Cómo priorizar proyectos. Guía definitiva

Necesitas una comunicación sólida con los clientes u organizaciones con las que estás trabajando. En segundo lugar, necesitas saber con qué tipo de proyecto vas a tratar, tener todos los detalles y el estilo de trabajo previo que la organización solía seguir.

Pasos a seguir para priorizar proyectos de una mejor manera:

Debes seguir los pasos que se indican a continuación.

1. Identificar los objetivos de negocio

Para decidir cómo priorizar los proyectos, debes revisar los objetivos de la empresa y las estrategias seguidas por la misma para lograr su meta.

Al mantenerte al día con los objetivos de la empresa, puedes establecer mejor los objetivos del proyecto y trabajar a la altura. Si tienes un objetivo de negocio claro, puedes decidir qué tarea ocupará el primer lugar en la lista de prioridades de tu proyecto empresarial.

Sin estudiar las estrategias pasadas y presentes de la organización con la que trabajas, es casi imposible conocer sus objetivos y la declaración de misión de dicha organización.

Importancia de los Objetivos:

• Las metas de una empresa deben ser muy claras y específicas para que puedan medir el progreso hacia el éxito y establecer sus visiones específicas.
• Los objetivos definen la declaración de misión de una organización y ayudan a analizar el desempeño de sus empleados, ya sea que apoye su misión o no.
  Tipos de objetivos/misión:

Existen dos tipos de objetivos en una empresa:

• Objetivos oficiales

Estas son las declaraciones de misión de una compañía u organización. Son objetivos a largo plazo y se establecen para crear una reputación e imagen pública de la organización.

• Objetivos operativos

Estos son objetivos temporales que generalmente se desarrollan únicamente durante un proyecto de negocio.

2. Hacer una lista de tareas pendientes

Antes de comenzar un proyecto, necesitas desarrollar una lista de tareas pendientes que incluya todas las tareas posibles necesarias para completarlo. Es la base de tu trabajo que te proporciona la dirección correcta para superar tu trabajo acumulado a tiempo.

Normalmente, las listas de tareas pendientes se desarrollan antes de comenzar un proyecto.  Las listas de tareas te ayudan a encontrar la forma de cómo priorizar los proyectos. Se pueden desarrollar dos tipos de listas de tareas:

• Lista de tareas del equipo

Esta lista se desarrolla al inicio de un proyecto y es acordada por todo el equipo.

• Lista de tareas personal

Cada miembro del equipo desarrolla su propia lista de tareas para alcanzar el objetivo.

Importancia de las listas de tareas pendientes:

Las listas de tareas son importantes de las siguientes maneras:

• Las listas de tareas te ayudan a lidiar con un montón de trabajo y a saber cómo priorizar proyectos.
• Las listas de tareas te ayudan a decidir como líder de equipo qué tarea vas a asignar a cada miembro con una fecha límite.
• Estas listas también te hacen independiente; no necesitas preguntar a otros qué hacer a continuación. Tienes tus propios planes para ser tu propio líder.

3. Categoriza tus metas (Grandes Rocas)

La categorización te sirve de guía sobre cómo priorizar proyectos. Al categorizar el trabajo, puedes poner lo primero en primer lugar. De un cúmulo de trabajo excesivo, tienes que separar tus "grandes rocas", que representan las metas más importantes que debes completar de manera efectiva sin perder un solo minuto.

Al organizar las tareas o eventos que vamos a realizar uno tras otro, puedes priorizar tus tareas en cuatro categorías principales:

• Trabajo importante y urgente

Estas tareas ocupan la primera prioridad de la lista. Son las más importantes y deben hacerse; pensar críticamente puede generar estrés al desarrollar la estrategia, pero debes ser proactivo encontrando formas de abordar los problemas que enfrentas durante la realización de estas tareas.

Puedes alcanzar estos objetivos fácilmente pensando de forma creativa y ampliando tus pensamientos con una mente tranquila.

• Trabajo importante pero no urgente

Este tipo de trabajo es importante pero no urgente. Por lo tanto, no necesitas seguir un cronograma estricto. Dedicar tiempo a este trabajo solo incluye tu visión, tu misión y te enfocas en las cosas que puedes controlar sin la limitación del tiempo.

• Trabajo no importante pero urgente

Esta categoría incluye trabajo urgente pero no importante, como reuniones urgentes con clientes solo para cubrir la brecha de comunicación o tener una discusión. Podríamos decir que esta categoría pertenece a la gestión de crisis.

• Trabajo no importante y no urgente

Esta categoría incluye las tareas y responsabilidades que no tienen un gran valor pero que debemos hacer para cumplir nuestras metas importantes, como la navegación web y el uso de redes sociales solo para verificar las tendencias o la forma en que otros las adoptan para sus proyectos.

Será bueno para nuestras habilidades de gestión de equipos. Podremos aprender cosas nuevas y mejorar nuestras habilidades. Obviamente, no debemos ignorar las pequeñas cosas relacionadas con nuestra responsabilidad laboral, ya que esta actitud nos ayudará a abordar incluso los desafíos más grandes e importantes en cualquier circunstancia.

4. Desarrollar un diagrama de Gantt

Gantt chart define bien cómo priorizar proyectos, ya que contiene la lista de tareas importantes que debes repetir muchas veces hasta completar un proyecto, como si fueras un ingeniero civil realizando un proyecto durante el cual tienes que visitar el sitio muchas veces en un mes de forma repetitiva.

Por lo tanto, al usar el diagrama de Gantt puedes programar tu fecha de visita y cuántas veces visitarás en una semana o un mes.

Un diagrama de Gantt es una barra horizontal que te muestra el cronograma y el estado. Es útil para analizar cuánto tiempo toma un proyecto y qué tipo de herramientas se requieren para su ejecución.

• Forma de crear un diagrama de Gantt

        Se puede crear usando hojas de cálculo de Google o Excel o construyéndolo mediante un “software colaborativo de gestión de proyectos”, pero depende de las necesidades de cada uno para elegir las mejores funciones.

• Manifestación en la gestión de proyectos

El diagrama de Gantt ayuda a abordar la planificación de proyectos. Para desarrollar proyectos exitosos se necesita tanto colaboración como comunicación, lo cual es posible con la ayuda de una comunicación optimizada que centralice su plan de proyecto.

• Cómo depurar sus proyectos

Invitar a todo su equipo al proyecto permite que cada persona filtre el diagrama por la tarea que tiene asignada, lo que les facilita priorizar su tiempo.

   Al compartirlo con sus clientes, se puede minimizar la necesidad de retroalimentación constante y le permite trabajar de forma continua sin problemas logísticos.

5. Aprenda a decir no a nuevos proyectos

Cuando está trabajando en un proyecto importante con una gran cantidad de trabajo y su cliente o jefe le asigna otro proyecto que no es posible realizar de manera eficiente, es mejor decir no al nuevo.

Es una cuestión de carrera; si entrega un trabajo incompleto o de baja calidad, esto puede empañar su carrera futura. Si no quiere decir no de forma muy clara, tómese tiempo para intercambiar ideas con las nuevas propuestas traídas por el cliente.

Después de escuchar al cliente sobre el nuevo proyecto, sea educado y utilice las palabras adecuadas para negarse a comenzar un nuevo trabajo debido a su rutina ocupada. Debe convencer al nuevo cliente de que su nuevo proyecto necesita un tiempo adecuado para avanzar y que usted no podrá hacerlo debido a su apretada agenda.

6. Cumplir con los plazos

Los plazos se establecen para recordarle que tiene que trabajar en un proyecto y cuándo. Los plazos son clave para hacerse cargo de uno mismo para completar el trabajo en un tiempo limitado con precisión.

Gestión de plazos:

Por lo general, las personas subestiman cuánto tiempo lleva completar un proyecto y aceptan sin tenerlo en cuenta. Puede gestionar los plazos de las siguientes maneras:

• En primer lugar, debe comprender para qué tipo de proyecto se le contrata y cuáles son los requisitos para completarlo.  Si su plazo es para una tarea complicada, hágaselo saber a la persona que le asignó la tarea.
• En segundo lugar, necesita obtener los recursos adecuados, como equipo, herramientas, capacitación, material y también tiempo suficiente.
• A pesar de que trabaje duro y complete su proyecto después de la fecha límite, no entre en pánico y haga todo lo posible por limitar el daño. En tal situación, es mejor comunicarse con el cliente, solicitar un nuevo plazo y corregirlo la próxima vez cumpliendo con este plazo.

Conclusión

Teniendo en cuenta todos los pasos anteriores, puede aprender cómo priorizar proyectos con seguridad. Para un gestor de proyectos, estos datos serán útiles a la hora de priorizar lo primero, organizar datos, cumplir plazos y programar las tareas importantes de forma repetitiva semanal y mensualmente.

Debe ser constante al seguir todos los pasos anteriores porque, si no está siempre atento, puede arruinar las cosas.