Come pianificare un progetto: 10 passaggi per scrivere un piano di progetto eccezionale
Creare ed eseguire un progetto sono passaggi estremamente importanti per la tua attività perché, se non riesci a fare queste due cose, avrai pochissimi clienti. Quindi, cosa fai? Beh, la prima cosa è imparare a creare un piano di progetto che ti porti al successo ogni singola volta. Ma quando si tratta di piani di progetto, essi sono diversi quanto i progetti a cui stai lavorando. Quindi, come puoi assicurarti di creare qualcosa di spettacolare ogni volta? Beh, dovrai seguire questi dieci passaggi per scrivere un piano di progetto eccezionale.
Cos'è un piano di progetto?
Prima di andare troppo oltre, diamo un'occhiata più da vicino a cos'è un piano di progetto. Il tuo piano di progetto è il processo passo dopo passo che prevedi di seguire per arrivare da dove ti trovi ora a un obiettivo finale e a una scadenza (che il tuo cliente ti fornirà). Il tuo piano ti aiuta a capire tutto ciò che devi fare per raggiungere quell'obiettivo e aiuta il resto delle persone del tuo team (perché sicuramente non puoi farcela da solo) a capire anche cosa devono fare. Più lavori con loro per creare il tuo piano, migliore sarà il risultato.
Quando inizi un piano di progetto, andrai a definire diversi compiti e sotto-compiti che devono essere realizzati affinché il tuo team arrivi dove deve arrivare. Il piano è un processo. È come quando ti stai preparando per un viaggio e stampi le indicazioni (o le scarichi sul tuo telefono). Quelle indicazioni ti danno tutto ciò che devi sapere per arrivare dal punto A (dove ti trovi ora) al punto B (dove vuoi arrivare). È la stessa cosa quando stai cercando di portare a termine un compito all'interno della tua attività.
Perché hai bisogno di un piano di progetto
Ma anche se sai cos'è un piano di progetto, perché è importante? Cosa otterrai dall'avere un piano di progetto? La verità è che otterrai molte cose. La più importante è che avrai maggiori possibilità di successo. Scrivendo ciò che vuoi ottenere e definendo i passaggi necessari per arrivarci, stai consolidando ulteriormente l'intero processo nel tuo cervello e stai rendendo più probabile che affronterai ciascuno di quei passaggi per andare dal punto A al punto B. Questo è l'aspetto più importante.
Renderai anche il processo più facile per te stesso. Quando scrivi ciascuno dei passaggi di cui tu e il resto del team siete responsabili, è più facile per tutti controllare e vedere cosa resta da fare, cosa è già stato fatto e altro ancora. Puoi vedere i tuoi progressi o dove sei rimasto indietro. Puoi anche assicurarti di essere nei tempi previsti o cosa devi fare per migliorarli. Il piano di progetto assicura che tutti i membri del team siano sulla stessa lunghezza d'onda, il che è una parte cruciale del processo.
Finalmente, un piano di progetto assicurerà che il tuo cliente riceva ciò che si aspetta. Con un piano, tieni sotto controllo compiti e assegnazioni. Stai completando le tappe fondamentali in tempo e consegnando al tuo cliente i prodotti che ha richiesto. Tutto ciò renderà più facile mantenere felice il tuo cliente e questo renderà più facile per la tua attività rimanere in vita e continuare a fornire un servizio eccellente a tutti i tuoi clienti. Meglio pianifichi, migliore sarai, ed è quello che cercano i tuoi clienti e tutti i potenziali clienti.
I passaggi per il tuo piano di progetto
Ci sono diversi passaggi importanti che devi seguire per assicurarti che il tuo piano di progetto sia sulla strada giusta. Diamo un'occhiata ai dieci passaggi più importanti e a ciò che serve per assicurarsi che il tuo piano sia sulla strada giusta. In questo modo, potrai assicurarti che il tuo team stia eseguendo correttamente tutti i progetti e che i tuoi clienti saranno soddisfatti dei risultati. E dieci passaggi per creare quel piano non sembrano molti, vero? Potresti finire in pochissimo tempo.
Diamo un'occhiata ai passaggi per creare un fantastico piano di progetto.
1. Conosci l'ambito del tuo piano
L'ambito del tuo piano è esattamente ciò che speri di realizzare. Qual è l'obiettivo finale che devi raggiungere? È probabile che questo venga definito per te dal tuo capo, dal team leader o dal cliente. Ma se non sai cosa stai cercando di raggiungere, non ci arriverai. E il tuo piano deve essere in grado di spiegare a tutti esattamente cosa speri di ottenere e come ci arriverai. Quindi, inizia con un obiettivo. Da lì, potrai iniziare a creare ciascuno dei passaggi necessari per raggiungere quell'obiettivo.
Quando si tratta di stabilire l'ambito del piano e prepararsi a definire tutto, vuoi assicurarti di avere una buona idea di cosa stia succedendo nel tuo progetto. Dovresti conoscere alcuni dettagli di ciò che deve essere fatto e cosa comporterà ciascuno dei diversi aspetti del progetto. Ma ne scoprirai ancora di più continuando a lavorare sui prossimi passaggi di questo processo. Dopotutto, parleremo di tutto ciò che serve per rendere quel piano un successo.
2. Fai le tue ricerche
Successivamente, devi fare le tue ricerche. Non dare per scontato che ti verrà detto tutto quello che devi sapere fin dall'inizio. Non dare per scontato che il tuo capo, il team leader o il cliente sappiano tutto fin dall'inizio. Ma devi assicurarti di avere tutti i fatti prima di addentrarti troppo nel processo di pianificazione. Questo inizierà con quello che chiamiamo il passaggio due e anche con il passaggio tre. Quindi, per ora, concentrati sul fare tutte le ricerche e scoprire tutto ciò che puoi dalle informazioni già fornite.
Tieni presente che molte delle informazioni di cui hai bisogno si troveranno nelle scartoffie e nella documentazione che ti vengono fornite da chiunque ti affidi il progetto. Questo non significa che quella persona abbia letto tutta la documentazione, ma le scartoffie ti aiuteranno a creare una base un po' più solida su cui costruire il progetto e portarti al passaggio tre (che vedremo tra un momento). Esaminando le informazioni in tuo possesso, troverai cose come gli obiettivi da raggiungere, le aspettative e persino chi farà parte del tuo team. O almeno, dovresti trovare alcune di queste informazioni.
3. Fai domande difficili
Non aver paura di fare domande. E non aver paura di approfondire e porre domande davvero difficili. Tutte le informazioni necessarie per completare il progetto dovrebbero essere fornite fin dall'inizio. Se così non fosse, assicurati di chiedere a chiunque sia necessario fino a trovare le risposte. Dopotutto, non sarai in grado di completare il progetto a meno che tu non sappia tutto quello che c'è da sapere su quel progetto.
Chiedi chi sarà responsabile di ogni aspetto del progetto. Scopri chi deve essere informato sui diversi passaggi che compi. Chiedi al tuo capo chi deve approvare le varie fasi del processo. Scopri come riceverai i feedback o come affronterai i problemi. Assicurati di sapere quando il progetto deve essere completato e chi deve riceverlo. Scopri quando non puoi metterti in contatto con qualcuno o quali tipi di problemi potrebbero sorgere durante il processo. Vuoi sapere il più possibile prima di iniziare questo progetto, perché ti renderà più efficace nel complesso.
4. Inizia con uno schema
Successivamente, inizia a creare uno schema. Non conviene immergersi troppo velocemente nel progetto, il che significa non creare un piano troppo dettagliato troppo presto. Invece, crea uno schema che delinei elementi come la scadenza finale e le tappe intermedie lungo il percorso (se queste sono già state stabilite dal tuo cliente o dal capo). Assicurati di avere una struttura da presentare al team e su cui continuare a lavorare man mano che procedi.
Il tuo schema delineerà il processo per ottenere l'approvazione (da parte di chiunque debba concederla). Dovrebbe anche mostrare cosa deve essere completato e quando per raggiungere le diverse tappe, scadenze e altro ancora. Potresti anche voler abbozzare alcune delle informazioni che già conosci su risorse e risultati finali, così come tutto ciò su cui basi le tue decisioni e la tua struttura. Non deve essere del tutto definito, ma dovresti includere tutte le informazioni di cui sei già certo. Non è necessario essere troppo specifici sull'ordine delle attività, ma puoi, ad esempio, elencare le attività che sai già di dover svolgere.
5. Coinvolgi il team
Successivamente, inizia a parlare con il team che sarà responsabile di questo progetto. Chi fa parte del team o chi è stato incaricato di aiutarti in qualche attività? Collabora con loro e usa lo schema che hai già creato per individuare eventuali attività aggiuntive da completare, capire di quali risorse e forniture avrai bisogno o quanto tempo richiederà ogni attività. È qui che ti attiverai per ottenere ancora più informazioni e porre altre domande difficili.
Qui inizierai anche a dare corpo allo schema che hai appena creato. Accanto a ciascuna attività, puoi iniziare ad annotare alcune note su tempistiche, risorse e responsabili. Potrai aggiungere il resto delle attività man mano che ti verranno comunicate. Seguendo questa strada, otterrai anche più supporto e feedback per le tue idee. Il tuo team potrà aiutarti mentre crei lo schema e nel passaggio successivo, quando inizierete a elaborare tutto insieme.
6. Elabora una bozza
Successivamente, elabora l'intero progetto. In questa fase prendi lo schema creato al punto quattro, insieme ai feedback e alle informazioni aggiuntive ottenute al punto cinque, e usali per creare una bozza più dettagliata. Disponi tutto su carta con ogni attività in ordine e ogni incarico contrassegnato. Inserisci quante più informazioni possibili e assicurati di essere pienamente convinto che il progetto creato sia accurato, o almeno il più accurato possibile senza l'input finale e il supporto del team.
Questa parte del processo potrebbe richiedere del tempo, ma assicurati di fare tutto il possibile per definirla bene. Vuoi essere certo che la bozza sia strutturata in modo comprensibile e che ti aiuti a concentrarti meglio su ciò che deve essere realizzato. Se hai tutto pianificato, sarà più facile inserirlo nel sistema di gestione dei progetti che sceglierai (di cui parleremo al punto sette). Sarai in grado di vedere tutto e, essendo già organizzato, la configurazione sarà un gioco da ragazzi.
7. Configuralo con Instagantt
Qui è dove utilizzerai il tuo strumento di gestione dei progetti. Instagantt ti consente di inserire tutte le diverse attività e sottoattività che desideri. Puoi creare scadenze, tappe, dipendenze e molto altro ancora. Puoi anche assegnare ciascuna delle tue attività a diverse persone del tuo team. Tutto questo è semplice da realizzare e puoi poi condividere tali informazioni con il resto del team in modo che possano fornire feedback, monitorare le proprie attività e tenere traccia di tutto ciò che accade in termini di scadenze o persino comunicare con il resto del team.
Hai anche la possibilità di visualizzare tutte le tue attività tramite un diagramma di Gantt o una bacheca Kanban. In ogni caso, avrai un metodo semplice per monitorare tutto e tenere sotto controllo il tuo progetto. Inoltre, puoi collegare questo sistema a molti altri tuoi sistemi e programmi, così dovrai inserire le informazioni una sola volta per vederle su tutte le tue piattaforme. Questo renderà molto più facile gestire tutto e mantenere informati tutti coloro che devono esserlo su ciò che sta accadendo.
8. Finalizza il tuo progetto
È qui che finalizzerai il layout e il design dei tuoi grafici o delle tue bacheche. Qualunque sistema tu abbia deciso di utilizzare per organizzare il tuo progetto e tutte le attività ad esso associate, devi assicurarti di esaminarlo attentamente e completamente. Devi assicurarti di ricontrollare tutto ciò che hai inserito nel sistema e che sia facile per chiunque leggere e capire cosa dovrebbe accadere in quel punto. Questo ti renderà più facile ottenere il risultato desiderato.
Ora, tieni presente che questa non sarà l'ultima volta che modificherai il tuo grafico o il tuo piano di progetto. Avrai ancora un altro paio di passaggi da compiere. A questo punto, tuttavia, dovresti avere un'idea abbastanza chiara di ciò che richiederà il piano e di come lo realizzerai. Il piano che vedi sul tuo profilo Instagantt dovrebbe apparire molto simile a quello che ti aspetti e dovrebbe sembrare una versione definitiva del tuo piano. Dovresti sentire di poter raggiungere il tuo obiettivo basandoti su quella versione del piano.
9. Ottieni feedback dal team
Una volta che pensi di aver finito e di poter passare all'esecuzione del piano, è il momento di chiedere feedback ancora una volta. Ora, questo non significa che sia l'ultima volta che chiederai al tuo team di aiutarti a migliorare il piano. Ma questa è l'ultima volta prima di iniziare a lavorare sul piano. Quindi, contatta il team e assicurati che abbiano accesso al grafico Instagantt che hai creato. Quindi, chiedi loro di revisionarlo e vedi cosa ne pensano della portata complessiva, delle pietre miliari e dei loro compiti al suo interno.
Vuoi sapere se ritengono che questo piano sia realistico e se sia rappresentativo di ciò che possono fare. Se lo è, allora ottimo, puoi passare al passaggio successivo. Se non lo è, allora vuoi lavorare con quei membri del team e con qualsiasi feedback possano fornirti per capire cosa deve cambiare. In questo modo, potrai portare avanti il tuo progetto e assicurarti che sia un successo. Chiedere feedback è un passo cruciale nel processo per coinvolgere il tuo team e raggiungere i tuoi obiettivi.
10. Non smettere di pianificare
L'ultimo passaggio del tuo piano di progetto è continuo. Non finirai mai. Il tuo piano di progetto può sembrare fantastico e tutti i soggetti coinvolti possono pensare che sarà un successo travolgente. Potresti aver fatto tutte le ricerche, posto tutte le domande, utilizzato tutti i feedback e creato un piano che sembra perfetto per te, il tuo team, il tuo capo, il cliente e tutti gli altri a cui lo mostri. Ma questa è la vita reale. E nulla è mai effettivamente perfetto.
Ciò significa che il tuo piano dovrà cambiare. Che si tratti di piccole o grandi cose, ci saranno alcuni elementi nel piano di progetto che semplicemente non sono corretti o che vengono mandati fuori rotta in un modo o nell'altro. Qualcuno si ammalerà e non completerà il proprio compito o una delle forniture che prevedevi di utilizzare viene improvvisamente ritirata dal mercato e devi trovare un sostituto. Potresti avere un evento imprevisto che interrompe la produzione per un periodo o un cliente che non risponde per un po' di tempo. Qualunque cosa sia, ci saranno degli imprevisti nel piano. Quindi sii sempre pronto ad apportare modifiche e continua a migliorare lungo il percorso.
In fin dei conti, vuoi assicurarti che il tuo piano di progetto sia scritto in un modo che tutti i membri del tuo team possano comprendere ed eseguire. Ancora più importante, vuoi assicurarti che sia progettato per portare a termine il lavoro nel modo più rapido ed efficiente possibile senza sacrificare l'accuratezza nel processo. Come si fa? Beh, dovrai seguire i passaggi che abbiamo delineato sopra e assicurarti di avere Instagantt a disposizione per iniziare. La pianificazione del progetto può essere un gioco da ragazzi se hai il sistema giusto che ti aiuta.