Cos'è il SIPOC? Come utilizzare un diagramma SIPOC?
Un'azienda deve riconoscere il problema per cui sta lavorando prima di iniziare il progetto, specialmente le nuove imprese. Il project manager dovrebbe prima comprendere la necessità del processo in modo da poter sviluppare strategie migliori per ottenere i migliori risultati gestendo un processo di successo e ben pianificato.
È possibile solo quando si utilizzano le tattiche del mondo degli affari che la maggior parte di voi non conosce all'inizio dell'attività, ma è necessario conoscere queste tattiche utili per ottenere risultati fruttuosi senza lasciare alcuna parte del progetto nell'ombra.
Le metodologie Six Sigma si sono fatte un nome nel mondo degli affari e comprendono diversi processi per rendere un progetto di successo, come definire, misurare, analizzare, migliorare e controllare, che alla fine si riassumono in DMAIC. Motorola ha introdotto la metodologia Six Sigma al mondo nel 1986 per controllare la qualità del prodotto che fornisce al mondo, seguita da molte altre aziende di telecomunicazioni in tutto il mondo.
Una guida completa su cos'è il SIPOC? Come utilizzare un diagramma SIPOC?
Il SIPOC fa parte anche della metodologia Sigma e viene preferibilmente utilizzato durante il processo di misurazione per tenere traccia della qualità e della direzione del processo. Il diagramma SIPOC è utile per il mondo degli affari in quanto fornisce le opzioni giuste per preparare i documenti del progetto o del processo utilizzando grafici, tabelle, grafici a torta, ecc.
Il SIPOC è la somma di cinque termini significativi, Fornitori (Suppliers), Input, Processo (Process), Output e Cliente (Customer), che aiutano a esaminare ogni termine e a trovare ciò di cui si ha bisogno per portarli tutti in armonia.
Il SIPOC, essendo parte del DMAIC, è importante per definire ruoli, responsabilità e standard per garantire le migliori misure di qualità. Il diagramma SIPOC è visivamente intuitivo poiché è facile da leggere ed elabora ogni fase del processo per facilitare le interazioni tra i membri del team.
Scopriamo di più su cos'è il SIPOC. Come utilizzare un diagramma SIPOC?
Scopo dell'utilizzo del diagramma SIPOC
Quando si lavora a qualcosa, c'è sempre uno scopo dietro che nasce quando sappiamo riconoscere il bisogno e i problemi che stiamo affrontando per raggiungerlo. Lo scopo fondamentale del diagramma SIPOC è rintracciare i clienti e le loro esigenze e, infine, organizzare un team per soddisfare le necessità dei clienti garantendo la qualità del processo per il miglioramento di quel particolare progetto. Esistono alcune linee guida chiave per raggiungere il proprio scopo, come:
Essendo una nuova entità aziendale, se non conosci il SIPOC, assicurati di organizzare un team di formazione professionale per illustrare il diagramma SIPOC e le sue applicazioni per portare i tuoi progetti a un livello di alta qualità.
Se conosci qualcosa sul SIPOC che hai imparato o sentito anni fa, organizza una sessione di ripasso per te e per i tuoi dipendenti, dove sia i vecchi che i nuovi dipendenti possano comprendere meglio il diagramma SIPOC.
Dopodiché, quando tu e il tuo team avrete entrambi definito lo scopo del vostro progetto e deciso cosa volete da questo progetto, ora è il momento di mappare il processo utilizzando il diagramma SIPOC, che a volte viene anche chiamato diagramma COPUS.
Elaborazione passo dopo passo del diagramma SIPOC attraverso la discussione dei componenti
Non è difficile mappare gli elementi chiave del diagramma SIPOC e decidere i passaggi per elaborare il processo che si sta attraversando. È molto semplice poiché tutti i passaggi sono nascosti nei componenti chiave del diagramma SIPOC. Ti piacerà conoscere il diagramma SIPOC quando scoprirai che è solo una forma riassuntiva per identificare i clienti, definire gli obiettivi menzionando l'input e raggiungere l'output durante il processo.
Dobbiamo passare a ulteriori dettagli come: Cos'è il SIPOC? Come utilizzare un diagramma SIPOC? Ecco il dettaglio di ogni componente chiave preso come fase del diagramma SIPOC.
Comprendere e definire i fornitori
Come dice la prima lettera di questo diagramma SIPOC, il fornitore viene per primo. Un fornitore è chiunque fornisca la direzione o le istruzioni per realizzare un prodotto o per apportare modifiche a un prodotto esistente.
Consideriamo un fornitore come un portatore di interessi (stakeholder) che fornisce input o investe qualcosa per generare un output, ma non si tratta solo di investimento. Si tratta anche di idee e bisogni. Quindi, possiamo anche dire che è chiunque condivida un'idea chiave o fornisca istruzioni realistiche per dare input validi per apportare riforme al prodotto che si sta realizzando per le persone.
Inoltre, non si può dire che il fornitore sia necessariamente interno alla propria azienda. Può essere qualcuno esterno alla tua attività, anche se non ha alcun legame con essa, ma desidera avere servizi o caratteristiche del prodotto migliori per il futuro dalla tua organizzazione. Quindi, secondo il diagramma SIPOC, i fornitori possono essere interni o esterni a seconda della categoria.
Fornitore interno
La maggior parte delle aziende multinazionali di alto livello assume il proprio personale per lavorare a lungo termine sulla produzione di prodotti, per apportare innovazioni nel campo della tecnologia o per apportare modifiche al prodotto. Quindi, il personale assunto dall'azienda, come un project manager o ingegneri informatici o civili, sono tutti fornitori interni di quell'azienda che forniscono input per avviare qualsiasi processo predefinito.
Fornitore esterno
A volte accade, specialmente nel caso dei prodotti software, che i clienti, dopo aver utilizzato il prodotto della tua azienda, condividano le loro recensioni evidenziando le aree deboli o le cose che necessitano di miglioramenti per un funzionamento migliore in futuro. Queste recensioni fungono anche da input per avviare un processo.
Decisione sull'Input
Il secondo passo del diagramma SIPOC consiste nel decidere l'input. Come abbiamo discusso in precedenza, sono i fornitori a deciderlo. L'input di un processo è il primo e più importante requisito da cui dipende l'intero processo. L'input può essere sotto forma di prodotti o servizi. Pertanto, è necessario comprendere lo scopo dell'input prima di finalizzarlo. L'input di un processo secondo i requisiti del diagramma SIPOC dipende da quanto segue.
Bisogni degli utenti/clienti
È la regola chiave che quando un produttore realizza qualcosa da vendere, è essenziale tenere a mente le necessità del pubblico a cui si intende vendere il prodotto o i servizi. Ad esempio, se operate come una software house, dovete capire cosa avete fornito ai clienti e cosa desiderano ora.
- La capacità del team che lavora a un particolare progetto
- Il team che lavora su un particolare progetto dovrebbe essere abile nel raggiungere l'obiettivo.
- La pianificazione (utilizzando un gantt chart) del project manager
Dipende anche dalla pianificazione del project manager, che garantisce la chiarezza di ogni fase e indirizza il team a collaborare per il completamento con successo del progetto.
Processo; la fase operativa effettiva del SIPOC
Dopo aver generato le istruzioni di input, è il momento di passare attraverso il processo, ovvero l'area di lavoro effettiva. Questa fase fa da ponte tra l'output e l'input per confermare i risultati che potrete analizzare in seguito per decidere quali erano i vostri input e cosa ottenete in cambio come output. Mantenete il nome del processo semplice, di una o due parole, e dovrebbe essere correlato ai servizi o al tipo di prodotti che state vendendo. Potete semplicemente dividere il processo in piccoli blocchi per renderlo più efficace e tenere traccia di ogni singolo passaggio.
- Progettazione
- Gli ingredienti o i requisiti del processo
- Il monitoraggio di ogni fase del processo
- L'analisi e il mantenimento dei risultati del processo
- Output, il risultato finale del processo
Dopo l'elaborazione, è necessario immaginare i risultati che si desidera ottenere alla fine. I risultati previsti dovrebbero essere precisi e misurabili, in modo da poter analizzare facilmente se si è ottenuto lo stesso risultato che ci si aspettava lavorando sull'input e sul processo.
Anche quando si definisce una strategia di output, è necessario considerare i requisiti e le esigenze dei clienti. Questo vi permetterà di generare un output fruttuoso, poiché esaminerete il processo e poi l'output in base ai requisiti dei clienti, a ciò che si aspettano da voi e a ciò che venderete loro.
Clienti, renderli soddisfatti.
L'ultimo passo consiste nel mantenere il coinvolgimento dei clienti. Durante questa fase del diagramma SIPOC, prenderete in considerazione le strategie da sviluppare per mantenere l'interesse dei vostri vecchi clienti e acquisirne di nuovi. In questa fase deciderete quali modalità adottare per ottenere risultati notevoli.
Conclusione
Il diagramma SIPOC aiuta a individuare l'input e il processo corretti in base ai requisiti dei clienti, conoscendo i loro bisogni e le loro necessità, e a gestire il processo per ottenere i risultati o gli output che vi aspettate per il futuro.