Como Planejar um Projeto: 10 Passos para Escrever um Plano de Projeto Incrível
Criar e executar um projeto são etapas extremamente importantes para o seu negócio, porque se você não conseguir fazer essas duas coisas, terá muito poucos clientes. Então, o que você faz? Bem, a primeira coisa é aprender a criar um plano de projeto que o tornará bem-sucedido todas as vezes. Mas quando se trata de planos de projeto, eles são tão diferentes quanto os projetos nos quais você está trabalhando. Então, como você garante que está criando algo espetacular todas as vezes? Bem, você terá que seguir estes dez passos para escrever um plano de projeto incrível.
O que é um Plano de Projeto?
Antes de avançarmos muito, vamos dar uma olhada mais de perto no que é um plano de projeto. Seu plano de projeto é o processo passo a passo que você planeja seguir para ir de onde está agora até um objetivo final e um prazo (que seu cliente lhe dará). Seu plano ajuda você a descobrir tudo o que precisa fazer para alcançar esse objetivo e ajuda o restante das pessoas em sua equipe (porque você definitivamente não pode fazer isso sozinho) a descobrir o que elas também precisam fazer. Quanto mais você trabalhar com elas para criar seu plano, melhor ele será.
Quando você inicia um plano de projeto, você definirá diferentes tarefas e subtarefas que precisam ser realizadas para que sua equipe chegue onde precisa. O plano é um processo. É como quando você está se preparando para uma viagem e imprime as direções (ou as baixa no seu celular). Essas direções fornecem tudo o que você precisa saber para ir do ponto A (onde você está agora) ao ponto B (onde deseja chegar). É o mesmo quando você está tentando realizar uma tarefa dentro da sua empresa.
Por que Você Precisa de um Plano de Projeto
Mas mesmo que você saiba o que é um plano de projeto, por que ele é importante? O que você vai ganhar tendo um plano de projeto? A verdade é que você vai ganhar muitas coisas. O mais importante é que você terá uma chance maior de sucesso. Ao escrever o que deseja alcançar e definir os passos necessários para chegar lá, você está consolidando todo o processo ainda mais em seu cérebro e tornando mais provável que você execute cada um desses passos para ir do ponto A ao ponto B. Esse é o aspecto mais importante.
Você também vai tornar o processo mais fácil para si mesmo. Quando você escreve cada um dos passos pelos quais você e o restante da equipe são responsáveis, fica mais fácil para todos acompanharem e verem o que ainda precisa ser feito, o que já foi feito e muito mais. Você pode ver seu progresso ou onde está ficando para trás. Você também pode garantir que está no cronograma certo ou o que precisa fazer para melhorá-lo. O plano de projeto garante que todos na equipe estejam na mesma página, o que é uma parte crucial do processo.
Finalmente, um plano de projeto garantirá que seu cliente receba o que espera. Com um plano, você se mantém atualizado sobre tarefas e atribuições. Você conclui os marcos no prazo e entrega ao seu cliente as entregas que ele solicitou. Tudo isso tornará mais fácil manter seu cliente satisfeito, e isso tornará mais fácil para o seu negócio continuar funcionando e continuar prestando um excelente serviço a todos os seus clientes. Quanto melhor você planejar, melhor será, e é isso que seus clientes e quaisquer clientes potenciais estão procurando.
Passos para o Seu Plano de Projeto
Existem vários passos importantes que você precisa seguir para garantir que seu plano de projeto esteja no caminho certo. Vamos dar uma olhada nos dez passos mais importantes e no que é necessário para garantir que seu plano esteja no rumo certo. Dessa forma, você pode garantir que sua equipe esteja executando todos os seus projetos adequadamente e que seus clientes fiquem satisfeitos com os resultados. E dez passos para criar esse plano não parece muito, certo? Você pode terminar em pouco tempo.
Vamos dar uma olhada nos passos para criar um plano de projeto incrível.
1. Conheça o Escopo do Seu Plano
O escopo do seu plano é exatamente o que você espera realizar. Qual é o objetivo final que você precisa alcançar? Provavelmente, isso será definido para você pelo seu chefe, líder de equipe ou cliente. Mas se você não sabe o que está tentando alcançar, não chegará lá. E seu plano precisa ser capaz de explicar a todos exatamente o que você espera alcançar e como vai chegar lá. Portanto, comece com um objetivo. A partir daí, você poderá começar a criar cada um dos passos necessários para atingir esse objetivo.
Quando se trata de definir o escopo do plano e se preparar para estruturar tudo, você quer ter certeza de que tem uma boa ideia do que está acontecendo em seu projeto. Você deve conhecer alguns dos detalhes do que precisa ser feito e o que cada um dos diferentes aspectos do projeto envolverá. Mas você descobrirá ainda mais sobre isso à medida que continuar a trabalhar nos próximos passos deste processo. Afinal, vamos falar sobre tudo o que é necessário para tornar esse plano um sucesso.
2. Faça Sua Pesquisa
Em seguida, você precisa fazer sua pesquisa. Não presuma que lhe dirão tudo o que você precisa saber desde o início. Não presuma que seu chefe, líder de equipe ou cliente saiba tudo desde o início. Mas você precisa garantir que tenha todos os fatos antes de avançar demais no processo de planejamento. Isso começará com o que chamamos de passo dois, bem como o passo três. Por enquanto, concentre-se em fazer toda a pesquisa e descobrir tudo o que puder a partir das informações que já foram fornecidas.
Tenha em mente que muitas das informações de que você precisa estarão na papelada e documentação fornecidas por quem quer que lhe entregue este projeto. Isso não significa que essa pessoa tenha lido toda a documentação, mas a papelada ajudará você a criar uma base um pouco mais sólida para construir o projeto e levá-lo ao passo três (que chegaremos em um momento). Ao vasculhar as informações que você tem, você encontrará coisas como as metas que precisam ser atingidas, os objetivos ou expectativas e até mesmo quem fará parte da sua equipe. Ou, pelo menos, você deve encontrar algumas dessas informações.
3. Faça Perguntas Difíceis
Não tenha medo de fazer perguntas. E não tenha medo de mergulhar e fazer perguntas realmente difíceis. Qualquer informação necessária para concluir o projeto deve ser fornecida logo no início. Se não for, certifique-se de perguntar a qualquer pessoa que for necessária até descobrir as respostas. Afinal, você não conseguirá concluir o projeto a menos que saiba tudo o que há para saber sobre ele.
Pergunte sobre quem será o responsável por cada aspecto do projeto. Descubra quem precisa saber sobre as diferentes etapas que você realiza. Pergunte ao seu chefe quem precisa aprovar as várias partes do processo. Descubra como você receberá feedback ou como lidará com problemas. Certifique-se de saber quando o projeto precisa ser concluído e quem deve recebê-lo. Saiba quando você não conseguirá entrar em contato com alguém ou que tipo de problemas podem surgir durante o processo. Você quer saber o máximo que puder ao iniciar este projeto, porque isso o tornará mais bem-sucedido no geral.
4. Comece com um Esboço
A seguir, comece a criar um esboço. Você não quer mergulhar muito fundo neste projeto rápido demais, o que significa não criar um plano detalhado demais logo no início. Em vez disso, crie um esboço que defina coisas como o prazo final e os marcos ao longo do caminho (se estes já tiverem sido definidos pelo seu cliente ou chefe). Você quer ter certeza de que tem uma estrutura que possa apresentar à equipe e continuar a trabalhar nela conforme avança.
Seu esboço definirá o processo para obter aprovação (de qualquer pessoa que precise concedê-la). Também deve mostrar o que precisa ser concluído e quando para atingir diferentes marcos, prazos e muito mais. Você também pode querer esboçar um pouco das informações que já conhece sobre recursos e entregas, bem como qualquer coisa em que esteja baseando suas decisões e layout. Isso não precisa estar totalmente detalhado, mas você deve incluir qualquer informação de que já tenha certeza. Você não precisa ser muito específico sobre a ordem das tarefas, mas pode listar as tarefas que já sabe que precisam ser feitas, por exemplo.
5. Envolva a Equipe
Em seguida, comece a falar com a equipe que será responsável por este projeto. Quem faz parte da equipe ou foi designado para ajudá-lo em alguma das tarefas? Trabalhe com eles e com o esboço que você já criou para definir tarefas adicionais que precisam ser concluídas ou para descobrir os recursos e suprimentos necessários, ou quanto tempo cada uma das tarefas levará. É aqui que você buscará ainda mais informações e fará ainda mais daquelas perguntas difíceis.
É aqui também que você começará a detalhar o esboço que acabou de criar. Ao lado de cada uma de suas tarefas, você pode começar a anotar algumas observações sobre o cronograma, recursos e quem é o responsável. Você pode adicionar o restante das tarefas conforme for informado. Seguindo esse caminho, você também obterá mais apoio e feedback para suas ideias. Sua equipe poderá ajudá-lo enquanto você cria seu esboço e no próximo passo, quando começar a rascunhar tudo junto.
6. Faça um Rascunho
A seguir, faça o rascunho de todo o seu projeto. É aqui que você pega o esboço criado no passo quatro, junto com o feedback e as informações adicionais que obteve no passo cinco, e os utiliza para criar um rascunho mais detalhado. Coloque tudo no papel com cada tarefa em ordem e cada atribuição marcada. Insira o máximo de informações possível e certifique-se de estar totalmente confiante de que o projeto que você criou é preciso ou, pelo menos, o mais preciso possível sem a opinião final e o suporte de sua equipe.
Essa parte do processo pode demorar um pouco, mas certifique-se de estar fazendo tudo o que puder para resolvê-la. Você quer garantir que o rascunho esteja organizado de uma forma que você entenda e que o ajude a focar melhor no que precisa ser realizado. Se você tiver tudo esquematizado, será mais fácil inserir no sistema de gestão de projetos que você escolher (sobre o qual falaremos no passo sete). Você poderá ver tudo e, como já está organizado, a configuração será num piscar de olhos.
7. Configure com o Instagantt
É aqui que você usará sua ferramenta de gestão de projetos. O Instagantt permite que você insira todas as diferentes tarefas e subtarefas que desejar. Você pode criar prazos, marcos, dependências e muito mais. Você também pode atribuir cada uma de suas tarefas a diferentes pessoas em sua equipe. Tudo isso é simples de realizar e, em seguida, você pode compartilhar essas informações com o restante da equipe para que eles possam fornecer feedback, monitorar suas tarefas e acompanhar tudo o que está acontecendo em relação aos prazos ou até mesmo se comunicar com o restante da equipe.
Você também tem a opção de visualizar todas as suas tarefas por meio de uma configuração de gráfico de Gantt ou de quadro Kanban. De qualquer forma, você terá um método simples de rastrear tudo e manter o controle do seu projeto. Além disso, você pode vincular este sistema a vários de seus outros sistemas e programas, de modo que só precise inserir as informações uma vez para vê-las em cada uma de suas plataformas. Isso facilitará muito para você ficar por dentro de tudo e manter todos que precisam ser informados cientes do que está acontecendo.
8. Finalize seu Design
É aqui que você vai finalizar o layout e o design dos seus gráficos ou quadros. Seja qual for o sistema que você decidiu usar para organizar seu projeto e todas as tarefas associadas a ele, você deve garantir que o revise cuidadosa e completamente. Você deve certificar-se de verificar tudo o que colocou no sistema e garantir que seja fácil para qualquer pessoa ler e entender o que deve acontecer em cada ponto. Isso facilitará o alcance do resultado desejado.
Agora, observe que esta não será a última vez que você ajustará seu gráfico ou plano de projeto. Você ainda terá mais alguns passos a seguir. Neste ponto, no entanto, você já deve ter uma boa ideia do que o plano exigirá e de como você o realizará. O plano que você visualiza em seu perfil do Instagantt deve estar bem próximo do que você espera e deve parecer uma versão finalizada do seu plano. Você deve sentir que pode alcançar seu objetivo com base nessa versão do plano.
9. Obtenha Feedback da Equipe
Quando você achar que terminou e puder passar para a execução do plano, é hora de pedir feedback mais uma vez. Agora, isso não significa que esta seja a última vez que você pedirá à sua equipe para ajudá-lo a melhorar o plano. Mas esta é a última vez antes de começar a trabalhar nele. Portanto, entre em contato com a equipe e certifique-se de que eles tenham acesso ao gráfico do Instagantt que você criou. Em seguida, peça que o revisem e vejam o que acham do escopo geral, dos marcos e de suas tarefas nele.
Você quer saber se eles acreditam que este plano é realista e se ele representa o que eles podem fazer. Se for, ótimo, você pode passar para a próxima etapa. Se não for, então você deve trabalhar com esses membros da equipe e com qualquer feedback que eles possam fornecer para descobrir o que precisa mudar. Dessa forma, você poderá levar seu projeto adiante e garantir que ele seja um sucesso. Pedir feedback é um passo crucial no processo de engajamento da sua equipe e alcance dos seus objetivos.
10. Não Pare de Planejar
O passo final do seu plano de projeto é contínuo. Você nunca estará realmente pronto. Seu plano de projeto pode parecer ótimo e todos os envolvidos podem pensar que será um sucesso absoluto. Você pode ter feito toda a pesquisa, feito todas as perguntas, usado todo o feedback e criado um plano que parece perfeito para você, sua equipe, seu chefe, o cliente e todos os outros para quem você o mostra. Mas isso é a vida real. E nada é realmente perfeito.
O que isso significa é que seu plano terá que mudar. Sejam coisas pequenas ou grandes, haverá pontos no plano do projeto que simplesmente não estão certos ou que saem do curso de uma forma ou de outra. Alguém ficará doente e não concluirá sua tarefa, ou um dos suprimentos que você esperava usar será repentinamente retirado do mercado e você terá que encontrar um substituto. Você pode ter um evento inesperado que interrompa a produção por um tempo ou um cliente que não responda por um período. Seja o que for, haverá imprevistos no plano. Portanto, esteja sempre preparado para fazer mudanças e continuar melhorando ao longo do caminho.
No fim das contas, você quer ter certeza de que seu plano de projeto foi escrito de uma forma que todos na sua equipe possam entender e executar. Mais importante ainda, você quer garantir que ele seja projetado para realizar o trabalho da forma mais rápida e eficiente possível, sem sacrificar a precisão no processo. Como fazer isso? Bem, você terá que seguir os passos que descrevemos acima e garantir que tenha o Instagantt disponível para começar. O planejamento de projetos pode ser muito simples se você tiver o sistema certo para ajudá-lo.