Program Manager vs. Project Manager. ¿Cuál es la diferencia?

¿Qué es un Gerente de Programa

¿Cuenta actualmente con un gerente de programa en su empresa? Tal vez esté pensando, por supuesto que sí, pero en mi empresa los llamamos gerentes de proyecto. Los dos son muy diferentes y es importante entender cómo puede utilizar cada uno dentro de su negocio. Un gerente de proyecto se encarga de necesidades o proyectos específicos a corto plazo. Un gerente de programa, sin embargo, es responsable de hacerse cargo de un programa, que generalmente es una agrupación de diferentes proyectos que trabajan juntos para crear un todo más grande. Eso significa que, si solo utiliza gerentes de proyecto, se está perdiendo una pieza vital de su equipo.

Entendiendo los Proyectos:

Entonces, ¿qué es exactamente un proyecto? Un proyecto es una tarea pequeña que debe ejecutarse, generalmente como un evento único. Por ejemplo, si estuviera construyendo una casa, un proyecto sería la instalación eléctrica. Tiene límites de costos, recursos, tiempo y presupuesto. Por lo general, hay una fecha límite para su finalización y existen objetivos generales que deben alcanzarse para tener éxito. Pero este tipo de tarea tiene un alcance menor. Por lo tanto, al igual que la electricidad, es solo una pieza del rompecabezas para construir la casa.

La idea aquí es centrarse en el corto plazo y específicamente en los entregables. Las tareas que se están completando suelen ser muy técnicas y bastante específicas. En general, el éxito o el fracaso de un proyecto se mide en función de la calidad del producto, así como de si se completó a tiempo, si se ajustó al presupuesto y si cumplió con las reglas, además de qué tan bien satisfizo los requisitos o expectativas del cliente. Estos proyectos son solo pequeñas piezas de un rompecabezas más grande que debe completarse, en lugar de ser un rompecabezas completo por sí mismos.

¿Qué es un Gerente de Proyecto?

Ahora bien, un gerente de proyecto, por otro lado, es responsable de encargarse de los proyectos individuales dentro del programa general. Tienen un área más pequeña de la que son responsables, pero dentro de esa área, son quienes supervisan a todo el equipo y se aseguran de que todo suceda correctamente. También son quienes informarán al gerente de programa. Dentro del proyecto, son aquellos a quienes el equipo informará o a quienes harán preguntas. Son más bien las personas tácticas dentro del proceso porque necesitan que todo funcione sin problemas.

Algunas de las tareas de un gerente de proyecto podrían incluir:

Cumplir con los plazos de entrega
Mantenerse dentro del presupuesto preestablecido
Delegar tareas a los miembros del equipo
Completar las tareas de entregables
Coordinar tiempo y recursos
Informar al gerente de programa
Organizar al equipo en general
Estimación de costos y presupuestación de proyectos
Trabajar con los clientes para asegurar el alcance del proyecto
Monitorear el progreso del equipo
Responder a las preguntas e inquietudes de los miembros del equipo
Desarrollar tareas y cronogramas
Gestionar el riesgo general del proyecto
Gestionar y actualizar informes y documentación
Clarificar el alcance y el plan del proyecto
Desarrollar políticas y procedimientos para lograr los objetivos generales

Los gerentes de proyecto deben ser excelentes comunicándose con los demás y deben ser líderes fuertes. No solo eso, sino que deben ser adaptables, analíticos, decisivos, estratégicos y estar dispuestos a asumir responsabilidades. Estas personas deben estar dispuestas a correr riesgos y ser capaces de realizar múltiples tareas y de comunicarse tanto de manera escrita como oral. Deben saber cómo delegar tareas y, si bien necesitan conocimientos prácticos en su campo, principalmente asignan tareas a otros, en lugar de ejecutar la mayoría de esas tareas por sí mismos. Como resultado, estas personas deben ser capaces de reconocer el talento y utilizarlo bien.

Un gerente de proyecto eficaz es un pensador crítico, capaz de prestar mucha atención a los detalles y gestionar el tiempo de manera efectiva. Deben ser capaces de negociar, tomar excelentes decisiones incluso bajo presión y estar motivados. La mayoría de los gerentes de proyecto tienen una licenciatura en administración de empresas; sin embargo, existen otras formas de ingresar al campo. También hay certificaciones disponibles para demostrar aún más las habilidades que posee un individuo, aunque estas tampoco son obligatorias en todas las situaciones. Si está interesado, PMP es una de las formas más populares de certificación que puede obtener.

En general, los gerentes de proyecto ganan entre $50,000 y $100,000 al año como salario. Las tarifas varían según el lugar donde viva la persona (aquellos que trabajan en ciudades más grandes tienden a ganar más que aquellos que viven en áreas más pequeñas) y también según el campo específico en el que trabajen. Los gerentes de proyecto en TI tienden a ganar más que aquellos que trabajan en cualquier otro campo. Además, aquellos que se consideran gerentes de proyecto especializados (como TI frente a un gerente de proyecto general) tienden a ganar tarifas más altas. El promedio para este puesto dentro de los Estados Unidos es de aproximadamente $75,000.

Entendiendo los Programas

Por otro lado están los programas. Si volvemos a la idea de construir una casa, el programa sería la totalidad del emprendimiento. Sería construir la casa. Cada aspecto de la casa que necesita ser completado serían más proyectos. Esto significa que el programa es una serie de proyectos agrupados para lograr un objetivo: una casa terminada. Con un programa vas a tener beneficios y crecimiento con el resultado; en lugar de solo una pequeña pieza del rompecabezas, vas a tener un rompecabezas completo.

La idea aquí es centrarse en el largo plazo y, más específicamente, en los beneficios que se lograrán cuando todo esté terminado. Las tareas que se ejecutan son bastante estratégicas y generalmente serán relativamente globales. El objetivo es el resultado, y el éxito o el fracaso se medirán en función de si se han alcanzado las necesidades y los beneficios que se pretenden lograr. Todos los proyectos más pequeños se unirán para crear este programa completo y, sin que todos los proyectos se completen adecuadamente, el programa no será un éxito.

¿Qué es un Gerente de Programa?

Sigamos profundizando un poco más en lo que significa ser un gerente de programa. Un gerente de programa es responsable de comprender el programa completo en el que está trabajando la empresa y cómo va a impactar en el negocio en general. Son responsables de reconocer y evaluar todos los proyectos que deben llevarse a cabo para que se complete ese programa global. Como resultado, son aquellos a quienes los gerentes de proyecto deben acudir para pedir ayuda o para informar. A partir de ahí, pueden asegurarse de que cada proyecto se esté llevando a cabo correctamente.

Algunas de las tareas de un gerente de programa podrían incluir:

Reclutar equipos
Implementar estrategias
Medir el ROI
Supervisar la colaboración entre los equipos de proyecto
Definir métricas de éxito
Evaluar métricas de éxito
Coordinar y rastrear el progreso de los proyectos
Analizar políticas, metas y objetivos del programa
Servir de enlace entre los diferentes líderes de proyecto
Evaluar el éxito general del programa y del proyecto
Desarrollar estrategias para el avance continuo del programa
Definir métricas de éxito

Los gerentes de programa deben ser líderes sólidos porque estarán a cargo de los gerentes de proyecto y, por extensión, de los equipos de los que esos gerentes de proyecto son responsables. Deben ser excelentes negociadores y capaces de tener un pensamiento crítico, así como una comunicación sólida. Los gerentes de programa serán responsables de comunicarse tanto verbalmente como por escrito y deben ser capaces de interactuar con personas de todos los niveles de la organización. Asimismo, deben ser capaces de entrenar a todos los miembros de su equipo de todos los niveles de la organización, proporcionando refuerzo positivo en cada paso del camino.

En la mayoría de los casos se requerirá sentido del humor para poder superar todo el trabajo duro y la coordinación que conlleva ejecutar un programa de manera efectiva. El gerente de programa también es responsable de una gran cantidad de planificación y delegación, lo que significa que debe ser capaz de realizar cada una de estas tareas de manera justa y equitativa. En la mayoría de los casos, estas personas tendrán un título en administración de empresas o pueden tener certificaciones y capacitación avanzada que los prepare para este tipo de rol de liderazgo.

Los gerentes de programa suelen ganar salarios de entre $80,000 y $125,000 al año. Este salario es más alto en las ciudades más grandes y más bajo en los mercados más pequeños, donde los gerentes de programa pueden estar trabajando para empresas más pequeñas. También varía en función de la descripción y el título real del proyecto. Por ejemplo, un gerente de programa general gana cerca del extremo inferior de este rango, mientras que los gerentes de programa de TI o técnicos ganan el extremo superior de este rango salarial. En general, el promedio para los gerentes de programa dentro de los Estados Unidos es de aproximadamente $87,000 al año.

Cómo se parecen

Ahora bien, a pesar de todas las formas en que trabajan en diferentes áreas, los gerentes de proyecto y los gerentes de programa son muy similares en general. En general, un gerente de programa realiza las tareas que realiza un gerente de proyecto, pero a mayor escala. Se aseguran de que los gerentes de proyecto realicen sus tareas de la misma manera que un gerente de proyecto se asegura de que los miembros del equipo realicen sus tareas. Es un proceso que permite que todos sepan lo que están haciendo y que se aseguren de tener el apoyo adecuado para sus proyectos en todo momento.

Las habilidades que requieren estos dos roles también son muy similares. Ambos gerentes deben ser líderes sólidos y capaces de comunicarse con personas de diferentes niveles dentro de la organización. Ambos deben ser capaces de elaborar planes y delegar tareas, y ambos deben ser capaces de pensar de forma crítica y llevar a cabo negociaciones. En muchos sentidos, estos individuos van a ser bastante similares; la principal diferencia es simplemente el alcance de las tareas que ejecutan, no tanto las tareas en sí mismas. Ambos requerirán una buena cantidad de capacitación y experiencia para poder ejecutarse correctamente también.

Las herramientas que necesitan

En resumidas cuentas, tanto los gestores de proyectos como los gestores de programas van a necesitar algunas herramientas importantes. Dado que son responsables de tantas tareas diferentes y de gestionar a tantas personas distintas, necesitan mejores formas de llevar un seguimiento que simplemente recordarlo todo. Necesitan formas de supervisar el progreso de los diferentes aspectos del proyecto o programa y deben poder observar a los empleados sin tener que hablar físicamente con ellos todos los días. Las herramientas adecuadas facilitan que esto ocurra de forma eficaz y eficiente.

Instagantt es una forma excelente de llevar un seguimiento of everything that both of these leaders need to know. Permite la creación de equipos y de diferentes tareas que luego pueden asignarse a cada individuo. A cada tarea se le pueden asignar subtareas, diferentes plazos e información. A partir de ahí, todo el mundo sabe en qué se supone que debe trabajar y cómo interactúan sus tareas entre sí. También pueden informar de cuánto progreso han realizado para que los gestores de proyectos y de programas puedan supervisar estas etapas a lo largo del camino. Todo esto facilita el trabajo de todos los implicados.

Seguimiento de las tareas: En primer lugar, los gestores necesitan una forma de llevar el seguimiento de todas las tareas necesarias para un proyecto y para el programa en general. Con este sistema, puedes crear tantas tareas como necesites dentro de las fases individuales. Esto te permite agrupar tareas y asegurarte de que en cada fase se sepa lo que se supone que hay que hacer y con quién hay que trabajar para completar la fase específica. Saben quiénes son sus 'compañeros de equipo'.
Asignación de tareas – Dentro de cada tarea, también podrás establecer las personas responsables de ejecutarla.

Podría haber una persona a cargo de una tarea específica o varias personas que necesiten trabajar juntas dentro de esa tarea. Todos los que tengan acceso al sistema podrán ver quién está asignado a qué tareas y, por tanto, a quién deben dirigirse si tienen algún problema o necesitan alguna aclaración. Esto facilita la colaboración y también garantiza que nadie se quede desamparado o intentando averiguar cómo completar una tarea. Siempre saben a quién pueden acudir.

Asignación de fechas: Puedes establecer la fecha de inicio y la fecha de vencimiento de cada tarea y también de las fases generales. Esto garantiza que cada persona sepa cuándo debe empezar su tarea, cuándo debe terminar su tarea específica y también cuándo debe completarse la fase general. Tener este tipo de plazos publicados y fácilmente visibles para todos los miembros del equipo hace que sea mucho más fácil que todos se responsabilicen a sí mismos y a los demás. También podrán motivarse unos a otros porque saben lo que debe hacer cada miembro del equipo.

Crear dependencias: A veces, algunas tareas deben completarse para que la siguiente tarea pueda finalizarse. Cuando esto sucede, se crean dependencias y esto es posible a través de este sistema. Las dependencias pueden configurarse de muchas maneras diferentes y, cuando se realizan cambios en una pieza del rompecabezas, todos los elementos dependientes se ajustarán automáticamente para que todo funcione en conjunto. Esto facilita que cualquier gestor de proyectos o de programas realice cambios dentro del sistema, ya que no es necesario revisar cada tarea para realizar todos los ajustes. Solo se necesita un ajuste.

Revisión de usuarios: Es fácil observar todas las tareas de las que es responsable un miembro específico del equipo y ver dónde encajan estas tareas en el espectro de tareas requeridas. Asimismo, es posible ver qué tareas ha completado esa persona y en qué tareas todavía necesita trabajar. Hay diferentes formas de visualizar estos gráficos para que resulten más convenientes para el gestor, y también existen diferentes funciones que se pueden buscar, como fechas, tipos de proyectos y más. También es súper sencillo asignar tareas a diferentes personas a través de este proceso.

Personalización: Todo es personalizable. Así, cada tarea puede configurarse con colores personalizados para que sean más fáciles de ver. Se pueden añadir subtareas a las tareas generales para asegurar que no se omita ningún paso, y se pueden agregar hitos para establecer eventos especiales. También es posible establecer el progreso de cada tarea para que los miembros del equipo puedan mantener a todos informados sobre cuánto han avanzado y qué les falta por lograr en sus tareas. Esto hace que sea mucho más fácil para todos mantenerse informados y saber qué es lo que todavía deben hacer.Miembro del equipo

Colaboración: Todos los integrantes del equipo deben poder colaborar de manera rápida y eficiente. Deben poder ver las diferentes tareas que deben ejecutarse dentro de la fase que se les ha asignado y contactar con las demás personas de esa fase. De este modo, pueden pedir ayuda, obtener aclaraciones y más. También tendrán la capacidad de revisar el trabajo de los demás, lo que podría darles las respuestas que necesitan sin tener que contactarse entre sí. Esto puede ser más eficiente y permitir una mejor gestión de proyectos y programas.

Creación de plantillas: En muchos programas, habrá proyectos específicos que deben ejecutarse continuamente. Lo que esto significa es que, por lo general, hay proyectos específicos que deben ocurrir en cualquier programa (o al menos en la gran mayoría de los programas) que completes. Crear una plantilla te permite tener un proyecto ya configurado que se puede añadir a un programa cada vez que creas uno. Esto ahorra tiempo al no tener que recrear ese proyecto y reasignar las tareas. Si las mismas personas están a cargo de las mismas cosas cada vez, facilita el uso de una plantilla para que esos proyectos estén listos más rápido.

Conclusión

En general, vas a necesitar muchas funciones diferentes para ser un gestor de proyectos o un gestor de programas eficaz. Tú eres el responsable de lo que logran todos en el equipo y, asimismo, eres responsable de realizar el seguimiento del proceso y de asegurarte de que el cliente esté satisfecho con el resultado. No importa qué tipo de proyecto o programa general estés ejecutando, el objetivo es reunir a todos como una unidad y un equipo único para alcanzar la meta. Con el software de gestión de proyectos y las estrategias de construcción de diagramas de gantt correctas, eso es posible.

Si buscas iniciar una carrera como gestor de programas o gestor de proyectos, lo mejor que puedes hacer es trabajar en las habilidades que hemos mencionado y empezar a mejorar dentro de tu equipo. Convertirse en un líder, incluso sin el título, puede ser una excelente manera de empezar y puede demostrar a quienes ocupan puestos de mayor nivel que estás listo para asumir el mando. A partir de ahí, asegúrate de ejecutar cada una de tus tareas lo mejor posible y de fomentar el uso de herramientas eficaces y gestores de tareas para realizar un seguimiento de todo lo que debe hacerse. Sin duda puedes convertirte en un mejor gestor de programas o proyectos con las herramientas adecuadas para respaldar tu proceso.