प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में PMO क्या है?

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस (Project Management Office) क्या है?

आइए सबसे शुरुआत से शुरू करते हैं। यदि आपने इसके बारे में पहले कभी नहीं सुना है, तो PMO प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस (project management office) का संक्षिप्त रूप है। और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस आपके संगठन का एक विशिष्ट हिस्सा है जो यह तय करने के लिए ज़िम्मेदार है कि वास्तव में प्रोजेक्ट मैनेजमेंट क्या है। यह थोड़ा अजीब लग सकता है। यदि आप इस ऑफिस के बिना लंबे समय से प्रोजेक्ट मैनेजमेंट में काम कर रहे हैं, तो आप सोच सकते हैं कि यह महत्वपूर्ण क्यों है या यह वास्तव में कैसे काम करता है।

तो, इसे थोड़ा और स्पष्ट करने के लिए, यह ऑफिस आपके व्यवसाय के भीतर एक अलग विभाग है। जिस तरह आपके पास एक अकाउंटिंग विभाग और एक मार्केटिंग विभाग होता है, उसी तरह आपके पास एक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट विभाग होगा। यह समूह आपके व्यवसाय के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट का क्या अर्थ है, इसकी बेहतर समझ बनाने के लिए ज़िम्मेदार है। वे उन मानकों को देखते हैं जो आपके व्यवसाय के लिए प्रोजेक्ट मैनेजमेंट से जुड़े हैं और फिर यह सुनिश्चित करते हैं कि वे मानक हमेशा पूरे हों।

मूल रूप से, वे यह सुनिश्चित करने के लिए ज़िम्मेदार हैं कि कार्यों और प्रोजेक्ट्स को उसी तरह से पूरा किया जाए जैसा उन्हें किया जाना चाहिए। जब आप प्रोजेक्ट्स के बारे में योजनाएँ बना रहे होते हैं, तो वे आपको उनके बारे में अधिक समझने में मदद कर सकते हैं या वे कंपनी के नियमों और विनियमों का पालन करने के लिए आपको वास्तव में क्या करने की आवश्यकता है, इसके लिए बुनियादी नियम निर्धारित कर सकते हैं।

आपको प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस की आवश्यकता क्यों है

अब जब आप जान गए हैं कि यह ऑफिस या विभाग किस बारे में है, तो आप सोच रहे होंगे कि उनका अस्तित्व ही क्यों इतना महत्वपूर्ण है। आपको अपने प्रोजेक्ट्स को प्रबंधित करने के लिए एक विभाग की आवश्यकता क्यों है? आखिर, एक प्रोजेक्ट मैनेजर के रूप में यह आपका काम है, है ना? आप चीजों की योजना बनाने और यह सुनिश्चित करने का ध्यान रखते हैं कि सब कुछ ठीक से हो। लेकिन सामान्य नियमों और विनियमों के लिए ज़िम्मेदार एक अलग समूह का होना इस प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा हो सकता है।

प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस आपके प्रोजेक्ट्स के लिए केवल एक नियामक समूह से कुछ अधिक हो सकता है। जब आप किसी प्रोजेक्ट को निष्पादित कर रहे होते हैं, तो वे हर कदम पर आपकी मदद करने के लिए भी ज़िम्मेदार हो सकते हैं। इसलिए, वे उस प्रोजेक्ट को सुगम बनाने में आपकी मदद कर सकते हैं जिस पर आप काम कर रहे हैं। वे आपकी पूरी टीम के लिए प्रोजेक्ट्स चलाने या पोर्टफोलियो मैनेजमेंट का काम भी संभाल सकते हैं। वे आपके व्यवसाय के भीतर चल रहे विभिन्न प्रोजेक्ट्स की निगरानी करने और प्रत्येक की स्थिति के बारे में रिपोर्ट संकलित करने के लिए ज़िम्मेदार हो सकते हैं।

इससे भी बढ़कर, वे आपके प्रोजेक्ट्स को निष्पादित करने के लिए आवश्यक सहायता प्राप्त करने में आपकी मदद कर सकते हैं। आप जितना अधिक चाहेंगे कि वे कार्यभार संभालें, उन्हें उतना ही अधिक काम करने की अनुमति दी जा सकती है। सामान्य तौर पर, जितना अधिक आप उनकी ज़िम्मेदारियों और उनके नियंत्रण को बढ़ाएंगे, आपको प्रोजेक्ट्स के बारे में उतनी ही कम चिंता करनी होगी और प्रक्रिया उतनी ही अधिक केंद्रीकृत होगी। साथ ही, यह सुनिश्चित करेगा कि आपके सभी प्रोजेक्ट्स हर बार निष्पादित करते समय उसी सिस्टम का पालन कर रहे हैं। यह आपकी टीम को प्रोजेक्ट निष्पादन में अधिक कुशल बना सकता है।

तो, जब तक प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस किसी प्रोजेक्ट का काम पूरा करता है, वे सही निर्णय लेने में आपकी मदद कर चुके होते हैं और उन लोगों से वे निर्णय प्राप्त कर चुके होते हैं जिन्हें उन्हें लेने की आवश्यकता होती है (चाहे वह आप हों या उच्च अधिकारी)। वे यह भी सुनिश्चित करते हैं कि कोई भी ऑडिट पूरा हो जाए और सभी को जवाबदेह ठहराया जाए। इसके बाद, वे यह भी सुनिश्चित करते हैं कि जिस किसी को भी यह जानने की ज़रूरत है कि क्या हो रहा है, उसे पता हो और किसी भी प्रोजेक्ट के सभी महत्वपूर्ण पहलू पूरी तरह से पारदर्शी हों। यह हर किसी को यह महसूस कराने में मदद करता है कि उन्हें सही तरीके से सुना और समझा जा रहा है।

वे ही हैं जो यह सुनिश्चित करते हैं कि एक सिस्टम लागू है और हर कोई जानता है कि वह सिस्टम क्या है। उस तरह से, अगली बार जब आपको किसी प्रोजेक्ट को पूरा करने की आवश्यकता होगी, तो आप पहले से ही जानते होंगे कि इसे कैसे करना है। उन्होंने आपके लिए इसे आसान बनाने के लिए पहले से ही सब कुछ डिज़ाइन और व्यवस्थित कर दिया है। यह आपके Gantt chart को निष्पादित करने के लिए भी एक बेहतरीन जगह है। एक template chart बनाने से आप विशिष्ट विवरण भर सकेंगे और हर बार शुरू से शुरू किए बिना अलग-अलग लोगों और तारीखों को भरना शुरू कर सकेंगे।
वहां से, वे सुनिश्चित करते हैं कि जिस किसी को भी मदद की ज़रूरत है, उसे जल्दी और कुशलता से उस मदद की ओर निर्देशित किया जाए ताकि प्रोजेक्ट को नुकसान न हो। वे टीम के कुछ लोगों (या जब वे पहली बार शुरुआत कर रहे हों तो पूरी टीम) के लिए मार्गदर्शन या प्रशिक्षण प्राप्त करने के तरीके खोज सकते हैं। और वे सुनिश्चित करते हैं कि प्रोजेक्ट ठीक से पूरा हो गया है, गुणवत्ता नियंत्रण के सही स्तर को निष्पादित करते हुए और फिर यह सुनिश्चित करते हैं कि सब कुछ प्रलेखित और व्यवस्थित है ताकि आवश्यकतानुसार उसे फिर से प्राप्त किया जा सके।

एक PMO सेटअप करना

क्या आप अपना खुद का प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस सेटअप करने के लिए तैयार हैं लेकिन आपको समझ नहीं आ रहा है कि इसे कैसे किया जाए? वैसे, यह असल में उतना मुश्किल नहीं है जितना आप सोचते हैं। आपको अपने ऑफिस में कुछ अधिकार की आवश्यकता होगी क्योंकि आप नए लोगों को लाएंगे या अपनी टीमों में पहले से मौजूद कुछ लोगों को फिर से आवंटित करेंगे। लेकिन उन्हें इन कर्तव्यों को निभाने के लिए तैयार करने की प्रक्रिया असल में आपकी सोच से कहीं अधिक सरल होने वाली है और काम पूरा होने पर यह इसमें शामिल सभी लोगों के लिए चीजों को बहुत आसान बना देगी।
इस प्रक्रिया को उसी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के समान समझें जिसके वे काम पूरा होने पर प्रभारी होंगे। आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप इस टीम के लिए सही लोगों को चुनने के लिए सभी आवश्यक चरणों से गुजर रहे हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि उन्हें पता हो कि जब वे अंततः प्रभारी होंगे तो वे किस चीज़ के लिए जिम्मेदार होंगे। आखिरकार, एक ऐसा PMO सेटअप करना जो कुछ नहीं कर सकता या जिसे नहीं पता कि कुछ कैसे करना है, निश्चित रूप से आपकी किसी भी तरह से मदद नहीं करेगा।

सबसे पहले, सुनिश्चित करें कि आप जानते हैं कि आपकी कंपनी में वास्तव में क्या हो रहा है जिसका प्रभारी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस होगा। अभी आप किस प्रकार के प्रोजेक्ट्स पर काम कर रहे हैं? वे प्रोजेक्ट्स कैसे चल रहे हैं? हर कोई किस चीज़ के लिए ज़िम्मेदार है? यदि आपके पास इन प्रोजेक्ट्स के लिए पहले से ही Gantt charts software है, तो आप दूसरों से आगे रहेंगे और आप उस जानकारी को कार्यभार संभालने के लिए एक एकल इकाई या समूह को हस्तांतरित करने के लिए पूरी तरह तैयार होंगे।

इसके बाद, आपको यह देखना होगा कि प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस के लिए वास्तव में कौन जिम्मेदार होने वाला है और प्रोजेक्ट मैनेजमेंट ऑफिस किसके लिए जिम्मेदार है। उनके द्वारा पालन किए जाने वाले बुनियादी नियमों और यहाँ तक कि संगठन किस चीज़ के लिए ज़िम्मेदार है, इसकी रूपरेखा तैयार करें। आपको यह सुनिश्चित करने की ज़रूरत है कि इस टीम के किसी भी व्यक्ति को पता हो कि उनका काम वास्तव में क्या है। उन्हें यह जानने की जरूरत है कि क्या वे सिर्फ मौजूदा नियमों और विनियमों को लागू कर रहे हैं या क्या उनके पास अपने खुद के नियम बनाने की शक्ति है (एक उदाहरण के रूप में)।

शायद वे प्रशिक्षण में मदद करने या शुरू से अंत तक पूरे प्रोजेक्ट के प्रबंधन में मदद करने के लिए जिम्मेदार हैं। या हो सकता है कि आप केवल यह सुनिश्चित करना चाहते हों कि नीतियों का पालन किया जाए। इसमें लोगों को रखने से पहले आपको और आपके संगठन को इस टीम के लिए नियम बनाने होंगे। यदि उन्हें यह नहीं पता कि उन्हें क्या करना है, तो यह केवल उनके लिए और आपकी कंपनी के अन्य सभी लोगों के लिए परेशानी का कारण बनेगा जो यह नहीं समझते कि वे वहां किसलिए हैं।

अंत में, इसे लागू करें। आपको इस समूह या टीम के लिए लोगों को लाने की आवश्यकता है। आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि आपने उन्हें ठीक से प्रशिक्षित किया है ताकि वे वास्तव में अपने सभी कार्यों को निष्पादित कर सकें और उन्हें पता हो कि इसमें क्या शामिल है। किसी और को यह पता चलने से पहले कि वे वास्तव में वहां हैं, उन्हें अपने काम के बारे में हर संभव बात जाननी होगी। यदि उन्हें यह जानने से पहले कि कैसे करना है, सवालों के जवाब देना या दूसरों की मदद करना शुरू करना पड़ा, तो यह केवल उनके लिए समस्याएँ पैदा करेगा, और आप निश्चित रूप से ऐसा नहीं चाहते हैं।

एक बार जब टीम के सभी सदस्यों को पता चल जाए कि वे क्या कर रहे हैं और उन्हें इसे कैसे करना है, तो उन्हें बाकी टीम से परिचित कराने का समय आ जाएगा। संगठन के बाकी सभी लोगों को समझाना शुरू करें कि ये लोग कौन हैं और यह नया विभाग क्या है। आप चाहते हैं कि हर कोई यह जाने कि वे क्या करने जा रहे हैं और वे टीम का एक महत्वपूर्ण नया हिस्सा क्यों हैं। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टीम को उनकी पूरी क्षमता से उपयोग करने के लिए आप जितना सहज बदलाव करेंगे, यह सभी के लिए उतना ही बेहतर होगा। इसीलिए आपको यह बताने की आवश्यकता है कि क्या बदल रहा है और क्या नहीं।

सुनिश्चित करें कि आपके संगठन का हर व्यक्ति चीजों के नए तरीके से सहज हो। आप चाहते हैं कि हर कोई प्रोजेक्ट मैनेजमेंट से संबंधित नियमों, विनियमों, प्रक्रिया और किसी भी अन्य चीज़ को समझे। यदि आपकी प्रोजेक्ट मैनेजमेंट टीम शुरू में केवल कुछ ही भूमिकाएँ निभाने जा रही है, तो उसकी रूपरेखा तैयार करें। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि आप ऐसी किसी भी चीज़ के बारे में बताएं जो अभी भी बदलने वाली है। यदि नया विभाग एक सीमित भूमिका के साथ शुरू हो रहा है लेकिन समय के साथ अतिरिक्त भूमिकाएँ प्राप्त करेगा, तो सुनिश्चित करें कि आप इसे संगठन में सभी को बताएं। और रास्ते में उन्हें अपडेट रखना सुनिश्चित करें।

PMO का भरपूर लाभ उठाना

जब वास्तव में इस प्रक्रिया को लागू करने और अपने PMO को काम पर लगाने की बात आती है, तो आप निश्चित रूप से अपनी कंपनी में बदलाव और सुधार देखना शुरू कर देंगे। इस प्रक्रिया को केंद्रीकृत करने से किसी भी समय क्या हो रहा है, यह जानना सभी के लिए आसान हो सकता है। इतना ही नहीं, यह सुनिश्चित कर सकता है कि आपके सभी प्रोजेक्ट हर बार बिल्कुल एक ही तरह से पूरे किए जाएं। अब आपको बस एक सॉफ्टवेयर सिस्टम की आवश्यकता होगी जो उन सभी प्रोजेक्ट्स पर नज़र रखने में आपकी मदद करेगा जिनके लिए आपके PMO जिम्मेदार हैं।

गैंट चार्ट निर्माता आपके और आपके PMO के लिए उन सभी चीजों पर नज़र रखने का एक शानदार तरीका है जो उन्हें करने की ज़रूरत है। इस प्रकार के चार्ट के साथ वे उन प्रत्येक प्रोजेक्ट्स के लिए एक अलग शीट बना सकते हैं जिनकी वे निगरानी कर रहे हैं और वे उन प्रत्येक प्रोजेक्ट्स के भीतर व्यक्तिगत कार्य बना सकते हैं। यह उन्हें पहेली के हर उस हिस्से पर नज़र रखने की अनुमति देता है जिसे पूरा करने की आवश्यकता है, साथ ही इसके लिए कौन जिम्मेदार है, इसे कब किया जाना चाहिए और इसे पूरा करने पर और क्या निर्भर हो सकता है। इन चार्टों के साथ, हर कोई व्यक्तिगत प्रोजेक्ट्स में क्या चल रहा है, इस पर कहीं अधिक आसानी से नज़र रख सकता है।

इन चार्टों को सेटअप करना बहुत आसान है, चाहे आप किसी एकल प्रोजेक्ट के प्रोजेक्ट मैनेजर हों या आप PMO का नेतृत्व करने जा रहे हों और आपको कई प्रोजेक्ट्स को मैनेज करने की आवश्यकता हो। इनमें से प्रत्येक चार्ट आपके आस-पास होने वाली हर चीज़ पर नज़र रखना आसान बना देगा, जो कि आखिरकार PMO का मुख्य उद्देश्य है। तो, आप क्या करने जा रहे हैं? क्या आप अपनी कंपनी में PMO शुरू करने जा रहे हैं? और उन गैंट चार्ट्स को तैयार करना शुरू करने जा रहे हैं जिनकी आपको चीज़ों को ट्रैक पर रखने के लिए ज़रूरत है या क्या आप चीज़ों को उसी पुराने तरीके से चलाने जा रहे हैं जैसे वे पहले हमेशा चलती आई हैं? यदि आप अपने संगठन में PMO लागू करने पर विचार कर रहे हैं, या यदि आपने पहले कभी इसके बारे में सोचा है, तो वे बहुत बड़ा अंतर पैदा कर सकते हैं। यदि आपने कभी PMO पर विचार नहीं किया है या आप नहीं जानते थे कि वास्तव में वे क्या करते हैं, तो उम्मीद है कि अब आपकी समझ बेहतर हो गई है और आप अपने व्यवसाय में इसे स्थापित करने की प्रक्रिया शुरू करने के लिए तैयार हैं। ऐसा कोई कारण नहीं है कि आप एक नया विभाग शुरू नहीं कर सकते, विशेष रूप से वह जो आपके संगठन में चीज़ों को बहुत आसान और अधिक कुशल बनाने जा रहा है।