Tutto quello che devi sapere su Che cos'è lo strumento dei 5 perché?
Di solito affrontiamo problemi mentre lavoriamo a un progetto e utilizziamo metodi diversi per liberarcene, ma non ci riusciamo. A volte, cerchiamo direttamente la soluzione definendola un lavoro intelligente. Il lavoro intelligente non è adatto a tutti i tipi di problemi, ma dobbiamo cercare osservazioni dettagliate e poi la soluzione. A tal fine, il project manager deve sapere cosa siano gli strumenti dei 5 perché e analizzarli per raggiungere la causa principale del problema.
Quando impari cos'è lo strumento dei 5 Perché, scoprirai i suoi vantaggi e le componenti importanti per individuare il problema. Quando sai qual è la causa principale del problema, puoi cercare le soluzioni in modo efficiente. Cercare di risolvere i problemi senza conoscerne il motivo è come mirare a qualcosa in un mare profondo di oscurità dove nulla è visibile. Quindi, prima di cercare la soluzione, cerca la causa del problema, che ti impedisce di raggiungere il tuo obiettivo.
Cosa sono i 5 Perché?
Cos'è lo strumento dei 5 perché? È proprio come un faro che ti aiuta a trovare la strada conoscendo l'ostacolo e le altre distrazioni sul tuo cammino. Quando lavori su un gantt chart , hai a che fare con diversi compiti che possono appartenere a te o ai membri del tuo team.
I 5 perché ti permettono di organizzare il tuo team, guidarlo, cercare il processo per tracciare il problema e quindi definire le strategie per trovare le soluzioni. Se ritieni di avere un problema diverso e di cercarne le soluzioni da molto tempo, allora dovresti cercare un altro modo per imparare cos'è lo strumento dei 5 perché e come può aiutarti a risolvere i problemi.
Non è facile affrontare i problemi, ma quando impari cos'è lo strumento dei 5 perché e inizi a usarlo, troverai la strada perché ne conosci le cause. Poiché lo strumento dei 5 Perché consiste nel porsi domande sul perché accada questo problema, significa che stai cercando di rintracciare le cause principali che non permettono di risolverlo.
Quando è necessario utilizzare lo strumento dei 5 perché?
Stai pensando a quando dovresti imparare cos'è lo strumento dei 5 Perché e come usarlo per ottenere i migliori risultati? Dovresti avere un'idea delle occasioni in cui avrai bisogno di utilizzare lo strumento dei 5 Perché e tracciare le cause alla base dei problemi che stanno diventando un grande ostacolo sulla tua strada verso il successo. Se pensi di trovarti nelle seguenti situazioni, dovresti cercare di capire cos'è lo strumento dei 5 Perché.
Quando affronti problemi complessi
Se stai affrontando un problema complesso che non ti permette di procedere con la fase successiva del tuo progetto e non riesci a uscirne nemmeno dopo molti sforzi, dovresti ricorrere ai 5 Perché. A volte cerchi di eliminare il problema, ma non riesci a farlo e trovi la questione troppo complessa. Per problemi così complessi, i 5 Perché ti aiuterebbero a rintracciare ogni tipo di causa alla base di questo problema.
Quando il tuo team è in cerca di motivazione
Di solito, coinvolgiamo i nostri team mentre lavoriamo a un progetto, specialmente quando si tratta di un progetto commercialmente importante. Richiede un team numeroso, ma pensi che basti assumere il team per completare il progetto? No, poiché non tutti i membri del team sono efficienti nel tracciamento dei problemi durante il lavoro, ma è necessario individuare il tipo di problema e risolverlo in tempo. Quindi, se vuoi motivare il tuo team in modo che possa lavorare in autonomia, dovresti spiegare loro cos'è lo strumento dei 5 Perché e prepararli ad affrontare il problema.
Per scoprire le cause principali di problemi semplici.
Molte volte non riusciamo a trovare la soluzione solo a causa di qualche piccola negligenza o di uno stile di lavoro intelligente. Dobbiamo guardare in modo intelligente all'interno dei problemi invece di cercare direttamente le soluzioni. Ti stai chiedendo come puoi cercare queste cause?
Sì, puoi tracciare le cause anche di problemi semplici semplicemente facendo brainstorming e ponendo alcune domande a te stesso e al tuo team. Le domande devono appartenere alla famiglia dei "perché", come ad esempio: perché non hai raggiunto il tuo obiettivo? Perché non sono riuscito ad arrivare in tempo? Perché il tuo prodotto non è all'altezza? Dopo questo brainstorming, troverai sicuramente le cause alla base di molteplici problemi semplici.
Per determinare i processi che non sono appropriati
Quando cerchi i processi corretti per raggiungere la tua destinazione, puoi utilizzare lo strumento dei 5 perché. Questo strumento ti aiuterà a determinare le parti del processo che non sono appropriate e che ti distraggono dal tuo percorso effettivo. I 5 perché ti aiuteranno a individuare quel punto fuorviante e ti permetteranno di raggiungere la tua destinazione finale.
Passaggi per completare i 5 Perché
Quando cerchi di capire cos'è lo strumento dei 5 perché e come usarlo, avrai anche bisogno dei passaggi guida per completare i 5 Perché. I seguenti passaggi ti aiuteranno gradualmente a chiarire la tua posizione in qualsiasi progetto.
Costruisci il tuo team
Prima di tutto, devi avere un team che ti assista nel completamento di diversi compiti. Se analizziamo le abitudini di leadership, scopriremo l'importanza della sinergia e del lavoro in team. Secondo questo fenomeno, 1+1=3, il che significa che se due menti cercano lo stesso problema lavorando insieme, portano più di due soluzioni.
Quando costruisci un team, dovresti cercare le competenze dei membri del team in modo da poter assegnare loro i compiti relativi. Categorizza i membri del team e dichiara uno di loro come master o leader. Il leader del team terrà traccia dei compiti del team. Il team leader manterrà i membri del team concentrati sul loro compito e li aiuterà a fornire tutte le risorse necessarie di cui possono avere bisogno.
Definisci il problema
Una volta scelto un team di esperti, è necessario esaminare il problema attraverso osservazioni e rapporti analitici. Ogni volta che lavori a grandi progetti, lavori con uno o più team. Ci sono più che sufficienti possibilità di avere problemi durante il lavoro di squadra a causa della mancanza di comunicazione e di molti altri motivi.
Supponiamo che due team, il team A e il team B, stiano lavorando con te a un progetto e che il team A non stia mostrando i risultati attesi.
È allarmante per il completamento del progetto e deve essere affrontato in tempo prima che il progetto fallisca. Per sistemare le cose per tempo, è necessario cercare il problema a causa del quale il team A è in ritardo e non può procedere senza intoppi. Quindi, il secondo passo più importante è definire il problema che impedisce al team di raggiungere il suo obiettivo.
Ora, cerca i 5 Perché del problema.
Una volta definito il problema che sta facendo deviare il tuo team e lo sta rallentando, devi cercare i 5 Perché. I 5 Perché ti aiuteranno a individuare le cause alla radice del problema. Ciò che devi fare è ideare almeno 5 domande sul "perché" che devono rappresentare quesiti fondamentali e facili da capire. Inizia con il primo perché chiedendoti perché è successo, poi passa ai Perché successivi.
Impara a capire quando fermarti.
A volte, quando iniziamo a porre i 5 perché, dovremmo sapere quale sia la conclusione migliore. Quindi, durante questo passaggio, devi essere più consapevole delle domande sui perché. Scrivere i perché è un compito difficile e fondamentale che rivela le cause profonde del problema. Quando senti di aver raggiunto il perché che rivela la causa principale del problema, dovresti fermarti lì. In alcuni casi, se ritieni di non aver ancora raggiunto le cause alla radice, puoi continuare finché non avrai esplorato l'esatta causa.
Passa all'azione per risolvere i perché.
Ora che hai individuato il punto di arresto, conosci le cause alla radice del problema. Devi organizzare le cause e categorizzarle in base alla loro importanza. Dopo la categorizzazione, affronta ogni causa del problema una alla volta impostando una strategia specifica per ciascuna.
Continua a monitorare
Mentre analizzi tutti i Perché e affronti le cause alla radice del problema, dovresti continuare a osservare ogni passo dei membri del tuo team e continuare a trarre conclusioni.
Quali sono i vantaggi dei 5 Perché?
I 5 Perché aiutano i project manager in vari modi, come:
· Ti assistono nel tracciare le cause alla radice del problema.
· Ti aiutano a evitare sprechi di tempo prendendo decisioni rapide ed errate
· Tutti possono usarli grazie alla loro semplicità e facilità d'uso
Quali limitazioni osserviamo durante l'uso dei 5 Perché?
Senza dubbio i 5 Perché sono un ottimo strumento da utilizzare per tracciare le cause di un problema, ma comportano anche alcune limitazioni.
· È facile ma non immediato per tutti. La persona deve sapere cos'è lo strumento dei 5 Perché e come utilizzarlo in modo efficace.
· Se non hai una conoscenza sufficiente delle fasi del progetto, non sarai in grado di scoprire le cause dei problemi.
Conclusione
È necessario esaminare ogni aspetto mentre si apprende lo strumento dei 5 Perché per comprenderne l'essenza reale e trarre il massimo vantaggio da questo strumento.