Come stimare i progetti? La guida completa
La stima del progetto è un punto cruciale per un team di gestione del progetto per avere un'idea precisa del carico di lavoro, del costo e di molte altre cose da considerare quando si inizia un progetto. La stima del progetto può essere seguita in diversi settori come l'edilizia, l'IT, l'ingegneria, l'agricoltura e la finanza, ecc.
Un project manager ha la responsabilità di effettuare la giusta stima prima di stabilire un ingente investimento economico. Ottenere una stima di un progetto non è sempre facile e accurato, ma è necessario farlo per far fronte alle spese, programmare le attività e assumere un team qualificato.
Se non vengono effettuate stime, non è possibile avere un piano migliore per il tuo project management e non saprai se le risorse a disposizione sono sufficienti per il completamento del progetto o meno. Questa situazione potrebbe portarti ad abbandonare il progetto, facendo sì che i tuoi sforzi, investimenti e risorse vadano sprecati.
Una guida completa su come stimare i progetti
Vengono condivisi alcuni suggerimenti importanti per stimare i progetti che ti aiuteranno prima di iniziare un progetto aziendale. Quindi, iniziamo a capire come stimare i progetti.
I componenti principali della stima del progetto sono:
- Stima del budget
- Stima delle risorse
- Stima dello sforzo
1. Stima top-down
Le stime top-down vengono effettuate dal project manager insieme agli altri vertici aziendali che includono il responsabile finanziario, il proprietario e la giuria esperta dell'azienda. La stima del progetto top-down si basa su esperienze passate e sulla specifica dei compiti per avviare un progetto.
- Si può dire che la stima top-down sia un approccio per definire gli obiettivi e la missione di un progetto e quindi selezionare i membri del team di conseguenza per raggiungere tali obiettivi.
- Questa stima richiede la divisione del lavoro in blocchi per renderlo più preciso e chiaro per i membri del team. Dopo aver fissato un obiettivo, i compiti vengono ulteriormente suddivisi in piccoli pezzi.
Considerando le esperienze passate sullo stesso progetto, i passaggi necessari vengono definiti e classificati per i membri del team, mostrando loro un quadro generale chiaro. Il project manager facilita l'identificazione dei compiti principali che vengono ulteriormente perfezionati dal team.
Una stima approssimativa della tempistica, dei costi e del budget viene effettuata da un project manager; non è affatto accurata, ma fornisce una direzione iniziale per gestire il progetto. Questa bozza iniziale approssimativa del budget può essere utile per rassicurare il cliente sul budget e sulla durata stimati. Ma si tratta solo di una stima basata su previsioni senza conoscere i dettagli e senza entrare nella fase operativa.
2. Stima bottom-up
La stima bottom-up sembra identica alla stima top-down poiché si basa anch'essa su esperienze di progetti passati, ma è una stima più accurata e precisa della stima top-down. Questo tipo di stima rende il project manager più sicuro riguardo ai costi stimati e ai tempi di completamento del progetto.
- Ci sono pochissime probabilità di variazioni rispetto ai costi e alla durata stimati. La stima bottom-up è più dettagliata in quanto viene effettuata dopo un lungo studio del progetto e degli obiettivi fissati prima di iniziarlo.
- Il project manager definisce ogni compito per i membri del team individualmente, scorporandoli dai gruppi come avveniva invece nella stima top-down.
La stima bottom-up si rivela corretta per quanto riguarda budget, programma e utilizzo delle risorse. Pertanto, si può affermare che questo budget è utile per evidenziare le differenze tra costi previsti ed effettivi, durata temporale e quantità di risorse utilizzate.
Se segui la tecnica di stima bottom-up, avrai bisogno di un lungo periodo di tempo per sviluppare un piano. Vengono prese in considerazione più risorse per effettuare una stima accurata, ad esempio avrai bisogno di trasporti per effettuare un sopralluogo sul campo e avere uno studio dettagliato del sito.
Per questo motivo stimerai il numero di operai da assumere; deciderai l'uso delle risorse e, infine, la scadenza esatta per soddisfare il cliente.
Stima corrispondente:
Questo tipo di stima si basa sul confronto tra lo stesso tipo di progetto passato e un progetto recente. Questa stima fornisce supporto quando non si hanno informazioni sufficienti sul costo del progetto e sul tempo necessario per completarlo.
Quando non vengono condivisi dettagli sufficienti dal cliente o il cliente non ne sa molto sul progetto e ti chiede di stimare il costo per far fronte alle spese necessarie per completare il progetto e le risorse necessarie ai membri del team per raggiungere l'obiettivo prefissato.
Gli elementi principali per definire una stima corrispondente sono:
- Le informazioni del progetto passato e di quello recente vengono confrontate
- Supponiamo che il costo del progetto precedente fosse di un milione e si stimi che anche il costo di questo progetto sarà lo stesso
- Allo stesso modo, la durata temporale viene confrontata e stimata
- Un progetto della stessa natura viene preso in considerazione e confrontato per fare una buona stima
- I compiti eseguiti durante il completamento dell'ultimo progetto sono preferiti per ottenere risultati fruttuosi
Questo tipo di stima somiglia a una stima top-down e non è sempre accurata. Può essere vantaggiosa se hai già gestito progetti della stessa natura in precedenza.
3. Stima analitica
È più accurata rispetto ad altre tecniche in quanto si avvale di calcoli automatici per effettuare una stima più precisa del progetto. La stima analitica è più accurata poiché consente di stimare un arco temporale e un costo del progetto più precisi.
È necessario raccogliere alcune informazioni di base sul progetto recente, confrontarle con quello precedente e individuare le somiglianze. Successivamente, si stabiliscono le strategie su cui lavorare. Sarai in grado di definire le unità per raggiungere l'obiettivo.
Stimando il tempo, è necessario definire quello che si intende dedicare a ogni attività e poi considerare l'unità come il proprio braccio destro. Le unità possono essere gli strumenti, i macchinari, il software o i lavoratori. Sii molto chiaro sulla cifra che intendi considerare per il completamento del progetto.
Dopodiché, allinea le attività dei progetti precedenti e fai un calcolo chiaro dei costi e delle tempistiche, in modo da poterli stimare accuratamente per un progetto recente.
Non dipende solo dai dati raccolti in precedenza, ma anche dalla domanda del progetto attuale e dalla necessità di stabilire una stima orientata ai risultati che sviluppi fiducia tra te e il tuo cliente o capo.
Questa è stata una spiegazione adeguata alla domanda su come stimare i progetti.
Alcuni passaggi importanti per realizzare una stima di successo per i principianti:
Puoi anche adottare alcuni passaggi gestionali per lavorare con uno stile unico ed efficace, come considerare le seguenti tecniche
- Studia a fondo il profilo dei membri del tuo team
Quando lavorerai in team come un leader, dedica del tempo a conoscere la storia lavorativa dei membri del tuo team. Ti aiuterà a trovare la persona adatta per svolgere un compito specifico.
Puoi indirizzare il tuo team a svolgere i propri compiti chiedendo loro di organizzare il tempo in base alla loro attività. Questo ti aiuterà a mantenere il team in linea e ad analizzare il punto in cui il progetto è carente e qual è il motivo che lo sottende. Dopodiché, sarai in grado di risolvere il problema in modo efficace.
- Studia lo stile di lavoro dell'azienda
Aziende diverse lavorano con stili diversi. Alcune aziende lanciano progetti su piccola scala a causa della loro situazione finanziaria, mentre altre lavorano su progetti su larga scala e costosi poiché possono sostenerne le spese.
Sarà meglio conoscere la storia dell'azienda, come lavorano e cosa hanno pianificato in passato. Ti aiuterà a fare una buona stima dei costi e dei tempi del progetto.
- Suddividi le attività del progetto in piccoli blocchi
Dopo aver stabilito una buona comunicazione con il tuo cliente e aver conosciuto gli obiettivi dei progetti, saprai meglio quali compiti devi svolgere per soddisfare la richiesta che il cliente si aspetta da questo progetto.
È necessario dividere i compiti in sotto-attività, in modo da poter lavorare in dettaglio con il proprio team discutendo il ruolo e le prestazioni. Quando i compiti sono divisi e suddivisi, è molto chiaro per una persona comprendere l'obiettivo che vi sta dietro.
Dopodiché, sarai in grado di sapere di quanti lavoratori hai bisogno per svolgere questi compiti specifici, di quale tipo di strumenti e materiali hai bisogno per fare bene il tuo lavoro. Definendo queste cose, puoi stimare il costo e il tempo per il completamento del progetto.
- Rendi precisa la tua stima sviluppando un diagramma di Gantt di team
Le competenze gestionali più efficaci richiedono di programmare correttamente le attività per gestirle in tempo. Puoi farlo sviluppando un diagramma di Gantt di team. Ti sarà utile per stimare in quanti giorni o mesi verrà completato il tuo progetto e quante spese dovresti aspettarti fino al completamento del progetto.
Conclusione:
Sono state introdotte ufficialmente diverse tecnologie di stima dei progetti che possono essere di vantaggio per i principianti per stimare un piccolo progetto. L'esperienza precedente gioca un ruolo importante nell'affrontare lo stesso progetto, ma non c'è bisogno di preoccuparsi se si è nuovi.
Puoi seguire i passaggi discussi sopra alla fine dell'articolo per fare una buona stima del tuo progetto e rendere soddisfatto il tuo cliente o capo. Saprai come stimare i progetti seguendo le linee guida sopra riportate.