Stakeholder del Progetto – Come Tutto Ha Inizio
Quando si tratta di gestire un progetto sai di avere alcune persone che sono ancora più coinvolte e più responsabili di altre. Sai di avere alcune persone che hanno effettivamente un interesse in ciò che accade al progetto. E questi sono gli stakeholder del progetto.
Vediamo un po' più da vicino chi sono e cosa fanno. E perché è necessario averli nel proprio progetto per assicurarne il successo. Dopotutto, vuoi essere sicuro di fare tutto il possibile per la tua attività.
Lo stakeholder di progetto
Innanzitutto, gli stakeholder di progetto sono persone coinvolte nel progetto in qualche modo. Si potrebbe pensare a uno stakeholder come a qualcuno che ha un investimento finanziario in qualcosa. Ma non è proprio così quando si parla di gestione dei progetti. Invece, i tuoi stakeholder sono persone come i dipartimenti della tua azienda, il tuo cliente, il tuo team che ti aiuta a eseguire il progetto e così via. Queste sono le persone responsabili di aiutarti a passare dalla situazione attuale al completamento del progetto.
Se guardiamo alla definizione vera e propria di stakeholder, si tratta di qualcuno che è attivamente coinvolto nel progetto. Potrebbe essere un individuo o un'intera organizzazione. E significa che la persona o l'organizzazione in questione sarà influenzata dal modo in cui il progetto viene portato a termine e dal fatto che venga completato o meno. Quindi, (solitamente) non hanno un interesse finanziario, ma hanno qualcosa da perdere se qualcosa va storto. E hanno qualcosa da guadagnare se le cose vanno per il verso giusto. Hanno un interesse nel progetto nel suo complesso.
Ora, tieni presente che alcuni dei tuoi stakeholder saranno estremamente ovvi. Altri un po' meno. Non solo, ma alcuni di loro hanno un interesse maggiore nel progetto rispetto ad altri. Alcuni potrebbero avere un ruolo importante nel progetto ma un ruolo minore nel prendere decisioni. Oppure qualcuno potrebbe avere un ruolo minore nel progetto ma un ruolo importante nel prendere decisioni. È importante sapere chi sono ognuna di queste persone e quali sono le loro effettive responsabilità nei confronti del team nel suo complesso. In questo modo potrai mantenere tutti concentrati sui propri compiti e dove devono essere.
Tipi di stakeholder
In ogni progetto a cui lavori, possiamo individuare due diversi tipi di stakeholder. I primi sono gli stakeholder interni, il che significa che gli altri sono i tuoi stakeholder esterni. Tieni presente che si tratta di persone molto importanti. Indipendentemente dal tipo di stakeholder di cui stai parlando, devi prestare attenzione a ognuno di loro e capire di cosa hanno bisogno e come ottenerlo. Devi anche pensare a come si relazionano con il resto del team per far sì che tutto proceda senza intoppi.
Gli stakeholder interni sono quelli che si trovano all'interno della tua azienda. Sono i membri del team che lavorano con te al progetto. Sono anche le persone incaricate di assicurarsi che il progetto venga portato a termine. Ciò significa project manager, manager e leader dell'organizzazione, dirigenti e così via. Fondamentalmente, chiunque all'interno dell'azienda abbia un qualche tipo di interesse nel progetto complessivo sarà considerato uno stakeholder interno. Queste sono le persone con cui dovrebbe essere più facile lavorare e alle quali garantire i benefici di cui hanno bisogno da questo processo.
Gli stakeholder esterni sono le persone che si trovano all'esterno della tua organizzazione ma hanno un interesse in ciò che sta accadendo. Si tratta di clienti o investitori. Potrebbero essere anche fornitori in attesa di pagamenti o persone che utilizzano il tuo prodotto o servizio. Si tratta di persone che saranno influenzate dagli stakeholder interni e dal loro operato. Sono anche le persone che ti permettono di continuare a far crescere la tua attività, perché hai bisogno di persone che acquistino o utilizzino i tuoi prodotti e servizi e di persone disposte a investire in te e in ciò che vuoi offrire.
Cosa devi fare
Se sei il project manager, il tuo compito è assicurarti che le cose vengano fatte bene per il tuo progetto. Questo include assicurarsi che tutti i tuoi stakeholder sappiano cosa sta succedendo durante l'intero processo. Dovrebbero essere ben informati e dovrebbero essere coinvolti (nella misura prevista) nel progetto a cui stai lavorando. Dovrebbero essere d'accordo con tutto ciò che sta accadendo e sapere cosa deve essere fatto e quando. Ma dovrebbero anche essere soddisfatti, quindi assicurati di impegnarti per mantenere gli stakeholder felici lungo il percorso.
Condurre un'analisi degli stakeholder
Una volta individuati gli stakeholder, puoi procedere con l'analisi degli stakeholder. Qui potrai capire meglio chi sono le persone coinvolte e in che modo lo sono. È sicuramente un passo importante che garantirà che tutto il team sia allineato in ogni fase del percorso. Quindi, come si conduce un'analisi completa degli stakeholder? Diamo un'occhiata più da vicino proprio ora.
1. Conosci i tuoi stakeholder
La prima cosa da fare è stilare un elenco di tutte le diverse persone che sono considerate stakeholder nella tua attività. Ricorda che avrai stakeholder interni ed esterni. Inoltre, ricorda che avrai stakeholder durante tutto il processo. Se qualcuno non fornirà materiali fino alla fine del progetto, è comunque considerato uno stakeholder ed è importante inserirlo nella lista. Non vorrai dimenticare qualcuno o non capire l'impatto che potrebbe avere sul progetto, perché questo potrebbe crearti problemi in seguito.
2. Stabilisci le tue priorità
Quale degli stakeholder che hai identificato sarà il più importante? Mettili in un certo ordine, da chi è più importante per il risultato del progetto a chi lo è meno. I tuoi decisori più importanti o stimati dovrebbero trovarsi in cima alla lista. Coloro che hanno una responsabilità nel progetto ma non sono veri e propri decisori andranno più verso il fondo dell'elenco. Non avranno un ruolo così rilevante nel progetto, ma sono comunque importanti e devi includerli.
3. Sapere di cosa hanno bisogno
Devi assicurarti di comprendere appieno non solo chi sono i tuoi stakeholder, ma anche cosa si aspettano da questo progetto. Stanno definendo obiettivi e standard per il progetto? Queste cose sono simili alle tue o sono diverse? Che tipo di domande, preoccupazioni o aspettative hanno? Come puoi assicurarti che tu e ciascuno dei tuoi stakeholder siate sulla stessa lunghezza d'onda riguardo a ciò che volete e di cui avete bisogno in relazione a questo investimento?
La prima cosa che vorrai fare è parlare con ciascuno dei tuoi stakeholder. Vuoi sapere tutte queste cose e molto altro, così da assicurarti che il tuo progetto vada per il meglio. Ricorda che non tutti i tuoi stakeholder avranno gli stessi interessi o le stesse aspettative per il tuo progetto. Il tuo compito, come project manager, è gestire le aspettative e assicurarti che tutti lavorino verso lo stesso obiettivo. Devi assicurarti che comprendano quale tipo di risultato stai cercando di ottenere e che lavorino per raggiungerlo.
4. Gestire il team
Una volta fatto tutto questo, dovrai comunque sapere come gestire il tuo team. Devi capire cosa deve essere fatto in ogni fase del business o del progetto. E mentre vuoi mantenere felici i tuoi stakeholder e tenere in considerazione le loro opinioni, vuoi anche assicurarti di prendere le decisioni giuste nel complesso. A volte questo significherà ignorare il resto del team o prendere una decisione che non è popolare per tutti. Come project manager, devi assicurarti di prendere le decisioni giuste anche se impopolari.
5. Mettere per iscritto le responsabilità
Per gestire veramente il tuo team come dovresti, è una buona idea mettere per iscritto le responsabilità di tutti. Questo ti aiuterà a sapere chi deve fare cosa e quando. Inoltre, fa sapere al tuo team e a tutti gli altri coinvolti che stai prendendo le cose sul serio e che vuoi qualcuno in grado di portare a termine il lavoro. Per non parlare del fatto che questo permetterà a ogni individuo di sapere qual è la propria responsabilità, evitando confusioni su chi fosse responsabile di cosa.
È molto facile farsi trascinare dalla routine e trascurare qualcosa che dovrebbe essere il proprio compito. Mettendo per iscritto tutte le responsabilità di ogni persona, è più facile per loro tenere traccia anche dei compiti che sono stati loro assegnati. Potresti persino dare priorità all'elenco in modo che sappiano quali attività debbano essere svolte più velocemente o richiedano maggiore cura e attenzione ai dettagli. Da lì, potresti elencare il resto dei compiti minori di cui sono responsabili, così da poter tenere tutto sotto controllo.
6. Mantenere la comunicazione
Quando si tratta di lavorare con i propri stakeholder, non si può adottare un approccio una tantum. Ciò significa che non puoi incontrarli solo una volta per poi andare in un'altra direzione presumendo che le cose andranno bene. Al contrario, assicurati di collaborare con loro e programma momenti regolari in cui interagire con queste persone, assicurandoti che rimangano focalizzate sui compiti (e che anche loro mantengano te focalizzato). Interagendo regolarmente con il tuo team, sarai in grado di individuare il problema prima che diventi qualcosa di grave.
È facile che la mancanza di comunicazione si trasformi in un grosso problema per qualsiasi tipo di progetto su cui stai lavorando, che sia grande o piccolo. Se non parli con le persone di cui ti fidi per portare a termine il lavoro insieme a te, come pensi di riuscire effettivamente a realizzare le cose? Assicurati invece di parlare regolarmente con queste persone e che siate tutti sulla stessa lunghezza d'onda. Questo ti aiuterà a completare il lavoro più velocemente e ti assicurerà di seguire correttamente anche il tuo sistema di gestione del progetto.
Scegliere un sistema di Gestione del Progetto
Quando ci si prepara ad avviare qualsiasi tipo di sistema di gestione del progetto, è necessario un programma che possa aiutarti. Instagantt offre diagrammi di Gantt che aiuteranno te e tutto il tuo team a rimanere focalizzati sui compiti. Questo servizio ti fornisce tutti i diagrammi e le timeline di cui hai bisogno per definire programmi, attività, scadenze e altro ancora. Questo sarà importante per ottenere il meglio per i tuoi stakeholder, cosa di cui devi assolutamente preoccuparti.
Se non hai stakeholder, procedi da solo e questa non è mai una buona idea, specialmente per una startup. Quindi, cerca qualcuno (o più persone) che possa essere interessato a provare un metodo completamente nuovo di gestione del progetto.