Tutto sulla documentazione dell'ambito del progetto

Il documento di scopo del progetto

Partiamo dall'inizio. Cos'è un documento di scopo del progetto? Ebbene, è un documento che dettaglia tutte le informazioni che qualcuno potrebbe aver bisogno di sapere sul progetto a cui stai lavorando. Quando ne parliamo come di un documento, non intendiamo che sia breve o di una sola pagina. Piuttosto, potrebbe essere un fascicolo di fogli piuttosto lungo perché deve spiegare assolutamente tutto. Ora, conviene sintetizzarlo il più possibile affinché nessuno debba girare con un plico di 20 pagine (a seconda di ciò su cui stai lavorando, ovviamente), ma vuoi comunque che sia dettagliato.

Qualcuno dovrebbe essere in grado di leggere questo documento e capire qual è il tuo obiettivo finale, come prevedi di raggiungerlo, quali sono i deliverable e le pietre miliari chiave a cui stai lavorando lungo il percorso. Sarà un documento completo ed è qualcosa che, come minimo, i membri del tuo team, i tuoi supervisori e il tuo cliente dovrebbero essere in grado di consultare per assicurarsi che tutto venga fatto nel modo giusto e secondo i piani stabiliti all'inizio. In breve, il documento di scopo del tuo progetto dovrebbe includere:

• Obiettivi del progetto
  
• Presupposti
  
• Vincoli
  
• Deliverable principali
  
• Requisiti
  
• Pietre miliari chiave
  

Queste sono le cose su cui vuoi concentrarti ad esclusione di tutto il resto. Nient'altro conta se non ti avvicina agli obiettivi delineati in questo documento. Quindi, come farai a redigere questo documento?

Perché hai bisogno di un documento di scopo del progetto

Forse ti stai chiedendo perché hai bisogno di questo tipo di documento per il tuo progetto. Se te la sei cavata abbastanza bene senza, potresti pensare che sia una perdita di tempo ed energia. La verità è che un documento di scopo del progetto o un documento di ambito del lavoro può fare una grande differenza nel tuo successo complessivo. Diamo un'occhiata ad alcuni dei fattori più importanti quando si tratta di creare questo tipo di documento e a ciò di cui avrai bisogno per avere successo. In questo modo, potrai iniziare subito.

La prima cosa è che tu e il tuo cliente capirete esattamente cosa state facendo e cosa deve essere completato affinché il progetto sia un successo. Userai questo documento per definire ogni fase del processo e per assicurarti che entrambi abbiate chiaro cosa si aspetta l'altro. Questo renderà più facile per entrambi completare il progetto correttamente e con soddisfazione. Nessuno deve essere colto di sorpresa e nessuno rimarrà deluso dal risultato perché è tutto deciso e spiegato fin dall'inizio.

Successivamente, avrai un percorso di tutte le attività e i deliverable che devono essere creati. Questo sarà importante per te o per il supervisore responsabile per assegnare ciascuna delle attività. Sarai in grado di vedere tutto ciò che tu e il cliente avete concordato, il che ti permetterà di individuare quali persone del tuo team sono le più adatte per ciascuno di quei compiti. In men che non si dica, avrai una possibilità molto maggiore di far eseguire i compiti al meglio delle capacità. Inoltre, puoi creare un programma più coerente delle attività e una cronologia per il completamento.

Sapendo esattamente cosa deve essere fatto, puoi creare un budget per quanto costeranno quei progetti. Puoi anche creare una cronologia migliore. Elaborando ciascuna delle diverse attività e le sotto-attività necessarie per raggiungere l'obiettivo finale, sarai in grado di esaminare ogni fase e vedere se richiederà alcune ore, alcuni giorni o alcune settimane. Quindi puoi unire tutti i pezzi. Conoscerai anche tutti i materiali e le ore necessarie, il che ti consente di stabilire il costo e tenere conto del budget del cliente per completare le attività richieste.

Inoltre, vedrai come focalizzare le persone sugli obiettivi effettivi che accompagnano il progetto. Userai questo documento per definire tutti i dettagli relativi allo scopo del progetto e potrai quindi assicurarti che tutti comprendano tali obiettivi. Questo permetterà inoltre a tutti di ottenere chiarimenti sugli obiettivi e su ciò che dovrebbero fare quando lavorano alle proprie attività. In questo modo, nessuno farà confusione con il problema.

Finalmente, potrai assicurarti che il progetto rimanga entro l'ambito originale previsto. Non c'è motivo di preoccuparsi che qualcuno si dedichi a un aspetto diverso non coperto dal progetto, perché puoi consultare rapidamente e facilmente questo documento per ottenere le informazioni necessarie. Tutto ciò che viene fatto per il progetto può essere ricondotto a questo documento, senza che nessuno debba fare troppe domande o eseguire lavori per i quali la tua azienda non viene pagata, il che può causare perdite di tempo.

Creare un documento di scopo del progetto

Bene, dovrai dedicare un po' di impegno e riflessione a questo processo. Dovrai approfondire il progetto che stai portando a termine e fornire una descrizione approfondita di ogni aspetto. Tieni presente che questa prima fase non sarà così coesa. Nella prima fase del processo, l'obiettivo è semplicemente scrivere tutto. Prendi alcuni appunti relativi a ciascuna delle domande o sezioni riportate di seguito e inizia da lì. Potrai perfezionare le cose in un secondo momento.

Una volta messo tutto nero su bianco, è il momento di iniziare a rendere il documento un po' più professionale. Ricorda che mostrerai questo documento al tuo supervisore, al tuo team e al cliente. Devi assicurarti che tutti siano in grado di comprenderlo e che possano vedere dove le cose devono essere cambiate, modificate, migliorate o chiarite. Meglio riuscirai a definire l'ambito del lavoro attraverso questo documento, meglio sarà per tutti nell'esecuzione effettiva del progetto finale.

Cosa c'è da sapere

In primo luogo, quali sono le cose che dovresti aggiungere in questo documento? Ci sono diversi elementi che vorrai raccogliere e assicurarti di scrivere correttamente per ottenere il massimo dal tuo documento.

Obiettivi generali del progetto

Ogni volta che crei un progetto hai in mente un obiettivo, quindi assicurati di iniziare da quello. Si tratta probabilmente della cosa (o delle poche cose) che il cliente ti ha chiesto di consegnargli al termine di tutto. Quindi, dovrai esprimere esattamente quali sono questi obiettivi. Poi, dovrai assicurarti di spiegare da dove provengono i fondi e chi sosterrà l'obiettivo stesso. Queste sono tutte le cose che qualcuno (tutti) deve tenere d'occhio quando lavora al progetto stesso.

Ora, assicurati di tenere traccia degli obiettivi originali fissati e che qualsiasi altra cosa tu faccia rientri in tali obiettivi. Se il cliente vuole aggiungere qualcosa o un membro del tuo team vuole aggiungere qualcosa, torna a quegli obiettivi e verifica se è elencato lì o se aiuterà a raggiungere quell'obiettivo. In caso contrario, è qualcosa da mettere da parte per un altro momento. Devi concentrarti sui compiti specifici che ti porteranno all'obiettivo prefissato.

Descrizione del progetto

In seguito, dovrai spiegare esattamente cosa consegnerai al cliente quando il progetto sarà completamente terminato. Quali sono i pezzi finali del puzzle? Potresti consegnare 2000 agende in formato fisico, progettate e confezionate per la vendita. Forse consegnerai una sceneggiatura di 6 pagine per un breve spot pubblicitario che sarà trasmesso sul sito web dell'azienda. Forse stai creando una versione codificata in C++ del sito web del cliente completa di video e clip audio.

Assicurati di indicare specificamente ogni deliverable necessario durante il progetto (come la consegna di un mock-up del sito web alla terza settimana e un deliverable finale alla sesta settimana). In generale, questa sezione dovrebbe spiegare ciascuna delle diverse cose che invierai al cliente e dovrebbe essere composta da punti brevi e semplici da capire. Quindi, se guardi il deliverable dovresti essere in grado di vedere rapidamente cosa significa esattamente e come lo consegnerai al cliente. Assicurati quindi di specificare il formato, la lunghezza, i colori o gli stili o qualsiasi altra cosa ti sia stata fornita dal cliente. In questo modo, il deliverable sarà accettato.

Criteri di accettazione

Cosa devi fornire affinché il cliente accetti il progetto? Che cosa sta cercando di ricevere? Assicurati che, prima ancora di iniziare il progetto, tu stia creando un documento che delinei esattamente ciò che il cliente sta cercando. Desidera che il testo sia in un carattere specifico? Sta cercando il codice in un formato specifico? Ha bisogno di un documento di una lunghezza specifica? Assicurati di raccogliere ogni dettaglio possibile su ciò che il cliente sta cercando e includilo nel tuo documento sull'ambito del lavoro.

Compilando tutti questi dettagli, potrai assicurarti che ogni fase del processo venga eseguita correttamente. Se il deliverable finale (o qualsiasi deliverable lungo il percorso) non soddisfa tali criteri specifici, significa che non sarà accettato. Con tutto specificato fin dall'inizio, lo saprai e sarai in grado di migliorare il tuo prodotto e assicurarti che sia esattamente ciò che il cliente ha richiesto. Questo renderà più probabile che venga accettato al primo colpo.

Limiti stabiliti

Qui è dove specificherai al cliente le cose che non sei in grado di fare. Tieni a mente la tempistica che il cliente (e tu) avete stabilito, così come il budget disponibile e il deliverable finale che il cliente desidera. Quali sono le cose che puoi fare e quali sono le cose che non puoi fare? Spiega queste cose al cliente in modo che sappia cosa può aspettarsi e cosa non gli prometterai nell'ambito dell'accordo originale.

Se il cliente ha stabilito determinati requisiti che pongono limiti alle cose che sei in grado di fare, assicurati di specificarlo. Se desidera qualcosa codificato in un linguaggio specifico e sai che la codifica richiederà più tempo, devi fargli sapere quali sono le limitazioni su ciò che puoi consegnare entro la tempistica e il budget disponibili. Devi assicurarti che il tuo cliente sia informato di tutte queste cose il prima possibile, in modo che non ci siano problemi di comunicazione e che nessuno rimanga deluso in una fase successiva del processo.

Assunzioni & Esclusioni

Assicurati di dichiarare per iscritto qualsiasi presupposto che stai facendo riguardo al risultato del progetto. Se il tuo cliente ti dice che vuole una presentazione ma non specifica un programma o un tipo di software per diagrammi di Gantt da utilizzare, dichiara che presumi di utilizzare PowerPoint (o qualsiasi formato di presentazione preferisci). Se il cliente non specifica un formato di testo o una dimensione, dichiara che presumi di utilizzare Times New Roman e un carattere da 12 punti. Dichiarare subito i tuoi presupposti assicurerà che nessuno sia confuso o insoddisfatto in seguito (e il cliente potrà farti sapere immediatamente se tali presupposti sono errati).

In seguito, assicurati di indicare anche tutto ciò che non viene consegnato o fornito. Se il cliente sta pagando per un contenuto scritto in C++, assicurati di specificare che sarà scritto solo in quel linguaggio. Se desiderano un prodotto fisico, specifica che non creerai un formato digitale per loro. Tutto ciò che non viene fornito ma che potrebbe essere considerato correlato al risultato finale dovrebbe essere specificato qui, in modo che possa essere discusso con il cliente secondo necessità.

Costi e budget

Discuti quali sono le milestone specifiche del progetto e quanto costerà ciascuna di esse. Questo aiuterà a delineare esattamente cosa stai facendo per il cliente e dove viene speso il suo budget. Assicurati di dettagliare tutto il possibile, incluso dove i costi sono destinati ai salari dei dipendenti e dove vengono addebitati per lavori specifici eseguiti. Assicurati di associare ogni costo all'attività per il cui completamento viene pagato, in modo che il cliente sappia cosa sta ottenendo in cambio del suo denaro.

Accordo finale

Assicurati che tutte le persone necessarie firmino il documento che crei. Ciò significa che tu, il tuo supervisore (almeno un livello sopra di te) e il cliente dovreste firmare il documento. Potresti voler assicurarti che almeno due persone dell'azienda del cliente firmino il documento, a meno che tu non stia lavorando con una ditta individuale, perché questo ti dà la conferma che l'accordo è sostenuto dalla piena forza dell'azienda. Questo ti dà qualcosa da presentare se dovesse sorgere un problema in futuro. Puoi mostrare al cliente che ha firmato questo documento che illustra tutte le informazioni sul progetto.

Tienilo a mente

Metti il documento dell'ambito di lavoro in un posto dove chiunque nel team possa consultarlo. Questo permetterà loro di vedere cosa hai promesso e cosa no. In questo modo, se presumono che un compito accompagni la loro attività, possono controllare se è incluso nei risultati finali o nei presupposti, o se è tra le esclusioni. In ogni caso, nessuno dovrebbe eseguire un lavoro per il quale non verrà pagato o che il cliente non ha richiesto.

Scomporre l'ambito di lavoro

Quando si tratta di presentare le cose al tuo team, potresti voler scomporre ulteriormente il documento dell'ambito di lavoro. Anche se spiegherai le attività al tuo cliente, dovrai spiegarle ancora di più al tuo team in modo che sappiano cosa stanno facendo, chi è responsabile di ogni attività e entro quando deve essere completata. Quindi, inizia mettendo questo documento in un posto a cui tutti coloro che ne hanno bisogno possano accedere (come nel tuo diagramma di Gantt) e poi inizia a scomporlo.

Crea singole attività che devono essere portate a termine in modo che ogni persona sappia cosa deve accadere lungo il percorso. Puoi anche specificare quanto tempo richiederanno (o dovrebbero richiedere) le attività e persino il budget per esse, se necessario. Tieni presente che stabilire le aspettative è importante, così come assegnare ogni attività a una persona o a un team per completarla. Assicurati che tutti sappiano cosa stanno facendo e che possano comunicare tra loro riguardo alle attività su cui stanno lavorando.

Invita il tuo team a pubblicare commenti, domande o preoccupazioni all'interno del documento in modo che tutti possano vederli. Questo può essere fatto anche direttamente nel diagramma di Gantt che crei per il documento dell'ambito del progetto. In questo modo, tutti possono vedere cosa dicono gli altri. Saranno anche in grado di assicurarsi che le domande e le preoccupazioni vengano affrontate rapidamente e che tutti i soggetti coinvolti sappiano se viene apportata una modifica all'ambito di lavoro o ai risultati finali che fornirai al tuo cliente. Incoraggia la comunicazione costante con gli altri membri del team.

Cosa consegnerai

Alla fine, il tuo documento di ambito richiederà molto tempo e fatica. Dovrai lavorarci seriamente e dovrai dedicare del tempo a esaminarlo anche con il cliente e il tuo supervisore. Pianifica almeno un incontro per esaminare il documento dopo averlo passato al tuo supervisore e al cliente. Invialo tramite posta postale o e-mail e concedi loro una settimana (circa) per esaminare il documento da soli. Pianifica un incontro quando invii il documento, in modo che sappiano entro quando devono averlo valutato.

Quando arriva il momento dell'incontro, siediti con entrambe le parti (o con loro una alla volta, se preferisci) ed esamina il documento. Questo ti dà il tempo di assicurarti che tutti capiscano cosa viene promesso e cosa no. Assicura anche che tu possa apportare le modifiche necessarie prima di iniziare a implementare il piano. Devi essere sicuro che tutti concordino sul piano e che tutti lo firmino prima dell'inizio dei lavori. Una volta fatto tutto questo, sarai meglio preparato per la consegna finale.