Cómo utilizar el bloqueo de tiempo para aumentar la productividad. Guía definitiva

Mientras trabajas, no tienes por qué descuidar otras tareas. Existe una forma mejor y más inteligente de completar tu trabajo a tiempo utilizando el time blocking. Pero, ¿qué es el time blocking? ¿Cómo puedes utilizar este sencillo método de gestión del tiempo para gestionar tus tareas mientras te concentras en otras cosas de tu rutina diaria?

Una visión detallada de ¿qué es el time blocking?

Este es un método de gestión del tiempo muy sencillo y único mediante el cual puedes, literalmente, programar las tareas de todo el día. Puedes crear bloques para cada tarea que tengas que realizar a lo largo de la jornada. Puedes añadir un bloque de tiempo para completar una tarea, tomarte un descanso y, después, empezar a trabajar en la siguiente tarea.

También puedes añadir el tiempo de descanso a tu gráfico de time blocking para no tomarte ni un minuto de menos ni de más de lo que habías decidido previamente. Ahora que ya sabes qué es el time blocking, ¿cómo utilizarlo para aumentar la productividad?

Importancia del time blocking:

El time blocking te ayudará a alcanzar tus objetivos de la rutina diaria, pero de una forma más cómoda y organizada. He aquí las ventajas de utilizar el time blocking para programar las tareas de tu vida diaria:

Sigue tu horario:

Cuando no tienes un horario adecuado para realizar tus tareas, te desorganizas y empiezas a cansarte del trabajo. De este modo, te distraes durante todo el día y empiezas a descuidar el trabajo más importante que tenías que completar a tiempo.

Cuando empiezas a programar tus tareas y creas bloques de tiempo para cada una de ellas, tanto si estás trabajando como si es el momento de tu descanso. Ponlo todo en un horario de time blocking y simplemente síguelo. De esta forma, nunca te sentirás frustrado ni te distraerás con nada.

Sé productivo:

Cuando empiezas a gestionar tu tiempo y tus tareas, empiezas a ser productivo. Si sigues tu horario, obtendrás tiempo libre que podrás aprovechar para hacer otra cosa. Empiezas a ser creativo sobre cómo puedes empezar a utilizar tu tiempo libre de una forma más productiva.

Dejas de perder el tiempo en cosas banales como simplemente estar sentado sin hacer nada o perder el tiempo en algo que no te beneficia. La gestión del tiempo te enseña a utilizar tu tiempo libre de una forma mejor.

Trabaja a tiempo:

Se te asignó una tarea pero no pudiste completarla a tiempo, ¿por qué? Fallaste al gestionar tu tiempo y simplemente la dejaste sin terminar. Pensaste que completarías esa tarea más tarde y nunca encontraste ese tiempo libre para terminar tu trabajo.

Con la ayuda del time blocking, cuando tengas un intervalo de tiempo para cada tarea individual, podrás gestionar tu horario y completar tu trabajo en ese intervalo específico. Al seguir el horario que hiciste según tu rutina diaria, las cosas nunca se desordenan.

Satisfacción:

Cuando tienes un horario adecuado para tu día, sabes cómo tienes que organizarte para realizar cada actividad a tiempo. Esta gestión del tiempo te aportará una sensación de satisfacción mental.

Las cosas no se desordenan y todo se completará a tiempo sin demora alguna. Esta satisfacción eliminará el estrés del trabajo de tu cabeza y serás capaz de gestionar tu labor adecuadamente.

Guía para utilizar el time blocking de forma profesional:

La gestión del tiempo es importante, pero no todo el mundo la sigue correctamente e intentas quitarte el trabajo de encima y dejarlo para mañana, pero sencillamente no puedes dejar las tareas importantes para el día siguiente. Puedes utilizar el time blocking pero, ¿cómo usarlo para aumentar la productividad?  Ahora entenderás mejor qué es esta técnica.

Aquí tienes una guía que te ayudará a empezar a utilizar la técnica de gestión de time blocking y cómo puedes usar tu tiempo de una forma más beneficiosa.

Intervalos para tareas:

Simplemente crea intervalos de tareas de acuerdo con el tiempo que te va a llevar completarlas. Porque cuando empiezas a programar tus tareas de esta manera, siempre las completarás en ese intervalo de tiempo.

Mientras estés trabajando, simplemente concéntrate en tu labor. Nunca permitas que nada externo te distraiga de terminar tu tarea. De este modo, no dejarás tu trabajo para mañana. Dejas de perder el tiempo en cosas banales.

Intervalos de descanso:

Bien, no vas a estar trabajando todo el tiempo. También vas a necesitar un descanso para refrescar la mente y recuperar tus niveles de energía. Pero recuerda poner siempre tus intervalos de descanso en tu horario de time blocking.

Si respetas ese intervalo de descanso, no perderás tiempo extra mientras descansas y, cuando termine el intervalo de descanso, volverás a tu trabajo.  

Mantén el rumbo:

Después de crear un horario para el día o la semana siguiente, es hora de seguirlo. Tienes que respetar los intervalos de tareas y los de descanso. Nunca te tomes tiempo de más, porque si lo haces, desbaratarás todo el horario.

Tienes que mantener el rumbo simplemente siguiendo tu horario. Al mantener el rumbo, todo se completará a tiempo. Pero nunca emplees más tiempo del que añadiste en tus intervalos de tareas y descansos.

Estimación del tiempo:

Si crees que puedes completar tu trabajo en media hora pero es una meta difícil, entonces es mejor añadir un poco de tiempo extra en tu estimación de tiempo para la tarea. Si crees que puedes completar tu trabajo en media hora, pon 45 minutos en ese intervalo de tarea.

Al tener una estimación del tiempo de tu tarea, incluso si te distraes con algo externo, aún podrás realizar tu trabajo ese día. La estimación del tiempo te dirá cuánto tardarás en completar una tarea y luego podrás empezar a trabajar en la siguiente. Pero nunca pierdas la noción del tiempo.

Tiempo de relajación:

Vas a incluir espacios de descanso en tu horario de bloqueo de tiempo, pero eso no significa que tengas que trabajar como un robot mientras estás ocupado trabajando en tu proyecto importante. Puedes añadir tiempo de relajación durante el trabajo.

No puedes trabajar durante horas en un solo proyecto sin tomarte ningún descanso. Podrías cansarte del trabajo y acabar dejándolo. Por eso, es mejor que añadas un poco de tiempo para relajarte mientras trabajas.

Habla sobre tu estrategia de gestión del tiempo:

Si te estás beneficiando de este truco de bloqueo de tiempo, ¿qué tal si empiezas a hablar de ello y a comentarlo con otras personas? Pues bien, puedes ayudar a aquellas personas a las que les resulta difícil completar su trabajo a tiempo.

A todo el mundo le resulta difícil elaborar un horario para sus tareas rutinarias diarias. Pero utilizando la técnica de bloqueo de tiempo serás más productivo. El tiempo libre que obtengas tras completar tu trabajo, podrás utilizarlo de una forma más creativa.

Esperamos que estos puntos te guíen sobre ¿qué es el bloqueo?

Variaciones del bloqueo de tiempo que debes conocer:

Existen tres variaciones de bloqueo de tiempo que puedes utilizar para programar tus tareas rutinarias diarias. A continuación se presentan las tres variaciones:

1. Crea un contenedor

Mantén un registro de cada tarea y luego empieza a hacer una lista de cada una de ellas como un contenedor de tareas. Después, intenta colocar tareas similares en el mismo espacio de tiempo. Por ejemplo, si tienes que ir a algún sitio, en lugar de realizar una sola tarea puedes hacer otras cosas que habías pospuesto anteriormente. Por lo tanto, crea un contenedor de tareas y añade tareas similares en un solo espacio para que no consuma mucho tiempo.

2. Días temáticos

Al programar toda tu semana, puedes asignar un tema a cada día y destacarlos. Puedes añadir colores a tu horario. Pon rojo en los días que tengas muy ocupados y verde cuando tengas tiempo libre. Esto te ayudará a decidir qué tarea quieres completar en un día específico.

3. Programar tareas

Por ejemplo, para los fines de semana, puedes hacer una lista de las tareas que solo realizarás durante el fin de semana como tareas individuales. De este modo, podrás distinguir tus tareas de los días laborables de las de los fines de semana y las recordarás mejor, ya que las vas a realizar de forma individual.

Conclusión:

¿Qué es el bloqueo? Bueno. Nunca descuides la importancia del tiempo porque una vez que se va no vuelve. Es mejor empezar a gestionar tu trabajo de una forma más eficaz. Nunca pierdas el tiempo ni dejes tu trabajo para mañana. Nos cansamos y frustramos de hacer una sola cosa y de distraernos con algo una y otra vez.

Sabes que el bloqueo de tiempo puede ayudarte a gestionar tus tareas rutinarias diarias de forma cómoda. Te enseñará a gestionar el tiempo para que no tengas que dejar nada de tu trabajo para mañana. Serás más productivo porque sabrás lo que tienes que hacer cuando estés libre.