Una guida completa sulla metodologia Getting Things Done

Quando pensiamo troppo e non facciamo nulla per portare a termine le cose in tempo, la nostra tranquillità ne risente seriamente. Quando pianifichiamo nella nostra testa, non mettiamo in pratica e lasciamo che il tempo voli via, finiamo solo per caricarci di stress. C'è quindi un grande bisogno di gestire le cose correttamente e di metterle in atto. 

Una guida completa sulla metodologia Getting Things Done

David Allen, un famoso ed esperto consulente di produttività, ha ideato questo sistema per gestire le attività in modo efficace, proponendo un metodo di gestione dei compiti composto da passaggi molto semplici. Ha introdotto la metodologia Getting Things Done per trasformare le idee in lavoro pratico e portare effettivamente a termine le cose. 

La metodologia Getting Things Done aiuta a cogliere i passaggi efficaci e a lasciarsi alle spalle il superfluo, rendendo le cose più appropriate e organizzate in base alla loro importanza e ai limiti di tempo, consentendo inoltre di revisionarle. 

Passaggi della metodologia Getting Things Done 

Ecco dunque la guida completa per chi è alle prime armi e vuole imparare un modo semplice ma efficace per fare le cose in modo appropriato. Seguiamo una sequenza di passaggi per mettere in pratica lo sforzo mentale, le idee e le informazioni, elencando le cose, eliminando il disordine e organizzandole. 

Acquisire: Trattenere le cose

Sappiamo che il nostro cervello è abbastanza sviluppato per pensare a idee creative per facilitare i nostri compiti e ottenere risultati fruttuosi. Le cose a cui il nostro cervello pensa sono indubbiamente originali, ma non sono archiviabili nella mente. 

Dobbiamo memorizzarle sotto forma di parole, simboli o numeri. Quindi, il primo e più importante passo è scrivere le cose che il tuo cervello sta pensando di pianificare per raggiungere qualsiasi obiettivo. Dipende da te quale fonte utilizzerai per acquisire ciò che vuoi fare, che sia carta e penna, un'applicazione o un semplice registratore vocale.

Poiché il nostro cervello può pensare a milioni di idee ma non può memorizzarle, o anche se partecipi a un workshop o a un corso di formazione, non puoi ricordare tutto: devi invece elencare i passaggi importanti o i fili conduttori delle informazioni invece di accumularli nella mente. 

Quando lasci accumuli di informazioni o idee nella tua mente, queste ti distraggono dal tuo obiettivo e ti fanno perdere tempo. Ma quando le scrivi come una lista di cose da fare su carta o su un'applicazione mobile seguendo la metodologia Getting Things Done, favorisci la tua tranquillità e il tuo riposo. 

Chiarire le cose da tenere o eliminare 

Dopo aver scritto tutte le informazioni, le idee e le cose da fare su carta o su un'applicazione, devi fare chiarezza selezionando prima le cose importanti e urgenti e lasciando le altre per la volta successiva. Non tutto ciò che hai scritto sulla carta è utile o all'altezza delle esigenze del momento.

 Dovresti decidere ora cosa è più necessario e chi dovrebbe farlo. Prima di iniziare a lavorare, secondo la metodologia Getting Things Done, dovresti avere ben chiara la natura dei compiti. 

Controlla la tua casella di posta dove solitamente inserisci i tuoi compiti e fai chiarezza sulle attività che hai già svolto e a cui non serve dedicare ulteriore attenzione e tempo. Elimina tali attività dalla tua lista per renderla più chiara ed evitare accumuli di spam. 

Riordinare i compiti organizzandoli 

Secondo la metodologia Getting Things Done, dovresti definire una tempistica dopo aver deciso la natura e l'importanza dei compiti. A tale scopo, la tua email o qualsiasi altra applicazione del tuo dispositivo sarà adatta per ricordarti la data e l'ora di ogni attività successiva. Qui è necessario porsi alcune domande e trovare il modo migliore per gestire molti compiti e organizzarli. 

Creare una coda di compiti da svolgere.

Pensa a quali compiti sono più rilevanti e richiedono la tua attenzione urgente 

• Rimuovi dalla lista i compiti che puoi fare in seguito e segnali nel tuo promemoria impostando la data prevista per iniziarli. 
• Getta nel cestino le cose che ritieni siano già state fatte e di cui non hai più bisogno.
• Non dimenticare di coinvolgere il tuo team. Prendi i compiti che pensi possano essere svolti da qualcun altro del tuo team. Questo alleggerirà il tuo carico mentale. 
• Osserva la natura dei compiti e valuta se sono importanti e se devi procedere con essi.

Valuta se i compiti che stai per eseguire richiedono pochi minuti o più tempo. Se il tempo di completamento dell'attività non supera i due minuti, falla immediatamente; se invece richiede più tempo, saltala e concentrati sull'attività più importante e immediata. 

Effettuare revisioni frequenti del proprio lavoro. 

Dopo aver elencato le cose, rimosso il superfluo dalla lista e organizzato i compiti per completare un progetto, è necessario tenerne traccia. Tutto ciò che è presente nella lista non è né ovvio né richiede attenzione costante. Ecco perché è necessario rivedere la lista dei compiti qualche giorno dopo per includere o escludere le attività in base ai requisiti del progetto. 

Controlla la lista settimanalmente ed escludi le cose che ritieni siano state fatte a sufficienza e che non richiedono più tempo ed efficienza da parte del tuo team. Altrimenti, fungeranno da elemento di disturbo e ti porteranno a lasciare irrisolti molti compiti importanti.

C'è un altro fattore: l'aggiunta di qualcosa di nuovo per promuovere l'efficacia del tuo progetto, che trascureresti se non revisionassi la lista dei compiti ogni settimana. Individuerai le pendenze e le tratterai a seconda delle necessità. Quindi, questo passaggio della metodologia Getting Things Done ti aiuterà a individuare le cose fatte e a liberare la lista per i nuovi compiti della settimana per procedere verso il tuo obiettivo. 

Mettere in pratica i passaggi per raggiungere l'obiettivo

Quando avrai completato tutti i passaggi per creare una lista di cose da fare e poi elaborarla, sarai dell'opinione di goderti molto il tuo lavoro invece di esaurirti a causa del sovraccarico di lavoro. Quando avrai sviluppato l'abitudine di essere organizzato e procedere con le cose in sequenza, eliminando il superfluo in tempo, starai tracciando nuovi percorsi di innovazione. L'abitudine di gestire le cose libererà la tua mente dalle preoccupazioni e dal sentirti sopraffatto, fattori che sicuramente influenzerebbero la tua competenza. 

In che modo la metodologia Getting Things Done ti aiuta a lavorare correttamente?

La metodologia Getting Things Done ha svolto un ruolo fondamentale nel suddividere il progetto o l'obiettivo in piccoli compiti e nel consentire di completarli in tempo. Ecco alcuni punti a favore per incoraggiare i principianti a tenere traccia del proprio progetto e portarlo a termine in tempo senza esaurirsi e sprecare energia con una mente sopraffatta. 

• Sarai libero dagli ostacoli che minacciano la tua tranquillità. 

Quando osservi la metodologia Getting Things Done per completare il tuo progetto, ti liberi degli ostacoli che possono rovinare la pace della mente. Quando hai le cose in mente, invece di scriverle su carta o in una lista di cose da fare, rovini il tuo tempo non facendo nulla e compromettendo la tua pace interiore. Ma se segui la metodologia Getting Things Done, non verrai sopraffatto e godrai di un sonno tranquillo invece di elaborare continuamente idee diverse nella tua mente. 

• Sarai organizzato. 

Tutto intorno a te sarà organizzato, sia nel luogo di lavoro che nella vita personale. Quando avrai pianificato tutto, eliminato il superfluo e chiarito ogni aspetto, agirai come una persona proattiva e potrai evitare facilmente gli ostacoli. 

• Risparmierai il tuo tempo prezioso. 

Pensare troppo e non fare nulla consuma solo il tuo tempo. Pertanto, tenere le cose a mente è tossico per la salute della tua mente. Traccia le cose su un'applicazione o su carta e segnale quando le avrai completate del tutto. 

• Svilupperai relazioni migliori. 

Quando organizzi le cose, capirai sicuramente chi può gestire meglio compiti specifici. Affiderai i compiti alla persona con le competenze pertinenti e li porterai a termine in tempo. Questo ti aiuterà a sviluppare relazioni migliori sul posto di lavoro. 

Conclusione 

La metodologia Getting Things Done è sempre un percorso per intraprendere un viaggio verso il completamento con successo del tuo progetto, poiché ti mantiene aggiornato e ti permette di gestire ogni compito tuo e dei membri del tuo team.