Che cos'è una riunione di Livello 10? Guida essenziale
Se desideri una riunione focalizzata che affronti gli stessi problemi proponendo ottime soluzioni, devi tenere una riunione di livello 10.
La risorsa più preziosa per chiunque è il tempo. Inoltre, da una prospettiva organizzativa, i team dei leader hanno spesso poco tempo a disposizione. Per massimizzare la loro efficacia, le riunioni a livello dirigenziale devono essere pianificate (e inserite nei loro fitti programmi), ed è qui che entrano in gioco le riunioni Level 10.
Il termine "riunione Level 10" è spesso utilizzato con l'Entrepreneurial Operating System (EOS), un framework per la gestione aziendale che ha guadagnato popolarità grazie al libro "Traction" di Gino Wickman. Si tratta di un incontro pianificato ed estremamente efficace, creato per promuovere l'allineamento, affrontare i problemi e favorire la responsabilità all'interno di un team o di un'organizzazione. Di solito coinvolge capi dipartimento o leader importanti.
Una riunione Level 10 è un incontro dirigenziale collaborativo bisettimanale che dura 90 minuti e ha sempre lo stesso ordine del giorno.
Cose da sapere sulla riunione Level 10
Allineamento, trasparenza e responsabilità all'interno dell'organizzazione sono tutti obiettivi della riunione Level 10. Le aziende possono migliorare la comunicazione, prendere decisioni basate sui dati e progredire verso i propri obiettivi seguendo un ordine del giorno pianificato e affrontando le questioni significative.
Il diagramma di Gantt viene utilizzato per visualizzare le tempistiche del progetto delineando compiti importanti, dipendenze e pietre miliari.
Punti importanti da comprendere sulla riunione Level 10
Di seguito sono riportati gli elementi cruciali che occorre conoscere sulla riunione Level 10:
Frequenza
Le riunioni Level 10 sono normalmente programmate una volta alla settimana. Grazie a questo programma prevedibile, il team di leadership può mantenere una cadenza e un ritmo nei processi di comunicazione e decisionali. Le riunioni settimanali consentono al team di rimanere informato sugli sviluppi, discutere problemi o difficoltà e apportare le modifiche necessarie per mantenere l'azienda sulla retta via.
La frequenza gioca un ruolo significativo nelle riunioni Level 10, come:
· I membri del team sono responsabili dei loro impegni e dei progressi grazie alla regolarità degli incontri. Ciò facilita il completamento tempestivo di compiti e obiettivi promuovendo un senso di urgenza.
· La riunione Level 10 offre un ambiente dedicato per individuare e risolvere i problemi. I team che si riuniscono frequentemente possono affrontare i problemi man mano che si presentano, evitare che peggiorino e mantenere le priorità allineate.
· Il team può mantenere l'allineamento con i traguardi e gli obiettivi aziendali attraverso le riunioni settimanali.
· Le riunioni regolari incoraggiano il team di leadership a collaborare e comunicare in modo efficace. Consentono la condivisione di informazioni, opinioni e intuizioni, migliorando il processo decisionale e la risoluzione dei problemi.
La durata è importante
La durata di una riunione Level 10 è essenziale per preservarne l'efficacia, la concentrazione e l'efficienza. Garantisce che il team rispetti i limiti di tempo dei partecipanti coprendo al contempo gli argomenti pertinenti, prendendo decisioni tempestive e mantenendo la responsabilità. Viene monitorata progettando un diagramma di Gantt che facilita la gestione del tempo per tutti i partecipanti.
Il team è incoraggiato a dare priorità e ad affrontare le questioni urgenti il prima possibile in un breve lasso di tempo. Invece di rimandare decisioni cruciali a riunioni successive, promuove un senso di urgenza e stimola il processo decisionale.
Il periodo ristretto incoraggia il team a stabilire le priorità e a occuparsi delle questioni urgenti il prima possibile. Promuove un senso di urgenza e incoraggia il processo decisionale piuttosto che ritardare decisioni importanti fino a sessioni successive.
Rispetta gli impegni temporali dei partecipanti mantenendo la riunione breve. Riconosce che il tempo di ognuno è prezioso e lavora per massimizzare l'efficacia della riunione riducendo al minimo l'interferenza con il loro lavoro abituale.
Nota importante:
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Partecipanti e i loro ruoli
I partecipanti assumono determinate responsabilità per garantire riunioni efficaci e produttive. È importante notare che le funzioni e i titoli specifici possono cambiare a seconda dell'organizzazione e della sua struttura.
Il facilitatore presiede la riunione, controlla lo scorrere del tempo e assicura che l'ordine del giorno venga seguito. Si assicura che tutti abbiano l'opportunità di parlare e mantiene la riunione nei tempi previsti.
· Il proprietario o il dirigente di più alto grado dell'azienda è solitamente il visionario o il leader. Le sue responsabilità includono dare la direzione, stabilire la visione e gli obiettivi e compiere scelte tattiche.
· L'integratore è spesso incaricato di attuare la visione e il piano stabiliti dal visionario/leader. Supporta l'allineamento del team, garantisce la responsabilità e supervisiona le operazioni aziendali quotidiane.
I membri del team partecipano alle riunioni condividendo aggiornamenti, delineando i progressi, sollevando problemi e contribuendo alle conversazioni su come risolvere i problemi.
Team members contribute to meetings by offering updates, describing progress, bringing up issues, and participating in discussions on addressing them.
L'ordine del giorno è la cosa più importante
L'ordine del giorno guida la riunione, definendo i soggetti e le cose da trattare in modo organizzato. Aiuta a mantenere l'organizzazione, l'attenzione e l'efficacia della riunione.
A ogni voce dell'ordine del giorno della riunione viene assegnata una fascia oraria in base all'agenda stessa. Ciò promuove una gestione efficiente del tempo e garantisce che le discussioni non si trascinino.
Un'agenda stabilisce un quadro chiaro per la riunione elencando gli argomenti che verranno trattati e in quale ordine. I partecipanti possono seguire il flusso della riunione e anticipare il proprio turno di parola grazie alla chiarezza e alla coerenza di questa struttura.
Elementi d'azione o scelte che devono essere fatte sono spesso all'ordine del giorno. Esso designa persone specifiche con la responsabilità di questi compiti. Ciò promuove la responsabilità e garantisce che le conclusioni della riunione vengano messe in pratica o seguite.
I partecipanti possono utilizzare l'agenda come guida per prepararsi alla riunione. Essa consente loro di raccogliere dati, rapporti o informazioni pertinenti riguardanti i punti all'ordine del giorno. L'agenda promuove la partecipazione attiva e dibattiti informati durante la riunione fornendo queste informazioni in anticipo.
Scorecard
Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) o le misure che si allineano con gli obiettivi strategici dell'organizzazione spesso costituiscono le scorecard nella Riunione di Livello 10.
· Le scorecard offrono un approccio pratico per misurare l'efficacia delle varie operazioni aziendali. Si concentrano sulle misure più importanti che mostrano il progresso verso gli obiettivi strategici e il successo aziendale complessivo.
· L'uso delle scorecard all'interno di un'organizzazione aiuta a stabilire la responsabilità. Esse offrono una base per valutare le prestazioni individuali e del team definendo e monitorando i parametri essenziali.
I membri del team sono tenuti a riferire sulle proprie scorecard individuali durante la Riunione di Livello 10, fornendo aggiornamenti, discutendo i propri progressi e affrontando eventuali problemi o ostacoli. Ciò incoraggia un senso di responsabilità per i risultati.
Le scorecard offrono informazioni utili che aiutano l'organizzazione a prendere decisioni. Esse offrono ai dirigenti la possibilità di misurare come le loro scelte influenzeranno gli indicatori chiave di prestazione e di misurare l'efficienza dei vari piani d'azione.
Le scorecard garantiscono il coordinamento tra le varie divisioni e funzioni organizzative. I team possono vedere le prestazioni reciproche durante la Riunione di Livello 10 e comprendere come il loro lavoro si colleghi agli obiettivi generali dell'azienda scambiando e discutendo le scorecard.
Elenco dei problemi
L'elenco dei problemi funge da punto focale per registrare e tenere traccia di tutti i problemi e le criticità che devono essere risolti durante la riunione. Utilizzando un diagramma di Gantt, il team può identificare i compiti cruciali e classificarli in base alla loro importanza e urgenza.
I membri del team sono esortati a registrare eventuali problemi, sfide o preoccupazioni riscontrati durante la settimana. Gli obiettivi dell'organizzazione, le iniziative, i compiti, il personale o qualsiasi altro componente delle operazioni aziendali possono essere oggetto di questi problemi.
Il team valuta lo stato degli argomenti precedentemente affrontati nelle successive Riunioni di Livello 10 per monitorare i progressi e decidere se sono necessarie ulteriori azioni. Quando un problema viene risolto, può essere cancellato dall'elenco per dimostrare che è stato risolto con successo e per fare spazio a problemi futuri.
Il team sviluppa un piano d'azione dopo aver deciso come gestire ogni problema. Questo piano delinea i compiti precisi, le scadenze e altre informazioni necessarie per attuare la soluzione con successo. Il piano d'azione aiuta a misurare i progressi e a garantire la responsabilità.
Discussione e risoluzione dei problemi
Affrontare i problemi e le difficoltà che l'organizzazione sta affrontando è lo scopo della fase di discussione e risoluzione dei problemi in una Riunione di Livello 10. In questa fase, i membri del team discutono i problemi apertamente e collaborano per sviluppare soluzioni.
· Ogni membro del team di leadership presenta le proprie tre principali preoccupazioni o priorità all'inizio della riunione. Questi problemi potrebbero essere qualsiasi cosa che richieda attenzione, dalle difficoltà operative alle scelte strategiche.
· Dopo aver elencato tutti i problemi, il team decide la priorità assoluta per la discussione. Valutano il significato e l'urgenza di ogni problema prima di decidere quali discutere nella riunione.
· Il gruppo tiene discussioni aperte sui problemi selezionati in modo produttivo.
· Una volta discussi a fondo i problemi, il team si concentra sulla risoluzione dei problemi.
· Dopo aver risolto i problemi, il team identifica azioni o compiti specifici per implementare le soluzioni.
Responsabilità
La responsabilità della Riunione di Livello 10 incoraggia una cultura di responsabilità, trasparenza e azione. Assicura che le persone siano dedite al loro lavoro, che i progressi siano monitorati e che i problemi siano risolti, portando in definitiva il team e l'organizzazione più vicini ai loro obiettivi.
Ogni Riunione di Livello 10 si conclude con la definizione da parte dei partecipanti di obiettivi specifici, passaggi successivi e scadenze per la settimana a venire. Ogni membro del team si impegna in un determinato compito ed è responsabile del suo completamento entro un periodo predeterminato.
La Riunione di Livello 10 garantisce che la responsabilità sia mantenuta in tutta l'organizzazione affrontando i problemi apertamente, designando la responsabilità per risolverli e monitorando i loro progressi.
Osservazioni finali:
La Riunione di Livello 10 è un tipo particolare di riunione EOS che mira a migliorare la responsabilità organizzativa, la risoluzione dei problemi e la comunicazione.