¿Cómo estimar proyectos? La guía completa
La estimación de proyectos es un punto crucial para que un equipo de gestión de proyectos tenga una idea precisa de la carga de trabajo, el costo y muchas otras cosas a considerar al iniciar un proyecto. La estimación de proyectos se puede realizar utilizando diferentes ámbitos como la construcción, TI, ingeniería, agricultura y finanzas, etc.
Un gestor de proyectos es responsable de realizar la estimación correcta antes de establecer una gran inversión económica. Realizar una estimación de un proyecto no siempre es fácil ni preciso, pero es necesario hacerlo para cubrir los gastos, programar las tareas y contratar a un equipo cualificado.
Si no se realizan estimaciones, no es posible tener un mejor plan para la gestión de su proyecto y no sabrá si los recursos de los que dispone son suficientes para completar el proyecto o no. Esta situación puede llevarle a abandonar el proyecto, lo que hace que sus esfuerzos, inversión y recursos se desperdicien.
Una guía completa sobre cómo estimar proyectos
Se comparten algunos consejos importantes para estimar proyectos que le ayudarán antes de iniciar un proyecto empresarial. Por lo tanto, empecemos a entender cómo estimar proyectos.
Los componentes principales de la estimación de proyectos son:
- Estimación del presupuesto
- Estimación de recursos
- Estimación del esfuerzo
1. Estimación descendente
Las estimaciones descendentes las realiza el gestor del proyecto junto con el resto de la alta dirección, que incluye al director financiero, al propietario y al jurado experimentado de la empresa. La estimación descendente de proyectos se basa en experiencias pasadas y en la especificación de las tareas para iniciar un proyecto.
- Se puede decir que la estimación descendente es un enfoque para establecer los objetivos y la declaración de misión de un proyecto y luego seleccionar a los miembros del equipo en consecuencia para lograr estos objetivos.
- Esta estimación requiere la división del trabajo en fragmentos para que sea más precisa y clara para los miembros del equipo. Tras establecer un objetivo, las tareas se expanden aún más en piezas pequeñas.
Al considerar las experiencias pasadas sobre el mismo proyecto, se definen los pasos necesarios y se categorizan para los miembros del equipo, mostrándoles una visión general clara. El gestor del proyecto facilita la identificación de las tareas principales que el equipo perfecciona posteriormente.
El gestor de un proyecto realiza una estimación aproximada del cronograma, el coste y el presupuesto que no es exacta en absoluto, pero que proporciona una dirección inicial para manejar el proyecto. Este boceto inicial aproximado sobre el presupuesto puede ser ventajoso para satisfacer a su cliente sobre el presupuesto y la duración estimados. Pero es solo una estimación basada en predicciones sin conocer los detalles ni entrar en el procesamiento.
2. Estimación ascendente
La estimación ascendente parece similar a una estimación descendente, ya que también se basa en experiencias de proyectos pasados, pero es una estimación más exacta y precisa que la estimación descendente. Este tipo de estimación hace que el gestor del proyecto se sienta más seguro sobre el coste y el cronograma estimados para la finalización del proyecto.
- Hay muy pocas posibilidades de variar el coste y la duración estimados. La estimación ascendente es más detallada, ya que se realiza tras un largo estudio del proyecto y de los objetivos fijados antes de iniciarlo.
- El gestor del proyecto define cada tarea a los miembros del equipo de forma individual, separándolas de los grupos como se hacía en la estimación descendente.
La estimación ascendente resulta acertada en cuanto al presupuesto, el cronograma y el uso de los recursos. Por lo tanto, se puede decir que este presupuesto es útil para establecer diferencias claras entre el coste, la duración y la cantidad de recursos previstos y reales utilizados.
Si sigue la técnica de estimación ascendente, necesitará un largo periodo de tiempo para desarrollar un plan. Se tienen en cuenta más recursos para realizar una estimación precisa, como por ejemplo la necesidad de transporte para realizar una visita de campo y tener un estudio detallado del sitio.
Para lo cual estimará el número de trabajadores que deberá contratar; decidirá el uso de los recursos y, por supuesto, la fecha de entrega exacta para satisfacer al cliente.
Estimación correspondiente:
Este tipo de estimación se basa en comparar el mismo tipo de proyecto pasado con un proyecto reciente. Esta estimación proporciona apoyo cuando no se dispone de información suficiente sobre el coste del proyecto y el tiempo necesario para completarlo.
Cuando el cliente no comparte suficientes detalles con usted o el cliente no sabe más sobre el proyecto y le pide que estime el coste para cubrir los gastos para completar el proyecto y los recursos necesarios por el miembro del equipo para lograr el objetivo establecido.
Los elementos principales para establecer una estimación correspondiente son:
- Se compara la información de proyectos pasados y recientes
- Supongamos que el coste del proyecto anterior fue de un millón y se estima que el coste de este proyecto también será el mismo
- Del mismo modo, se compara y estima la duración del tiempo
- Se considera y compara un proyecto de la misma naturaleza para realizar una buena estimación
- Se prefieren las tareas realizadas durante la finalización del último proyecto para obtener resultados fructíferos
Este tipo de estimación suena como una estimación descendente y no es exacta todo el tiempo. Puede ser ventajosa si ya ha tratado anteriormente con un proyecto de la misma naturaleza.
3. Estimación analítica
Es más precisa que otras técnicas, ya que analiza los autocálculos para realizar una estimación más exacta de su proyecto. La estimación analítica es más precisa, ya que le permite estimar un marco de tiempo y un coste del proyecto más exactos.
Es necesario recopilar información básica sobre el proyecto reciente, compararla con el anterior y encontrar las similitudes. Después de eso, se establecen las estrategias para trabajar en él. Podrá definir unidades para lograr el objetivo.
Al estimar el tiempo, es necesario definir el tiempo que se va a dedicar a cada actividad y luego tomar la unidad como su mano de ayuda. Las unidades pueden ser las herramientas, la maquinaria, el software o los trabajadores. Sea muy claro sobre la cifra que va a tomar para la finalización del proyecto.
Después de eso, alinea las tareas pendientes del proyecto anterior y realiza un cálculo claro sobre el costo y el cronograma para que puedas estimarlo con precisión para un proyecto reciente.
No solo depende de los datos previos recopilados, sino que también depende de la demanda del proyecto reciente y de la necesidad de establecer una estimación orientada a resultados que genere confianza entre tú y tu cliente o jefe.
Esta fue una explicación adecuada a la pregunta de cómo estimar proyectos.
Algunos pasos importantes para realizar una estimación exitosa para principiantes:
También puedes tomar algunas medidas de gestión para trabajar con un estilo único y eficaz, como considerar las siguientes técnicas:
- Realiza un estudio exhaustivo del perfil de los miembros de tu equipo
Cuando vayas a trabajar en equipo como un líder, tómate el tiempo para conocer el historial laboral de los miembros de tu equipo. Esto te ayudará a encontrar a la persona adecuada para realizar una tarea específica.
Puedes dirigir a tu equipo para que realice sus tareas pidiéndoles que organicen su tiempo de acuerdo con su labor. Esto te ayudará a mantener a tu equipo en el camino correcto y a analizar el punto en el que tu proyecto está fallando y cuál es el motivo. Después de eso, podrás resolverlo de manera eficaz.
- Estudia el estilo de trabajo de la empresa
Diferentes empresas trabajan con diferentes estilos. Algunas empresas lanzan proyectos a pequeña escala debido a su situación financiera y otras trabajan en proyectos a gran escala y costosos, ya que pueden soportar sus gastos.
Será mejor conocer la historia de la empresa, cómo trabajan y qué planearon en el pasado. Esto te ayudará a realizar una buena estimación del costo y el tiempo del proyecto.
- Divide las tareas de tu proyecto en fragmentos pequeños
Después de tener una buena comunicación con tu cliente y conocer los objetivos de los proyectos, sabrás mejor qué tareas debes realizar para cumplir con la demanda que tu cliente espera de este proyecto.
Debes dividir las tareas en subtareas para que puedas trabajar en detalle con tu equipo analizando el rol y el desempeño. Cuando las tareas se dividen y subdividen, es muy claro para una persona entender el objetivo que hay detrás.
Después de eso, podrás saber cuántos trabajadores necesitas para realizar estas tareas específicas, qué tipo de herramientas y materiales necesitas para hacer tu trabajo correctamente. Al definir estas cosas, puedes estimar el costo y el tiempo para la finalización del proyecto.
- Haz que tu estimación sea precisa desarrollando un diagrama de Gantt de equipo
Las habilidades de gestión más eficaces exigen programar tus tareas adecuadamente para gestionarlas a tiempo. Puedes hacerlo desarrollando un diagrama de Gantt de equipo. Te será útil para estimar en cuántos días o meses se completará tu proyecto y qué gasto debes esperar hasta la finalización del mismo.
Conclusión:
Se han introducido oficialmente diferentes tecnologías de estimación de proyectos que pueden ser ventajosas para que los principiantes realicen estimaciones para un proyecto pequeño. La experiencia previa juega un papel importante para tratar con el mismo tipo de proyecto, pero no hay necesidad de preocuparse si eres nuevo.
Puedes seguir los pasos analizados anteriormente al final del artículo para realizar una buena estimación de tu proyecto y dejar satisfecho a tu cliente o jefe. Sabrás cómo estimar proyectos siguiendo las pautas anteriores.