Como Priorizar Projetos. Guia Definitivo

Você precisa de uma comunicação forte com os clientes ou organizações com as quais está trabalhando. Em segundo lugar, você precisa saber com que tipo de projeto vai lidar, ter todos os detalhes e o estilo de trabalho anterior que a organização costumava seguir.

Passos a seguir para priorizar projetos de uma forma melhor:

Você precisa seguir os passos indicados abaixo.

1. Identificar os objetivos de negócio

Para decidir como priorizar os projetos, você deve analisar os objetivos da empresa e as estratégias seguidas pela empresa para alcançar sua meta.

Ao manter-se atualizado sobre os objetivos da empresa, você pode definir melhor os objetivos do projeto e trabalhar à altura. Se você tiver um objetivo de negócio claro, poderá decidir qual tarefa ficará no topo da lista de prioridades do seu projeto de negócio.

Sem estudar as estratégias passadas e presentes da organização com a qual você está trabalhando, é quase impossível conhecer seus objetivos e a declaração de missão dessa organização.

Importância dos Objetivos:

Os objetivos de uma empresa devem ser muito claros e específicos para que eles possam medir o progresso para alcançar o sucesso e definir suas visões específicas.
Os objetivos definem a declaração de missão de uma organização e ajudam a analisar o desempenho de seus funcionários, verificando se ele apoia sua missão ou não.
Tipos de objetivos/missão:

Existem dois tipos de objetivos de uma empresa:

Objetivos oficiais

Estas são as declarações de missão de uma empresa ou organização. São objetivos de longo prazo e são definidos para criar uma reputação e imagem pública de uma organização.

Objetivos operacionais

Estes são objetivos temporários que geralmente são desenvolvidos apenas durante um projeto de negócio.

2. Fazer uma lista de tarefas

Antes de iniciar um projeto, você precisa desenvolver uma lista de tarefas que inclua todas as tarefas possíveis necessárias para a conclusão de um projeto. É a base do seu trabalho que lhe fornece a direção certa para vencer o trabalho acumulado no prazo.

Normalmente, as listas de tarefas são desenvolvidas antes de iniciar um projeto. As listas de tarefas ajudam você a encontrar a maneira de como priorizar projetos. Dois tipos de listas de tarefas podem ser desenvolvidos:

Lista de tarefas da equipe

Esta lista é desenvolvida no início de um projeto e acordada por toda a equipe.

Lista de tarefas pessoal

Cada membro da equipe desenvolve sua própria lista de tarefas para atingir a meta.

Importância das Listas de Tarefas:

As listas de tarefas são importantes das seguintes formas:

As listas de tarefas ajudam você a lidar com uma pilha de trabalho e como priorizar projetos.
As listas de tarefas ajudam você a decidir, como líder de equipe, qual tarefa você vai atribuir a qual membro com um prazo determinado.
Essas listas também o tornam autônomo; você não precisa perguntar a outras pessoas o que fazer a seguir. Você tem seus próprios planos para ser o líder de si mesmo.

3. Categorize seus objetivos (Grandes Rochas)

A categorização ajuda a guiá-lo sobre como priorizar projetos. Ao categorizar o trabalho, você pode colocar o mais importante primeiro. De uma pilha de trabalho sobrecarregado, você deve separar suas "grandes rochas", que representam os objetivos mais importantes que você deve concluir de forma eficaz sem perder um único minuto.

Ao organizar as tarefas ou eventos que vamos realizar um após o outro, você pode priorizar suas tarefas em quatro categorias principais:

Trabalho importante e urgente

Essas tarefas figuram como a primeira prioridade da lista. Essas tarefas são as mais importantes e precisam ser feitas; pensar criticamente pode levar ao estresse ao desenvolver a estratégia, mas você precisa ser proativo, encontrando as maneiras de enfrentar os problemas que surgem durante a conclusão dessas tarefas.

Você pode alcançar esses objetivos facilmente pensando fora da caixa e ampliando seus pensamentos com uma mente tranquila.

Trabalho importante, mas não urgente

Este tipo de trabalho é importante, mas não urgente. Portanto, você não precisa seguir o cronograma rigorosamente. Para dedicar seu tempo a este trabalho, basta incluir sua visão, sua missão e focar nas coisas que você pode controlar sem a limitação do tempo.

Trabalho não importante, mas urgente

Esta categoria inclui trabalhos urgentes, mas não importantes, como reuniões urgentes com clientes apenas para cobrir a lacuna de comunicação ou ter uma discussão. Podemos dizer que esta categoria pertence à gestão de crises.

Trabalho não importante e não urgente

Esta categoria inclui as tarefas e responsabilidades que não têm valores, mas que temos que fazer para atingir nossos objetivos importantes, como navegação na web e uso de mídias sociais apenas para verificar a tendência ou a maneira como outros estão adotando para seus projetos.

Será bom para nossas habilidades de gestão de equipe. Seremos capazes de aprender coisas novas e aprimorar nossas habilidades. Obviamente, não devemos ignorar pequenas coisas relacionadas à nossa responsabilidade de trabalho, pois essa atitude nos ajudará a enfrentar desafios ainda maiores e importantes em qualquer circunstância.

4. Desenvolver gráfico de Gantt

O gráfico de Gantt define bem como priorizar projetos, pois contém a lista de tarefas importantes que você deve repetir muitas vezes até a conclusão de um projeto, como se você fosse um engenheiro civil realizando um projeto durante o qual tem que visitar o local várias vezes por mês repetidamente.

Assim, ao usar o gráfico de Gantt, você pode agendar sua data de visita e quantas vezes visitará em uma semana ou um mês.

O gráfico de Gantt é uma barra horizontal que mostra o cronograma e o status. É útil para analisar quanto tempo um projeto leva e que tipo de ferramentas são necessárias para o seu desempenho.

Forma de criar o gráfico de Gantt

Pode ser criado usando planilhas do Google ou Excel, ou construído usando um “software de gerenciamento de projetos colaborativo”, mas a escolha das melhores funcionalidades depende das necessidades de cada um.

Manifestação no gerenciamento de projetos

O gráfico de Gantt ajuda a abordar o planejamento do projeto. Para desenvolver projetos de sucesso, é necessária colaboração, bem como comunicação, o que é possível com a ajuda de uma comunicação simplificada que centraliza o plano do seu projeto.

Como purificar seus projetos

Convidar toda a sua equipe para o projeto permite que cada pessoa filtre o gráfico para a tarefa para a qual foi designada, o que facilita a priorização do tempo.

Ao compartilhá-lo com seus clientes, é possível minimizar a necessidade de feedback constante e permitir que você trabalhe continuamente sem problemas logísticos.

5. Aprenda a dizer não a novos projetos

Quando você está trabalhando em um projeto importante com uma enorme carga de trabalho e seu cliente ou chefe lhe atribui outro projeto que não pode ser realizado de forma eficiente, é melhor dizer não ao novo.

É uma questão de carreira; se você entregar um trabalho incompleto ou de baixa qualidade, isso pode prejudicar sua carreira futura. Se você não quiser dizer não de forma muito clara, reserve um tempo para fazer um brainstorming com as novas ideias trazidas pelo cliente.

Depois de ouvir o cliente sobre o novo projeto, seja educado e use palavras adequadas para recusar o início de um novo trabalho devido à sua rotina atarefada. Você precisa convencer o novo cliente de que o novo projeto dele precisa de um tempo adequado para prosseguir e que você não poderá fazer isso devido à sua agenda lotada.

6. Cumpra prazos

Os prazos são definidos para lembrá-lo de que você tem que trabalhar em um projeto e quando. Os prazos são fundamentais para assumir o controle de si mesmo para concluir o trabalho em tempo limitado com precisão.

Gerenciamento de prazos:

Geralmente, as pessoas subestimam quanto tempo leva para concluir um projeto e aceitam sem levar isso em conta. Você pode gerenciar prazos das seguintes maneiras:

Antes de tudo, você precisa entender para que tipo de projeto foi contratado e quais são os requisitos para concluí-lo. Se o seu prazo for para uma tarefa complicada, informe a pessoa que lhe atribuiu a tarefa.
Em segundo lugar, você precisa obter os recursos certos, como equipe, ferramentas, treinamento, material e também tempo suficiente.
Mesmo que você trabalhe duro e complete seu projeto após o prazo, não entre em pânico e faça todos os esforços para limitar os danos. Em tal situação, é melhor se comunicar com o cliente, pedir um novo prazo e corrigi-lo na próxima vez, cumprindo este prazo.

Conclusão

Mantendo em mente todos os passos acima, você pode aprender como priorizar projetos com segurança. Para um gerente de projeto, esses dados serão úteis para colocar as prioridades em primeiro lugar, organizar dados, cumprir prazos e agendar tarefas importantes com repetição semanal e mensal.

Você precisa ser consistente ao seguir todos os passos acima porque, se não estiver sempre atento, pode estragar tudo.