Gráficos de burndown: todo lo que necesita saber
Hay muchas formas diferentes en las que puede y debe realizar el seguimiento de sus tareas y proyectos como empresa. Ya sea que haya creado otros tipos de gráficos en el pasado o que esté buscando su primera opción de productividad, un gráfico de burndown podría ser exactamente lo que necesita. Solo necesita saber cómo funciona y cómo aprovecharlo al máximo. A partir de ahí, sus proyectos y todo su equipo podrían beneficiarse enormemente.
¿Qué es un gráfico de burndown?
Un gráfico de burndown es un poco menos extenso que un diagrama de Gantt o un tablero Kanban. En lugar de ser muy específico y detallar cada tarea y cada persona involucrada, un gráfico de burndown se centra simplemente en cuánto tiempo queda en un proyecto específico. Lo hace analizando dos factores diferentes, a saber, la cantidad de trabajo que queda para completar el proyecto y la cantidad de tiempo que queda para completar el trabajo. El gráfico le permite entonces ver las respuestas a estas preguntas de forma sencilla y directa.
Estos gráficos también analizan la información de dos maneras ligeramente diferentes. Por ejemplo, puede consultar un gráfico de burndown de sprint para determinar exactamente cuánto trabajo queda en la tarea que debe completarse o que desea medir. Esto le permite a usted y al resto del equipo tener una buena idea de cómo se están desempeñando en sprints cortos. Puede ser una parte sumamente importante del proceso y garantiza que todo el equipo trabaje lo más duro posible en ese sprint. Si suele fijar objetivos para proyectos más grandes que deben completarse en un período más corto, esta podría ser una buena opción.
También puede crear un gráfico de burndown del producto, que le permitirá realizar un seguimiento de cuánto trabajo hay para todo el proyecto en el que está trabajando. Puede tratarse de un proyecto grande o pequeño, pero usted y su equipo aún querrán saber cómo van y cuánto más necesitan hacer para completarlo. Con el burndown del producto, puede hacer eso y, de paso, comparar cuánto ha completado ya del proyecto. Eso le ayuda a realizar incluso más trabajo rápidamente.
¿Por qué utilizar un gráfico de burndown?
Mencionamos esto brevemente en la sección anterior, pero es algo a lo que también deberíamos echar otro vistazo. En general, un gráfico de burndown será un gran complemento para algunos de los otros tipos de gráficos de productividad que puede crear, como un tablero Kanban o un diagrama de Gantt. Aunque no proporciona la información detallada que ofrecen esos tipos de gráficos, puede brindarle una cantidad decente de información sobre cómo está progresando y si necesita acelerar o continuar donde está.
Con el uso de este tipo de tablero, descubrirá si su proyecto va por buen camino para completarse a tiempo. Mientras que un tablero Kanban puede mostrarle en qué punto de su cronograma se encuentra una tarea o un diagrama de Gantt puede decirle cuánto tiempo le queda hasta la fecha límite e incluso qué porcentaje se ha completado, aún puede ser difícil entender qué está sucediendo dentro del proyecto. Con el gráfico de burndown, puede ver una representación pictográfica de cuánto quedaba por hacer cuando empezó, cuánto ha hecho hasta ahora y cuánto tendrá que hacer para terminar a tiempo.
Este tipo de gráfico le facilita ver el ritmo de trabajo que ha llevado y el ritmo que necesitará para completar el trabajo a tiempo. Esto puede hacer que le resulte mucho más fácil lograr precisamente eso. Puede observar más de cerca el ritmo y compartirlo también con el resto de su equipo, lo que les permitirá ver qué necesitan hacer todavía para ayudar a todos a llegar al final de la tarea o proyecto.
Debido a que tienen un diseño muy simple y directo, son fáciles de revisar para cualquier persona. Puede mirarlo en poco tiempo y obtener información inmediata sobre lo que aún queda por hacer y qué tan bien está avanzando. Querrá consultarlo al menos una vez al día para ver cómo le va, ya sea al principio del día o al final (o en ambos momentos). Esto le ayudará a usted y a su equipo a determinar qué hacer a continuación para ponerse al día o mantenerse en el camino correcto.
Qué verá
Cuando cree su gráfico de burndown para un proyecto específico, verá representadas dos líneas diferentes. En el eje y de su gráfico está la cantidad de trabajo que queda. En el eje x verá la cantidad de tiempo que tiene para completar el trabajo. Estas dos cosas le ayudarán a crear el gráfico y facilitarán su lectura. También pueden representarse de diferentes maneras para que la línea de tiempo sea más larga o más corta dependiendo de lo que esté rastreando, pero la cantidad de trabajo puede detallarse del 100% al 0%.
Una vez que tenga el gráfico en sí, habrá dos líneas presentes en él. La primera es una línea de trabajo ideal. Esta es la línea que conecta el trabajo del 100% al 0%. Por lo tanto, analiza cómo debería marcar su propio ritmo para pasar de recién comenzado a terminado con el proyecto con la menor cantidad de obstáculos en el camino. Si trabajara al nivel óptimo, ese sería el ritmo que utilizaría y cómo se completaría todo. Pero las cosas no siempre salen así. Muy rara vez las cosas salen de esa manera.
La segunda línea es la línea de trabajo real restante. Esta analizará la cantidad de trabajo pendiente cada día y creará un gráfico que le mostrará cuánto ha hecho y cuánto queda por hacer. Se actualiza con frecuencia para garantizar que sea preciso y que usted sepa qué tan bien (o no tan bien) está progresando. Si ve la línea de trabajo real por encima de la línea ideal, significa que debe esforzarse un poco más para volver a estar al día. Si la línea está por debajo de la línea ideal, significa que va adelantado.
Tenga en cuenta que su línea de trabajo real fluctuará a medida que usted y su equipo continúen trabajando en el proyecto y equilibrará el trabajo restante. Por lo tanto, si aún le queda tiempo para completar el proyecto, tomará el punto actual en el que se encuentra y le mostrará un camino ideal para llegar al final. Si no sigue ese camino, continuará cambiando y actualizándose a medida que complete el trabajo para mostrarle la mejor manera de avanzar. La clave es asegurarse de consultarlo con frecuencia.
Los beneficios asociados con los gráficos de burndown
Hay varios beneficios diferentes que encontrará si decide trabajar con gráficos de burndown. La clave es asegurarse de que los esté utilizando correctamente y de que los inicie para sus sprints o proyectos desde el principio. Esto le facilitará mantenerse al día con las tareas desde el principio en lugar de tener que apresurarse demasiado cuando se acerque el final del cronograma. Además, con estos beneficios, también querrá conocer las opciones.
Vea el progreso: una de las primeras cosas que notará con este tipo de gráfico es que la información está disponible de inmediato. No necesita buscar nada y no necesita mirar el gráfico durante un período prolongado para ver lo que necesita saber. Puede ver inmediatamente cómo le está yendo en comparación con cómo debería estar yendo. Esto le brindará retroalimentación inmediata y la capacidad de comunicarse de inmediato con el resto de su equipo con información y consejos adicionales.
Vea los problemas: si usted y su equipo se están retrasando o corren el riesgo de retrasarse, su gráfico de burndown se lo informará en muy poco tiempo. Eso significa que puede ver rápidamente si se está quedando atrás y tomar medidas de inmediato. Si la línea de trabajo real desciende incluso un poco por debajo de su línea de trabajo ideal, podrá verlo y acelerar las cosas de inmediato para volver al camino correcto. Si no viera el problema hasta mucho más tarde, significaría que tendría que acelerar mucho más para volver al camino correcto.
Vea lo que necesita: si tiene miembros en su equipo que no son muy hábiles leyendo algunos de los gráficos o sistemas más complejos que tiene, esta es una excelente manera de mantenerlos informados. Es simple y directo de aprender y se puede leer de un vistazo. Todo lo que necesita mirar son las dos líneas y comparar su relación entre sí. A partir de ahí, tendrá toda la información que necesita. Este es un gráfico excelente para usar, especialmente cuando se trabaja en proyectos a corto plazo.
La desventaja de los gráficos de burndown
Existen grandes posibilidades con los gráficos de burndown, pero también hay algunas cosas a las que querrá prestar más atención. Estas cosas le ayudarán a determinar si un gráfico de burndown es el camino correcto para su equipo y la gestión de su proyecto. Después de todo, existen algunas limitaciones en lo que podrá hacer.
1. Se necesita una planificación precisa
Tendrá que planificar su sprint con precisión para obtener una representación exacta de cuánto tiempo y cuánto trabajo le queda. Si juzga mal el sprint, se encontrará luchando por mantenerse en el camino correcto.
2. Ignora el backlog
Usted es el responsable de incluir todo en el gráfico y asegurarse de que todo funcione correctamente. Si no completa el backlog de tareas o si no incluye el backlog de tareas, podría terminar con un gráfico inexacto.
Configuración de sus gráficos
Cuando se trata de ejecutar un sprint de proyecto, debe asegurarse de estar en el camino correcto y de registrar todo correctamente. Siempre que sepa lo que está haciendo y se asegure de establecer todas las reglas básicas de la manera correcta, usted y su equipo estarán mucho mejor con este gráfico en juego. Solo asegúrese de que todos sepan cómo configurarlo y cómo monitorearlo. Y asegúrese de que todas las tareas se informen correctamente para que se mantenga actualizado.
Cuando esté listo para comenzar a buscar diferentes tipos de gráficos y diferentes formas de realizar un seguimiento de todo el trabajo que necesita completar, asegúrese de mirar los gráficos de burndown. Incluso podría sorprenderse de cuánto puede cambiar este tipo de gráfico la forma en que usted y su equipo ven el trabajo que deben completar. Y cuando busca sistemas rápidos y seguimiento, definitivamente no hay mejor manera de hacerlo que con un gráfico de burndown para ayudarlo.