Partes interesadas del proyecto – Cómo empieza todo
Cuando se trata de dirigir un proyecto, sabe que hay algunas personas que están aún más involucradas y son más responsables que otras. Sabe que hay personas que realmente tienen un interés en lo que sucede con el proyecto. Y esas son las partes interesadas del proyecto.
Veamos un poco más de cerca quiénes son y qué hacen. Y por qué incluso necesita tenerlos en su proyecto para asegurar el éxito. Después de todo, usted quiere asegurarse de que está haciendo todo lo posible por su negocio.
La parte interesada del proyecto
En primer lugar, las partes interesadas del proyecto son personas que están involucradas en el proyecto de alguna manera. Se podría pensar en una parte interesada como alguien que tiene una inversión financiera en algo. Pero ese no es realmente el caso cuando se trata de la gestión de proyectos. En su lugar, sus partes interesadas son personas como los departamentos de su empresa, su cliente, su equipo que le está ayudando a ejecutar el proyecto, etc. Estas son las personas responsables de ayudarle a pasar de donde se encuentra ahora mismo a completar su proyecto.
Si se observa la definición real de una parte interesada, es alguien que participa activamente en el proyecto. Podría ser un individuo o una organización completa. Y significa que la persona u organización en cuestión se verá afectada por la forma en que se complete el proyecto y por si se completa o no. Por lo tanto, no tienen un interés financiero (normalmente), pero sí tienen algo que perder si algo sale mal. Y tienen algo que ganar si las cosas salen bien. Tienen un interés en el proyecto en su conjunto.
Ahora, tenga en cuenta que algunas de sus partes interesadas van a ser extremadamente obvias. Y otras son un poco menos obvias. No solo eso, sino que algunas de ellas tienen un mayor interés en el proyecto que otras. Algunos pueden tener un papel importante en el proyecto pero un papel menor en la toma de decisiones. O alguien puede tener un papel menor en el proyecto pero un papel importante en la toma de decisiones. Usted querrá saber quiénes son cada una de estas personas y cuáles son sus responsabilidades reales para con el equipo en su conjunto. De esa manera, podrá mantener a todos enfocados en sus tareas y donde deben estar.
Tipos de partes interesadas
De hecho, podemos observar dos tipos diferentes de partes interesadas en cualquier proyecto en el que esté trabajando. Las primeras son las partes interesadas internas, lo que significa que las otras son sus partes interesadas externas. Tenga en cuenta que se trata de personas muy importantes. Independientemente del tipo de parte interesada de la que se trate, debe prestar atención a cada una de ellas y comprender qué necesitan y cómo lograrlo. También debe pensar en cómo se relacionan con el resto del equipo para que todo marche sin problemas.
Las partes interesadas internas son las que están dentro de su empresa. Estos son los miembros del equipo que trabajan con usted en el proyecto. También son las personas encargadas de asegurar que el proyecto se lleve a cabo. Eso significa gerentes de proyecto, gerentes y líderes de la organización, ejecutivos, etc. Básicamente, cualquier persona dentro de la empresa que tenga algún tipo de interés en el proyecto general será considerada una parte interesada interna. Estas son las personas con las que debería resultarle más fácil trabajar y asegurarse de que están obteniendo los beneficios que necesitan de este proceso.
Las partes interesadas externas son las personas que están fuera de su organización pero que tienen un interés en lo que está sucediendo. Se trata de clientes o inversores. También podrían ser proveedores que esperan pagos o personas que utilizan su producto o servicio. Estas son personas que se verán influenciadas por las partes interesadas internas y lo que estas hagan. También son las personas que le permiten seguir haciendo crecer su negocio porque necesita personas que compren o utilicen sus productos y servicios, y necesita personas que estén dispuestas a invertir en usted y en lo que quiere ofrecer.
Lo que debe hacer
Si usted es el gerente de proyecto, su trabajo consiste en asegurarse de que las cosas se hagan correctamente en su proyecto. Eso incluye asegurarse de que todas las partes interesadas sepan lo que está sucediendo durante todo el proceso. Deben estar bien informadas y participar (en la medida en que les corresponda) en el proyecto en el que está trabajando. Deben estar de acuerdo con todo lo que ocurre y saber qué hay que hacer y cuándo. Pero también deben estar satisfechos, así que asegúrese de trabajar para mantener contentas a las partes interesadas a lo largo del camino.
Realizar un análisis de las partes interesadas
Una vez que sepa quiénes son sus partes interesadas, puede pasar al proceso de un análisis de las partes interesadas. Aquí es donde obtendrá una mejor comprensión de quiénes están involucrados y cómo participan. Sin duda será un paso importante y uno que asegurará que todo su equipo esté en la misma sintonía en cada paso del camino. Entonces, ¿cómo se realiza un análisis completo de las partes interesadas? Vamos a verlo más de cerca ahora mismo.
1. Conozca a sus partes interesadas
Lo primero que debe hacer es redactar una lista de todas las personas que se consideran partes interesadas en su negocio. Recuerde que tendrá partes interesadas internas y externas. Además, recuerde que tiene partes interesadas durante todo el proceso. Si alguien no va a traer suministros hasta el final del proyecto, sigue siendo considerado una parte interesada y es importante incluirlo en su lista. No querrá pasar por alto a alguien o no comprender el impacto que podrían tener en el proyecto porque eso puede desviar su camino más adelante.
2. Establezca sus prioridades
¿Cuál de los interesados que has identificado será el más importante? Ordénalos de algún modo, desde las personas que son más importantes para el resultado del proyecto hasta las que lo son menos. Tus tomadores de decisiones más importantes o valorados deben estar en la parte superior de la lista. Aquellos que tienen una responsabilidad en el proyecto pero que no son realmente grandes tomadores de decisiones irán más hacia el final de la lista. No van a desempeñar un papel tan importante en el proyecto, pero siguen siendo relevantes y necesitas incluirlos.
3. Conoce lo que necesitan
Quieres asegurarte de entender completamente no solo quiénes son tus interesados, sino también qué esperan de este proyecto. ¿Están estableciendo metas y estándares sobre el proyecto? ¿Son esas cosas similares a las tuyas o son diferentes? ¿Qué tipo de preguntas, inquietudes o expectativas tienen? ¿Cómo puedes asegurarte de que tú y cada uno de tus interesados estén en la misma sintonía con lo que quieres y lo que necesitas en relación con esta inversión?
Lo primero que querrás hacer es hablar con cada uno de tus interesados. Necesitas saber todas estas cosas y más para asegurarte de que tu proyecto vaya bien. Recuerda que no todos tus interesados tendrán los mismos intereses o las mismas expectativas para tu proyecto. Tu trabajo, como gestor de proyectos, es gestionar las expectativas y asegurarte de que todos trabajen hacia el mismo objetivo. Debes asegurarte de que entiendan qué tipo de resultado intentas obtener y que trabajarán para lograr ese resultado.
4. Gestiona a tu equipo
Una vez que hayas hecho todas estas cosas, aún necesitarás saber cómo gestionar a tu equipo. Debes entender qué es lo que hay que hacer en cualquier etapa determinada del negocio o del proyecto. Y aunque quieras mantener contentos a tus interesados y tener en cuenta sus opiniones, también debes asegurarte de tomar las decisiones correctas en general. A veces, eso significará ignorar al resto del equipo o tomar una decisión que no sea popular para todos. Como gestor del proyecto, tienes que asegurarte de tomar las decisiones correctas, incluso si son impopulares.
5. Anota las responsabilidades
Para gestionar verdaderamente a tu equipo como deberías, es una buena idea anotar las responsabilidades de todos. Esto te ayudará a saber quién debe hacer qué y cuándo. También permite que tu equipo y todos los demás involucrados sepan que te estás tomando las cosas en serio y que quieres a alguien que pueda hacer el trabajo. Sin mencionar que esto permitirá que cada individuo sepa cuál es su responsabilidad para que no haya confusión entre las personas sobre quién era responsable de qué.
Es muy fácil dejarse llevar por la rutina y perderse algo que se supone que es tu trabajo. Al anotar todas las responsabilidades que tiene cada persona, es más fácil para ellos llevar un seguimiento de las tareas que se les han asignado. Incluso podrías priorizar la lista para que sepan qué tareas deben realizarse más rápido o requieren más cuidado y atención al detalle. A partir de ahí, podrías enumerar el resto de las tareas más pequeñas que son responsables de completar para que puedas mantenerte al tanto de todo.
6. Mantén la comunicación
Cuando se trata de trabajar con tus interesados, no puedes adoptar un enfoque de una sola vez. Eso significa que no puedes reunirte con ellos solo una vez y luego irte en otra dirección asumiendo que todo irá bien. En su lugar, asegúrate de trabajar con ellos y programar momentos regulares para interactuar con esas personas y asegurarte de mantenerlos enfocados en sus tareas (y que ellos también te mantengan enfocado a ti). Al interactuar con tu equipo regularmente, podrás encontrar el problema antes de que se convierta en algo importante.
Es fácil que la falta de comunicación se convierta en un gran problema para cualquier tipo de proyecto en el que estés trabajando, ya sea grande o pequeño. Si no hablas con las personas en las que confías para hacer el trabajo contigo, ¿cómo vas a lograr realmente las cosas? En su lugar, asegúrate de hablar con esas personas regularmente y de que todos estén en la misma sintonía. Eso te ayudará a terminar el trabajo más rápido y a asegurarte de que también sigues tu sistema de gestión de proyectos.
Elegir un Sistema de Gestión de Proyectos
Cuando se trata de prepararse para iniciar cualquier tipo de sistema de gestión de proyectos, necesitas un programa que te ayude. Instagantt ofrece diagramas de Gantt que te ayudarán a ti y a todo tu equipo a mantenerse enfocados en sus tareas. Este servicio te ofrece todos los gráficos y cronogramas que necesitas para planificar horarios, tareas, plazos y más. Eso será importante a la hora de lograr lo mejor para tus interesados, que es algo de lo que absolutamente debes preocuparte.
Si no tienes interesados, vas por tu cuenta y eso nunca es una buena idea, especialmente para una startup. Por lo tanto, busca a alguien (o a unos cuantos) que puedan estar interesados en probar un método de gestión de proyectos completamente nuevo.