Tutto quello che devi sapere su cos'è un deliverable di progetto

Per iniziare, tutti i processi di un progetto si concludono in risultati che vengono definiti deliverable. Potrebbero essere esattamente simili agli obiettivi dell'intero progetto. Potrebbe anche trattarsi di reportistica, che di solito fa parte dei progetti più grandi.

Un altro modo per spiegarlo è che ogni diverso tipo di progetto ha un qualche tipo di input o output. Questo dipende da ciò che si utilizza nel progetto, come i dati, le risorse o altre cose simili. Come risultato di tutti questi elementi, ciò che emerge dal progetto sono i deliverable del progetto. 

Possiamo dire che i deliverable di un progetto sono prodotti o servizi. Può trattarsi anche di un semplice documento, che rappresenta però la compilazione della chiusura del progetto. Questo dimostra che ogni fase del processo è stata approvata e che il progetto è ora completo in ogni suo aspetto.

I deliverable di progetto e i deliverable di prodotto sono la stessa cosa?

Ebbene, esiste una chiara distinzione tra questi due termini. Se parliamo di deliverable di progetto, si tratta degli output originali derivanti dalla pianificazione e dalla reportistica del progetto, inclusi i verbali delle riunioni. Tuttavia, quando spieghiamo i deliverable di prodotto, potrebbe trattarsi solo di prodotti come hardware, software, contratti, applicazioni e risultati dei test.

Tutti gli stakeholder e i clienti del progetto si aspettano di ricevere i deliverable sotto forma di prodotto o servizio. Tuttavia, ci sono molte altre cose incluse, come la documentazione cartacea, ecc. Documenti come questi sono la fonte che permette ai clienti di assicurarsi che il progetto stia procedendo e che sarà completato nei tempi stabiliti.

Questi documenti includono quanto segue:

• Contratti con firme.
• Report sulle spese.
• Stime del piano di progetto.
• Report sullo stato di avanzamento del progetto.

In base alle specifiche del progetto e alle esigenze particolari degli stakeholder, i deliverable del progetto variano. Nella maggior parte dei casi, i clienti e gli stakeholder del progetto richiedono deliverable che includano la chiusura del progetto e il report sulle prestazioni previsto durante il processo del progetto.

Come spiegare i deliverable di progetto davanti a clienti e stakeholder?

I report redatti dai project manager sono le fonti che vengono utilizzate come deliverable e poi presentate agli stakeholder e ai clienti. Diversi stakeholder richiedono cose diverse, chiedono flessibilità e necessitano di personalizzazione. Tutto ciò si traduce in una reportistica efficace, che è il cuore dei deliverable. Quindi, se si sa cos'è un deliverable di progetto, questo processo diventa piuttosto semplice da seguire. 

Esistono moltissimi strumenti di gestione dei progetti che possono aiutare i clienti. Con la reportistica in un solo clic, questi strumenti raccolgono i dati del progetto, analizzano le variazioni, e tengono conto anche di tempi, costi e altri elementi. I manager amano utilizzare il formato PDF di questi documenti e condividerlo con lo stakeholder. Lo stakeholder può anche fornire altre specifiche e preferenze di cui tenere conto durante l'operazione.

Oltre a questo, è preferibile che il report possa essere filtrato e mostri solo i dati che i clienti desiderano vedere nel report, ecc. Inoltre, non dimenticare che esistono anche software basati su cloud che forniscono documentazione che rappresenta dati in tempo reale.

Per i clienti che desiderano vedere la versione live, è possibile condividere con loro la dashboard in tempo reale affinché possano ottenere le informazioni che preferiscono. È possibile impostare gli strumenti in base al cliente e mantenerli segreti ai concorrenti. È possibile utilizzare diversi tipi di strumenti in prova gratuita che possono aiutare a fare molta pratica. 

Come creare dei buoni deliverable di progetto?

Finora abbiamo imparato cos'è un deliverable di progetto. Ora impareremo come, utilizzando alcuni tipi di report, sia possibile creare i deliverable di progetto per il cliente o lo stakeholder. Questi sono il report di varianza, il report di stato e, in alcuni casi, il report del foglio presenze.

Utilizzando i report sullo stato del progetto, è possibile compilare in modo eccellente quanto segue:

1. Spiega allo stakeholder come sta procedendo il lavoro

2. Illustra quali membri del progetto si stanno facendo carico del carico di lavoro maggiore e come è possibile apportare modifiche per correggere la situazione.

3. Delinea tutto ciò che può essere migliorato ed essere in grado di rimuoverlo man mano che il progetto procede o si avvia verso la chiusura. 

Report di stato

I report di stato sono solitamente personalizzabili, ovvero possono essere realizzati in base alle esigenze del cliente. È possibile scegliere tutti i tipi di set di dati e diversi tipi di colonne. Questi verranno utilizzati per ottenere le informazioni che i clienti cercano nel progetto in un determinato momento.

Si può anche prendere l'esempio dello stato del progetto realizzato utilizzando le variabili, come la scomposizione del lavoro. In esse sono previsti l'inizio pianificato e anche la fine fissa. Oltre a ciò, sono presenti le ore pianificate, viene fornita una percentuale di completamento del progetto, vengono menzionate le assegnazioni dei compiti di tutti i membri, e ne fanno parte anche le date di inizio insieme alle ore effettive.

Report di varianza

Anche il report di varianza è un'ottima soluzione, se si desidera utilizzarlo. È inoltre possibile personalizzarlo aggiungendo alcuni tipi di attività di riepilogo, la percentuale di completamento prevista e potrebbe esserci una spiegazione dell'effettivo avanzamento del progetto. Questo può anche essere confrontato con il progresso previsto.

Grazie a questo report, puoi mostrare al tuo cliente quali erano le date di inizio previste e quali sono le date di fine. Oltre a ciò, vengono menzionate anche le ore previste e le ore effettive dedicate al progetto. La differenza sarà molto chiara per il cliente. Oltre a questo, la durata prevista dei progetti rispetto al tempo impiegato per finirli fa parte del report dei risultati. 

Report Timesheet

Il timesheet è creato per spiegare quante ore sono state impiegate dai membri per completare il progetto e come è andata durante l'intero processo. Oltre a ciò, include anche informazioni riguardanti:

• L'importanza delle assegnazioni dei compiti e il team che le ha svolte.
• Le tariffe orarie di ogni individuo.
• Le risorse includono il tempo e il costo del progetto.

Il report del timesheet è anche in grado di menzionare la persona che sta consegnando il lavoro, in quale ora, quanto tempo è stato dedicato e quanto tempo è stato impiegato, la data esatta di consegna e il numero di ore rimaste per lavorarci. 

Esistono anche possibilità di gestire il lavoro su cui una persona deve lavorare. Anche chi gestisce più progetti potrebbe essere preso in considerazione con questo report del timesheet. Utilizzando tutti i fogli forniti nelle sezioni precedenti, è del tutto possibile gestire il progetto nel miglior modo possibile. Il team rimarrà puntuale, il progetto rientrerà nel budget e sarà anche nell'ambito di ciò che desideri o di ciò che il cliente vuole dal progetto.

Deliverable di progetto da consegnare prima della chiusura del progetto

Molte persone pensano che i deliverable di progetto possano essere realizzati solo al momento della chiusura del progetto. Tuttavia, coloro che sponsorizzano il progetto potrebbero aver bisogno dei deliverable anche all'inizio del progetto. Inoltre, molti li desiderano durante la fase di esecuzione e di avanzamento. Quindi, si tratta di informazioni che l'azienda dovrebbe mantenere fin dall'inizio.

Mentre esaminiamo in dettaglio cos'è un deliverable di progetto, diamo anche un'occhiata ai deliverable finali e ai deliverable della fase iniziale, in modo che chi non li conosce possa comprendere il concetto. 

• Deliverable finali

L'intero ambito del lavoro in un progetto è fornito nei deliverable finali. Tuttavia, questi sono realizzati in base al lavoro iniziale sul progetto, a come è stato inquadrato, al lavoro iniziale svolto dal team, nonché alle istantanee dell'attività del progetto in quell'arco di tempo.

• Deliverable della fase di avvio

Il project charter e il business case fanno parte dei deliverable della fase di avvio. Questo aiuterà a conoscere l'output del progetto. 

Conclusione

Dalla discussione precedente, comprendiamo che un deliverable di progetto è una forma di documento di gestione per un progetto. L'azienda lo conserva per tracciare lo stato di avanzamento del lavoro del progetto e anche il cliente o lo stakeholder lo richiede per uno scopo simile. Spiega tutto sugli input e gli output durante il progetto in un dato momento. Siamo certi che le informazioni sopra riportate siano di grande aiuto per capire cos'è un deliverable di progetto. Ora sarai in grado di concentrarti sull'apprendimento della creazione di un deliverable adatto per i tuoi progetti in futuro.