KPI और मेट्रिक्स: आपको क्या जानने की आवश्यकता है

मेट्रिक्स क्या हैं?  

                               
चलिए शुरुआत से शुरू करते हैं। मेट्रिक्स वास्तव में क्या हैं? खैर, मेट्रिक्स आपके व्यवसाय के प्रदर्शन और उन विभिन्न कार्यों की सफलता को मापने में आपकी मदद करने का एक तरीका है जिनके लिए आप व्यवसाय के भीतर जिम्मेदार हैं। लेकिन मेट्रिक्स कई अलग-अलग रूप ले सकते हैं। इसका मतलब है कि KPI, जो मुख्य प्रदर्शन संकेतक हैं, एक प्रकार के मेट्रिक्स हैं, लेकिन वे एकमात्र प्रकार के मेट्रिक्स नहीं हैं जिन्हें आप ट्रैक करना चाहेंगे। इसलिए, आइए KPI की बारीकियों में जाने से पहले थोड़ा करीब से देखें कि मेट्रिक्स वास्तव में क्या हैं।

मेट्रिक्स किसी भी प्रकार के मापने योग्य माप हैं जो आपको बताते हैं कि आपका व्यवसाय कैसा चल रहा है। लेकिन यह पहचानना महत्वपूर्ण है कि मेट्रिक्स आपके व्यवसाय के भीतर कई अलग-अलग कारकों से संबंधित हैं। आपके व्यवसाय के बारे में सब कुछ मेट्रिक्स के माध्यम से ट्रैक किया जा सकता है। आप अपने व्यवसाय के भीतर जो कुछ भी कर सकते हैं उसे ट्रैक करने में सक्षम होना चाहते हैं क्योंकि इसी तरह आप अपने व्यवसाय के सभी पहलुओं में प्रगति और सुधार करना जारी रखेंगे। आप जितना अधिक जानेंगे, आप उतना ही बेहतर प्रदर्शन करेंगे और आपके ग्राहक और कर्मचारी उतने ही खुश होंगे।

मेट्रिक्स आपको कई चीजें बता सकते हैं क्योंकि वे न केवल आपके मुख्य व्यावसायिक कार्यों को ट्रैक कर रहे हैं। वे सभी विभिन्न भागों को ट्रैक कर रहे हैं। इसलिए, यदि आप अपने KPI में कुछ ऐसा देखते हैं जो आपको पसंद नहीं है (या पसंद है), तो आप यह देखने के लिए वापस जा सकते हैं और मेट्रिक्स की जांच कर सकते हैं कि ऐसा क्यों हो रहा है। यह आपकी प्रक्रिया को बेहतर बनाने में आपकी मदद करेगा।

KPI क्या हैं?

अब आइए प्रक्रिया में थोड़ा और गहराई से उतरें। मेट्रिक्स कई अलग-अलग कारकों से संबंधित हो सकते हैं और वे हैं भी। आप अधिक से अधिक मेट्रिक्स को ट्रैक करना चाहते हैं। लेकिन जब आपके व्यवसाय के लिए क्या महत्वपूर्ण है और इसे चालू रखने की बारीकियों की बात आती है, तो वहां आपको KPI की आवश्यकता होगी। ये प्रमुख प्रदर्शन संकेतक या सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक उद्देश्य हैं जो आपको उन लक्ष्यों को प्राप्त करने और उन कार्यों को करने में मदद करेंगे जिनकी आप तलाश कर रहे हैं। वे मुख्य व्यावसायिक लक्ष्य हैं।

अब, KPI को भी यथासंभव विशिष्ट होने की आवश्यकता है और उन्हें कुछ ऐसा होना चाहिए जिसे मापा जा सके। इसी तरह आप जानेंगे कि वे क्या कर रहे हैं और समय के साथ वे कैसे बदल रहे हैं। यदि आप उन्हें माप नहीं सकते हैं, तो आप यह नहीं बता सकते कि आप एक विशिष्ट समय अवधि में बेहतर, बदतर या समान कर रहे हैं। और यदि वे पर्याप्त विशिष्ट नहीं हैं, तो आप नहीं जान पाएंगे कि आप सही चीजों को माप रहे हैं या नहीं। आप पा सकते हैं कि इसमें अंतर है लेकिन यह नहीं पता कि इसका कारण क्या है। इससे आपके लिए और भी समस्याएं पैदा होंगी और उन्हें सुलझाने में अधिक समय लगेगा।

याद रखें, आपको किसी अन्य व्यवसाय की तरह ही KPI रखने की आवश्यकता नहीं है। संभवतः ऐसे विशिष्ट संकेतक हैं जो आपके लिए महत्वपूर्ण हैं लेकिन दूसरे व्यवसाय के लिए उतने महत्वपूर्ण नहीं हैं। बिक्री वृद्धि, लीड से ग्राहक रूपांतरण दर, ग्राहक अधिग्रहण की लागत, सोशल मीडिया मेट्रिक्स, फ्री कैश फ्लो, और बहुत कुछ अलग-अलग व्यवसायों के लिए KPI हो सकते हैं।

मेट्रिक्स और KPI के साथ क्या करें

जब इनमें से प्रत्येक चीज़ को ट्रैक करने की बात आती है, तो आपको कई अलग-अलग मेट्रिक्स और KPI की आवश्यकता होगी जो आपको निगरानी करने में मदद करेंगे। लेकिन आपको यह भी पता होना चाहिए कि एक बार जब आप उन्हें वास्तव में ट्रैक कर लेते हैं तो उनके साथ क्या करना है। एक बार जब आप जान जाते हैं कि कुछ मेट्रिक्स ऊपर जा रहे हैं या नीचे जा रहे हैं या स्थिर रह रहे हैं, तो आप उन्हें कैसे बदलेंगे (यदि आप उन्हें बदलना चाहते हैं)? ऐसी कई चीज़ें हैं जो आप कर सकते हैं, लेकिन सबसे महत्वपूर्ण चीज़ उद्देश्यों को निर्धारित करना शुरू करना है।
उद्देश्य आपके लक्ष्यों के लिए हैं कि आप अपने विभिन्न परिणामों के साथ क्या करने जा रहे हैं। इसलिए, यदि आप अपने KPI को देखते हैं और महसूस करते हैं कि आपकी बिक्री आपकी इच्छा से कम है, तो आपको संख्या बेहतर करने के लिए जो आप करना चाहते हैं उसके लिए एक उद्देश्य निर्धारित करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, आप अधिक लीड उत्पन्न करने के लिए अपने सोशल मीडिया खर्च को 10% तक बढ़ाने का उद्देश्य निर्धारित कर सकते हैं। या आप अगले पांच वर्षों में ग्राहक अधिग्रहण की लागत को 20% तक कम करने का उद्देश्य निर्धारित कर सकते हैं।
यह महत्वपूर्ण है कि आप अपने उद्देश्यों को सर्वोत्तम संभव तरीके से निर्धारित करें ताकि आप जान सकें कि आप किस दिशा में काम कर रहे हैं और आप वहां पहुंचने के लिए एक कार्य योजना बना सकें। आखिरकार, आप खुद को खराब KPI और खराब मेट्रिक्स के साथ संघर्ष करते हुए नहीं देखना चाहते हैं, लेकिन चीजों को बदलने और उन मानकों में सुधार करने का कोई विचार नहीं है जिनके साथ आप पहले से ही काम कर रहे हैं। आपको तुरंत यह पहचानने में सक्षम होने की आवश्यकता है कि क्या होने की आवश्यकता है और आप खुद को और अपने व्यवसाय को सही दिशा में कैसे धकेल सकते हैं।

KPI और मेट्रिक्स को क्यों ट्रैक करें?

क्या आपको वास्तव में KPI और मेट्रिक्स दोनों पर ध्यान देने की आवश्यकता है? हमने इस बारे में पहले ही बात की है लेकिन इसका उत्तर बिल्कुल, हाँ है। आपको अपने मेट्रिक्स और KPI दोनों को जानने की आवश्यकता है क्योंकि आपके मेट्रिक्स आपके KPI की तुलना में बहुत अधिक चीजों को कवर करने वाले हैं। यदि आप मेट्रिक्स के माध्यम से बहुत सारी अतिरिक्त चीजों को ट्रैक नहीं कर रहे हैं, तो आपके पास ऐसे KPI होंगे जो वास्तव में आपकी मदद नहीं करेंगे क्योंकि आप नहीं जानते कि वे वैसे क्यों हैं। यदि आप दोनों को ट्रैक करते हैं तो आप यह देखने के लिए वापस देख सकते हैं कि उन KPI परिणामों का कारण क्या है।
जब आप इन मापों को ट्रैक करते हैं तो आपके पास अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने और अपने ग्राहकों के अनुभव को बेहतर बनाने की क्षमता होगी। आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि उन्हें वह सबसे अच्छा मिल रहा है जो आपके पास पेश करने के लिए है और आप उन तरीकों से अनुभव में सुधार करना जारी रख सकते हैं जो सबसे बड़ा अंतर पैदा करने वाले हैं। क्योंकि आप अपने KPI को ट्रैक कर रहे हैं, आप देख सकते हैं कि चीजें कब अच्छी चल रही हैं या उतनी अच्छी नहीं। क्योंकि आप मेट्रिक्स को ट्रैक कर रहे हैं, आप यह पता लगा सकते हैं कि आपके KPI वैसे क्यों हैं और आप उन्हें भी बदलना और सुधारना जारी रख सकते हैं।
आप अपने कर्मचारियों के अनुभव को भी बेहतर बनाने में सक्षम होंगे क्योंकि आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि आप कार्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए हर संभव प्रयास कर रहे हैं। जब आप देख सकते हैं कि आपके कर्मचारियों के लिए फायदे और नुकसान कहाँ हैं, तो आप यह सुनिश्चित कर सकते हैं कि कार्यों और परियोजनाओं पर काम करते समय उन्हें सबसे अच्छा अनुभव मिल रहा है। यह आपको अपने व्यवसाय को हर तरफ से बेहतर बनाने और आप जो करते हैं उसमें आपको अधिक प्रभावी बनाने में मदद करेगा।

KPI को ट्रैक करना

ठीक है, अब जबकि हम जानते हैं कि KPI और मेट्रिक्स दोनों महत्वपूर्ण हैं और वे कैसे भिन्न हैं और हम उद्देश्यों को निर्धारित करने के बारे में जानते हैं, तो आप यह कैसे सुनिश्चित करते हैं कि आप सही चीजों को ट्रैक कर रहे हैं? आप कैसे जानते हैं कि आपके KPI वास्तव में क्या हैं? आपको कई अलग-अलग कारकों को देखना होगा, लेकिन मुख्य रूप से आपको अपने व्यवसाय और आपका व्यवसाय किसके लिए जिम्मेदार है या क्या करने में सक्षम है, इसकी विशिष्टताओं पर विचार करने की आवश्यकता होगी। आप व्यवसाय और अपने उद्देश्यों के बारे में जितना अधिक जानेंगे, उस व्यवसाय के लिए उन उद्देश्यों तक पहुँचने के लिए मुख्य प्रदर्शन संकेतक (key performance indicators) क्या हैं, यह निर्धारित करना उतना ही आसान होगा।

जो आपको चाहिए उसे सेट करें

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि आप सही प्रकार के KPI सेट करें और विशेष रूप से अपने व्यवसाय के लिए सबसे महत्वपूर्ण चीजों को ट्रैक करें। आपको सामान्य रूप से ऐसे KPI रखने होंगे जो आपके व्यवसाय के लिए विशिष्ट, मापने योग्य और प्रासंगिक हों। सबसे विशिष्ट संकेतक सबसे अच्छे होने वाले हैं और आपके पास विशिष्ट संख्याएं होनी चाहिए जिन्हें आप ट्रैक कर रहे हैं। उन्हें केंद्रित होने की आवश्यकता है और आपको उन्हें किसी तरह से मापने में सक्षम होना चाहिए। फिर आपको KPI को अपने व्यवसाय से जोड़ने में भी सक्षम होना चाहिए और यह कि उस व्यवसाय में प्रगति करने में क्या मदद करने वाला है।

एक अच्छे ट्रैकर का उपयोग करें

यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप जानते हैं कि आपके KPI क्या हैं और वे आपके व्यवसाय को कैसे प्रभावित करने वाले हैं, आपको सही ट्रैकिंग सेवा की आवश्यकता है। यदि आपके पास सही ट्रैकिंग सिस्टम है तो मॉनिटर करना आसान होगा और आप उस समस्या पर प्रतिक्रिया करने के लिए अपने काम करने के तरीके को तुरंत बदलने में सक्षम होंगे। लेकिन ट्रैकिंग का सबसे अच्छा तरीका क्या है? ऐसे कई अलग-अलग डैशबोर्ड और सिस्टम हैं जो आपकी मदद कर सकते हैं और Instagantt उनमें से एक है। आप सामान्य मेट्रिक्स और KPI सहित उन चीजों को सेट कर सकते हैं जिन्हें आप ट्रैक करना चाहते हैं और फिर आप जब तक आवश्यकता हो उन्हें मॉनिटर करना जारी रख सकते हैं।

मॉनिटर और एडजस्ट करें

आपके KPI इस समय समझ में आ सकते हैं, लेकिन आपको समय के साथ उन्हें एडजस्ट करने या पूरी तरह से बदलने की आवश्यकता हो सकती है। इस कदम का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा हमेशा अपने KPI पर नज़र डालना है ताकि यह देखा जा सके कि क्या वे अभी भी आपको वह सेवा प्रदान कर रहे हैं जिसकी आपको वास्तव में आवश्यकता है। क्या वे अभी भी आपके व्यवसाय में सबसे महत्वपूर्ण संकेतक हैं? क्या वे अभी भी वे चीजें हैं जिन्हें आपको अपने व्यवसाय के साथ आगे बढ़ने के लिए मॉनिटर या ट्रैक करने की आवश्यकता है? यदि नहीं, तो आवश्यकतानुसार तब तक बदलें या एडजस्ट करें जब तक वे न बन जाएं।

Instagantt सेटअप करना

यदि आप अपनी परियोजनाओं, अपने KPI और अपने मेट्रिक्स को ट्रैक करना शुरू करने के लिए तैयार हैं तो आपके लिए Instagantt को आज़माने का समय आ गया है। आपको बहुत सारी बेहतरीन सुविधाएँ और विकल्प मिलेंगे जो आपके लिए अपने व्यवसाय के साथ होने वाली हर चीज़ पर नज़र रखना बहुत आसान बना देंगे। आप अपने चार्ट को सेट और कस्टमाइज़ करने में सक्षम होंगे ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि वे आपके लिए, आपकी टीम और आपके समग्र व्यवसाय के लिए काम करते हैं।
आप Gantt chart या कानबन बोर्ड पर प्रोजेक्ट, कार्य या अन्य चीजें बना सकते हैं जिन्हें आपको मॉनिटर करने की आवश्यकता है। वहां से, आप जितनी चाहें उतनी श्रेणियां या उपश्रेणियां और कार्य और उप-कार्य बनाने में सक्षम होंगे। आप उनके लिए जिम्मेदार विभिन्न लोगों को सेट कर सकते हैं और आप यह ट्रैक कर सकते हैं कि आपकी परियोजनाएं कितनी आगे बढ़ रही हैं और उन्हें पूरा करने के लिए और कितनी आवश्यकता है। यह सब आपको अपने व्यवसाय को बेहतर बनाने और साथ ही अपनी टीम और अपने ग्राहकों के लिए अधिक प्रदान करने की अनुमति देगा।

कुल मिलाकर

यदि आप अपने व्यवसाय में होने वाली चीजों को ट्रैक करने के तरीके को बेहतर बनाना चाहते हैं, तो आप KPI और उन मेट्रिक्स को करीब से देखना चाहेंगे जिन्हें आप पहले से ट्रैक कर रहे हैं। यदि आप ठीक से ट्रैक कर रहे हैं तो आप कई अलग-अलग कारक देखेंगे जो आपके व्यवसाय को प्रभावित करने वाले हैं और आपको सही दिशा या गलत दिशा में ले जाएंगे। आप जितना अधिक ट्रैक करेंगे और उन चीजों पर जितना अधिक ध्यान देंगे जो आपके मुनाफे को प्रभावित करती हैं, आप और आपका पूरा व्यवसाय उतना ही बेहतर होगा। और ट्रैकिंग में आपकी सहायता के लिए Instagantt के साथ आप और भी बेहतर तैयार होंगे।