Todo sobre la documentación del alcance de su proyecto

El documento de alcance del proyecto

Empecemos por el principio. ¿Qué es un documento de alcance del proyecto? Pues bien, es un documento que detalla toda la información que alguien podría necesitar conocer sobre el proyecto en el que estás trabajando. Cuando hablamos de él como un documento, no nos referimos a que sea corto o de una sola página. Más bien, podría ser un paquete de papeles bastante extenso porque necesita explicar absolutamente todo. Ahora bien, conviene reducirlo todo lo posible para que nadie ande con un paquete de 20 páginas (dependiendo de en qué se esté trabajando, por supuesto), pero aun así se quiere que sea detallado.

Alguien debería ser capaz de leer este documento y entender cuál es tu objetivo final, cómo esperas conseguirlo, cuáles son los entregables y cualquier hito clave en el que estés trabajando por el camino. Va a ser un documento exhaustivo y es algo que, como mínimo, los miembros de tu equipo, tus supervisores y tu cliente deberían poder consultar para asegurarse de que todo se está haciendo de la forma correcta y de acuerdo con los planes que estableciste al principio. En resumen, el documento de alcance del proyecto debe incluir:

• Objetivos del proyecto
  
• Supuestos
  
• Restricciones
  
• Entregables principales
  
• Requisitos
  
• Hitos clave
  

Estas son las cosas en las que quieres centrarte con exclusión de todo lo demás. Nada más importa si no te acerca a los objetivos descritos en este documento. Así pues, ¿cómo vas a elaborar este documento?

Por qué necesitas un documento de alcance del proyecto

Tal vez te preguntes por qué necesitas este tipo de documento para tu proyecto. Si te las has arreglado bastante bien sin ellos, puedes pensar que es una pérdida de tiempo y energía. Lo cierto es que un documento de alcance del proyecto o documento de alcance del trabajo puede marcar una gran diferencia en tu éxito general. Echemos un vistazo a algunos de los factores más importantes a la hora de crear este tipo de documento y lo que vas a necesitar para tener éxito con él. De este modo, podrás empezar de inmediato.

Lo primero es que tú y tu cliente vais a entender exactamente qué estáis haciendo y qué debe completarse para que el proyecto sea un éxito. Utilizarás este documento para detallar cada paso del proceso y para asegurarte de que ambos tenéis claro lo que el otro espera. Eso os facilitará a ambos completar el proyecto adecuadamente y estar satisfechos con él. Nadie tiene por qué llevarse sorpresas y nadie se sentirá decepcionado con el resultado porque todo está decidido y explicado desde el principio.

A continuación, tendrás una ruta de todas las tareas y entregables que hay que crear. Esto será importante para que tú o el supervisor a cargo asignéis cada una de las tareas. Podrás ver todo lo que tú y el cliente habéis acordado, lo que te permitirá ver qué personas de tu equipo son las mejores para cada una de esas tareas. Antes de que te des cuenta, tendrás muchas más posibilidades de que las tareas se realicen de la mejor manera posible. Además, podrás crear un calendario de tareas más cohesionado y un cronograma de finalización.

Al saber exactamente lo que hay que hacer, puedes crear un presupuesto de cuánto van a costar esos proyectos. También puedes crear un mejor cronograma. Al detallar cada una de las diferentes tareas y las subtareas necesarias para alcanzar el objetivo final, podrás analizar cada paso y ver si te llevará unas horas, unos días o unas semanas. Después, puedes sumar todas las piezas. También conoces todos los materiales y las horas que te llevará, lo que te permite calcular el coste y tener en cuenta el presupuesto del cliente para completar las tareas necesarias.

A continuación, verás cómo centrar a la gente en los objetivos reales que acompañan al proyecto. Utilizarás este documento para exponer todos los detalles relacionados con el alcance del proyecto y, a continuación, podrás asegurarte de que todos comprenden esos objetivos. Esto también permitirá que todo el mundo reciba aclaraciones sobre los objetivos y sobre lo que se supone que deben hacer cuando trabajan en sus propias tareas. De ese modo, nadie se confunde con el problema.

Finalmente, podrás asegurarte de que el proyecto se mantiene dentro de la extensión original que se supone que debe tener. No hay por qué preocuparse de que alguien se desvíe hacia un aspecto diferente que no esté cubierto por el proyecto, porque puedes remitirte rápida y fácilmente a este documento para obtener la información necesaria. Todo lo que se esté haciendo para el proyecto puede vincularse a este documento, sin que nadie tenga que hacer demasiadas preguntas ni realizar un trabajo por el que tu empresa no está cobrando, lo que puede suponer una pérdida de tiempo.

Cómo crear un documento de alcance del proyecto

Bien, tendrás que dedicar esfuerzo y reflexión a este proceso. Tendrás que profundizar en el proyecto que estás llevando a cabo y elaborar una descripción detallada de cada aspecto. Ten en cuenta que esta primera etapa no será tan cohesiva. En el primer paso del proceso, lo único que quieres es dejarlo todo por escrito. Anota algunas notas que acompañen a cada una de las preguntas o secciones que presentamos a continuación y empieza por ahí. Podrás perfeccionar las cosas más adelante.

Una vez que lo tengas listo, es hora de empezar a darle al documento un aspecto un poco más profesional. Ten en cuenta que vas a mostrar este documento a tu supervisor, a tu equipo y al cliente. Debes asegurarte de que todo el mundo sea capaz de entenderlo y de que puedan ver dónde hay que cambiar, ajustar, mejorar o aclarar cosas. Cuanto mejor definas el alcance del trabajo a través de este documento, mejor les irá a todos a la hora de ejecutar el proyecto final.

¿Qué necesitas saber?

En primer lugar, ¿cuáles son las cosas que deberías añadir a este documento? Hay varias piezas diferentes que querrás reunir y asegurarte de redactar correctamente para sacar el máximo partido a tu declaración.

Objetivos generales del proyecto

Cada vez que creas un proyecto tienes un objetivo en mente, así que asegúrate de empezar por ahí. Es probable que sea la única cosa (o las pocas cosas) que tu cliente te dijo que quería que le entregaras cuando todo terminara. Así que tendrás que expresar exactamente cuáles son esos objetivos. Después, debes asegurarte de explicar de dónde procede la financiación y quién va a apoyar el objetivo en sí. Estas son todas las cosas que alguien (todo el mundo) debe vigilar cuando trabaja en el proyecto en sí.

Ahora, asegúrate de realizar un seguimiento de los objetivos originales establecidos y de que cualquier otra cosa que hagas encaje con ellos. Si el cliente quiere añadir algo o un miembro de tu equipo quiere añadir algo, debes volver a esos objetivos y ver si figura en la lista o si ayudará a alcanzar ese objetivo. Si no es así, es algo que debe dejarse de lado para otro momento. Debes centrarte en las tareas específicas que te llevarán al objetivo que te has fijado.

Descripción del proyecto

A continuación, debes explicar exactamente qué es lo que vas a entregar al cliente cuando el proyecto esté totalmente terminado. ¿Cuáles son las piezas finales del rompecabezas? Puede que entregues 2000 agendas en formato físico, diseñadas y empaquetadas para la venta. Quizá entregues un guion de 6 páginas para un anuncio corto que se emitirá en el sitio web de la empresa. Tal vez estés creando una versión codificada en C++ del sitio web del cliente, con clips de vídeo y audio en todo el sitio.

Asegúrate de indicar específicamente cada entregable que necesites a lo largo del proyecto (como entregar una maqueta del sitio web en la tercera semana y un entregable final en la sexta). En general, esta sección debe explicar cada una de las diferentes cosas que enviarás al cliente y debe hacerse en puntos breves y sencillos de entender. Así, si miras el entregable, deberías ser capaz de ver rápidamente qué significa exactamente y cómo se lo vas a entregar al cliente. Por lo tanto, asegúrate de especificar el formato, la longitud, los colores o estilos o cualquier otra cosa que te haya proporcionado el cliente. De este modo, el entregable será aceptado.

Criterios de aceptación

¿Qué tienes que proporcionar para que el cliente acepte el proyecto? ¿Qué es lo que esperan recibir? Asegúrate de que, incluso antes de empezar el proyecto, creas un documento en el que se detalle exactamente lo que busca tu cliente. ¿Quieren que el texto tenga una fuente específica? ¿Buscan el código en un formato determinado? ¿Necesitan un documento con una longitud específica? Asegúrate de obtener todos los detalles posibles sobre lo que busca el cliente e inclúyelos en el documento de alcance del trabajo.

Rellenando todos estos detalles podrás asegurarte de que cada paso del proceso se lleva a cabo correctamente. Si el entregable final (o cualquiera de los entregables intermedios) no se ajusta a esos criterios específicos, significa que no será aceptado. Con todo detallado desde el principio, lo sabrás y podrás mejorar tu producto y asegurarte de que es exactamente lo que el cliente pidió. Eso hará que sea más probable que se acepte a la primera.

Límites establecidos

Aquí es donde vas a especificar al cliente las cosas que no puedes hacer. Ten en cuenta el cronograma que el cliente (y tú) han establecido, así como el presupuesto disponible y el entregable final que el cliente desea. ¿Qué cosas puedes hacer y qué cosas no? Detalla estas cosas al cliente para que sepa qué puede esperar y qué no le vas a prometer dentro del alcance original.

Si el cliente ha establecido ciertos requisitos que ponen límites a lo que puedes hacer, asegúrate de especificarlo. Si quiere algo programado en un lenguaje específico y sabes que la programación va a llevar más tiempo, tienes que hacerle saber cuáles son las limitaciones de lo que puedes entregar dentro del cronograma y el presupuesto disponibles. Debes asegurarte de que el cliente esté informado de todas estas cosas lo antes posible para que no haya malentendidos ni nadie se disguste más adelante en el proceso.

Supuestos y exclusiones

Asegúrate de declarar por escrito cualquier suposición que estés haciendo respecto al resultado del proyecto. Si tu cliente te dice que quiere una presentación de diapositivas pero no especifica un programa o tipo de software de diagrama de Gantt a utilizar, indica que asumes que usarás PowerPoint (o el formato de presentación que prefieras). Si el cliente no especifica un formato de texto o tamaño, indica que asumes Times New Roman y fuente de 12 puntos. Declarar tus suposiciones de inmediato asegurará que nadie se confunda o esté insatisfecho más adelante (y el cliente puede informarte de inmediato si esas suposiciones son incorrectas).

A continuación, asegúrate de indicar también cualquier cosa que no se entregará o proporcionará. Si el cliente está pagando por una pieza de contenido escrita en C++, asegúrate de especificar que solo se escribirá en ese lenguaje. Si quieren un producto físico, especifica que no vas a crear un formato digital para ellos. Cualquier cosa que no se proporcione pero que pueda considerarse relacionada con el entregable final debe especificarse aquí para que pueda discutirse con el cliente según sea necesario.

Costos y presupuesto

Analiza cuáles son los hitos específicos del proyecto y cuánto costará cada uno de ellos. Esto ayudará a resumir exactamente qué estás haciendo por el cliente y en qué se está gastando su presupuesto. Quieres asegurarte de detallar todo lo que puedas, incluyendo a dónde van los costos en salarios de empleados y dónde se les cobra por trabajos específicos realizados. Asegúrate de asociar cada costo a la tarea que está pagando para completar, para que el cliente sepa qué está recibiendo por su dinero.

Acuerdo final

Asegúrate de que todas las personas necesarias firmen el documento que crees. Eso significa que tú, tu supervisor (al menos un nivel por encima de ti) y el cliente deben firmar el documento. Es posible que desees asegurarte de que al menos dos personas de la empresa del cliente firmen el documento, a menos que estés trabajando con un propietario único, porque esto te da la confirmación de que el acuerdo cuenta con el respaldo total de la empresa. Esto te da algo que presentar si alguna vez hay un problema más adelante. Puedes mostrarle al cliente que firmó este documento que detalla toda la información sobre el proyecto.

Tenlo presente

Coloca el documento de alcance del trabajo en algún lugar donde cualquier persona del equipo pueda revisarlo. Esto les permitirá ver qué has prometido y qué no. De esa manera, si asumen que una tarea acompaña a su tarea, pueden ver si está incluida en los entregables o suposiciones, o si está en las exclusiones. De cualquier manera, nadie debería realizar un trabajo por el cual no se le vaya a pagar o que el cliente no haya solicitado.

Desglose del alcance del trabajo

Cuando se trata de organizar las cosas para tu equipo, es posible que desees desglosar aún más el documento de alcance del trabajo. Aunque vas a explicar las tareas a tu cliente, querrás explicarlas aún más a tu equipo para que sepan qué están haciendo, quién es responsable de cada tarea y para cuándo debe completarse. Así que, comienza colocando este documento en algún lugar donde todos los que lo necesiten puedan acceder a él (como en tu diagrama de Gantt) y luego comienza a desglosarlo.

Crea tareas individuales que deban cumplirse para que cada persona sepa qué debe suceder en el camino. También puedes especificar cuánto tiempo van a tomar las tareas (o deberían tomar) e incluso el presupuesto para ellas si es necesario. Ten en cuenta que establecer expectativas es importante, al igual que asignar cada tarea a una persona o equipo para que se realice. Quieres asegurarte de que todos sepan lo que están haciendo y que puedan comunicarse entre sí sobre las tareas en las que están trabajando.

Invita a tu equipo a publicar comentarios, preguntas o inquietudes dentro del documento para que todos puedan verlos. Esto también se puede hacer directamente en el diagrama de Gantt que crees para el documento de alcance del proyecto. De esa manera, todos pueden ver lo que dicen los demás. También podrán asegurarse de que las preguntas e inquietudes se aborden rápidamente y que todos los involucrados sepan si se realiza un cambio en el alcance del trabajo o en los entregables finales que proporcionarás a tu cliente. Fomenta la comunicación constante con otros miembros del equipo.

Qué entregas

Al final, tu documento de alcance va a requerir mucho tiempo y esfuerzo. Vas a tener que dedicarle un trabajo serio y tendrás que dedicar tiempo a revisarlo con el cliente y tu supervisor también. Programa al menos una reunión para revisar el documento después de habérselo pasado a tu supervisor y al cliente. Envíalo por correo postal o correo electrónico y dales una semana (más o menos) para que revisen el documento por su cuenta. Programa una reunión cuando envíes el documento para que sepan para cuándo deben haberlo evaluado.

Cuando llegue el momento de la reunión, siéntate con ambas partes (o con ellas de una en una si lo prefieres) y goover el documento. Esto te da tiempo para asegurarte de que todos entiendan qué se promete y qué no. También garantiza que puedas realizar cualquier cambio necesario antes de comenzar a implementar el plan. Debes estar seguro de que todos están de acuerdo con el plan y que todos lo firman antes de que comience el trabajo. Una vez que hagas todo esto, estarás mejor preparado para el entregable final.