Todo lo que necesitas saber sobre qué es un entregable de proyecto
¿Sabes qué es un entregable de proyecto? Bueno, lo explicaremos en este artículo para aquellos que no están familiarizados con la terminología.
Para empezar, todos los procesos de un proyecto terminan en resultados que se denominan entregables. Podrían ser exactamente iguales a los objetivos de todo el proyecto. También podrían tratarse de informes que suelen formar parte de proyectos más grandes.
Otra forma de explicarlo es que cada tipo de proyecto tiene algún tipo de entrada o salida. Esto depende de lo que se esté utilizando en el proyecto, como los datos, los recursos u otras cosas similares. Como resultado de todo esto, lo que sale del proyecto son los entregables del proyecto.
Podemos decir que los entregables de un proyecto son productos o servicios. También puede ser un documento sencillo, pero esa es la recopilación del cierre del proyecto. Esto demuestra que todo en el proceso está aprobado y que el proyecto está ahora completo en todos los aspectos.
¿Son lo mismo los entregables del proyecto y los entregables del producto?
Pues bien, existe una clara distinción entre estos dos términos. Si hablamos de los entregables del proyecto, son los resultados originales derivados de la planificación y los informes del proyecto, incluidas las actas de las reuniones. Sin embargo, cuando explicamos los entregables del producto, podrían ser únicamente productos como hardware, software, contratos, aplicaciones y resultados de pruebas.
Todas las partes interesadas y los clientes del proyecto esperan recibir los entregables en forma de producto o servicio. Sin embargo, hay muchas otras cosas que se incluyen en ellos, como el papeleo, etc. Documentos como estos son la fuente para que los clientes se aseguren de que el proyecto progresa y se completará en el tiempo acordado.
Estos documentos incluyen lo siguiente:
- Contratos firmados.
- Informes sobre los gastos.
- Estimaciones del plan del proyecto.
- Informe de progreso del proyecto.
Según las especificaciones del proyecto y las necesidades especiales de las partes interesadas, los entregables del proyecto son diferentes. En la mayoría de los casos, los clientes y las partes interesadas del proyecto solicitan los entregables que incluyen el cierre del proyecto y el informe de rendimiento que se espera durante el proceso del mismo.
¿Cómo explicar los entregables del proyecto ante clientes y partes interesadas?
Los informes elaborados por los gestores de proyectos son las fuentes que se utilizan como entregables y luego se presentan ante las partes interesadas y los clientes. Las distintas partes interesadas requieren cosas diferentes, piden flexibilidad y necesitan personalización. Todo ello da como resultado unos informes eficaces, que son el núcleo de los entregables. Así pues, si uno sabe qué es un entregable de proyecto, este proceso resulta bastante sencillo de seguir.
Existen muchísimas herramientas de gestión de proyectos que pueden ayudar a los clientes. Con informes a un solo clic, estas herramientas recopilan los datos del proyecto, clasifican las variaciones en los mismos, y también se tienen en cuenta el tiempo, el coste y otros aspectos. A los gestores les gusta utilizar el formato PDF de estos documentos y compartirlos con la parte interesada. La parte interesada también puede dar otras especificaciones y preferencias que puedes tener en cuenta al hacerlo.
Aparte de esto, es mejor que el informe se pueda filtrar y muestre solo los datos que los clientes quieren ver en el informe, etc. Además, no olvides que también existen programas basados en la nube que ofrecen documentación que representa datos en tiempo real.
Para aquellos clientes que quieran ver la versión en vivo, puedes compartir el panel de control en tiempo real con ellos para que obtengan la información como deseen. Puedes configurar las herramientas según tu cliente y mantenerlas en secreto ante los competidores. Es posible utilizar varios tipos de herramientas de prueba gratuita que pueden ayudarte a practicar mucho.
¿Cómo crear buenos entregables de proyecto?
Hasta ahora, hemos aprendido qué es un entregable de proyecto. Ahora aprenderemos cómo, mediante el uso de algún tipo de informe, puedes crear los entregables del proyecto para tu cliente o parte interesada. Estos son el informe de variaciones, el informe de estado y, en algunos casos, el informe de horas de trabajo.
Mediante el uso de los informes de estado del proyecto, se puede compilar de forma excelente lo siguiente:
1. Explica a la parte interesada cómo va el trabajo
2. Ilustra qué miembros del proyecto están asumiendo la mayor carga del mismo y cómo pueden hacerse ajustes para corregirlo.
3. Describe todo lo que puede mejorarse, y ser capaz de eliminarlo a medida que el proyecto avanza o se acerca al cierre.
Status Report
Los informes de estado suelen ser personalizables, es decir, pueden hacerse según las necesidades del cliente. Pueden elegir todo tipo de conjuntos de datos y diferentes tipos de columnas. Estos se utilizarán para obtener la información que los clientes buscan en el proyecto en un momento determinado.
También puedes tomar el ejemplo del estado del proyecto que se elabora utilizando variables, como el desglose del trabajo. En ellos hay un inicio previsto y también una finalización fija. Aparte de esto, figuran las horas previstas, se indica el porcentaje de finalización del proyecto, se mencionan las asignaciones de tareas de todos los miembros, y también forman parte las fechas de inicio junto con las horas reales.
Variance Report
El informe de variaciones también es bastante bueno si quieres utilizarlo. Puedes personalizarlo añadiendo algún tipo de tareas de resumen, el porcentaje de finalización previsto, y podría haber una explicación del progreso real del proyecto. Esto también puede compararse con el progreso previsto.
Como resultado de este informe, puede mostrar a su cliente cuáles fueron las fechas de inicio previstas y cuáles son las fechas de finalización. Junto con esto, también se mencionan las horas previstas y las horas reales dedicadas al proyecto. La diferencia será muy clara para el cliente. Además de esto, la duración prevista de los proyectos frente al tiempo que se ha tardado en finalizar se incluye en el informe de resultados.
Informe de hojas de horas
La hoja de horas se elabora para explicar cuántas horas dedicaron los miembros a completar el proyecto y cómo fue durante todo el proceso. Además de esto, también incluye información sobre:
- La importancia de las asignaciones de tareas y el equipo que las realizaba.
- Las tarifas de cada individuo por hora.
- Los recursos incluyen el tiempo y el costo del proyecto.
El informe de la hoja de horas también permite mencionar a la persona que entrega el trabajo en qué hora, cuánto tiempo se dedicó y cuánto tiempo le tomó, la fecha exacta de entrega y el número de horas que le quedan para trabajar en él.
También existen posibilidades de gestionar el trabajo en el que debe estar trabajando una persona. Incluso aquellos que gestionan múltiples proyectos también podrían tenerse en cuenta con este informe de hoja de cronograma. Al utilizar todas las hojas proporcionadas en las secciones anteriores, es muy posible gestionar el proyecto de la mejor manera posible. El equipo cumplirá con los plazos, el proyecto se mantendrá dentro del presupuesto y también estará dentro del alcance de lo que usted desea o de lo que el cliente quiere para el proyecto.
Entregables del proyecto a presentar antes del cierre del proyecto
Muchas personas piensan que los entregables del proyecto se pueden realizar justo en el momento del cierre del proyecto. Sin embargo, quienes patrocinan el proyecto podrían necesitar los entregables también al inicio del mismo. Además, muchos los desean durante el tiempo de ejecución y progreso. Por lo tanto, es información que la empresa debe mantener desde el principio.
Al analizar en detalle qué es un entregable de proyecto, echemos también un vistazo a los entregables finales y a los entregables de la fase inicial para que quienes no los conocen puedan entender el concepto.
- Entregables finales
Todo el alcance del trabajo en un proyecto se detalla en los entregables finales. Sin embargo, estos se elaboran en función del trabajo inicial en el proyecto, cómo se enmarcó, el trabajo inicial realizado por el equipo, así como las instantáneas de la actividad del proyecto dentro de ese periodo de tiempo.
- Entregables de la fase de iniciación
El acta de constitución del proyecto y el caso de negocio son parte de los entregables de la fase de iniciación. Esto ayudará a conocer el resultado del proyecto.
Conclusión
De la discusión anterior, llegamos a saber que un entregable de proyecto es una forma de documento de gestión para un proyecto. La empresa lo conserva para realizar un seguimiento del progreso del trabajo del proyecto y el cliente o parte interesada lo requiere también con un propósito similar. Explica todo sobre las entradas y salidas durante el proyecto en un momento dado. Estamos seguros de que la información anterior le será de gran ayuda para comprender qué es un entregable de proyecto. Ahora podrá concentrarse en aprender a elaborar uno adecuado para sus proyectos en el futuro.