प्रभावी टीम प्रबंधन के लिए कार्यभार प्रबंधन (Workload Management) क्या है

यदि टीम के कुछ सदस्य बहुत अधिक कार्यभार से जूझ रहे हैं, तो वे उतने उत्पादक नहीं होंगे जितने वे हो सकते हैं, और कुछ कर्मचारी अपने अभिनव विचारों को साझा करने के अवसर की तलाश में रहते हैं, लेकिन उन्हें वह नहीं मिलता।

इसलिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर को पता होना चाहिए कि वर्कलोड मैनेजमेंट क्या है और यह क्यों आवश्यक है।

वर्कलोड मैनेजमेंट क्या है?

वर्कलोड मैनेजमेंट उचित समय आवंटन के साथ टीम के सदस्यों के बीच काम के निष्पक्ष वितरण से अधिक कुछ नहीं है। किसी भी प्रोजेक्ट को शुरू करने से पहले, आपको यह जानना चाहिए कि आपकी टीम में इस प्रोजेक्ट को पूरा करने की क्षमता है या नहीं। प्रत्येक प्रोजेक्ट मैनेजर को यह सीखने की आवश्यकता है कि वर्कलोड मैनेजमेंट क्या है और वह टीम के सदस्यों के बीच कार्यभार को कैसे प्रबंधित कर सकता है ताकि उन्हें अधिक उत्पादक और अभिनव बनाया जा सके।

कभी-कभी, जब अपना सर्वश्रेष्ठ देने वाले कर्मचारी पर बहुत अधिक कार्यभार होता है, तो वह अपना सर्वश्रेष्ठ प्रदर्शन नहीं दिखा पाता है। अधिक कार्यभार न केवल कार्यक्षमता को प्रभावित करता है बल्कि उस व्यक्ति के स्वास्थ्य को भी प्रभावित करता है।

वर्कलोड मैनेजमेंट में निम्नलिखित चीजें शामिल हैं जिन्हें एक प्रोजेक्ट मैनेजर को प्रबंधित करने की आवश्यकता होती है।

वर्गीकरण और संगठन को सफलता की कुंजी मानना

किसी भी काम को पूरा करने के लिए, आपको उचित रणनीति की तलाश करनी चाहिए, जैसे काम को छोटे टुकड़ों में बदलना और उनके महत्व के अनुसार उन्हें व्यवस्थित करना। जब एक प्रोजेक्ट मैनेजर काम को टुकड़ों में तोड़ता है, तो उसे इसे सबसे महत्वपूर्ण और तत्काल के रूप में वर्गीकृत करना चाहिए। पहले कार्य को पहले चुनना और फिर अगले कार्य को चुनना आसान होगा।

प्रोएक्टिव रूप से टीम का प्रबंधन करना।

दूसरा, टीम के सदस्यों के साथ अच्छे संबंध विकसित करना महत्वपूर्ण है ताकि उन्हें लगे कि आप कार्यस्थल पर उनका मार्गदर्शन और समर्थन करने के लिए हैं, न कि उन पर हुक्म चलाने के लिए। एक प्रोजेक्ट मैनेजर होने के नाते, आप अपनी टीम को उनकी ऊर्जा बढ़ाने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए जिम्मेदार हैं।

डेडलाइन के साथ कार्यों का शेड्यूलिंग

वर्कलोड मैनेजमेंट में समयसीमा पर विचार करना एक प्रमुख बात है। यदि आप प्रत्येक कर्मचारी के लिए डेडलाइन निर्धारित करते हैं, तो वे अधिक जिम्मेदार और उत्पादक बनते हैं।

प्रगति को ट्रैक करना

किसी प्रोजेक्ट की प्रगति को ट्रैक करके, आप यह पहचान सकते हैं कि टीम का प्रत्येक सदस्य ट्रैक पर है या नहीं। यदि नहीं, तो कारण का पता लगाएं। आप कार्यभार और डेडलाइन पर चर्चा कर सकते हैं। आमतौर पर, यह डेडलाइन से आगे निकलने में बाधा होती है।

संसाधनों का प्रभावी उपयोग

निस्संदेह, आपने काम के लिए कर्मचारियों को काम पर रखा है, लेकिन तकनीक के इस युग में उनकी सहायता के लिए मशीनें मौजूद हैं। इसलिए, सुनिश्चित करें कि आप वे सभी संसाधन प्रदान करें जिनकी आपके कर्मचारी को कार्य पूरा करने के लिए आवश्यकता है।

एक प्रोजेक्ट मैनेजर प्रोएक्टिव रूप से वर्कलोड मैनेजमेंट कैसे कर सकता है?

एक प्रोजेक्ट मैनेजर को अपनी कंपनी को अधिक उत्पादक बनाने के लिए समय, टीम और कार्यों का प्रबंधन करके प्रोएक्टिव रूप से काम करना चाहिए। वर्कलोड मैनेजमेंट तब संभव है जब मैनेजर कुछ टिप्स और ट्रिक्स का पालन करते हैं।

·  सटीक कार्यभार की पहचान

जब आप जानते हैं कि वर्कलोड मैनेजमेंट क्या है, तो आप प्रोजेक्ट के कार्यभार को बेहतर ढंग से पहचान सकते हैं। आप प्रोजेक्ट के कार्यभार को विभिन्न विभागों के कर्मचारियों में विभाजित कर सकते हैं। इंजीनियर भवन का ब्लूप्रिंट विकसित करेंगे, मजदूर उसका निर्माण करेंगे, वित्त प्रबंधक खर्चों की देखरेख करेगा, और परिवहन विभाग संसाधनों का आयात और निर्यात करेगा।

·  अधिक और कम काम वाले टीम के सदस्यों का पता लगाना

जब आप कार्यभार से निपटने के लिए योजना और रणनीति विकसित नहीं कर रहे होते हैं, तो आप कार्यभार के वितरण के बारे में निश्चित नहीं होते हैं। इसके कारण, आप कुछ कर्मचारियों को ओवरलोड कर देते हैं और कुछ को बहुत कम कार्यभार के साथ छोड़ देते हैं। आपको अधिक काम वाले टीम के सदस्यों का पता लगाने और उसे संतुलित करने का प्रयास करने की आवश्यकता है ताकि वे अपना असाधारण प्रदर्शन दिखा सकें।

·  Instagantt के साथ वर्कलोड व्यू और मैनेजमेंट

Instagantt वर्कलोड व्यू की मदद से, प्रोजेक्ट मैनेजर आसानी से टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को समान रूप से वितरित कर सकते हैं ताकि कोई भी ओवर-परफॉर्मिंग या अंडर-परफॉर्मिंग न हो। यह आपको कार्यों को अधिक कुशलता से प्रबंधित करने में मदद करेगा, और आपको बेहतर उत्पादकता मिलेगी। Instagantt पर सभी प्रोजेक्ट्स व्यू विकल्प के साथ, आप आसानी से प्रगति देख सकते हैं और यह भी कि आप भविष्य में प्रोजेक्ट्स को बेहतर तरीके से कैसे प्रबंधित कर सकते हैं।

·  कार्यभार को छोटे कार्यों में विभाजित करना

वास्तविक कार्यभार को पहचानने के लिए, आपको काम को प्रासंगिक विभागों में विभाजित करना चाहिए और फिर इसे प्रासंगिक टीम सदस्यों को सौंपना चाहिए।

·  कार्यों और टीम का संगठन

अपनी टीम को संगठित करना आवश्यक है, और यह तब संभव है जब कार्य संगठित हों। यदि आपके पास कार्यों की सूची और हर विशिष्ट कार्य के सामने टीम के सदस्य हैं, तो आप बारंबारता का पता लगा सकते हैं और किसी भी समस्या होने पर कार्यभार को संतुलित कर सकते हैं।

·  कार्यों का वर्गीकरण और बिग रॉक्स को खोजना

प्रोजेक्ट पर काम करते समय रिस्पॉन्स टीम का नेतृत्व करते समय, आपको प्रत्येक कार्य के महत्व को जानना चाहिए और अपनी टीम के साथ उस पर चर्चा करनी चाहिए। इसलिए, कार्यों को 4 चतुर्थांशों में वर्गीकृत करें:

·   तत्काल, महत्वपूर्ण

·   तत्काल, महत्वपूर्ण नहीं

·   महत्वपूर्ण, तत्काल नहीं

·   महत्वपूर्ण नहीं, तत्काल नहीं

जब आपकी टीम अपने दैनिक कार्यों को इन चार चतुर्थांशों में वर्गीकृत करना सीख जाती है, तो वे अभिभूत नहीं होते हैं और डेडलाइन का पालन करके आसानी से अपना कार्य पूरा कर सकते हैं।

·  परिणामों के बारे में सोचकर योजना बनाना

वर्कलोड मैनेजमेंट पेचीदा है, और आपको इसे चतुराई से प्रबंधित करने की आवश्यकता है। अपनी टीम के सदस्यों को कार्य सौंपने से पहले अंत को ध्यान में रखकर, आप सफलता की संभावनाओं को बढ़ा सकते हैं।

·  तनाव प्रबंधन के लिए रणनीतियाँ विकसित करना

जब कार्यस्थल पर अधिक काम होता है, तो चारों ओर अधिक तनाव होता है। एक ही रणनीति पर काम करते रहना और ऊर्जा को खत्म करना असंभव है। इसलिए, कार्य वातावरण को स्वस्थ रखने के लिए तनाव प्रबंधन आवश्यक है।

·  अपनी टीम को प्रेरित और तरोताजा रखना

अपने टीम के मनोबल को कार्यभार के असमान वितरण से कम न होने दें। यदि आप पाते हैं कि किसी टीम के सदस्य का कार्यभार उसकी क्षमता से अधिक है, तो उसे उन अन्य लोगों में वितरित करें जिनके पास कम कार्यभार है।

·  कर्मचारियों की जरूरतों पर विचार करें जब वे काम पर हों

कार्यभार प्रबंधन के लिए, आप अपने कर्मचारियों की जरूरतों को पूरा करने के लिए एक और काम कर सकते हैं जैसे कि यदि उन्हें अपने कार्यों को आसानी से करने के लिए सॉफ्टवेयर या मशीन की आवश्यकता है, तो आपको इसे प्रदान करना चाहिए। यह उन्हें अपने काम को प्रबंधित करने में मदद करेगा।

·  कर्मचारियों का स्वास्थ्य प्रबंधन

कार्यभार प्रबंधन के लिए एक और बात यह है कि कुछ पेड लीव, कुछ ट्रिप, लंच या डिनर दें ताकि वे पूरे महीने या सप्ताह के तनाव को दूर कर सकें।

प्रोजेक्ट मैनेजरों को कार्यभार प्रबंधन की आवश्यकता क्यों होती है?

अभी भी सोच रहे हैं कि एक प्रोजेक्ट मैनेजर को यह क्यों जानना चाहिए कि कार्यभार प्रबंधन क्या है और यह कैसे उपयोगी है? आपके लिए नीचे कुछ उत्साहजनक बिंदु दिए गए हैं।

कार्यस्थल में एक स्वस्थ वातावरण विकसित करने के लिए।

यदि एक प्रोजेक्ट मैनेजर कार्यभार को ठीक से प्रबंधित करता है, तो कर्मचारियों के पास कार्यस्थल पर एक स्वस्थ वातावरण होगा क्योंकि कुछ सदस्यों के पक्षपात या छूट के बारे में कोई विवाद नहीं होगा।

प्रत्येक कर्मचारी के कार्यभार को संतुलित करने के लिए।

प्रत्येक कर्मचारी के पास समान कार्यभार होगा, जिससे वह अधिक संतुष्ट और मानसिक शांति के साथ रहेगा। 

बहानेबाजी से बचने के लिए

जब टीम के सदस्यों के बीच कार्यभार संतुलित होता है और कोई भी बहुत अधिक थका हुआ नहीं होता है, तो कोई बहानेबाजी नहीं होगी।

नवीन विचार प्राप्त करने के लिए।

तरोताजा दिमाग रचनात्मक और नवीन विचार लाते हैं, और यह तब संभव है जब कोई प्रोजेक्ट मैनेजर कार्यभार को ठीक से प्रबंधित करता है। एक थका हुआ दिमाग रचनात्मक रूप से नहीं सोच सकता बल्कि काम के ढेर से छुटकारा पाने के रास्ते ढूंढता है।

कर्मचारियों की ऊर्जा बनाए रखने के लिए।

संतुलित कार्यभार किसी भी कर्मचारी को उन कार्यों को प्रबंधित करने में अपनी ऊर्जा नहीं खोने देता है जो उसके नियंत्रण में नहीं हैं लेकिन उसे करने पड़ते हैं। यह कर्मचारी को तरोताजा रहने और दिन के अंत तक ऊर्जा बनाए रखने में मदद करेगा।

कंपनी के टर्नओवर में सुधार करने के लिए।

जब कर्मचारी स्वस्थ और नवीन होंगे, तो कंपनी कई सफल प्रोजेक्ट लॉन्च करके निश्चित रूप से अपने वार्षिक टर्नओवर में सुधार करेगी।

कार्यभार प्रबंधन की योजना बनाते समय ध्यान रखने योग्य बातें

किसी भी मैनेजर के लिए नेतृत्व कौशल आवश्यक है क्योंकि वह एक टीम का नेतृत्व कर रहा है और अपने कर्मचारियों के लिए एक उदाहरण पेश कर रहा है। इसलिए, उसे कोई भी पहल करने से पहले अंत के बारे में सोचना चाहिए। इसी तरह, जब एक प्रोजेक्ट मैनेजर जानता है कि कार्यभार प्रबंधन क्या है और इस रणनीति को अपनाना चाहता है, तो उसे कुछ महत्वपूर्ण बातों को ध्यान में रखना चाहिए।

कंपनी की ज़रूरतें

प्राथमिकता कंपनी की जरूरतों पर होनी चाहिए। एक प्रोजेक्ट मैनेजर को इस प्रोजेक्ट के लिए कंपनी की अपेक्षाओं को समझना चाहिए। उसे इस प्रोजेक्ट को शुरू करने के लिए कंपनी के आदर्श वाक्य और लक्ष्य को जानना चाहिए। इसलिए, उसे तदनुसार रणनीतियां विकसित करनी चाहिए।

कर्मचारियों की ज़रूरतें

दूसरी बात, सबसे महत्वपूर्ण बात कर्मचारियों को काम पर सहज और तरोताजा महसूस कराना है। इसलिए, प्रोजेक्ट मैनेजर को कार्यस्थल में कर्मचारियों को सहज बनाने के लिए उनकी जरूरतों को समझना चाहिए। ऐसा करके, वह उन पर उपकार नहीं कर रहा है बल्कि उन्हें कंपनी के प्रति वफादार बना रहा है।

उत्पादकता की दर

एक कंपनी पिछली बार की तुलना में बेहतर प्रदर्शन करने की उम्मीद कर रही है, इसलिए, वह अधिक उत्पादक बनने के लिए नई रणनीतियां बनाती है। एक प्रोजेक्ट मैनेजर अलग-अलग कार्यभार के साथ उत्पादकता की दर की गणना करने के लिए जिम्मेदार होता है।

टीम के साथ समन्वय

एक प्रोजेक्ट मैनेजर होने के नाते, आप कार्यभार प्रबंधन की तलाश कर रहे हैं। आपको अपनी टीम के साथ अपने समन्वय पर विचार करना चाहिए। यदि आप कहीं भी पीछे रह रहे हैं, तो आपको इस अंतर को पाटना होगा ताकि आप कार्यभार से संबंधित कार्यस्थल की समस्याओं को जान सकें।

बहुत अधिक और बहुत कम के बीच के अंतर को समझना

आपको बहुत अधिक और बहुत कम कार्यभार वाले कर्मचारियों के बीच के अंतर की उपेक्षा नहीं करनी चाहिए। यह गंभीर संघर्ष पैदा कर सकता है और कार्यस्थल की मर्यादा को खराब कर सकता है।

निष्कर्ष

कार्यस्थल को एक उत्पादक स्थान बनाने के लिए, आपको यह जानना चाहिए कि कार्यभार प्रबंधन क्या है और यह प्रोजेक्ट को सफल बनाने में कैसे उपयोगी है।