Todo lo que necesitas saber sobre Qué es el Mapeo de Stakeholders

Antes de aprender sobre qué es el mapeo de interesados, ¿necesitamos saber quiénes son los interesados? Las personas más importantes para la existencia de una empresa o quienes han invertido en el negocio son los interesados. Al buscar el mapeo de interesados, la definición de interesados debe formar parte de este aprendizaje para comprender su impacto en el negocio. 

Los interesados son las personas que influyen enormemente en el proyecto y en el equipo que trabaja en él. Estos son los interesados que deciden los términos, el presupuesto y los plazos del proyecto, que pueden ser un gerente, un inversor o el CEO. 

¿Qué es el mapeo de interesados?

Así como el mapa de un terreno nos ayuda a encontrar los caminos utilizando las direcciones correctas, de manera similar, aprender sobre el mapeo de interesados le ayudará a encontrar al interesado adecuado. El proceso de mapeo de interesados incluye los métodos para identificar a los interesados según la naturaleza del proyecto. 

El mapeo de interesados visualiza el proceso del proyecto que seguirá y los resultados esperados. Los interesados del proyecto pueden ser uno o varios que influyen directamente en los resultados del proyecto y en el nivel de interés. El mapeo de interesados es un proceso importante que requiere gran atención y un sabio poder de toma de decisiones. 

Los interesados de un proyecto pueden ser gerentes de proyecto, inversores de cualquier otra organización o personas que lanzan directamente el producto. Para comprender qué es el mapeo de interesados, debe buscar deliberadamente un procedimiento manual o utilizar un software que trabaje por usted. El gerente de proyecto es responsable de mapear al interesado tras observar los parámetros importantes. 

Categorías de interesados

Cuando planea lanzar un producto o quiere trabajar en algún proyecto importante para introducir reformas o algo muy emocionante, necesita apoyo. La fuerza requerida puede ser financiera, consultiva o influyente. Por lo tanto, dependiendo de la naturaleza del proyecto, el mapeo de interesados requiere diferentes métodos de elaboración. Puede elegir dos tipos de interesados:

Interesados internos 

Los interesados son influyentes ya que suelen ser los propios miembros del equipo de la organización que gestionarán el proyecto con sus habilidades profesionales. Los interesados internos también deben incluir al inversor, normalmente el CEO de la empresa u organización, mientras que otros desempeñan diferentes tareas. Los interesados internos incluyen a los gerentes de proyecto, diseñadores, el CEO y el propietario. 

Interesados externos

Por otro lado, el proyecto también influye en otras personas para quienes supuestamente su empresa fabrica los productos o realiza este proyecto. Los interesados externos también pueden formar parte del equipo de su empresa durante algún tiempo y ayudarle a alcanzar el objetivo de su proyecto. 

Comprensión del procedimiento crítico del mapeo de interesados  

Lo mejor que aprenderá durante la comprensión es el mapeo de interesados, que consiste en elegir a las personas adecuadas para el propósito adecuado. Puede elegir a las personas para su proyecto consultando las siguientes categorías. 

Tipo de producto 

Cuando planea lanzar un producto, debe buscar diferentes interesados dependiendo del tipo de producto. El tipo de producto define a los interesados que seleccionará para los diferentes roles. Los interesados pueden pertenecer a diferentes grupos, incluso los consumidores o usuarios son interesados. Otros tipos de interesados incluyen ejecutores, especialistas en marketing, inversores y proveedores.

Segmentación de mercado 

Cuando busca las tácticas para penetrar perfectamente en el mercado, debe buscar algún grupo especial de interesados. Por lo tanto, para fines de penetración en el mercado, sus mejores interesados son sus clientes y minoristas.

Iniciador del proyecto 

No es posible que todos los propietarios tengan las habilidades para ejecutar un proyecto, pero necesitan incluir a algunas personas influyentes en su equipo. Los grupos de interesados iniciadores del proyecto pueden incluir a los gerentes de proyecto, inversores, desarrolladores o diseñadores. 

¿Qué pasos debe seguir para realizar el mapeo de interesados?

Una vez que haya comprendido qué es el mapeo de interesados y cómo desempeña un papel importante en todos los aspectos de la gestión del proyecto, debe centrarse en la forma de liderar este mapeo. 

El proceso de mapeo de interesados incluye la identificación de interesados potenciales, el análisis y la categorización de los mismos, lo que conduce a la priorización. Estos pasos ayudan a un gerente a elegir a los mejores interesados para su proyecto y luego dirigirlo en la dirección correcta. 

Identificación de interesados potenciales 

En el mundo empresarial, las entidades empresariales lanzan diferentes proyectos. Algunos proyectos son fáciles de lanzar y no necesitan asistencia especial, y el equipo interno puede gestionarlos eficientemente. Pero a veces, la naturaleza y el nivel del proyecto son tan complejos que un gerente de proyecto necesita pensar en diferentes aspectos y formar un nuevo equipo compuesto por algunas personas externas.

Al analizar los objetivos del proyecto, el gerente de proyecto busca a los interesados que sean adecuados para obtener los resultados esperados. 

Análisis de los interesados 

El segundo paso del mapeo de interesados es determinar el potencial de los mismos para comprobar si sus habilidades o necesidades coinciden con su proyecto o no. El análisis de los interesados le ayudará a dirigirse a los interesados adecuados y a decidir su compatibilidad con el proyecto. Al realizar el análisis, puede rastrear el resultado para saber si puede mantenerlos comprometidos o no. Este paso del mapeo de interesados también le permite saber cuánta influencia tienen los interesados en su proyecto. 

Categorización de los interesados 

El siguiente paso es fundamental, ya que consiste en crear grupos de interesados de acuerdo con sus funciones y propósitos en el proyecto. Los profesionales utilizan cuatro cuadrantes para categorizar a los interesados a lo largo del eje X y el eje Y. En estos cuatro cuadrantes, podrá clasificar a los interesados en el grupo correcto. 

Puede categorizar a los interesados de menor a mayor influencia de abajo hacia arriba. También muestra el nivel de interés moviéndose de izquierda a derecha, de menor a mayor interés. Este paso está vinculado con el segundo paso, ya que colocará los nombres de los interesados consultando la lista que elaboró tras el análisis. 

Priorización de los interesados 

Después del segundo y tercer paso, tendrá mucho más clara la importancia y la necesidad de los interesados para su proyecto. Tras categorizar a los interesados, estará en el punto de priorizarlos en consecuencia. Puede elegir el mejor momento para situar al interesado pertinente en el mapa de su proyecto, lo cual es muy favorecedor para el éxito del mismo. 

Comunicación con los interesados

La última parte, pero la más importante, del mapeo de interesados es comunicarse con ellos. Tras definir las categorías de los interesados, debe buscar una comunicación adecuada para mantener su compromiso. Utilizando los diferentes medios, puede comunicarse con los interesados pertinentes para escuchar lo que quieren y lo que no. Es mejor comunicarse con los interesados inicialmente para evitar problemas graves. 

¿Cómo beneficia el mapeo de interesados a un gestor de proyectos?

Como gestor de proyectos, se enfrentará a diferentes obstáculos y tendrá que gestionarlos todos atendiendo a los interesados. Después de revisar todo lo que necesita saber sobre qué es el mapeo de interesados, comprenderá su importancia para un gestor de proyectos. A continuación se presentan algunas de las ventajas más destacadas del mapeo de interesados.

Identificar el nivel de influencia de la persona.

Cuando un gestor de proyectos planifica un proyecto, necesita un equipo que le ayude y un mercado objetivo para vender el producto que va a fabricar tras la finalización del mismo. Los gestores de proyectos pueden categorizar a los interesados tras definir sus funciones y propósitos para el proyecto.  

Para buscar recursos abundantes. 

No es fácil para un gestor de proyectos encontrar los recursos que él o su equipo utilizarán durante el proyecto. El método de mapeo de interesados ayudará al gestor de proyectos a buscar recursos abundantes al conocer sus necesidades y deseos. 

Desarrollo de un plan adecuado 

Como se ha definido anteriormente, los clientes y usuarios también son interesados de un proyecto. Por lo tanto, al preparar los productos durante la finalización del proyecto, es necesario comprender las necesidades de los interesados. Esto le ayudará a desarrollar un plan para que pueda diseñar perfectamente el producto. 

Enfoca su atención en la persona que puede obtener el máximo beneficio 

Los pasos de priorización del mapeo de interesados le ayudan a categorizar a los interesados según el nivel de influencia e interés. Esto ayudará al gestor de proyectos a captar a los interesados con los máximos beneficios. 

Mejora en la comunicación 

El mapeo de interesados mejora la comunicación con los interesados pertinentes, ya que el gestor de proyectos ha trazado las ocasiones en las que necesita comunicarse. Todo está planificado si se sigue el método de mapeo de interesados de la manera correcta. 

Comprensión de las expectativas de los interesados 

Sin el mapeo de interesados, no es posible comprender sus expectativas. Por lo tanto, al invertir en un proyecto, es necesario realizar un mapeo de interesados para saber a qué grupo pertenecen y cuáles son sus expectativas. 

Conclusión 

Es importante saber todo sobre qué es el mapeo de interesados para preparar los productos de acuerdo con las expectativas de estos.