Program Manager vs. Project Manager. Qual è la differenza?

Cos'è un Program Manager

Al momento hai un program manager nella tua azienda? Forse stai pensando: "Certo che sì, ma nella mia azienda lo chiamiamo project manager". Le due figure sono molto diverse ed è importante capire come utilizzarle all'interno del proprio business. Un project manager si occupa di esigenze o progetti specifici a breve termine. Un program manager, invece, è responsabile della gestione di un programma, che è generalmente un raggruppamento di diversi progetti che lavorano insieme per creare un insieme più grande. Ciò significa che, se utilizzi solo project manager, ti stai perdendo un elemento vitale del tuo team.

Comprendere i Progetti:

Quindi, cos'è esattamente un progetto? Un progetto è un piccolo incarico che deve essere eseguito, generalmente come un evento una tantum. Ad esempio, se stessi costruendo una casa, un progetto sarebbe l'installazione dell'impianto elettrico. Ha limiti di costi, risorse, tempo e budget. In genere c'è una scadenza entro la quale deve essere completato e ci sono obiettivi generali che devono essere raggiunti per avere successo. Ma questo tipo di incarico ha una portata minore. Quindi, come l'impianto elettrico, è solo un pezzo del puzzle per la costruzione della casa.

L'idea qui è di concentrarsi sul breve termine e specificamente sui deliverable. I task che vengono completati sono generalmente molto tecnici e piuttosto specifici. In generale, il successo o il fallimento di un progetto viene misurato in base alla qualità del prodotto, alla tempestività del completamento, al rispetto del budget e delle regole, nonché alla misura in cui ha soddisfatto i requisiti o le aspettative del cliente. Questi progetti sono solo piccoli pezzi di un puzzle più grande che deve essere completato, piuttosto che essere un puzzle completo a sé stante.

Cos'è un Project Manager?

D'altra parte, un project manager è responsabile della gestione dei singoli progetti all'interno del programma complessivo. Hanno un'area di responsabilità più ristretta, ma all'interno di quell'area, sono loro a supervisionare l'intero team e ad assicurarsi che tutto proceda correttamente. Sono anche coloro che riferiscono al program manager. All'interno del progetto, sono le figure a cui il team fa riferimento o pone domande. Sono persone più tattiche all'interno del processo perché devono far sì che tutto proceda senza intoppi.

Alcuni dei compiti di un project manager potrebbero includere:

Rispettare le scadenze
Rimanere entro il budget prestabilito
Delegare i compiti ai membri del team
Completare i task dei deliverable
Coordinare tempi e risorse
Riferire al program manager
Organizzare il team nel suo complesso
Stima dei costi e budgeting dei progetti
Lavorare con i clienti per garantire la portata del progetto
Monitorare i progressi del team
Rispondere alle domande e alle preoccupazioni dei membri del team
Sviluppare task e timeline
Gestire il rischio complessivo del progetto
Gestire e aggiornare report e documentazione
Chiarire la portata e il piano del progetto
Sviluppare politiche e procedure per raggiungere gli obiettivi generali

I project manager dovrebbero essere abili comunicatori e leader forti. Non solo, devono essere adattabili, analitici, decisi, strategici e disposti ad assumersi responsabilità. Queste persone devono essere propense al rischio, capaci di gestire più attività contemporaneamente e di comunicare sia in forma scritta che orale. Devono saper delegare i compiti e, pur necessitando di una conoscenza pratica del loro campo, assegnano principalmente i compiti ad altri, piuttosto che eseguirli personalmente. Di conseguenza, queste persone devono essere in grado di riconoscere il talento e utilizzarlo al meglio.

Un project manager efficace è un pensatore critico, capace di prestare molta attenzione ai dettagli e di gestire il tempo in modo efficace. Dovrebbe essere in grado di negoziare, prendere decisioni eccellenti anche sotto pressione e dovrebbe essere automotivato. La maggior parte dei project manager ha una laurea in economia aziendale, tuttavia esistono altri modi per entrare nel settore. Sono disponibili anche certificazioni per dimostrare ulteriormente le capacità di un individuo, sebbene non siano richieste in tutte le situazioni. Se sei interessato, la PMP è una delle forme di certificazione più popolari che si possano ottenere.

In generale, i project manager guadagnano uno stipendio compreso tra 50.000 e 100.000 dollari l'anno. Le tariffe variano a seconda del luogo in cui vive l'individuo (chi lavora nelle grandi città tende a guadagnare di più rispetto a chi vive in aree più piccole) e anche del settore specifico in cui opera. I project manager nel settore IT tendono a guadagnare di più rispetto a quelli che lavorano in qualsiasi altro campo. Inoltre, coloro che sono considerati project manager specializzati (come l'IT rispetto a un project manager generico) tendono ad avere tariffe più elevate. La media per questa posizione negli Stati Uniti è di circa 75.000 dollari.

Comprendere i Programmi

Dall'altro lato ci sono i programmi. Se torniamo all'idea di costruire una casa, il programma sarebbe l'intera impresa. Sarebbe la costruzione della casa. Ogni aspetto della casa che deve essere completato sarebbe un ulteriore progetto. Ciò significa che il programma è una serie di progetti raggruppati per raggiungere un unico obiettivo: una casa completata. Con un programma avrai benefici e crescita con il risultato, piuttosto che solo un piccolo pezzo del puzzle; avrai un puzzle completato.

L'idea qui è di concentrarsi sul lungo termine e più specificamente sui benefici che si otterranno quando tutto sarà finito. Le attività che vengono eseguite sono piuttosto strategiche e saranno generalmente di portata relativamente ampia. L'obiettivo è il risultato, e il successo o il fallimento saranno misurati in base al fatto che le necessità e i benefici da raggiungere siano stati ottenuti. Tutti i progetti più piccoli saranno messi insieme per creare questo programma completo e, senza che tutti i progetti siano completati correttamente, il programma non sarà un successo.

Cos'è un Program Manager?

Continuiamo approfondendo un po' cosa significa essere un program manager. Un program manager ha la responsabilità di comprendere l'intero programma su cui l'azienda sta lavorando e come questo influenzerà l'attività in generale. È responsabile del riconoscimento e della valutazione di tutti i progetti che devono essere realizzati affinché quel programma generale venga completato. Di conseguenza, sono le figure a cui i project manager dovrebbero rivolgersi per assistenza o per fare rapporto. Da lì, possono assicurarsi che ogni progetto venga portato avanti correttamente.

Alcuni dei compiti di un program manager potrebbero includere:

Reclutamento dei team
Implementazione di strategie
Misurazione del ROI
Supervisione della collaborazione tra i team di progetto
Definizione delle metriche di successo
Valutazione delle metriche di successo
Coordinamento e tracciamento dell'avanzamento dei progetti
Analisi delle politiche, dei traguardi e degli obiettivi del programma
Collegamento tra i diversi leader di progetto
Valutazione del successo complessivo del programma e dei progetti
Sviluppo di strategie per il continuo avanzamento del programma
Definizione delle metriche di successo

I program manager devono essere leader forti perché saranno responsabili dei project manager e, per estensione, dei team di cui tali project manager sono responsabili. Devono essere eccellenti negoziatori e devono essere capaci di pensiero critico e di una forte comunicazione. I program manager saranno responsabili della comunicazione sia verbale che scritta e devono essere in grado di interagire con persone di tutti i livelli dell'organizzazione. Allo stesso modo, devono essere in grado di formare tutti i membri del loro team a ogni livello dell'organizzazione, fornendo un rinforzo positivo in ogni fase del percorso.

Nella maggior parte dei casi, sarà necessario un senso dell'umorismo per riuscire a superare tutto il duro lavoro e il coordinamento necessari per eseguire efficacemente un programma. Il program manager è anche responsabile di una grande quantità di pianificazione e delega, il che significa che deve essere in grado di svolgere ciascuno di questi compiti in modo equo e imparziale. Nella maggior parte dei casi, queste persone avranno una laurea in economia aziendale o potrebbero avere certificazioni e formazione avanzata che le preparano a questo tipo di ruolo di leadership.

I program manager tendono a percepire stipendi compresi tra 80.000 e 125.000 dollari all'anno. Questo stipendio è più alto nelle grandi città e più basso nei mercati più piccoli, dove i program manager potrebbero lavorare per aziende più piccole. Varia anche in base alla descrizione e al titolo effettivo del progetto. Ad esempio, un program manager generale guadagna una cifra vicina alla fascia bassa di questo intervallo, mentre i program manager IT o tecnici guadagnano nella fascia più alta. Complessivamente, la media per i program manager negli Stati Uniti è di circa 87.000 dollari all'anno.

In cosa sono simili

Ora, nonostante operino in aree diverse, i project manager e i program manager sono complessivamente molto simili. In generale, un program manager svolge i compiti che svolge un project manager, ma su scala più ampia. Si assicura che i project manager svolgano i loro compiti nello stesso modo in cui un project manager si assicura che i membri del team svolgano i propri. È un processo che consente a tutti di sapere cosa stanno facendo e di assicurarsi che abbiano il giusto supporto per i loro progetti durante tutto il percorso.

Le competenze richieste da questi due ruoli sono piuttosto simili. Entrambi i manager devono essere leader forti e devono essere in grado di comunicare con persone a diversi livelli all'interno dell'organizzazione. Entrambi devono essere in grado di pianificare e delegare compiti, ed entrambi devono essere in grado di pensare in modo critico e condurre negoziazioni. Per molti versi, queste figure saranno piuttosto simili, con la differenza principale che risiede semplicemente nella portata dei compiti che eseguono, non tanto nei compiti stessi. Entrambi richiederanno una buona dose di formazione ed esperienza per poter essere svolti correttamente.

Gli strumenti di cui hanno bisogno

In fin dei conti, sia i project manager che i program manager avranno bisogno di alcuni strumenti importanti. Poiché sono responsabili di così tante attività diverse e della gestione di così tante persone, hanno bisogno di modi migliori per tenere traccia di tutto rispetto al semplice affidarsi alla memoria. Hanno bisogno di modi per monitorare l'avanzamento dei diversi aspetti del progetto o del programma e devono essere in grado di supervisionare i dipendenti senza dover parlare fisicamente con loro ogni giorno. Gli strumenti giusti rendono più facile che ciò avvenga in modo efficace ed efficiente.

Instagantt è un ottimo modo per tenere traccia di tutto ciò che entrambi questi leader devono sapere. Consente la creazione di team e di diverse attività che possono poi essere assegnate a ogni singolo individuo. A ogni attività possono essere assegnate sotto-attività, diverse scadenze e informazioni. Da lì, tutti sanno su cosa dovrebbero lavorare e come le loro attività interagiscono tra loro. Possono anche riferire quanto progresso hanno fatto, in modo che i project manager e i program manager possano monitorare queste fasi lungo il percorso. Tutto questo rende le cose più semplici per tutti i soggetti coinvolti.

Tenere traccia delle attività: In primo luogo, i manager hanno bisogno di un modo per tenere traccia di tutte le diverse attività necessarie per un progetto e per il programma nel suo complesso. Con questo sistema, puoi creare tutte le attività di cui hai bisogno all'interno delle singole fasi. Ciò consente di raggruppare le attività e di assicurarsi che in ogni fase si sappia cosa si deve fare e con chi si deve collaborare per completare la fase specifica. Sanno chi sono i loro "compagni di squadra".
Assegnazione delle attività – All'interno di ogni attività, potrai anche impostare le persone responsabili della sua esecuzione.

Potrebbe esserci una persona responsabile di un'attività specifica o più persone che devono collaborare all'interno di tale attività. Chiunque abbia accesso al sistema potrà vedere chi è assegnato a quali attività e quindi chi deve contattare in caso di problemi o per ottenere chiarimenti. Questo facilita la collaborazione e garantisce inoltre che nessuno sia lasciato allo sbaraglio o cerchi di capire come completare un'attività. Sanno sempre a chi rivolgersi.

Assegnazione delle date: Puoi impostare la data di inizio e la data di scadenza per ogni attività e anche per le fasi generali. Ciò garantisce che ogni persona sappia quando deve iniziare la propria attività, quando l'attività specifica deve essere completata e anche quando la fase generale deve essere conclusa. Avere questi tipi di scadenze pubblicati e facilmente visibili a tutti i membri del team rende molto più facile per ognuno ritenersi responsabile e responsabilizzare gli altri. Saranno anche in grado di spronarsi a vicenda perché sanno cosa dovrebbe fare ogni membro del team.

Crea dipendenze: A volte alcune attività devono essere completate affinché l'attività successiva possa essere portata a termine. Quando ciò accade, si creano delle dipendenze e questo è possibile attraverso questo sistema. Le dipendenze possono essere impostate in molti modi diversi e, quando vengono apportate modifiche a un pezzo del puzzle, tutti gli elementi dipendenti verranno aggiornati automaticamente in modo che tutto funzioni insieme. Questo rende più facile per qualsiasi project o program manager apportare modifiche all'interno del sistema, poiché non è necessario passare attraverso ogni attività per effettuare tutte le regolazioni. È sufficiente un'unica modifica.

Revisione utente: È facile guardare tutte le attività di cui è responsabile un membro specifico del team e vedere dove si collocano queste attività nello spettro dei compiti richiesti. Allo stesso modo, è possibile vedere quali attività l'individuo ha completato e su quali deve ancora lavorare. Esistono diversi modi per visualizzare questi grafici per renderli più comodi per il manager e ci sono anche diverse funzionalità che si possono cercare, come date, tipi di progetti e altro. È anche semplicissimo spostare le attività a diversi individui attraverso questo processo.

Personalizzazione: Tutto è personalizzabile. Quindi ogni attività può essere impostata con colori personalizzati per renderla più facile da vedere. Le sotto-attività possono essere aggiunte alle attività generali per assicurarsi che nessun passaggio venga saltato e le milestone possono essere inserite per impostare eventi speciali. È anche possibile impostare l'avanzamento di ogni attività in modo che i membri del team possano tenere tutti aggiornati su quanto sono arrivati lontano e su cosa devono ancora realizzare all'interno dei loro compiti. Questo rende molto più facile per tutti rimanere informati e sapere cosa devono ancora fare.Membro del team

Collaborazione: Tutti i membri del team devono essere in grado di collaborare in modo rapido ed efficiente. Devono essere in grado di guardare le diverse attività che devono essere eseguite all'interno della fase a cui sono stati assegnati e di contattare le altre persone coinvolte in quella fase. Possono quindi chiedere aiuto, ottenere chiarimenti e altro ancora. Avranno anche la possibilità di controllare il lavoro degli altri, il che potrebbe dare loro le risposte di cui hanno bisogno senza dover effettivamente contattarsi l'un l'altro. Questo può essere più efficiente e garantire una migliore gestione dei progetti e dei programmi.

Creazione di modelli: In molti programmi, ci saranno progetti specifici che devono essere eseguiti continuamente. Ciò significa che di solito ci sono progetti specifici che devono avvenire in qualsiasi programma (o almeno nella stragrande maggioranza dei programmi) che si completa. Creare un modello consente di avere un progetto già impostato che può essere aggiunto a un programma ogni volta che ne viene creato uno. Questo fa risparmiare tempo nel dover ricreare quel progetto e riassegnare i compiti. Se le stesse persone sono responsabili delle stesse cose ogni volta, è facile usare un modello per rendere quei progetti pronti all'uso più velocemente.

Conclusione

Nel complesso, avrai bisogno di molte funzioni diverse per essere un project manager o un program manager efficace. Sei tu il responsabile di ciò che ogni membro del team realizza e sei allo stesso modo responsabile di tenere traccia del processo e di assicurarti che il cliente sia soddisfatto del risultato. Indipendentemente dal tipo di progetto o di programma generale che stai eseguendo, l'obiettivo è riunire tutti come un'unica unità e un unico team per raggiungere lo scopo. Con il giusto software di project management e le giuste strategie di costruzione di diagrammi di gantt questo è possibile.

Se stai cercando di intraprendere una carriera come program manager o project manager, la cosa migliore che puoi fare è lavorare sulle competenze che abbiamo menzionato e iniziare a migliorare all'interno del tuo team. Diventare un leader, anche senza il titolo, può essere un ottimo modo per iniziare e può dimostrare a chi occupa posizioni di livello superiore che sei pronto a prendere il comando. Da lì, assicurati di eseguire ciascuno dei tuoi compiti al meglio delle tue capacità e di incoraggiare l'uso di strumenti efficaci e task manager per tenere traccia di tutto ciò che deve essere fatto. Puoi assolutamente diventare un miglior program o project manager con i giusti strumenti a supporto del tuo processo.