The ONE Thing: Raggiungere il focus nella gestione dei progetti

Essere impegnati oggi viene spesso confuso con l'essere produttivi. Gary Keller e Jay Papasan suggeriscono, nel loro bestseller The ONE Thing, che ponendoci questa domanda, tutto il resto diventerà più semplice o non necessario. Il libro esamina come dedicare tutto il proprio impegno a un unico obiettivo centrale possa aiutare a ottenere risultati eccellenti.

Oltre ad aiutare le persone ad avere successo, questo modo di pianificare gioca un ruolo importante nel management, specialmente con i diagrammi di Gantt e i progetti di gruppo. Esamineremo le idee principali di The ONE Thing e come possano influenzare la pianificazione, la gestione e l'esecuzione dei tuoi progetti.

La domanda focalizzante: Trovare l'unica cosa (ONE Thing) del tuo progetto

Keller ha dedicato il libro The ONE Thing a rispondere alla domanda focalizzante. Qual è l'unica azione che posso intraprendere che, facendola, renda tutto il resto più semplice o superfluo? Ti aiuta a concentrarti su ciò che conta per il tuo obiettivo. Nei progetti di gestione, la chiave è riconoscere, in ogni fase, quale compito o risultato sia il più importante.

Ad esempio, mentre crei un diagramma di Gantt, considera:

Qual è la dipendenza che sostiene e guida tutto il resto?
Quale elemento di lavoro, se posticipato, bloccherebbe l'avanzamento dell'intera cronologia?

Porre regolarmente questa domanda consente ai project manager di allocare le proprie risorse nel modo migliore. Aiuta a dare un senso a un programma di lavoro fitto, unendo il team nello svolgimento dei compiti più importanti.

Allineare le azioni quotidiane allo scopo: Definizione degli obiettivi e l'abitudine al successo

Applicando l'idea di Keller, puoi prendere i tuoi obiettivi a lungo termine e trasformarli in progetti su cui lavorare oggi. Si inizia sapendo esattamente quale sia il tuo obiettivo "un giorno" e poi esaminando i tuoi obiettivi per quest'anno, questo mese, questa settimana e oggi. Questo approccio migliora la pianificazione strategica quando viene inserito in strumenti di gestione dei progetti come i diagrammi di Gantt.

I project manager possono determinare quale sia l'obiettivo finale, suddividerlo in sezioni significative, utilizzare ogni sezione come una milestone e quindi creare attività per raggiungere ogni traguardo. Tutte le attività diventano parte dell'obiettivo principale, in modo che non venga aggiunto nulla che non sia utile.

Il multitasking non dovrebbe dominare la gestione dei progetti

The ONE Thing si oppone all'idea che dividere la nostra attenzione possa aumentare la nostra produttività. Keller ritiene che cercare di fare cose diverse contemporaneamente porti a un lavoro meno concentrato. La verità è che saltare tra diversi compiti lavorativi comporta un periodo di recupero, causa errori e allunga il tempo necessario per un progetto.

Sconsiglia di assegnare ai team diversi progetti contemporaneamente. Poiché i lavoratori utilizzano un diagramma di Gantt per le assegnazioni, ogni fase dovrebbe consentire loro di gestire il proprio ruolo principale.

L'applicazione di questo principio aiuta a risolvere i seguenti problemi:

Riduzione del burnout.
Innalzamento degli standard di ciò che viene consegnato.
Completamento più rapido dei compiti importanti.

Molte volte il multitasking accade perché la pianificazione non è stata fatta bene. Affidati invece al tuo diagramma di Gantt per distribuire i compiti e aiutare tutti a mantenere i propri obiettivi.

Come organizzare il lavoro del tuo progetto su un calendario

Il time blocking è un metodo potente spiegato in The ONE Thing. Keller consiglia di mettere da parte del tempo in cui non verrai interrotto per lavorare su ciò che è più importante per te. Puoi tracciare questi passaggi direttamente nel diagramma di Gantt del tuo progetto.

Concedi ai tuoi project manager tempo sufficiente per concentrarsi sulla pianificazione strategica.
Fornisci agli sviluppatori orari stabiliti per lavorare su funzionalità importanti.
Crea finestre di test ininterrotte per i team QA.

Con il time blocking, ti concentri meglio e rendi la programmazione del tuo progetto più organizzata. Gli stakeholder capiranno che il tempo bloccato nel diagramma di Gantt significa che non dovrebbero interromperti.

Piccoli motivi per cui le persone hanno successo

L'effetto domino è una delle metafore importanti utilizzate da Keller. Concentrarsi su una sola cosa cruciale avvia un processo che in molti casi allevia la necessità dei compiti successivi. Nella gestione, il modo in cui funziona l'effetto domino può influenzare la creazione dei diagrammi di Gantt.

Determina il compito vitale in ogni fase principale del progetto.
Tienilo bene a mente in tutto ciò che fai.
Non passare a compiti secondari finché il primo domino non è stato abbattuto.

Grazie a questo principio, il lavoro è armonizzato in modo che avvenga in modo efficiente. Invece di iniziare il marketing prima di conoscere ogni dettaglio del prodotto, rendi il prodotto la parte principale della tua strategia. Ogni compito è più facile una volta che quello precedente è stato terminato.

Perché aiuta usare la forza di volontà e pianificare secondo un programma

Secondo Keller, la tua forza di volontà si esaurisce lentamente man mano che la usi. Pertanto, dovresti affrontare compiti che richiedono un'alta concentrazione nel momento in cui le tue capacità mentali sono più forti. Implementare questo nella gestione dei progetti potrebbe includere:

Stabilire un orario al mattino per sessioni di brainstorming o strategiche.
Tenere questo tipo di riunioni più tardi nel corso della giornata.
Pianificare i compiti di deep work nelle prime ore del tuo diagramma di Gantt.

Fare di più quando si ha energia e meno quando si è stanchi rende sia più produttivi che più felici sul lavoro. In questo modo, i team sono più consapevoli di come organizzano il proprio tempo e i project manager possono identificare i compiti che devono essere energizzanti, oltre che puntuali.

L'uso dei diagrammi di Gantt e del metodo ONE Thing può rendere la strutturazione del tuo progetto ancora più semplice

Con uno scopo, i diagrammi di Gantt possono mostrare le cronologie e dare forza alla missione. Basandosi su The ONE Thing, un diagramma di Gantt utile mostra il focus di ogni fase di un progetto. In questo stile, dovresti dare priorità al lavoro chiave, ridurre le attività non importanti e mettere da parte del tempo dedicato per svolgere compiti concentrati.

Ci sono due modi per farlo: primo, evidenziare i compiti importanti con colori distintivi; secondo, raggruppare tutti i compiti non importanti; e infine, rendere ovvie le connessioni importanti tra i compiti contrassegnandole sul diagramma. Seguendo questo metodo, un diagramma di Gantt smette di essere un semplice strumento di cronometraggio per diventare uno strumento utile per l'allineamento.

L'Abitudine al Successo consiste nel fare solo UNA cosa ogni singolo giorno.

Insieme al metodo di pianificazione, Keller suggerisce l'Abitudine al Successo, il che significa che dobbiamo svolgere ogni giorno l'UNICA attività che conta. Essere costanti, secondo lui, aiuta a raggiungere i propri obiettivi.

Per i team di progetto, potrebbe significare sessioni quotidiane di confronto concentrate sulla stessa priorità, revisioni settimanali per rivalutare e perfezionare l'elenco e chiedersi frequentemente: Qual è la nostra UNICA cosa in questo momento? Se i leader rendono questa abitudine parte delle attività quotidiane e dei comportamenti di gruppo, è più probabile che i team evitino di sentirsi semplicemente occupati e lavorino invece per raggiungere gli obiettivi prefissati.

Facendo coincidere scopo e azioni in ogni fase, il progetto sviluppa un approccio disciplinato al raggiungimento dei risultati. Come risultato di questo cambiamento culturale, il focus del team passa dal fare molte cose al compiere progressi reali.

Quando i project manager adattano le abitudini di lavoro del team per riflettere gli obiettivi a lungo termine, tutti i membri del team sentiranno di lavorare verso un obiettivo allineato con il risultato complessivo.

Applicare The ONE Thing ai progetti Agile e Ibridi

Questo approccio si applica altrettanto bene agli ambienti di progetto Agile e misti. Sebbene The ONE Thing sia compatibile con la pianificazione lineare, la sua premessa principale, dare priorità a una sola cosa, si fonde perfettamente con il modo in cui Agile opera nel tempo.

Ogni sprint può avere un solo obiettivo primario e i diagrammi di Gantt con livelli aggiuntivi tracciano eventuali dipendenze tra gli sprint. Durante la pianificazione e le retrospettive dello sprint, è importante concentrarsi profondamente per mantenere tutti sulla stessa strada. Nei modelli ibridi, dove vengono utilizzati Agile e Waterfall, assegnare l'UNICA cosa a ogni parte garantisce sia chiarezza che coerenza, indipendentemente dall'approccio adottato.

Superare le distrazioni: Rimanere fedeli a The ONE Thing

Rimanere concentrati in un ambiente di progetto incessante significa dover affrontare le distrazioni quando si presentano. Gli strumenti di The ONE Thing sono utili: scrivi le cose da non fare, usa schede o post-it per richiamare i tuoi obiettivi e determina quali richieste non sono di tua responsabilità.

L'espansione incontrollata dell'ambito (scope creep) e lo spostamento delle priorità sono solitamente causati dalle distrazioni; chiarire a ogni team l'obiettivo principale dei propri sforzi aiuta a evitare la dispersione delle energie. Inoltre, i diagrammi di Gantt possono essere utilizzati per la pianificazione e per mantenere tutto sotto controllo.

Conclusione

In ONE Thing scopriamo che non si tratta di fare di più, ma di fare ciò che conta. Grazie a questo, i team possono raggiungere i propri obiettivi con meno probabilità di errore. Quando utilizzati con questa intenzione, i diagrammi di Gantt aiutano a garantire il progresso, invece di limitarsi a gestire i compiti.

Se ti concentri sulla tua UNICA cosa man mano che procedi, colleghi tutto il lavoro al tuo obiettivo principale e gestisci il lavoro profondo, rimarrai produttivo e farai grandi passi avanti. Ora che il multitasking è diventato la norma, The ONE Thing aiuta ci aiuta a capire che la concentrazione è la vera chiave per portare a termine le cose. Il processo di gestione del progetto inizia quando ti chiedi: Qual è l'UNICA cosa?