La planificación PI es la herramienta adecuada para alcanzar los objetivos de una empresa de forma conjunta, sin importar si varios equipos están trabajando en ello. La planificación PI facilita el dirigirse a los equipos en una sola plataforma y generar resultados fructíferos. Garantiza que cada equipo de la empresa vaya en la dirección correcta y colabore.

¿Qué es la planificación PI?

La planificación PI es la planificación del incremento del programa (program increment planning), que suele funcionar mejor cuando los directores de proyecto trabajan en proyectos ágiles con más de un equipo. Es una parte fundamental del Agile Release Train que no permite que ninguna de sus partes pierda su hoja de ruta hacia su destino.

En los proyectos ágiles, los equipos funcionan como los vagones del tren. A través de la planificación PI, el agile release train trabaja en colaboración con la misma visión, siguiendo la misma hoja de ruta y buscando el mismo objetivo.

La planificación PI es adecuada para las empresas más grandes que tienen muchos equipos, como de 300 a 400 equipos a la vez.

·   En la planificación PI, los directores asignan algunas tareas a un equipo para que las desarrolle y luego las dividen entre otro equipo.

·   Esto significa que un equipo ayuda al otro, y así sucesivamente. Al trabajar en un marco tan amplio de agile release train, las empresas deben mirar hacia atrás para comprobar si los equipos están colaborando o no.

·   En cada punto, se comprueba y mantiene la colaboración. Si un equipo comete un error, el siguiente equipo puede cometer un error.

La razón es muy sencilla: la siguiente vez se añadirá una extensión al trabajo anterior cuya base ha sido realizada por el equipo A.

¿Cómo realizar la planificación PI?

La planificación PI no es tan sencilla como parece por su nombre. Es una herramienta mucho más complicada y requiere experiencia para manejarla. Para la planificación PI, es necesario trabajar en los pasos preparatorios y luego en la agenda del proyecto, y entonces se podrán alcanzar los objetivos que hay detrás de la planificación PI.

3 pasos importantes de la preparación de la PI

Debemos seguir estas tres fases o pasos preparatorios para preparar la planificación PI.

1. Preparación de la organización

Cuando empezamos a trabajar en cualquier proyecto, necesitamos tener una reunión de debate que incluya a las partes interesadas, los directores, el CEO y los miembros del equipo. Cada persona debe formar parte de la planificación PI. Cuando todos los responsables de la empresa y de los proyectos debaten el proyecto y lo finalizan, se puede proceder con él.

Por lo tanto, antes de empezar a trabajar en el proyecto, es necesario organizar la reunión preparatoria para la puesta en marcha. La reunión debe programarse y compartirse con todos los miembros del equipo que lideran el proyecto de la empresa.

2. Preparación del contenido

Debe avanzar hacia el contenido cuando sienta que ha realizado la reunión de organización preparatoria y que los objetivos han quedado claros para todos. La visión y la misión son los siguientes objetivos que debe decidir tras la preparación de la organización.

Cada miembro del equipo debe saber cuál es la visión de la empresa y la misión de su compañía. Por lo tanto, incúlquelo al menos tantas veces como sea necesario para que todo el mundo conozca, intencionada o no, la visión y la misión de la empresa. Es responsabilidad del CEO y de las partes interesadas de la empresa inculcar la visión a los miembros del equipo.

3. Preparación de las instalaciones

Al buscar la planificación PI, su preparación debe estar a la altura. Debe organizar una sala grande, ya que convocará a todos los equipos para la reunión. La sala debe ser el doble de una sala de conferencias, o se podría decir que debe ser un salón. Debe tener una pantalla grande para visualizar las presentaciones de su plan. Debe ser lo suficientemente amplia y despejada para que cada miembro del equipo pueda moverse con facilidad, conocer a otros miembros y hacer preguntas.

Agenda de la planificación PI

La planificación PI también incluye una agenda que debe ser clara y trazable. Tras los preparativos, debe explicar la agenda de la planificación PI a todos los equipos que se preparan para formar un Agile Release Train. Los siguientes son puntos importantes de la agenda para la planificación PI.

Definición del establecimiento de objetivos y la visión.

Se está moviendo de forma disruptiva mientras no tenga ninguna visión u objetivo. Cuando no sabe lo que quiere conseguir, ¿cómo puede elegir su camino y hacer las cosas? Todo lo que haga sin fijar un objetivo es inútil.

Por lo tanto, antes de empezar a trabajar en cualquier proyecto, debe buscar el establecimiento de objetivos. Si ha realizado anteriormente un proyecto ágil, puede destacar el objetivo de aprendizaje y los resultados de ese proyecto. De este modo, podrá recordar la visión de la empresa y definir también un objetivo para un próximo proyecto.

Definición del contexto empresarial

La visión y la misión de una empresa deben ser claras para que todo el mundo pueda entenderlas, y también deben ajustarse a las necesidades de los usuarios.

 Aquí, debe asegurarse de que coincidan las necesidades del usuario final y la visión de la empresa. Al hacerlo, podrá definir fácilmente el contexto empresarial de su compañía y pronto tocará el cielo.

Definición del proceso RTE

Para una empresa, los Release Train Engineers son su columna vertebral, ya que desarrollan diferentes programas, por lo que deben estar al tanto de todo. Deben conocer la visión, las metas y los objetivos de la empresa. El RTE trabaja en el programa de consecución de objetivos comprendiendo las necesidades y las dudas de los equipos para que puedan trabajar adecuadamente.

Sesiones grupales o de equipo (Team breakouts)

Las sesiones grupales son otro paso de la herramienta de planificación PI en el que cada equipo conoce su velocidad de entrega. Cada equipo puede estimar los retrasos (backlogs) del desarrollo del producto y puede decidir cómo alcanzar su objetivo predeterminado.

Evaluación de riesgos

Cuando trabajamos en un proyecto, además de alcanzar el objetivo, también nos enfrentamos a algunos retos, algunos de los cuales acaban convirtiéndose en riesgos futuros. Tenemos que identificar el riesgo futuro debatiendo los problemas potenciales. Al evaluar la tasa de riesgo, está idealizando la hoja de ruta y asegurándose de que es directa y de que conseguirá el objetivo de la empresa.

Realización de la votación de confianza

Dado que estás tratando con muchos equipos, debes contar con su confianza. Cada miembro del equipo debe aceptar tus sugerencias y estar dispuesto a acompañarte. Si pierdes uno o más votos, pierdes el equilibrio y necesitas buscar otras opciones, ya que es posible que tu plan no esté funcionando o que necesites realizar enmiendas en el trabajo en equipo.

Establecer una sesión de retroalimentación

Al final, cuando hayas definido los objetivos y la visión, tu equipo conocerá los objetivos de la empresa y las necesidades del proyecto. Revisarán el plan que compartiste. Pídeles que compartan sus comentarios sobre la planificación. Al final de la sesión, solicita a los asistentes que compartan sus puntos de vista al respecto. Puedes recopilar múltiples oportunidades de mejora y desarrollo de la planificación PI.

¿Por qué es importante la planificación PI para tu negocio?

¿Te preguntas por qué deberías considerar la planificación PI? Como se ha analizado anteriormente en este artículo, la planificación PI es mejor para las empresas más grandes en lugar de para principiantes o nuevos competidores comerciales, por lo que las empresas más grandes deben seguirla.

·  La planificación PI promueve el trabajo en equipo.

Dado que la planificación PI consiste en tratar con diferentes equipos y llevarlos a una sola plataforma, promueve el trabajo en equipo. Al seguir la herramienta de planificación PI, puedes involucrar a todos los equipos de tu empresa y permitirles colaborar al igual que los vagones de un tren y avanzar por la misma vía hacia un destino común.

·  Mejora la red social

Al buscar la planificación PI, convocas a todos los miembros del equipo, partes interesadas y gerentes; estás reuniendo a todos en un solo lugar. Se reúnen, hacen preguntas y comparten sus ideas mediante una discusión saludable.

·  Acelera la colaboración ART.

La planificación PI también acelera la colaboración ART al involucrar a cientos de personas en diferentes equipos.

·  Hace que la finalización de tareas sea más rápida.

Como todos los equipos colaboran, trabajan en diferentes tareas mediante una alineación adecuada, distribuyendo así el trabajo. Cuando el trabajo se distribuye, pueden alcanzar los hitos en poco tiempo.

·  Potencia la habilidad de toma de decisiones

Cuando trabajas en la planificación PI, obtendrás diferentes ideas de diversos miembros del equipo y partes interesadas. Esto promueve el poder de toma de decisiones al compartir diferentes ideas con el equipo.

Desventajas de la planificación PI

Junto con muchas ventajas e importancia para el mundo empresarial, la planificación PI también presenta algunas desventajas.

·   Parece aburrido debido a las largas sesiones

·   La alineación en el sinergismo del equipo puede perderse

·   Pueden surgir problemas de confianza

·   Pueden enfrentarse problemas técnicos

·   Parece que sigues jugando con herramientas antiguas

·   Sigue restricciones de tiempo cuando un equipo se queda estancado en un paso

Conclusión

La planificación PI es ideal para las empresas más grandes que trabajan en un proyecto de gran envergadura mediante la colaboración con diferentes equipos pertenecientes a distintos departamentos.