describe los requisitos del proyecto.

• Objetivos del proyecto/característica

Una descripción de lo que el proyecto (o característica específica) pretende lograr. Esto incluye sus metas y resultados esperados.

• Requisitos del negocio y alcance del proyecto

Una definición clara del trabajo involucrado en el proyecto, asegurando que se mantenga dentro de los límites establecidos.

• Partes interesadas

Una lista de quiénes participan en el proyecto y el rol y la responsabilidad de cada una de las personas involucradas en el proyecto.

• Cronograma

Este es un plan que indica las diferentes etapas por las que pasará el proyecto y el tiempo que probablemente tomará cada etapa.

• Presupuesto y análisis de costo-beneficio

Una declaración de los costos estimados, así como de los beneficios previstos para el proyecto. El análisis de costo-beneficio ofrece una justificación para el retorno de la inversión (ROI) del proyecto.

• Restricciones

Cualquier limitación o desafío que pueda surgir durante el proyecto, junto con los recursos para abordarlos.

Casos de uso del BRD

Este documento se prepara normalmente al inicio del desarrollo del proyecto. Ayuda a asegurar que todas las personas estén en la misma sintonía, minimiza la confusión y señala los riesgos. También es importante para obtener la aprobación de los ejecutivos y asegurar el presupuesto.

Aquí hay algunas situaciones en las que debería crear un BRD:

Planificación de proyectos y definición de la dirección

Utilice un BRD para describir lo que el proyecto necesita y lo que pretende lograr. Esto garantiza que todos estén en la misma sintonía y evita retrasos costosos por cambios en el alcance.

Creación y sustitución de aplicaciones

Reúna todos los requisitos de negocio necesarios para crear una nueva aplicación o sustituir una antigua dentro del BRD.

Respuesta a solicitudes de propuestas

Redacte un BRD para responder a las RFP de nuevos proyectos detallando las necesidades y expectativas del negocio.

Definición de las necesidades del negocio

Si su empresa se está expandiendo, un BRD puede ayudar a documentar las necesidades de negocio necesarias.

Resolución de problemas empresariales

Un BRD puede describir problemas de negocio específicos y los resultados deseados para abordarlos.

Priorización de las necesidades del mercado

Si va a entrar en un nuevo mercado, un BRD puede ayudar a identificar oportunidades clave y alinearlas con sus objetivos de negocio.

BRD vs. PRD: Propósito clave de ambos documentos 

BRD

El propósito principal del BRD es describir cómo debería ser el sistema en términos de negocio. A menudo define los aspectos comerciales, de la aplicación específica y técnicos que el proyecto requerirá. El BRD ayuda a responder preguntas importantes sobre lo que el negocio necesita y cómo se entregará el proyecto. También contiene una lista priorizada de características y requisitos que el producto, sistema o servicio final debe incluir.

PRD

Los PRD son muy importantes en el proceso de desarrollo de productos porque actúan como guía para todo el equipo. Ayudan a dejar claro lo que el producto pretende lograr.

Ayudan a que todos los involucrados se pongan de acuerdo sobre qué características son más importantes y entiendan cualquier compensación. Los PRD garantizan que todos estén en la misma sintonía, ayudando a asegurar que el producto final satisfaga las necesidades de los usuarios.

Para los equipos que utilizan métodos Agile o Waterfall, un PRD bien organizado puede suavizar el desarrollo al proporcionar instrucciones claras y ayudar a evitar el incumplimiento de los plazos o cambios en el alcance del proyecto.

¿Cuándo utilizar el BRD?

Debe redactar un BRD durante la fase de planificación del proyecto. Al principio del proyecto, el BRD especifica el objetivo y el alcance del proyecto.

También describe las necesidades y objetivos del negocio.

Aunque el BRD se define en estas etapas iniciales, puede actualizarse a lo largo del proyecto a medida que surjan cambios. Este documento es importante porque sienta una base sólida para el éxito del proyecto. Ayudará a mejorar la planificación, la ejecución y la comunicación.

Necesitará un software de gestión de proyectos que organice las tareas y conecte a todo su equipo para gestionar esto de forma eficaz. Instagantt es una herramienta en línea que proporciona datos en tiempo real en diferentes vistas. Permite que todos trabajen de la forma que prefieran. Su diagrama de Gantt interactivo se puede compartir con equipos y partes interesadas, mostrando las tareas organizadas en una línea de tiempo. 

Puede vincular tareas dependientes, establecer hitos e identificar la ruta crítica. Además, puede establecer una línea base y realizar un seguimiento de su BRD en tiempo real a medida que avanza el proyecto. 

¿Cuándo utilizar el PRD?

Normalmente, el director de producto crea un Documento de Requisitos del Producto antes de que el equipo de desarrollo empiece a trabajar en el producto. Sin embargo, es importante que todos colaboren en él. Un PRD es como el mejor amigo del director de producto porque guía el lanzamiento y ayuda a garantizar que se entregue lo que los clientes quieren, a tiempo.

Todos los involucrados en el lanzamiento. Esto incluye a desarrolladores, probadores y gestores de proyectos—deben estar familiarizados con el PRD.

Reflexiones finales 

Tanto el BRD como el PRD son documentos basados en requisitos. Estos son útiles para llevar su negocio hacia el éxito. Puede alinear a su equipo y describirles sus objetivos de negocio utilizando estos documentos.