Como estimar projetos? O Guia Completo
A estimativa de projeto é um ponto crucial para uma equipe de gestão de projetos ter uma ideia precisa da carga de trabalho, custo e muitas outras coisas a considerar ao iniciar um projeto. A estimativa de projeto pode ser seguida em diferentes domínios, como construção, TI, engenharia, agricultura e finanças, etc.
Um gerente de projeto é responsável por fazer a estimativa correta antes de estabelecer um grande investimento econômico. Ter uma estimativa de um projeto nem sempre é fácil e preciso, mas é necessário fazê-lo para cobrir as despesas, agendar as tarefas e contratar uma equipe qualificada.
Se as estimativas não forem feitas, não será possível ter um plano melhor para a sua gestão de projetos e você não saberá se os recursos que possui são suficientes para a conclusão do projeto ou não. Esta situação pode levá-lo a abandonar o projeto, fazendo com que seus esforços, investimento e recursos sejam desperdiçados.
Um guia completo sobre Como estimar projetos
Algumas dicas importantes para estimar projetos são compartilhadas para ajudá-lo antes de iniciar um projeto de negócios. Então, vamos começar a entender Como estimar projetos.
Os componentes principais da estimativa de projeto são:
- Estimativa de orçamento
- Estimativa de recursos
- Estimativa de esforço
1. Estimativa top-down
As estimativas top-down são feitas pelo gerente de projeto em conjunto com o restante da alta gerência, que inclui o gerente financeiro, o proprietário e o júri experiente da empresa. A estimativa de projeto top-down baseia-se em experiências passadas e na especificação das tarefas para iniciar um projeto.
- Pode-se dizer que a estimativa top-down é uma abordagem para definir as metas e a declaração de missão de um projeto e, em seguida, selecionar os membros da equipe de acordo para atingir essas metas.
- Esta estimativa requer a divisão do trabalho em blocos para torná-lo mais preciso e claro para os membros da equipe. Depois de definir uma meta, as tarefas são expandidas em partes menores.
Ao considerar as experiências passadas sobre o mesmo projeto, as etapas necessárias são definidas e categorizadas para os membros da equipe, mostrando-lhes uma visão clara do todo. O gerente de projeto facilita a identificação das principais tarefas, que são posteriormente refinadas pela equipe.
Uma estimativa bruta do cronograma, custo e orçamento é feita por um gerente de projeto, que não é nada precisa, mas fornece uma direção inicial para lidar com o projeto. Este esboço inicial sobre o orçamento pode ser vantajoso para satisfazer o seu cliente sobre o orçamento e a duração estimados. Mas é apenas uma estimativa baseada em previsões, sem conhecer os detalhes e entrar no processamento.
2. Estimativa bottom-up
A estimativa bottom-up parece igual a uma estimativa top-down, pois também se baseia em experiências de projetos anteriores, mas é uma estimativa mais correta e precisa do que a estimativa top-down. Este tipo de estimativa torna o gerente de projeto mais confiante sobre o custo e o cronograma estimados para a conclusão do projeto.
- Há poucas chances de variação em relação ao custo e à duração estimados. A estimativa bottom-up é mais detalhada, pois é feita após um longo estudo do projeto e dos objetivos definidos antes de iniciá-lo.
- O gerente de projeto define cada tarefa para os membros da equipe individualmente, separando-os dos grupos formados na estimativa top-down.
A estimativa bottom-up prova ser correta em relação ao orçamento, cronograma e uso de recursos. Portanto, pode-se dizer que este orçamento é útil para estabelecer diferenças claras entre o custo esperado e o real, a duração do tempo e a quantidade de recursos utilizados.
Se você seguir a técnica de estimativa bottom-up, precisará de um longo período de tempo para desenvolver um plano. Mais recursos são levados em consideração para fazer uma estimativa precisa, como a necessidade de transporte para fazer uma visita de campo para ter um estudo detalhado sobre o local.
Para o qual você estimará o número de trabalhadores para realizar a contratação; você decidirá o uso de recursos e, sim, o prazo exato para satisfazer o cliente.
Estimativa por analogia:
Este tipo de estimativa baseia-se na comparação do mesmo tipo de projeto anterior com um projeto recente. Esta estimativa fornece suporte quando você não tem informações suficientes sobre o custo do projeto e o tempo necessário para concluí-lo.
Quando detalhes suficientes não são compartilhados com você pelo cliente ou o cliente não sabe muito sobre o projeto e pede que você estime o custo para cobrir as despesas de conclusão do projeto e os recursos necessários pelos membros da equipe para atingir a meta definida.
Os principais elementos para definir uma estimativa por analogia são:
- Informações de projetos passados e recentes são comparadas
- Suponha que o custo do projeto anterior tenha sido de um milhão e estima-se que o custo deste projeto também seja o mesmo
- Da mesma forma, a duração do tempo é comparada e estimada
- Um projeto da mesma natureza é considerado e comparado para fazer uma boa estimativa
- As tarefas realizadas durante a conclusão do último projeto são preferidas para obter resultados frutíferos
Este tipo de estimativa soa como uma estimativa top-down e nem sempre é precisa. Pode ser vantajosa se você já lidou com um projeto da mesma natureza antes.
3. Estimativa analítica
É mais precisa do que outras técnicas, pois discute cálculos automáticos para fazer uma estimativa mais exata do seu projeto. A estimativa analítica é mais precisa, pois permite estimar um prazo e um custo de projeto mais exatos.
Você precisa coletar algumas informações básicas sobre o projeto recente, compará-las com o anterior e descobrir as semelhanças. Depois disso, você define as estratégias para trabalhar nele. Você será capaz de definir unidades para atingir o objetivo.
Ao estimar o tempo que você dedicará a cada atividade, é necessário estruturá-lo e, em seguida, levar a unidade consigo como sua mão amiga. As unidades podem ser as ferramentas, o maquinário, o software ou os trabalhadores. Seja muito claro sobre o número que você definirá para a conclusão do projeto.
Depois disso, alinhe as tarefas dos projetos anteriores e faça um cálculo claro sobre o custo e o cronograma para que você possa estimá-los com precisão para um projeto recente.
Não depende apenas dos dados coletados anteriormente, mas também da demanda do projeto recente e da necessidade de definir uma estimativa orientada para resultados que desenvolverá confiança entre você e seu cliente ou chefe.
Esta foi uma explicação adequada para a pergunta sobre como estimar projetos.
Algumas etapas importantes para fazer uma estimativa de sucesso para iniciantes:
Você também pode adotar algumas etapas gerenciais para trabalhar em um estilo único e eficaz, como considerar as seguintes técnicas
- Faça um estudo minucioso do perfil dos membros da sua equipe
Quando você for trabalhar em equipe como um líder, gerencie o tempo para conhecer o histórico de trabalho dos membros da sua equipe. Isso ajudará você a encontrar a pessoa adequada para realizar uma tarefa específica.
Você pode orientar sua equipe a realizar suas tarefas pedindo que organizem seu tempo de acordo com a tarefa. Isso ajudará você a manter sua equipe no caminho certo e analisar o ponto em que seu projeto está falhando e qual é o motivo por trás disso. Depois disso, você poderá resolver a questão de forma eficaz.
- Estude o estilo de trabalho da empresa
Diferentes empresas trabalham em estilos diferentes. Algumas empresas lançam projetos de pequena escala devido à sua situação financeira e outras trabalham em projetos de grande escala e caros, pois podem arcar com suas despesas.
Será melhor conhecer a história da empresa, como trabalham e o que planejaram no passado. Isso ajudará você a fazer uma boa estimativa de custo e tempo do projeto.
- Divida as tarefas do seu projeto em partes menores
Depois de ter uma boa comunicação com seu cliente e conhecer os objetivos dos projetos, você saberá melhor que tarefa deve realizar para atender à demanda que seu cliente espera deste projeto.
Você precisa dividir as tarefas em subtarefas para que possa trabalhar detalhadamente com sua equipe, discutindo a função e o desempenho. Quando as tarefas são divididas e subdivididas, fica muito claro para uma pessoa entender o objetivo por trás delas.
Depois disso, você poderá saber de quantos trabalhadores precisa para realizar essas tarefas específicas, quais tipos de ferramentas e materiais precisa para fazer seu trabalho adequadamente. Ao definir essas coisas, você pode estimar o custo e o tempo para a conclusão do projeto.
- Torne sua estimativa precisa desenvolvendo um gráfico de Gantt de equipe
As habilidades de gerenciamento mais eficazes exigem o agendamento correto de suas tarefas para gerenciá-las no prazo. Você pode fazer isso desenvolvendo um gráfico de Gantt de equipe. Será útil para você estimar em quantos dias ou meses seu projeto será concluído e quanta despesa você deve esperar até a conclusão do projeto.
Conclusão:
Diferentes tecnologias de estimativa de projeto foram introduzidas oficialmente e podem ser vantajosas para iniciantes estimarem um projeto pequeno. A experiência anterior desempenha um papel importante ao lidar com o mesmo tipo de projeto, mas não há necessidade de se preocupar se você for novo nisso.
Você pode seguir as etapas discutidas acima no final do artigo para fazer uma boa estimativa do seu projeto e deixar seu cliente ou chefe satisfeito. Você saberá como estimar projetos seguindo as diretrizes acima.