BRD vs. PRD: Cosa devono sapere i nuovi Product Manager?

La gestione dei progetti richiede una buona documentazione e comunicazione. Queste sono necessarie affinché le attività vengano svolte in modo efficace. Il BRD è un documento significativo utilizzato per definire un'esigenza aziendale e la sua successiva esecuzione. Anche il PRD è un altro documento chiave utilizzato per definire un'esigenza di progetto. Innanzitutto, c'è una leggera distinzione tra i due. Sebbene possano sembrare sinonimi, sono diversi. Vengono utilizzati in fasi diverse di un progetto. 

In questo articolo, esploreremo le differenze chiave tra il BRD e il PRD per aiutare i project manager e i team a comprendere meglio lo sviluppo del progetto.

Introduzione al PRD 

Un PRD è uno dei documenti essenziali nel Ciclo di Sviluppo del Prodotto. Espone quali risorse e capacità dovrebbero essere aggiunte al lancio di un prodotto per consentire ai team di sviluppo e testing di procedere. Sebbene i PRD siano realizzati efficacemente nei modelli SD convenzionali a fasi, sono vantaggiosi anche nel lavoro agile.

Il PRD include tutto ciò che deve far parte del rilascio affinché sia considerato completo. Funge da guida per altri documenti creati durante il processo di rilascio. Sebbene i PRD possano suggerire come qualcosa potrebbe essere implementato per mostrarne il funzionamento, solitamente non specificano esattamente come dovrebbe essere fatto.

Elementi Importanti del PRD

Ecco una semplice analisi delle parti chiave:

• Descrizione del Prodotto

Fornisce una panoramica di cosa sia il prodotto e di come si inserisca nel quadro più ampio del mercato o della visione dell'azienda.

• Scopo

Spiega perché il prodotto viene creato e quali specifici problemi aziendali mira a risolvere.

• Pubblico di Riferimento

Identifica gli utenti finali e aiuta a comprenderne le sfide e le aspettative. Spesso include informazioni sulla demografia e sui comportamenti degli utenti.

• Caratteristiche Chiave

Evidenzia le caratteristiche e le funzioni principali del prodotto. Aiuta a scomporre ciascuna di esse per una migliore comprensione.

• Design dell'Interfaccia Utente

Si concentra sull'aspetto e sulla sensazione del prodotto, spiegando come gli utenti interagiranno con esso.

• Specifiche Tecniche

Copre i dettagli tecnici necessari al team di ingegneria. Include elementi come l'architettura del software, l'archiviazione dei dati, i requisiti prestazionali e i framework.

Casi d'Uso del PRD

Un PRD è importante durante l'intero processo di sviluppo del prodotto. Inizia definendo il prodotto e le sue esigenze, e continua a guidare il team per assicurarsi che il prodotto sia costruito correttamente.

Ecco alcune situazioni in cui un PRD è utile:

Traduzione delle Esigenze Aziendali 

Puoi usare il PRD quando hai bisogno di tradurre le tue esigenze aziendali in caratteristiche del prodotto. Il PRD spiega come funzionerà il prodotto ed elenca le sue caratteristiche.

Fornire Requisiti Chiari

Include dettagli tecnici in modo che gli sviluppatori sappiano esattamente cosa devono costruire.

Definizione delle User Story

Scrivere user story nel PRD aiuta a chiarire i requisiti e a concentrarsi su ciò di cui gli utenti hanno bisogno. Per esempio, “Come utente, desidero filtrare i dati per intervallo di date”.

Determinare se il Prodotto Soddisfa gli Obiettivi Aziendali

Il PRD aiuta ad allineare le caratteristiche del prodotto con gli obiettivi aziendali complessivi, come la creazione di una chatbot live o l'aggiunta di FAQ per ridurre le richieste al supporto clienti.

Coordinamento di Team Interfunzionali

Connette i team di design, controllo qualità e ingegneria per assicurarsi che tutti lavorino insieme in modo efficace.

Gestione della Gestione Errori e dei Casi Limite

Il documento illustra come gestire casi insoliti ed errori. Aiuta a garantire un'esperienza utente fluida e una corretta gestione degli errori.

Introduzione al BRD

Un BRD definisce, in termini semplici, cosa fa un'azienda e perché è richiesto un progetto. Definisce le misure che devono essere intraprese oltre ai necessari requisiti di progetto. 

Il BRD si concentra sulla questione di cosa il progetto dovrebbe fornire. Un altro vantaggio del BRD è che, in caso di modifiche durante il progetto, il BRD deve essere aggiornato.

Per questo motivo, considera il BRD come un piano che definisce le attività per raggiungere gli obiettivi e ottenere conseguenze positive sia per i clienti che per gli stakeholder. 

Tutti i partecipanti al team sono coinvolti nello sforzo di definire come il progetto diventerà operativo e come soddisferà le esigenze del business. 

Questo tipo di pianificazione viene effettuato con il coinvolgimento degli stakeholder e può essere implementato solo dopo che questi hanno approvato il piano di lavoro.

Elementi Importanti del BRD

Analizziamo le parti principali del documento:

• Executive Summary

Una breve panoramica che riassume l'intero documento e delinea i requisiti del progetto.

• Obiettivi del Progetto/Caratteristica

Una descrizione di ciò che il progetto (o la caratteristica specifica) mira a raggiungere. Include i suoi obiettivi e i risultati attesi.

• Requisiti Aziendali e Ambito del Progetto

Una definizione chiara del lavoro coinvolto nel progetto, assicurando che rimanga entro i limiti stabiliti.

• Stakeholder

Un elenco di chi è coinvolto nel progetto e del ruolo e della responsabilità di ciascuna delle persone coinvolte nel progetto.

• Timeline

Questo è un piano che indica le diverse fasi che il progetto attraverserà e i tempi che ogni fase probabilmente richiederà.

• Budget e Analisi Costi-Benefici

Un prospetto dei costi stimati e dei benefici previsti per il progetto. L'analisi costi-benefici offre una giustificazione per il ritorno sull'investimento (ROI) del progetto.

• Vincoli

Qualsiasi limitazione o sfida che potrebbe sorgere durante il progetto, insieme alle risorse per affrontarle.

Casi d'uso del BRD

Questo documento viene normalmente preparato all'inizio dello sviluppo del progetto. Aiuta ad assicurarsi che tutte le persone siano sulla stessa lunghezza d'onda, riduce al minimo la confusione ed evidenzia i rischi. È inoltre importante per ottenere l'approvazione dai dirigenti e garantire il budget.

Ecco alcune situazioni in cui dovresti creare un BRD:

Pianificazione dei progetti e definizione della direzione

Utilizza un BRD per delineare le necessità del progetto e gli obiettivi da raggiungere. Ciò assicura che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda ed evita ritardi costosi dovuti a cambiamenti nell'ambito del progetto.

Creazione e sostituzione di applicazioni

Raccogli all'interno del BRD tutti i requisiti aziendali necessari per creare una nuova applicazione o sostituirne una vecchia.

Rispondere alle richieste di proposta

Redigi un BRD per rispondere alle RFP per nuovi progetti, dettagliando le esigenze e le aspettative aziendali.

Definizione dei bisogni aziendali

Se la tua azienda si sta espandendo, un BRD può aiutare a documentare i necessari bisogni aziendali.

Risoluzione di problemi aziendali

Un BRD può delineare specifici problemi aziendali e i risultati desiderati per affrontarli.

Priorità alle esigenze del mercato

Se stai entrando in un nuovo mercato, un BRD può aiutare a identificare le opportunità chiave e ad allinearle con i tuoi obiettivi aziendali.

BRD vs. PRD: Scopo principale di entrambi i documenti 

BRD

Lo scopo principale del BRD è descrivere come dovrebbe apparire il sistema in termini aziendali. Spesso definisce gli aspetti commerciali e gli aspetti applicativi e tecnici specifici che il progetto richiederà. Il BRD aiuta a rispondere a domande importanti su ciò di cui l'azienda ha bisogno e su come verrà consegnato il progetto. Contiene inoltre un elenco prioritario di funzionalità e requisiti che il prodotto finale, il sistema o il servizio deve includere.

PRD

I PRD sono molto importanti nel processo di sviluppo del prodotto perché fungono da guida per l'intero team. Aiutano a chiarire ciò che il prodotto mira a raggiungere.

Aiutano tutte le persone coinvolte a concordare su quali funzionalità siano più importanti e a comprendere eventuali compromessi. I PRD assicurano che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda, aiutando a garantire che il prodotto finale soddisfi le esigenze degli utenti.

Per i team che utilizzano i metodi Agile o Waterfall, un PRD ben organizzato può rendere lo sviluppo più fluido fornendo indicazioni chiare e aiutando a evitare scadenze mancate o cambiamenti nell'ambito del progetto.

Quando usare il BRD?

Dovresti scrivere un BRD durante la fase di pianificazione del progetto. All'inizio del progetto, il BRD specifica l'obiettivo e la portata del progetto.

Delinea inoltre i bisogni e gli obiettivi aziendali.

Sebbene il BRD venga definito in queste fasi iniziali, può essere aggiornato durante tutto il progetto man mano che emergono cambiamenti. Questo documento è importante perché pone una solida base per il successo del progetto. Aiuterà a migliorare la pianificazione, l'esecuzione e la comunicazione.

Avrai bisogno di un software di gestione dei progetti che organizzi le attività e connetta l'intero team per gestire tutto questo in modo efficace. Instagantt è uno strumento online che fornisce dati in tempo reale in diverse visualizzazioni. Consente a tutti di lavorare nel modo preferito. Il suo diagramma di Gantt interattivo può essere condiviso con team e stakeholder, mostrando le attività organizzate su una linea temporale. 

Puoi collegare le attività dipendenti, impostare pietre miliari e identificare il percorso critico. Inoltre, puoi impostare una baseline e monitorare il tuo BRD in tempo reale man mano che il progetto avanza. 

Quando usare il PRD?

Un documento sui requisiti del prodotto (PRD) viene solitamente creato dal product manager prima che il team di sviluppo inizi a lavorare sul prodotto. Tuttavia, è importante che tutti collaborino alla sua stesura. Un PRD è come il migliore amico del product manager perché guida il rilascio e aiuta a garantire di consegnare ciò che i clienti desiderano, puntualmente.

Tutte le persone coinvolte nel rilascio — inclusi sviluppatori, tester e project manager — dovrebbero avere familiarità con il PRD.

Considerazioni finali 

Sia il BRD che il PRD sono documenti basati sui requisiti. Questi sono utili per portare la tua attività verso il successo. Puoi allineare il tuo team e descrivere loro i tuoi obiettivi aziendali utilizzando questi documenti.