Cosa fa un project manager? La guida definitiva
La gestione dei progetti è fondamentale per un'azienda di successo. Ma molti si chiedono cosa faccia un manager e cosa dobbiamo imparare per diventare un project manager di successo. Ebbene, i project manager sono responsabili della pianificazione, dell'organizzazione e del controllo di progetti specifici per le loro aziende. I project manager hanno il potenziale per cambiare la traiettoria dell'azienda supervisionando vari progetti e completandoli con successo.
Ruolo dei project manager:
Parlando di cosa fa un project manager, i compiti esatti dei manager dipendono dall'organizzazione, dall'andamento del mercato e del settore e dal tipo di progetto che il manager sta gestendo. Esistono però alcuni compiti comuni che ogni project manager deve assolvere. I loro compiti sono i seguenti.
• Pianificare ciò che occorre fare per completare il progetto con successo e qual è il ruolo di ciascuno
• Calcolare i rischi associati al progetto e trovare soluzioni per ridurli il più possibile.
• Assicurarsi che la qualità del progetto sia all'altezza degli standard
• Motivare il team a lavorare sodo e in modo efficiente
• Assicurarsi che il progetto rispetti la tabella di marcia
• Controllare il progetto e fornire aiuto se qualcuno ne ha bisogno
• Assicurarsi che il progetto sia completato con il risultato desiderato
Questi sono i processi del project manager a cui i responsabili devono tornare più volte durante il ciclo di vita del progetto. Il project manager svolge così tanti compiti che, invece di chiedersi cosa faccia, la domanda corretta sarebbe cosa non faccia.
Compiti e responsabilità del project manager
Di seguito sono riportati alcuni compiti che il project manager deve svolgere. Possono rappresentare una risposta appropriata alla domanda "Cosa fa un project manager?".
Pianificazione del progetto
Un project manager è responsabile della pianificazione dell'intero progetto in base ai risultati definiti da tutti gli stakeholder. Il project manager si assicura che il completamento del progetto sia collegato all'obiettivo strategico più ampio e ottiene finanziamenti da tutti gli investitori e gli stakeholder garantendo il successo del progetto.
Il project manager si occupa del project management in conformità con le scadenze e le istruzioni fornite. Definisce il ruolo di ognuno e assegna i compiti al suo team. Individua il modo in cui verranno raggiunti i vari obiettivi nel corso dell'intero progetto. Questa pianificazione è fondamentale, poiché l'intero progetto si baserà su di essa.
Raccolta delle risorse
Dopo aver pianificato l'intero progetto, sono necessari i mezzi per realizzarlo secondo il piano definitivo. Per completare il progetto occorrono denaro, tempo e manodopera.
• Il project manager deve occuparsi della gestione delle risorse e deve farlo in modo intelligente.
• L'intero successo del progetto dipende da una buona gestione delle risorse. Un Gantt chart software aiuta a farlo.
• La gestione delle risorse è molto difficile e complessa perché le risorse sono sempre limitate.
Bisogna lavorare con ciò che si ha a disposizione e i project manager devono trovare modi per utilizzare le risorse nel modo più efficiente possibile. Se prendono una decisione sbagliata sull'utilizzo delle risorse, l'intero progetto può fallire.
Buona gestione del progetto
Molte persone rispondono alla domanda su cosa fanno i project manager dicendo: gestire il progetto. Gestire il progetto è solo uno dei tanti compiti del project manager.
• Non importa quanto bene abbiate pianificato un progetto, i problemi sorgeranno man mano che procederete.
• A un certo punto, le cose devieranno dal programma previsto.
Ma i bravi manager sanno come gestire queste situazioni perché si aspettano già l'imprevisto. Hanno fatto ricerche sufficienti sulla gestione del rischio e sanno quali complicazioni possono insorgere, avendo già pronta la soluzione. Sono responsabili di mantenere la rotta. Quindi, questo è il cuore della risposta alla domanda: cosa fa un project manager.
Motivare il team di progetto
Il project manager deve anche motivare il proprio team affinché dia il massimo, oltre a concentrarsi solo su tempistiche, budget e risorse.
Il project manager deve conoscere bene i membri del suo team per motivare ognuno a lavorare in modo efficiente. Deve gestire eventuali conflitti che insorgono tra i membri e assicurarsi che tutti siano soddisfatti del proprio lavoro e si sentano valorizzati.
Se il team non è adeguatamente motivato, sorgeranno diversi problemi inutili e il ritmo del progetto sarà molto lento. Pertanto, è molto importante motivare il team di tanto in tanto.
Consegna del progetto
La cosa principale di cui è responsabile il project manager è la consegna del progetto puntuale.
• Può sembrare facile, ma il successo della consegna del progetto dipende da molti fattori.
• Il manager deve assicurarsi che la pianificazione, il reperimento delle risorse e la gestione portino al completamento del progetto in tempo.
• Deve anche tenere conto dei problemi imprevisti che insorgono e risolverli molto rapidamente.
Dopo il completamento del progetto, i bravi manager organizzano riunioni per assicurarsi che tutto sia andato come previsto e che il progetto sia stato un successo. Esaminano anche le cose che avrebbero potuto fare meglio per implementarle nei progetti futuri.
Compiti che i project manager devono gestire:
Di seguito sono riportati alcuni compiti che i project manager devono gestire regolarmente.
Budgeting
Il budgeting è uno dei compiti più importanti del project manager. Deve assicurarsi che il progetto venga completato entro un determinato budget.
• Per i progetti su piccola scala, è necessario rivedere il budget settimanalmente o, in alcuni casi, mensilmente per assicurarsi di non spendere oltre il limite stabilito.
• I progetti su piccola scala sono facili da gestire con qualsiasi tipo di budget.
• Ma nei grandi progetti, il project manager deve rivedere il proprio budget quotidianamente per assicurarsi di non eccedere con le spese.
Ci sono molte cose da tenere a mente per assicurarsi che il progetto non superi gli stanziamenti.
Team building
I project manager conoscono l'importanza del team giusto per ogni progetto specifico e costruiscono la squadra più adatta al progetto.
• Persone diverse hanno punti di forza e di debolezza diversi e scegliere lo stesso team per ogni progetto non è la soluzione ideale.
• Bisogna pensare a ogni membro del team per svolgere il lavoro al meglio.
Dopo aver scelto il team giusto, bisogna assicurarsi che sia adeguatamente motivato e felice. I bravi manager svolgono diversi esercizi per aumentare il morale del team e per assicurarsi che siano pronti a dare il massimo nel loro lavoro. Fornire loro degli incentivi è un'ottima opzione.
Comunicare tra i team
I project manager agiscono anche come intermediari per assicurarsi che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda e che il progetto proceda nella giusta direzione.
• Se c'è un conflitto tra diversi team o membri, i project manager stemperano le situazioni e si assicurano che tutti siano concentrati sul completamento del progetto con successo nei tempi previsti.
• Se c'è una cattiva comunicazione all'interno del team o se ci sono problemi tra i membri, ciò può influenzare notevolmente le prestazioni dei team e anche la qualità del progetto diminuirà.
Quindi, mantenere tutti concentrati sul progetto è un compito cruciale per il project manager.
Cosa fa un project manager quotidianamente?
Il lavoro del project manager è molto dinamico e ogni giorno è diverso. Devono affrontare nuovi problemi ogni giorno e assicurarsi che nulla influisca sulla pianificazione del progetto. A seconda delle diverse fasi del progetto, di seguito sono elencate le responsabilità quotidiane del project manager.
• Decidere l'ambito del progetto incontrando i leader e tutti gli stakeholder
• Decidere il budget del progetto e, se il progetto richiede più fondi, chiedere al team finanziario di fornire il denaro necessario
• Pianificare l'intero progetto in anticipo e stabilire pietre miliari e obiettivi per completare il progetto nei tempi previsti.
• Comunicare con i membri del team, monitorare lo stato del progetto e assicurarsi che gli obiettivi e le pietre miliari vengano raggiunti nei periodi di tempo stabiliti
• Tenere a mente quali problemi possono insorgere durante le varie fasi del progetto e avere le soluzioni pronte
• Condurre riunioni quotidiane o il più spesso possibile per verificare lo stato di avanzamento del progetto
• Riallocare i compiti tra i membri del team e assicurarsi che nessuno lavori al di sopra o al di sotto delle proprie capacità
• Fornire aiuto ai membri del team che hanno difficoltà con il loro lavoro.
Quindi, questa è la risposta alla domanda su cosa fanno i manager regolarmente. I project manager svolgono vari compiti quotidianamente e, se state pensando di diventare project manager o manager di qualsiasi tipo, dovete sapere che si tratta di un lavoro molto impegnativo e sarete responsabili dell'intero progetto e anche del vostro team.
Conclusione
Cosa fa un project manager? Ebbene, lo abbiamo visto in dettaglio sopra. Nel successo di ogni organizzazione, i project manager svolgono un ruolo fondamentale. Supervisionano l'intero progetto e si assicurano che venga completato con successo entro la scadenza stabilita. I diagrammi di Gantt sono ottimi strumenti per gestire le scadenze. Le organizzazioni non sopravvivranno se non hanno il project manager giusto.