¿Qué es la gestión de adquisiciones del proyecto y la planificación del éxito?
Durante un proyecto, desarrollamos un equipo que realiza diferentes tareas de acuerdo con su conjunto de habilidades. En un proyecto, un gerente de proyectos trata con todo tipo de personas, empleados, proveedores o partes interesadas y necesita desarrollar buenas relaciones con todos ellos. Para completar un proyecto, necesitamos material que debemos comprar a una empresa o a un proveedor.
Este tercero será el socio en ese proyecto en particular. Cuando estás aprendiendo sobre qué es la gestión de adquisiciones del proyecto, necesitas tener una idea de lo que estás hablando.
Al pensar o hablar sobre qué es la gestión de adquisiciones del proyecto, se trata de tratar con el tercero de manera que se convierta en parte de tu proyecto. No se trata solo de tener un socio de proyecto, sino de elegir al socio después de licitar en diferentes ofertas y encontrar la mejor opción.
¿Qué es la gestión de adquisiciones del proyecto?
¿Qué es la gestión de adquisiciones del proyecto y por qué necesitamos aprender sobre ella para llevar a cabo un proyecto exitoso? La gestión de adquisiciones del proyecto consiste en desarrollar y mantener relaciones con terceros, como contratistas, proveedores y vendedores.
Los gerentes de proyecto son responsables de encontrar un proveedor bueno y competente. Al igual que al contratar empleados, los gerentes de proyecto se comunican adecuadamente con los proveedores para comprar las cosas necesarias para el proyecto.
Mediante la licitación, encuentran una buena combinación para el proyecto, ya sea para comprar servicios o productos. Son responsables de elegir a los mejores socios y firmar contratos con ellos para todo el proyecto. Por lo tanto, se convierten en parte del proyecto al igual que el equipo, y un gerente de proyecto es responsable de desarrollar buenas relaciones y mantenerlas hasta que el proyecto termine.
Todas las responsabilidades recaen sobre los hombros de un gerente de proyecto, quien no solo conseguirá un buen socio escribiendo una carta de propuesta para presentar su oferta. Los contratistas licitarán y, por mutuo acuerdo, firmarán un contrato en el que ambas partes acordarán algunos puntos adoptando una mentalidad de ganar-ganar.
¿Cómo proceder con la gestión de adquisiciones del proyecto?
Ahora que ya sabes bien qué es la adquisición de proyectos y estás esperando ansiosamente los pasos necesarios a realizar durante el proceso. Aquí tienes la guía paso a paso adecuada para entender cómo se llevará a cabo la gestión de adquisiciones del proyecto. Incluye cuatro procesos principales.
Planificación adecuada para empezar
La planificación es la clave del éxito, sin importar el nivel del proyecto que estés iniciando. Cada pequeño proyecto necesita una planificación adecuada antes de su ejecución, ya que ahorra tiempo, recursos y dinero. A través de la planificación, puedes gestionar tus asuntos con éxito.
Cuando los gerentes planifican, consideran el presupuesto del proyecto y enumeran las cosas en consecuencia. Los gerentes de proyecto conocen muy bien los recursos que necesitan para este proyecto y lo que deben excluir porque ya lo tienen. Por lo tanto, al planificar el proyecto, consideran los siguientes detalles.
· El recurso que necesitan para la ejecución del proyecto.
· Cualidades del proveedor al que le comprarán los recursos
· Finalizar el presupuesto
· Enumerar los requisitos del contrato
· Términos y condiciones del contrato
· Términos legales para su proyecto
· Plazos
Por lo tanto, los gerentes de adquisiciones del proyecto deben ser mucho más proactivos y organizarse para que su proyecto sea exitoso.
Proceso de realización
Después de la planificación viene la realización de las adquisiciones, en la que el gerente busca ofertas de los proveedores. Accede a las ofertas, se comunica con los proveedores y obtiene la mejor oferta. Cuando ambas partes, es decir, el proveedor y la organización, están de acuerdo, proceden a firmar un contrato. Ambas partes comparten sus términos y condiciones para el contrato y firman después de leer cuidadosamente. Es el momento en que el gerente finaliza el trato y realiza el pago para la compra de los productos.
Control y gestión de partes importantes
La planificación está hecha por tu parte y ya has firmado el contrato. Es hora de velar por el correcto funcionamiento y la calidad de los productos o servicios que recibes de los proveedores. En este proceso, debes asegurarte de si los servicios o los productos funcionan perfectamente o no.
Sigue revisándolo hasta que el proyecto finalice. Durante este proceso, inspeccionarás el proceso y los productos, seguirás comprobando los pagos, verificando el progreso del proyecto y actualizando los productos del proveedor.
Cierre
El último proceso de esta gestión de adquisiciones del proyecto es el cierre, en el cual el gerente del proyecto es responsable de finalizar la asociación de buena manera. Debe liquidar todos los pagos y asuntos revisando el contrato. El gerente comprobará si el proveedor entregó material de calidad o no. Al firmar al final después de revisar, es la prueba de que el proveedor proporcionó exactamente lo que afirmó en el momento del contrato.
¿Por qué necesitamos realizar la gestión de adquisiciones del proyecto?
¿Pensando en por qué necesitas recurrir a la gestión de adquisiciones del proyecto? Sí, la misma pregunta me inquietó cuando empecé, pero luego encontré las razones.
No todas las empresas pueden producir ni tener todo.
Cuando una organización inicia un proyecto, necesita alguna materia prima o productos ya preparados. Por ejemplo, en el caso de los dispositivos electrónicos, las empresas encargan el ensamblaje de PCB ya preparado, ya que no están especializadas en la fabricación de PCB y el ensamblaje de PCB, por lo que prefieren pedir estos productos a las empresas de fabricación de PCB en lugar de fabricarlos en su lugar de trabajo.
Tendrían que invertir una gran cantidad en iniciar otro proyecto de fabricación de PCB y contratar a un nuevo equipo de ingenieros y diseñadores de PCB. Se volvería muy agitado para ellos dirigir dos proyectos bajo un mismo techo. Por lo tanto, al aprender qué es la gestión de adquisiciones del proyecto, tomas la decisión correcta si puedes controlarla.
Para ahorrar tiempo y dinero.
Cuando contratas a un equipo para la fabricación del producto que necesitas para tu proyecto, invertirás mucho dinero. Por lo tanto, es mejor comprar productos de otras empresas o proveedores pasando por el método de gestión de adquisiciones del proyecto.
Incluso puede funcionar con poca mano de obra.
Es obvio cuando mejoras el trabajo o comienzas un nuevo proyecto junto con el anterior. Necesitas más mano de obra. Si optas por la fabricación del producto que necesitas para completar tu proyecto, contratarás más mano de obra.
Pero si compras los productos a otra empresa, pagarás solo por ese producto en lugar de pagar por la mano de obra, comprar maquinaria, consumir energía y comprar materias primas. Por lo tanto, debes abandonar este plan y optar por la gestión de adquisiciones del proyecto.
Para evitar las cosas que están fuera del círculo de control.
Como ya tienes experiencia en tu campo y cuentas con un equipo con las habilidades que necesitas para tu proyecto, no será una decisión acertada comenzar otro proyecto para completar uno anterior cuando no tienes el control total de las cosas. Elegir la gestión de adquisiciones del proyecto te ayudará a evitar las cosas que no están en tu círculo de control.
¿Qué tan proactivos deben ser los gerentes de adquisiciones de proyectos?
Un gerente de proyecto debe ser una persona con una mente aguda, proactiva y motivada. Debe seguir buscando las mejores alternativas en lugar de perder tiempo y energía en la dirección equivocada.
· Se responsabiliza de iniciar la adquisición del proyecto
· Deben tener un fin en mente antes de comenzar el proyecto
· Deben comunicarse bien
· Deben coordinarse con las partes interesadas
· También deben influir en los proveedores
¿Cuáles son las ventajas de la gestión de adquisiciones de proyectos?
Al investigar qué es la gestión de adquisiciones de proyectos, observarás muchas ventajas. Algunas de las ventajas de la gestión de adquisiciones de proyectos son:
Bajo riesgo
Los gerentes de proyectos deben ser mucho más activos y de mente aguda al reunirse con los proveedores en el sentido de la calidad del material de los productos que compran y también en cuanto al contrato. Dado que este proceso está bien planificado y la organización conoce el costo, la calidad del producto y los servicios que el proveedor brindará, existe un bajo riesgo de engaño.
Al tener un contrato por escrito, también puedes asegurarte de que no haya nada en contra de las reglas, términos y condiciones mencionados en el contrato después del acuerdo mutuo.
Productos de alta calidad
No necesitas comprometer la calidad de los productos que compras al proveedor, ya que tienes la opción de negociar con ellos y elegir los productos de mejor calidad. Depende de ti qué proveedor elijas. Puedes elegir al mejor y más prestigioso proveedor para comprar los productos y aumentar la confianza en tu proyecto al elegir un producto de alta calidad.
El costo del proyecto no excede los límites
Cuando eliges un proveedor después de comunicarte con diferentes proveedores, estás jugando sobre seguro, ya que vas a limitar el costo del proyecto. Al comunicarte con el socio del proyecto, puedes fijar el costo del producto al inicio del proyecto y mantenerlo bajo control.
Conclusión
Al explorar qué es la gestión de adquisiciones de proyectos, descubrirás que es la mejor manera de encontrar un proveedor competente que trabaje como miembro del equipo y logre que las cosas se hagan a tiempo y dentro del presupuesto. Para ganar un proyecto y que sea exitoso hasta el final, un gerente de proyecto debe ser muy proactivo y planificar la finalización del proyecto.