Tutto quello che c'è da sapere sulla Riunione di Kick-off
Quando un project manager sta per iniziare un progetto, ha bisogno di una linea guida adeguata e di un percorso snello da seguire per rendere il progetto di successo sviluppando la collaborazione con il cliente, il team del cliente e il proprio team. Non è possibile senza negoziazione e una corretta comunicazione con le persone interessate per raggiungere l'obiettivo del progetto.
Quindi, qui devi prima avviare la comunicazione con il cliente e poi con i membri del tuo team e il team del cliente. A tale scopo, è necessario fissare il primissimo incontro con le persone coinvolte nel progetto, che sarà chiamato kick-off meeting del tuo progetto.
Il kick-off meeting viene organizzato prima dell'esecuzione ufficiale e pratica del progetto. In questo incontro, i membri del team definiscono la dichiarazione d'intenti del progetto, assumono i propri ruoli e programmano le settimane per condividere i progressi con te.
Kick-off meeting con il cliente e il suo team
Organizzare un kick-off meeting con i membri del tuo team sul progetto è importante, ma prima incontra il tuo cliente e conferma ciò che desidera e si aspetta realmente da questo progetto, definendo anche il piano strategico che hai pianificato in precedenza. Quindi, devi incontrare prima il cliente, poi i suoi collaboratori.
Incontro solo con il cliente.
Prima di tutto, pianifica un incontro di pre-lavoro con il tuo cliente per conoscere le sue aspettative su questo progetto e come vuole che questo progetto sia allineato. Ti aiuterà a mantenere l'equilibrio e buone relazioni commerciali durante il periodo di lavoro del progetto. Ma tieni a mente che il primo incontro dovrebbe includere solo te e il tuo cliente per mantenere le cose cristalline e più semplici da dichiarare come decisione finale.
Incontro con il cliente e il suo team.
Dopodiché, dovresti programmare un secondo incontro con il tuo cliente e il suo team per condividere i dettagli preliminari solo per informarli. Fallo dopo aver finalizzato il piano di progetto con il tuo cliente per evitare rifiuti, suggerimenti e richieste di seguire le istruzioni dei membri del team del cliente.
Come organizzerai il kick-off meeting?
Poi, la cosa più importante è riflettere sulla domanda che ronza nella testa di tutti: come organizzare un kick-off meeting con il tuo cliente e i membri del team. Qui, devi concentrarti profondamente per tracciare il percorso giusto verso la destinazione del tuo progetto per renderlo un successo. Quindi, ecco alcuni passaggi per organizzare un kick-off meeting.
Invitare i membri del tuo team per il kick-off meeting
Per organizzare un kick-off meeting con i membri del tuo team di progetto, dovresti invitarli formalmente tramite chiamate, e-mail ufficiali o messaggi di testo. Dipende da te quale modalità di comunicazione preferisci per invitare il tuo team. Aggiungi alcune righe accattivanti per dare una sferzata di energia ai membri del tuo team affinché attendano con ansia il kick-off meeting e comunichino le idee migliori da condividere con te per lo sviluppo del piano di progetto.
Dopo aver tenuto un kick-off meeting con il tuo team, ora puoi condividere il piano con il team del cliente per renderli consapevoli.
Stabilire l'ordine del giorno dell'incontro
L'ordine del giorno dell'incontro deve essere molto chiaro, come se fosse scritto su carta passo dopo passo per evitare sprechi di tempo e risorse. Se hai un ordine del giorno predefinito, avrai più tempo per discutere l'argomento rispetto a non averlo affatto durante il kick-off meeting. Dovresti avere il pieno controllo dell'ordine del giorno dell'incontro che condividerai con il tuo cliente o il tuo team.
Per rendere l'ordine del giorno dell'incontro chiaro e meno dispendioso in termini di tempo, puoi creare documenti Word o elementi visivi per chiarire i punti che desideri condividere e discutere.
Stabilire la dichiarazione d'intenti o la visione del progetto
Puoi raggiungere i tuoi obiettivi senza pianificarli, con coraggio, mantenendoti motivato tutto il tempo senza distrazioni? No, non è possibile, caro mio.
Tutti hanno bisogno di un motivo chiaro su cui lavorare e devono stabilire una dichiarazione d'intenti che sia semplice, breve e stimolante, che si possa leggere molte volte al giorno per ricordare i propri obiettivi per il progetto. Dovrebbe esserci una dichiarazione d'intenti del progetto per l'intero team che lavora al progetto e anche per gli stakeholder. Puoi anche chiedere allo stakeholder la dichiarazione d'intenti per il suo progetto, se ne ha una.
Chiarire ogni confusione dei membri del tuo team
Un kick-off meeting dovrebbe includere anche una discussione aperta con il team o lo stakeholder per evitare qualsiasi malinteso in futuro e per godere di una relazione commerciale a lungo termine. In questa sede, è necessario promuovere la valorizzazione dei suggerimenti altrui per sviluppare un legame forte e il miglior piano per il progetto.
Creare un piano dettagliato con i membri del tuo team.
Un kick-off meeting dovrebbe includere anche lo sviluppo del piano che giocherà un ruolo vitale nel completamento del progetto, in quanto può fornire a te e al tuo team una tabella di marcia che vi condurrà alla meta del vostro progetto. È impossibile raggiungere gli obiettivi senza essere organizzati e pianificati. Quindi, crea un piano dei passaggi che tu e i tuoi collaboratori eseguirete durante l'avanzamento del progetto.
Dovrebbe esserci una lista di cose da fare generale per tutti i membri del team, e una lista individuale sarà un ulteriore punto a favore. Puoi chiedere aiuto ai tuoi compagni di squadra per sviluppare diagrammi di Gantt sia per il team che per i singoli, al fine di garantire il completamento dei rispettivi compiti in tempo e tracciare le falle e le lacune che tu e il tuo team state riscontrando.
Assegnare i ruoli a tutti i membri del team
Hai diversi membri del team con competenze e conoscenze differenti; quindi, assegna a ogni membro il suo lavoro in base alle proprie competenze, specificando i dettagli individualmente.
Puoi creare gruppi di lavoratori e convocarli in diverse fasce orarie per discutere il loro ruolo nel completamento del progetto. Per lavorare in piena collaborazione, dovresti diffondere un piano di ruoli efficace tra i membri del tuo team per avere una buona collaborazione e coerenza nel completamento di ogni compito.
Stabilire un sistema per tenere traccia dei progressi
Hai pianificato, guidato il tuo team e cerchi i risultati desiderati, ma sembra difficile ottenere il cento per cento dei risultati sperati. Durante l'esecuzione del progetto potrebbero presentarsi problemi che non possono essere trascurati.
Dovresti sviluppare un sistema di monitoraggio dei progressi per il progetto. Un diagramma di Gantt non solo aiuterà a completare le attività, ma indicherà anche la frequenza del completamento di compiti specifici per settimana. Decidi la frequenza di ogni attività a settimana e fanne il follow-up per identificare lacune o problemi nel progetto.
Sviluppa un piano per la gestione dei rischi
Non dimenticare di valutare i rischi del progetto e di sviluppare piani per far fronte a eventuali disastri in anticipo. Se stai lavorando a un progetto industriale, dovresti inserire questo passaggio tra le priorità della tua lista per la riunione di kick-off. Crea un team di gestione del rischio esperto e qualificato per lavorare sulla valutazione e sulla gestione dei rischi prima di affrontare grossi problemi.
Conserva i verbali della riunione di Kick-off in formato digitale e cartaceo
Quando organizzi una riunione di kick-off per un progetto e segui una serie di passaggi per renderla di successo, conserva traccia di ogni step compiuto durante la riunione per poterlo consultare in caso di necessità.
Importanza della riunione di Kick-off per un progetto
La riunione di kick-off non è solo una formalità, ma un sistema personalizzato composto da molti passaggi preliminari per chiarire i dubbi sui compiti e su molti altri aspetti, come
Presenta i membri del team tra loro
Un project manager o un'azienda assume dipendenti dotati di diverse competenze specializzate per il compito specificato. I membri del team non si conoscono prima della riunione di kick-off. Quindi, si può dire che serva a presentare i compagni di squadra l'uno all'altro.
Crea collaborazione
Quando i compagni di squadra si conoscono, insieme alle loro specializzazioni e alla loro formazione professionale, sanno meglio con chi lavoreranno a stretto contatto e con chi dovranno coordinarsi di più per creare collaborazione e perfezione nei loro compiti, portando a grandi risultati per il progetto.
Una migliore comprensione della visione dell'azienda o del progetto
Durante la riunione di kick-off, il project manager condivide con il suo team la visione dell'azienda o del progetto, previa conferma da parte degli stakeholder, e fa capire loro come lavorare gradualmente e costantemente per raggiungere tale visione.
Sviluppa le doti di leadership di un project manager
Durante l'organizzazione di una riunione di kick-off, il project manager lavora con più persone, creando sinergia, dando valore al loro lavoro e alla loro identità e guidandole verso la giusta tabella di marcia per il successo del progetto. Sta sviluppando le sue doti di leadership considerando tutti rispettabili e competenti. Il suo team sarà felice di seguirlo per lavorare in modo fluido e onesto.
Conclusione
La riunione di kick-off svolge molteplici ruoli importanti per il completamento con successo dei progetti, sviluppando un legame forte, una migliore comprensione, unificando tutti gli sforzi e sviluppando strategie che garantiscano il successo del progetto.