Cos'è un action item? Tutto quello che devi sapere
Una domanda comune che le persone si pongono spesso è: cos'è un action item? Avere una comprensione completa degli action item, della loro importanza e di come funzionano è essenziale. Oggi discuteremo tutto ciò che c'è da sapere sugli action item per rendere l'intero processo di gestione dei progetti più semplice e fluido.
Per ogni organizzazione o azienda, è molto importante gestire le cose in modo efficace. Un modo per raggiungere l'efficienza è completare tutte le attività, ma svolgere questi compiti non è molto facile per i dipendenti di livello superiore. Questo è il motivo per cui dividono i compiti enormi in piccoli compiti e li distribuiscono tra i reparti e i dipendenti.
Man mano che questi compiti vengono suddivisi, hanno bisogno di una descrizione adeguata che aiuti la persona a comprenderne i requisiti. Tale descrizione del compito è nota come action item del compito.
Un action item non è un termine semplice, poiché può contenere molte informazioni sull'attività e qui discuteremo cos'è un action item e tutto ciò che lo riguarda.
Le 3 "W" principali dell'action item:
Ogni volta che parliamo dell'action item, ci sono tre "W" che vengono prese in considerazione. Queste sono Who, What e When. Tutte e 3 sono discusse in dettaglio di seguito.
Who (Chi)?
Come indica il termine, questa è la persona che si occuperà del compito. L'action item per questa attività chiarirà che il compito specifico è assegnato a quella persona specifica.
What (Cosa)?
Questa è una parte molto importante dell'action item. Questo perché si tratta della descrizione che dirà alla persona cosa deve eseguire per il compito. Questa non solo deve essere chiara, ma deve anche essere breve e dritta al punto, in modo che non rimangano ambiguità.
When (Quando)?
Questo è il tempo concesso per il completamento del compito. A volte viene chiamata la scadenza del progetto. È preferibile che questo termine sia menzionato solo in un formato di data e ora completo invece che in formati casuali.
Suggerimenti per implementare queste "W" degli action item nella tua vita professionale:
Sebbene un action item sembri una cosa molto semplice da creare, non lo è affatto. Questo perché la presenza di qualsiasi informazione incerta significherà che la persona che deve occuparsi del compito dovrà affrontare molte difficoltà.
Quindi, ecco alcuni suggerimenti per migliorare l'action item per qualsiasi attività. Questo non solo sarà utile per le autorità superiori, ma sarà anche molto utile per i dipendenti che saranno assegnati ai compiti.
Rendi le cose chiare fornendo una descrizione breve ma chiara:
Quando crei un action item, devi mantenere le cose chiare e brevi. Ma non è una buona pratica rendere l'action item breve e allo stesso tempo poco chiaro. Ciò creerà problemi nella comprensione dell'action item. Ad esempio, prendiamo il caso di un registro delle vendite per un ufficio in cui il compito è creare un report delle vendite per la settimana corrente.
Se crei il tuo action item come "Registro vendite" e lo assegni a un dipendente, lui o lei non saprà cosa deve fare. Per rendere le cose chiare, puoi scriverlo come "revisionare il registro delle vendite" o "creare un report del registro delle vendite". Questo chiarirà molto il compito che deve essere eseguito.
Iniziare sempre il tuo action item con un verbo aiuterà molto:
Molto spesso le persone si chiedono cos'è un action item e come renderlo efficiente. Ecco come puoi rendere efficiente il tuo action item. Poiché un action item non può essere composto da una o due parole, perché ciò causerebbe molte ambiguità, è una buona pratica formulare l'action item sotto forma di frase.
La migliore pratica è iniziare il nome con un verbo, poiché ciò porterà diversi vantaggi. Alcuni dei vantaggi sono elencati di seguito.
- Aiuterà a mantenere l'action item dritto al punto.
- Aiuterà a comprendere meglio.
- Renderà le istruzioni più chiare fin dall'inizio.
Se prendiamo lo stesso esempio del caso precedente, possiamo vedere che formulare l'action item come "fare un report delle vendite" dirà alla persona di cosa deve occuparsi in questo compito.
Fai in modo che il tuo action item sembri un'istruzione:
Un ottimo modo per rendere efficace il tuo action item è formularlo come se fosse un'istruzione. Ciò renderà molto chiaro cosa è richiesto e a volte le descrizioni aiuteranno anche a comprendere meglio.
Quando fai in modo che il tuo action item sembri un'istruzione, i compiti enormi diventeranno più facili non solo da dividere, ma i dipendenti troveranno anche molto facile capire l'ambito dell'intero progetto perché sapranno quali sono le parti che si correlano nei progetti e come possono aumentare l'efficienza del loro compito.
Oltre al titolo, anche le descrizioni possono essere formulate come un insieme di istruzioni. Sarà estremamente utile per i dipendenti capire di cosa devono occuparsi perché la descrizione sarà già molto utile.
Trasformare questa utile descrizione in un insieme di istruzioni aiuterà a rendere più facile la comprensione per individuare il problema che si deve affrontare.
Non dimenticare mai di aggiungere le date di scadenza per tutti gli action item:
Oltre a tutte le altre forze che spingono una persona a completare i compiti, le date di scadenza e i termini sono i più efficaci. Questo perché una scadenza fornisce un limite di tempo per i progetti e i compiti. Ogni volta che crei un action item e lo assegni a un dipendente o a un compito specifico, una cosa da considerare è la scadenza.
Questa scadenza non solo aiuterà il dipendente a gestire meglio la gestione del tempo, ma aiuterà anche i datori di lavoro a gestire le scadenze finali del progetto completo.
Un grande errore in questa parte della creazione degli action item è che le persone solitamente fissano le scadenze sotto forma di giorni come "5 giorni o 2 settimane". Questo comporta molti problemi. Alcuni di essi sono elencati di seguito.
- Questo non è un modo molto formale di assegnare una scadenza, quindi non avrà un impatto molto positivo sulla persona a cui è assegnato il compito.
- Avrai problemi relativi all'orario poiché non viene indicata un'ora di scadenza precisa.
- Persone con fusi orari diversi possono riscontrare molti problemi.
La soluzione migliore a tutti questi problemi è stabilire una scadenza adeguata che includa tutte queste informazioni.
- Ora con AM e PM.
- La regione geografica dell'orario.
- Giorno, Data, Mese e Anno.
Con l'aggiunta di tutti questi elementi, la scadenza sarà completa e non rimarranno ambiguità al riguardo.
Assegna i compiti alle persone in modo intelligente:
Un aspetto fondamentale, sapendo cos'è un action item e creandoli per ogni compito specifico, è sapere quale dipendente sarà il migliore per tale compito. Non è una buona pratica assegnare un compito relativo alla contabilità a una persona di un altro dipartimento.
Questo perché la mancanza di informazioni e competenze causerà una carenza di prestazioni e produttività. Ecco perché dovresti assegnare i compiti solo ai dipendenti appartenenti a un dipartimento specifico.
Gli action item sotto forma di passaggi saranno estremamente utili:
Se c'è più di un compito, deve esserci più di un action item e il modo migliore per gestire questa situazione è fornire le informazioni passo dopo passo. Questo sarà molto utile e l'action item fungerà da guida per risolvere i compiti più complessi.
Fornisci dettagli brevi ma descrittivi per ogni action item:
A volte non si assegna a un dipendente un solo compito; in questo caso, un dipendente deve gestire molti compiti e per ognuno di essi deve essere creato un action item. Se ti stai chiedendo cos'è un action item e come puoi renderlo utile sia per i dipendenti che per i datori di lavoro, questa sarà la soluzione migliore per te.
Poiché l'action item viene utilizzato per dire ai dipendenti cosa devono fare, questo deve essere reso molto chiaro. Per farlo, l'action item deve contenere una descrizione adeguata per ogni compito. Di seguito sono riportate alcune caratteristiche della descrizione.
- Deve essere breve e conciso.
- La descrizione del compito deve essere facile da capire.
- Non deve mancare nessuna informazione importante.
Quando crei una descrizione per l'action item, diventerà molto facile per il dipendente capire i requisiti del compito e, in questo modo, l'action item sarà molto utile per il dipendente.
Conclusione:
A volte i compiti complessi e difficili devono essere divisi in parti più piccole. Se cerchi la risposta a cos'è un action item, la risposta è che si tratta di un insieme di istruzioni che aiuta ad assegnare queste piccole parti di quel compito complesso a diversi dipendenti. Rende molto facile per ogni dipendente capire il compito assegnato e i relativi requisiti.