¿Qué es la PMO en la gestión de proyectos?
¿Qué es la Oficina de Gestión de Proyectos?
Empecemos por el principio. Si nunca ha oído hablar de ello, PMO es el acrónimo de oficina de gestión de proyectos (project management office). Y la oficina de gestión de proyectos es una parte específica de su organización encargada de decidir qué es realmente la gestión de proyectos. Esto puede sonar un poco extraño. Si lleva mucho tiempo trabajando en gestión de proyectos sin esta oficina, puede que se pregunte por qué es tan importante o cómo funciona realmente.
Para que quede un poco más claro, esta oficina es un departamento independiente dentro de su empresa. Al igual que tiene un departamento de contabilidad y otro de marketing, tendría un departamento de gestión de proyectos. Este grupo se encarga de que se entienda mejor qué significa exactamente la gestión de proyectos para su negocio. Analizan los estándares que rodean la gestión de proyectos en su empresa y se aseguran de que se cumplan siempre.
Básicamente, se encargan de garantizar que las tareas y los proyectos se lleven a cabo como es debido. Pueden ayudarle a entender mejor los proyectos cuando esté creando los planes para ellos o pueden establecer las reglas básicas sobre lo que debe hacer exactamente para cumplir las normas y reglamentos de la empresa.
¿Por qué necesita una Oficina de Gestión de Proyectos?
Ahora que ya sabe de qué trata esta oficina o departamento, puede que se pregunte por qué es tan importante que exista. ¿Por qué necesita un departamento para gestionar sus proyectos? Al fin y al cabo, ese es su trabajo como gestor de proyectos, ¿verdad? Usted se encarga de planificar las cosas y asegurarse de que todo se haga correctamente. Pero contar con un grupo independiente responsable de las normas y reglamentos generales puede ser una parte importante del proceso.
La oficina de gestión de proyectos puede ser algo más que el grupo regulador de sus proyectos. También pueden encargarse de ayudarle en cada paso del camino mientras ejecuta un proyecto. Así, pueden ayudarle a facilitar el proyecto en el que está trabajando. Incluso podrían encargarse de la ejecución de proyectos o de la gestión de carteras para todo su equipo. Pueden encargarse de supervisar los distintos proyectos que se están llevando a cabo en su empresa y de elaborar informes sobre el estado de cada uno.
Más aún, podrían ayudarle a recibir el apoyo necesario para ejecutar sus proyectos. Cuanto más quiera que se encarguen, más se les podrá permitir trabajar. En general, cuanto más amplíe sus responsabilidades y su control, menos tendrá que preocuparse por los proyectos y más centralizado estará el proceso. Además, se asegurará de que todos sus proyectos sigan el mismo sistema cada vez que los ejecute. Esto puede hacer que su equipo sea más eficiente en la ejecución de proyectos.
Así pues, para cuando la oficina de gestión de proyectos termina con un proyecto, le habrán ayudado a tomar las decisiones correctas y a obtener esas decisiones de las personas que deben tomarlas (ya sea usted o los mandos superiores). También se aseguran de que se completen las auditorías y de que todo el mundo rinda cuentas. A continuación, también se aseguran de que todos los que necesiten saber qué está pasando lo sepan y de que todos los aspectos importantes de cualquier proyecto sean totalmente transparentes. Esto ayuda a que todo el mundo sienta que se le escucha y se le comprende de la forma adecuada.
Ellos son quienes se aseguran de que haya un sistema establecido y de que todo el mundo sepa cuál es. De este modo, la próxima vez que tenga que llevar a cabo un proyecto ya sabrá cómo hacerlo. Ya lo han diseñado y planeado todo para facilitarle el trabajo. Este es también un lugar excelente para ejecutar su diagrama de Gantt. Crear una gráfica de plantilla le permitirá completar los detalles y empezar a asignar personas y fechas individuales a medida que avanza sin tener que empezar de cero cada vez.
A partir de ahí, se aseguran de que cualquier persona que necesite ayuda sea dirigida a ella de forma rápida y eficaz para que el proyecto no se resienta. Pueden encontrar formas de conseguir tutoría o formación para algunas personas del equipo (o para todo el equipo cuando están empezando). Y se aseguran de que el proyecto se complete correctamente, aplicando el nivel adecuado de control de calidad y asegurándose después de que todo esté documentado y organizado para que pueda recuperarse según sea necesario.
Configuración de una PMO
¿Estás listo para establecer tu propia oficina de gestión de proyectos pero no estás seguro de cómo hacerlo? Bueno, en realidad no es tan difícil como podrías pensar. Vas a necesitar algo de autoridad en tu oficina porque traerás a personas nuevas o reasignarás a algunas de las personas que ya están en tus equipos. Pero el proceso de prepararlos para comenzar a asumir estas funciones va a ser en realidad mucho más simple de lo que podrías pensar y va a facilitar mucho las cosas para todos los involucrados cuando hayas terminado.
Considera este proceso muy similar a la gestión de proyectos de la que ellos estarán a cargo cuando termines. Debes asegurarte de seguir todos los pasos necesarios para elegir a las personas adecuadas para este equipo y de que sepan de qué serán responsables en el momento en que finalmente estén a cargo. Después de todo, establecer una PMO que no pueda hacer nada o que no sepa cómo hacer nada definitivamente no te ayudará en nada.
En primer lugar, asegúrate de saber exactamente qué está sucediendo en tu empresa de lo que se encargaría la oficina de gestión de proyectos. ¿En qué tipos de proyectos estás trabajando actualmente? ¿Cómo van esos proyectos? ¿De qué es responsable cada uno? Si ya tienes Gantt charts software para estos proyectos, estarás un paso por delante y estarás más que listo para transferir esa información a una sola entidad o grupo para que se haga cargo.
A continuación, deberás observar quién será el responsable de la oficina de gestión de proyectos y de quién es responsable la oficina de gestión de proyectos. Establece las reglas básicas que deben seguir e incluso de qué es responsable la organización. Debes asegurarte de que todos en este equipo sepan exactamente cuál es su trabajo. Necesitan saber si solo están aplicando las normas y regulaciones actuales o si tienen el poder de crear las suyas propias (como ejemplo).
Tal vez sean responsables de ayudar con la capacitación o de ayudar a gestionar el proyecto completo de principio a fin. O tal vez solo quieras que se aseguren de que se sigan las políticas. Tú y tu organización deben establecer las reglas para este equipo antes de comenzar a integrar personas en él. Si no saben lo que se supone que deben hacer, solo les causará problemas a ellos y a todos los demás en tu empresa que no entiendan para qué están allí.
Finalmente, ponlo en marcha. Necesitas incorporar personas para este grupo o equipo. Debes asegurarte de haberlos capacitado adecuadamente para que puedan ejecutar todas sus tareas y sepan qué implica. Necesitan saber todo lo posible sobre su trabajo antes de que los demás sepan que realmente están allí. Si necesitan comenzar a responder preguntas o ayudar a otros antes de saber cómo hacerlo, solo les causará problemas, y eso definitivamente no es lo que quieres.
Una vez que todos en el equipo sepan lo que están haciendo y cómo deben hacerlo, será el momento de presentarlos al resto del equipo. Comienza a explicarles a todos los demás en la organización quiénes son estas personas y qué es este nuevo departamento. Quieres que todos sepan qué van a hacer y por qué son una nueva parte importante del equipo. Cuanto más fluida sea la transición hacia el uso de un equipo de gestión de proyectos en todo su potencial, mejor será para todos. Por eso necesitas presentar lo que está cambiando y lo que no.
Asegúrate de que todos en tu organización se sientan cómodos con la nueva forma en que se están haciendo las cosas. Quieres que todos entiendan las reglas, las regulaciones, el proceso y cualquier otra cosa relacionada con la gestión de proyectos. Si tu equipo de gestión de proyectos solo va a asumir unos pocos roles para empezar, entonces descríbelo. Además, asegúrate de explicar cualquier cosa que aún vaya a cambiar. Si el nuevo departamento comienza con un rol limitado pero irá adquiriendo roles adicionales con el tiempo, asegúrate de expresarlo a todos en la organización. Y asegúrate de mantenerlos informados a lo largo del camino.
Aprovechar al máximo las PMO
Cuando se trata de implementar realmente el proceso y poner a trabajar a tu PMO, empezarás a notar sin duda diferencias y mejoras en tu empresa. Centralizar este proceso puede facilitar que todo el mundo sepa lo que está ocurriendo en cualquier momento dado. No solo eso, sino que puede asegurar que todos tus proyectos se lleven a cabo exactamente de la misma manera cada vez. Todo lo que vas a necesitar ahora es un sistema de software que te ayude a realizar el seguimiento de todos esos proyectos de los que tus PMO son responsables.
Los creadores de diagramas de Gantt son una excelente manera de que tú y tu PMO realicen el seguimiento de todo lo que necesitan hacer. Con este tipo de diagrama, pueden crear una hoja separada para cada uno de los proyectos que están monitoreando y pueden crear tareas individuales dentro de cada uno de esos proyectos. Esto les permite realizar el seguimiento de cada pieza del rompecabezas que debe completarse, así como quién es responsable de ella, cuándo debe hacerse y qué más podría depender de que se termine. Con estos diagramas, todos pueden realizar el seguimiento de lo que ocurre en los proyectos individuales de forma mucho más fácil.
Configurar estos diagramas es pan comido, tanto si eres el gestor de proyectos de un solo proyecto como si vas a estar al frente de la PMO y necesitas gestionar varios. Cada uno de estos diagramas facilitará el seguimiento de todo lo que sucede a tu alrededor, que es, después de todo, el objetivo principal de la PMO. Entonces, ¿qué vas a hacer? ¿Vas a poner en marcha una PMO en tu empresa? ¿Y empezar a elaborar los diagramas de Gantt que necesitas para mantener las cosas en marcha, o vas a seguir haciendo las cosas de la misma manera de siempre? Si estás pensando en implementar una PMO en tu organización, o si lo has pensado alguna vez, pueden marcar una gran diferencia. Si nunca te habías planteado una PMO o no sabías exactamente qué hacen, esperamos que ahora lo entiendas mejor y estés listo para iniciar el proceso de implantar una en tu lugar de trabajo. No hay ninguna razón por la que no puedas crear un nuevo departamento, especialmente uno que vaya a hacer las cosas mucho más fáciles y eficientes en tu organización.
