In qualità di project manager, impari rapidamente ad adattarti a molte cose diverse. Diversi tipi e dimensioni di progetti, diversi clienti, diversi team e diverse personalità dei membri del team.
Tuttavia, riuscire a destreggiarsi tra tutti questi aspetti non è un compito facile. Il project management richiede disciplina, la capacità di gestire una grande quantità di informazioni e la capacità di comunicare lo stato delle diverse attività nelle varie fasi di un progetto, solo per citarne alcune.
Sebbene essere un project manager si traduca fondamentalmente nel garantire che un progetto proceda con successo con pochi o nessun problema, ci sono aspetti o fasi cruciali per assicurarsi che ciò venga raggiunto. Parliamo un po' più nel dettaglio di quali siano.
Fai ricerca
Il primo aspetto quando si inizia a tracciare un progetto è la ricerca. È necessario definire obiettivi, requisiti, attività, deliverable, scadenze, aspettative e responsabili ancora prima di iniziare la pianificazione. Il vantaggio principale che questa fase offre è quello di poter stabilire limiti specifici al progetto, definendolo e comprendendolo appieno.
Fornisci indicazioni
Consideralo come una lettura del copione prima dell'inizio delle riprese del pilot. È fondamentale che il tuo team sappia che hai tutto sotto controllo. Quindi, organizza una riunione e inizia a fornire al tuo team indicazioni chiare. Queste includono programmi, aspettative, scadenze, budget e requisiti. In questo modo, garantirai una roadmap chiara e organizzata dell'ordine ideale in cui il progetto dovrebbe svolgersi, assicurandoti che tutti siano pienamente consapevoli di quale debba essere la progressione logica e di chi sia responsabile di cosa.
Fase di implementazione
È il tuo momento di risplendere, il tuo momento, il tuo posto felice. Il progetto è vivo e tu tieni le fila di tutto. È estremamente importante che tu, in qualità di project manager, mantenga il pieno controllo e una comunicazione aperta con tutti i soggetti coinvolti nel progetto (inclusi clienti e stakeholder), monitorando l'avanzamento delle attività, le tempistiche e l'andamento del budget. Devi anche imparare ad anticipare eventuali problemi o colli di bottiglia che potrebbero ostacolare i tuoi progressi nel prossimo futuro, come attività in ritardo e membri del team sovraccarichi di lavoro.
Fase di chiusura
Sei arrivato alla fine del progetto, ma hai ancora del lavoro davanti a te. La fase di chiusura segna il momento di valutare i lati positivi e negativi del progetto e di imparare da essi. Una volta documentato ogni aspetto del progetto, è necessario sedersi con il proprio team e discutere le prestazioni, incluse le aree in cui il team è stato eccellente e le aree in cui può migliorare in futuro. È anche un'ottima idea chiedere un feedback ai clienti, da condividere poi con il team. Dopotutto, è proprio questo che garantirà il successo dei tuoi progetti futuri.
Strumenti di project management
Tieni presente che ogni progetto è diverso e, come tale, non tutti richiedono lo stesso processo decisionale. I progetti possono comportare ogni tipo di problema: budget, clienti insoddisfatti, cambiamenti di direzione dell'ultimo minuto, e chi più ne ha più ne metta.
Essere in grado di prendere decisioni di valore in vari punti della roadmap diventa fondamentale per il successo del tuo progetto, ed è qui che uno strumento di project management torna utile e può davvero rappresentare un enorme cambiamento per te. Supervisionando ogni aspetto del tuo progetto nel suo complesso, otterrai un senso di facilità e controllo che potresti non aver mai provato prima durante la tua carriera di PM.