Come usare il time blocking per aumentare la produttività. Guida definitiva

Mentre lavori non devi trascurare gli altri compiti. Esiste un modo migliore e più saggio per completare il tuo lavoro in tempo utilizzando il time blocking. Ma cos'è il time blocking? Come puoi usare questo semplicissimo metodo di gestione del tempo per gestire i tuoi compiti concentrandoti al contempo sulle altre cose che accadono nella tua routine quotidiana?

Una panoramica su cos'è il time blocking?

Questo è un metodo di gestione del tempo molto semplice e unico attraverso il quale puoi letteralmente programmare i compiti di tutta la tua giornata. Puoi creare dei blocchi per ogni compito che devi svolgere durante l'intera giornata. Puoi aggiungere un blocco di tempo per completare un compito, poi fare una pausa e, successivamente, iniziare a lavorare sul compito successivo.

Puoi anche aggiungere l'orario della pausa nel tuo grafico di time blocking, in modo da non prenderti un minuto in meno o in più di quanto deciso in precedenza. Ora conosci il time blocking, ma come usarlo per aumentare la produttività?

Importanza del time blocking:

Il time blocking ti aiuterà a raggiungere i tuoi obiettivi quotidiani in modo più conveniente e gestito. Ecco i vantaggi dell'utilizzo del time blocking per programmare le attività della vita quotidiana:

Segui il tuo programma:

Quando non hai un programma adeguato per svolgere i tuoi compiti, ti confondi e inizi a stancarti del tuo lavoro. In questo modo, ti distrai tutto il giorno e inizi a trascurare il lavoro più importante che dovevi completare in tempo.

Quando inizi a programmare i tuoi compiti e a creare blocchi di tempo per ogni singolo compito, che tu stia lavorando o che sia il momento della pausa. Inserisci tutto in un programma di time blocking e seguilo semplicemente. In questo modo, non sarai mai frustrato o distratto da nulla.

Diventa produttivo:

Quando inizi a gestire il tuo tempo e i tuoi compiti, inizi a diventare produttivo. Se segui il tuo programma avrai del tempo libero che potrai utilizzare per fare qualcos'altro. Inizi a diventare creativo su come utilizzare il tuo tempo libero in modo più produttivo.

Smetti di sprecare il tuo tempo in cose inutili, come stare seduto senza fare nulla o sprecare il tuo tempo in qualcosa che non è vantaggioso per te. La gestione del tempo ti insegna come usare il tuo tempo morto in modo migliore.

Lavora puntualmente:

Ti è stato assegnato un compito ma non sei riuscito a completarlo in tempo, ma perché? Non sei riuscito a gestire il tuo tempo e lo hai lasciato incompiuto. Pensavi che avresti completato quel compito più tardi e non hai mai trovato quel tempo libero per finire il tuo lavoro.

Con l'aiuto del time blocking, quando avrai una fascia oraria per ogni singolo compito, sarai in grado di gestire il tuo programma e completare il tuo lavoro in quella specifica fascia oraria. Seguendo il programma che hai creato in base alla tua routine quotidiana, le cose non si confonderanno mai.

Soddisfazione:

Quando hai un programma adeguato della tua giornata, sai come devi gestire l'esecuzione di ogni singola attività in tempo. Questa gestione del tempo porterà un senso di soddisfazione alla tua mente.

Le cose non si confondono e tutto sarà completato in tempo senza alcun ritardo. Questa soddisfazione eliminerà lo stress del lavoro dalla tua testa e sarai in grado di gestire il tuo lavoro correttamente.

Guida per usare il time blocking in modo professionale:

La gestione del tempo è importante, ma non tutti la seguono correttamente e cerchi di sbarazzarti del tuo lavoro lasciandolo per domani, ma non puoi semplicemente lasciare compiti importanti per domani. Puoi usare il time blocking, ma come usarlo per aumentare la produttività?  Ora capirai meglio cos'è il blocking.

Ecco una guida che ti aiuterà a iniziare a utilizzare la tecnica di gestione del time blocking e come puoi usare il tuo tempo in modo più vantaggioso.

Fasce orarie per i compiti:

Semplicemente crea delle fasce orarie per i compiti in base al tempo che richiederanno prima di essere completati. Perché quando inizi a programmare i tuoi compiti in questo modo, completerai sempre il tuo compito in quella fascia oraria.

Mentre lavori, concentrati semplicemente sul tuo lavoro. Non permettere mai a nulla dall'esterno di distrarti dal finire il tuo compito. In questo modo, non lascerai il tuo lavoro per domani. Smetti di sprecare il tuo tempo in cose inutili.

Fasce orarie per le pause:

Beh, non lavorerai tutto il tempo. Avrai anche bisogno di una pausa per rinfrescare la mente e recuperare i tuoi livelli di energia. Ma ricorda sempre di inserire le tue fasce orarie per le pause nel tuo programma di time blocking.

Se segui quella fascia oraria per la pausa, non sprecherai tempo extra mentre ti riposi e, quando la fascia oraria della pausa sarà finita, tornerai al tuo lavoro.  

Rimani in carreggiata:

Dopo aver creato un programma per il giorno o la settimana successiva, è tempo di seguirlo. Devi seguire le fasce orarie per i compiti e le pause. Non prenderti mai tempo extra perché se lo farai, rovinerai l'intero programma.

Devi rimanere in carreggiata semplicemente seguendo il tuo programma. Rimanendo in carreggiata tutto sarà completato in tempo. Ma non impiegare mai più tempo di quello che hai aggiunto nelle tue fasce orarie per i compiti e le pause.

Stima del tempo:

Se pensi di poter completare il tuo lavoro in mezz'ora ma è una sfida difficile, allora è meglio aggiungere un po' di tempo extra nella tua stima del tempo del compito. Se pensi di poter completare il tuo lavoro in mezz'ora, inserisci 45 minuti in quella fascia oraria.

Avendo una stima del tempo del tuo compito, anche se verrai distratto da qualcosa all'esterno, sarai comunque in grado di svolgere il tuo lavoro quel giorno. La stima del tempo ti dirà quanto tempo impiegherai per completare un compito e poi potrai iniziare a lavorare su quello successivo. Ma non perdere mai la cognizione del tempo.

Tempo di relax:

Inserirai delle pause nel tuo programma di time-blocking, ma questo non significa che dovrai lavorare come un robot mentre sei occupato con il tuo progetto importante. Puoi aggiungere del tempo di relax durante il lavoro.

Non puoi lavorare per ore su un singolo progetto senza fare pause. Potresti stancarti del lavoro e finire per abbandonarlo. Quindi, è meglio aggiungere un po' di tempo per rilassarsi mentre si lavora.

Parla della tua strategia di gestione del tempo:

Se stai traendo beneficio da questo trucco del time blocking, che ne dici di iniziare a parlarne e a discuterne con altre persone? Beh, puoi aiutare coloro che hanno difficoltà a completare il proprio lavoro in tempo.

Tutti trovano difficile creare un programma per le attività quotidiane. Ma utilizzando la tecnica del time blocking diventerai più produttivo. Il tempo libero che otterrai dopo aver completato il lavoro potrà essere utilizzato in modo più creativo.

Speriamo che questi punti ti guidino su cos'è il blocking?

Variazioni del time blocking che dovresti conoscere:

Esistono tre variazioni del time blocking che puoi utilizzare per programmare le tue attività quotidiane. Ecco le tre varianti:

1. Crea un bucket

Tieni traccia di ogni attività e poi inizia a creare un elenco di ogni compito come se fosse un "bucket" di attività. Quindi prova a inserire attività simili nella stessa fascia oraria. Ad esempio, se devi andare da qualche parte, invece di svolgere una singola attività, puoi fare altre cose che avevi rimandato in precedenza. Quindi, crea un bucket di attività e aggiungi compiti simili in un unico slot, così non consumerai troppo tempo.

2. Giornate a tema

Mentre programmi l'intera settimana, puoi assegnare un tema a ogni giorno ed evidenziarlo. Puoi aggiungere dei colori alla tua tabella di marcia. Usa il rosso per le giornate piene e il verde per quando avrai tempo libero. Ti aiuterà a decidere quale attività vuoi completare in un giorno specifico.

3. Programma le attività

Ad esempio, per i fine settimana, puoi creare un elenco di attività da svolgere solo nel weekend come compiti individuali. In questo modo, sarai in grado di distinguere le attività dei giorni lavorativi da quelle del fine settimana e continuerai a ricordarle poiché le svolgerai singolarmente.

Conclusione:

Cos'è il blocking? Ebbene, non trascurare mai l'importanza del tempo perché una volta passato non tornerà più. È meglio iniziare a gestire il proprio lavoro in modo più efficiente. Non sprecare mai il tuo tempo e non rimandare il lavoro a domani. Ci si stanca e ci si sente frustrati a fare una sola cosa e a venire distratti continuamente da qualcos'altro.

Sai che il time blocking può aiutarti a gestire le attività quotidiane in modo pratico. Ti insegnerà la gestione del tempo, così non dovrai rimandare il tuo lavoro a domani. Diventerai produttivo perché saprai cosa devi fare quando sei libero.