Gerente de Programa vs. Gerente de Projeto. Qual é a Diferença?

O que é um Gerente de Programa

Você tem atualmente um gerente de programa em sua empresa? Talvez você esteja pensando: "claro que sim, mas o chamamos de gerente de projeto na minha empresa". Os dois são muito diferentes e é importante entender como você pode usar cada um em seu negócio. Um gerente de projeto é responsável por necessidades ou projetos específicos de curto prazo. Um gerente de programa, no entanto, é responsável por assumir o controle de um programa, que geralmente é um agrupamento de diferentes projetos que trabalham juntos para criar um todo maior. Isso significa que, se você estiver utilizando apenas gerentes de projeto, está perdendo uma peça vital de sua equipe.

Entendendo Projetos:

Então, o que exatamente é um projeto? Um projeto é uma pequena tarefa que precisa ser executada, geralmente como um evento único. Por exemplo, se você estivesse construindo uma casa, um projeto seria a instalação da rede elétrica. Ele possui limites de custos, recursos, tempo e orçamento. Geralmente há um prazo para a sua conclusão e objetivos gerais que precisam ser alcançados para se ter sucesso. Mas esse tipo de tarefa é menor em escopo. Assim, como a parte elétrica, é apenas uma peça do quebra-cabeça da construção da casa.

A ideia aqui é focar no curto prazo e especificamente nas entregas. As tarefas que estão sendo concluídas são geralmente muito técnicas e bastante específicas. No geral, o sucesso ou o fracasso de um projeto é medido com base na qualidade do produto, bem como se ele foi concluído em tempo hábil, seguiu o orçamento e cumpriu as regras, além de quão bem atendeu aos requisitos ou expectativas do cliente. Esses projetos são apenas pequenas peças de um quebra-cabeça maior que precisa ser concluído, em vez de serem um quebra-cabeça completo por si só.

O que é um Gerente de Projeto?

Agora, um gerente de projeto, por outro lado, é responsável por cuidar dos projetos individuais dentro do programa geral. Eles têm uma área menor pela qual são responsáveis, mas dentro dessa área, são eles que vigiam toda a equipe e garantem que tudo esteja acontecendo corretamente. Eles também são os que se reportarão ao gerente de programa. Dentro do projeto, eles são aqueles a quem a equipe se reportará ou fará perguntas. Eles são as pessoas mais táticas dentro do processo porque precisam manter tudo funcionando perfeitamente.

Algumas das tarefas de um gerente de projeto podem incluir:

Cumprir prazos
Manter-se dentro do orçamento pré-definido
Delegar tarefas aos membros da equipe
Concluir tarefas de entrega
Coordenar tempo e recursos
Reportar-se ao gerente de programa
Organizar a equipe geral
Estimativas de custos e orçamentos de projetos
Trabalhar com os clientes para garantir o escopo do projeto
Monitorar o progresso da equipe
Responder às perguntas e preocupações dos membros da equipe
Desenvolver tarefas e cronogramas
Gerenciar o risco geral do projeto
Gerenciar e atualizar relatórios e documentação
Esclarecer o escopo e o plano do projeto
Desenvolver políticas e procedimentos para atingir os objetivos gerais

Os gerentes de projeto devem ser ótimos em se comunicar com os outros e devem ser líderes fortes. Não apenas isso, mas eles devem ser adaptáveis, analíticos, decisivos, estratégicos e dispostos a assumir responsabilidades. Esses indivíduos precisam ser pessoas que assumem riscos e devem ser capazes de realizar multitarefas e de se comunicar de forma escrita e oral. Eles precisam saber delegar tarefas e, embora precisem de conhecimento prático em sua área, eles atribuem tarefas principalmente a outros, em vez de executarem a maioria dessas tarefas por conta própria. Como resultado, esses indivíduos precisam ser capazes de reconhecer talentos e utilizá-los bem.

Um gerente de projeto eficaz é um pensador crítico, capaz de prestar muita atenção aos detalhes e gerenciar o tempo de forma eficaz. Devem ser capazes de negociar, tomar excelentes decisões mesmo sob pressão e devem ser automotivados. A maioria dos gerentes de projeto possui bacharelado em administração de empresas, porém, existem outras formas de entrar na área. Certificações também estão disponíveis para demonstrar ainda mais as habilidades que um indivíduo possui, embora estas também não sejam exigidas em todas as situações. Se você estiver interessado, o PMP é uma das formas mais populares de certificação que você pode obter.

Em geral, os gerentes de projeto ganham entre $50.000 e $100.000 por ano como salário. As taxas variam com base em onde o indivíduo mora (aqueles que trabalham em cidades maiores tendem a ganhar mais do que aqueles que vivem em áreas menores) e também na área específica em que trabalham. Os gerentes de projeto de TI tendem a ganhar mais do que aqueles que trabalham em qualquer outra área. Além disso, aqueles que são considerados gerentes de projeto especializados (como TI versus um gerente de projeto geral) tendem a receber taxas mais altas. A média para este cargo nos Estados Unidos é de aproximadamente $75.000.

Entendendo Programas

Por outro lado, temos os programas. Se voltarmos à ideia de construir uma casa, o programa seria a totalidade do empreendimento. Seria a construção da casa. Cada aspecto da casa que precisa ser concluído seriam mais projetos. Isso significa que o programa é uma série de projetos agrupados para atingir um objetivo: uma casa concluída. Com um programa, você terá benefícios e crescimento com o resultado; em vez de apenas uma pequena peça do quebra-cabeça, você terá um quebra-cabeça concluído.

A ideia aqui é focar no longo prazo e, especificamente, nos benefícios que serão alcançados quando tudo estiver terminado. As tarefas que estão sendo executadas são bastante estratégicas e geralmente serão relativamente abrangentes. O objetivo é o resultado, e o sucesso ou fracasso será medido com base no fato de as necessidades e benefícios a serem alcançados terem sido atingidos ou não. Todos os projetos menores serão reunidos para criar este programa completo e, sem que todos os projetos sejam concluídos adequadamente, o programa não será um sucesso.

O que é um Gerente de Programas?

Vamos avançar mergulhando um pouco mais fundo no que significa ser um gerente de programas. Um gerente de programas é responsável por compreender o programa completo em que a empresa está trabalhando e como ele impactará o negócio como um todo. Eles são responsáveis por reconhecer e avaliar todos os projetos que precisam ser realizados para que esse programa abrangente seja concluído. Como resultado, eles são aqueles a quem os gerentes de projeto devem recorrer para obter assistência ou para prestar contas. A partir daí, eles podem garantir que cada projeto esteja sendo executado adequadamente.

Algumas das tarefas de um gerente de programas podem incluir:

Recrutar equipes
Implementar estratégias
Medir o ROI
Supervisionar a colaboração entre as equipes de projeto
Definir métricas de sucesso
Avaliar métricas de sucesso
Coordenar e acompanhar o progresso dos projetos
Analisar políticas, metas e objetivos do programa
Fazer a ligação entre diferentes líderes de projeto
Avaliar o sucesso geral do programa e do projeto
Desenvolver estratégias para o avanço contínuo do programa
Definir métricas de sucesso

Os gerentes de programas precisam ser líderes fortes porque estarão no comando dos gerentes de projeto e, por extensão, das equipes pelas quais esses gerentes de projeto são responsáveis. Eles precisam ser excelentes negociadores e ser capazes de ter pensamento crítico, além de uma comunicação forte. Os gerentes de programas serão responsáveis por se comunicar tanto verbalmente quanto por meio de comunicação escrita e devem ser capazes de interagir com pessoas de todos os níveis da organização. Da mesma forma, eles devem ser capazes de treinar todos os membros de sua equipe de todos os níveis da organização, fornecendo reforço positivo em cada etapa do caminho.

Na maioria dos casos, será necessário senso de humor para conseguir superar todo o trabalho árduo e a coordenação necessários para executar um programa de forma eficaz. O gerente de programas também é responsável por uma grande quantidade de planejamento e delegação, o que significa que ele deve ser capaz de realizar cada uma dessas tarefas de forma justa e equitativa. Na maioria dos casos, esses indivíduos terão formação em administração de empresas ou podem ter certificações e treinamento avançado que os preparam para esse tipo de cargo de liderança.

Os gerentes de programas tendem a ganhar salários entre US$ 80.000 e US$ 125.000 por ano. Esse salário é mais alto em cidades maiores e mais baixo em mercados menores, onde os gerentes de programas podem estar trabalhando para empresas menores. Também varia com base na descrição e no título real do projeto. Por exemplo, um gerente de programas geral ganha perto do limite inferior dessa faixa, enquanto os gerentes de programas de TI ou técnicos ganham no limite superior dessa faixa salarial. No geral, a média para gerentes de programas nos Estados Unidos é de aproximadamente US$ 87.000 por ano.

Como Eles São Semelhantes

Agora, apesar de todas as formas como trabalham em áreas diferentes, os gerentes de projeto e os gerentes de programas são muito semelhantes no geral. Em geral, um gerente de programas executa as tarefas que um gerente de projeto faz, mas em uma escala maior. Eles garantem que os gerentes de projeto estejam realizando suas tarefas da mesma forma que um gerente de projeto garante que os membros da equipe estejam realizando as deles. É um processo que permite que todos saibam o que estão fazendo e garante que tenham o suporte certo para seus projetos do início ao fim.

As habilidades que essas duas funções exigem também são bastante semelhantes. Ambos os gerentes precisam ser líderes fortes e ser capazes de se comunicar com pessoas em diferentes níveis dentro da organização. Ambos precisam ser capazes de traçar planos e delegar tarefas, e ambos precisam ser capazes de pensar criticamente e realizar negociações. Em muitas maneiras, esses indivíduos serão bastante semelhantes, sendo a principal diferença simplesmente o escopo das tarefas que executam, e não tanto as tarefas em si. Ambos exigirão uma boa quantidade de treinamento e experiência para poderem ser executados adequadamente também.

As Ferramentas de Que Precisam

No final das contas, tanto os gerentes de projeto quanto os gerentes de programa precisarão de algumas ferramentas importantes. Como são responsáveis por tantas tarefas diferentes e por gerenciar tantas pessoas diferentes, eles precisam de maneiras melhores de acompanhar tudo do que apenas memorizar tudo. Eles precisam de formas de monitorar o progresso de diferentes aspectos do projeto ou programa e precisam ser capazes de acompanhar os funcionários sem ter que falar fisicamente com eles todos os dias. As ferramentas certas facilitam para que isso aconteça de forma eficaz e eficiente.

Instagantt é uma ótima maneira de acompanhar tudo o que ambos os líderes precisam saber. Ele permite a criação de equipes e tarefas diferentes que podem ser atribuídas a cada indivíduo. Cada tarefa pode receber subtarefas e diferentes prazos e informações. A partir daí, todos sabem no que devem trabalhar e como suas tarefas interagem umas com as outras. Eles também podem relatar o progresso que fizeram para que os gerentes de projeto e gerentes de programa possam verificar essas etapas ao longo do caminho. Tudo isso torna as coisas mais fáceis para todos os envolvidos.

Acompanhamento de Tarefas: Primeiro, os gerentes precisam de uma maneira de acompanhar todas as diferentes tarefas necessárias para um projeto e para o programa em geral. Com este sistema, você pode criar quantas tarefas precisar dentro de fases individuais. Isso permite agrupar tarefas e garantir que cada fase saiba o que deve fazer e exatamente com quem precisa trabalhar para concluir a fase específica. Eles sabem quem são seus 'colegas de equipe'.
Atribuição de Tarefas – Dentro de cada tarefa, você também poderá definir as pessoas responsáveis por executá-la.

Pode haver uma pessoa encarregada de uma tarefa específica ou várias pessoas que precisam trabalhar juntas nessa tarefa. Todos que têm acesso ao sistema poderão ver quem está atribuído a quais tarefas e, portanto, a quem devem recorrer se tiverem algum problema ou precisarem de esclarecimentos. Isso facilita a colaboração e também garante que ninguém fique desamparado ou tentando descobrir como concluir uma tarefa. Eles sempre sabem a quem recorrer.

Atribuição de Datas: Você pode definir a data de início e o prazo de entrega para cada tarefa e também para as fases gerais. Isso garante que cada pessoa saiba quando deve começar sua tarefa, quando sua tarefa específica precisa ser concluída e também quando a fase geral precisa ser concluída. Ter esses tipos de prazos publicados e facilmente visíveis para todos na equipe torna muito mais fácil para todos se responsabilizarem e cobrarem uns aos outros. Eles também poderão incentivar uns aos outros porque sabem o que cada membro da equipe deve estar fazendo.

Criar Dependências: Às vezes, algumas tarefas precisam ser concluídas para que a próxima tarefa possa ser finalizada. Quando isso acontece, cria-se dependências, e isso é possível através deste sistema. As dependências podem ser configuradas de muitas formas diferentes e, quando são feitas alterações em uma peça do quebra-cabeça, todos os itens dependentes serão ajustados automaticamente para que tudo funcione em conjunto. Isso facilita para qualquer gerente de projeto ou programa fazer alterações no sistema, pois não há necessidade de percorrer cada tarefa para fazer todos os ajustes. Apenas um ajuste é necessário.

Revisão do Usuário: É fácil visualizar todas as tarefas pelas quais um membro específico da equipe é responsável e ver onde essas tarefas se encaixam no espectro das tarefas exigidas. Da mesma forma, é possível ver quais tarefas aquele indivíduo concluiu e em quais tarefas ele ainda precisa trabalhar. Existem diferentes formas de visualizar esses gráficos para torná-los mais convenientes para o gerente, e também há diferentes recursos que você pode procurar, como datas, tipos de projetos e muito mais. Também é super fácil mover tarefas para diferentes indivíduos através deste processo.

Personalização: Tudo é personalizável. Assim, cada tarefa pode ser configurada com cores personalizadas para facilitar a visualização. Subtarefas podem ser adicionadas às tarefas gerais para garantir que nenhum passo seja esquecido, e marcos podem ser adicionados para configurar eventos especiais. Também é possível definir o progresso de cada tarefa para que os membros da equipe possam manter todos atualizados sobre o quanto avançaram e o que ainda precisam realizar em suas tarefas. Isso torna muito mais fácil para todos se manterem informados e saberem o que ainda precisam fazer. Membro da Equipe

Colaboração: Todos dentro da equipe precisam ser capazes de colaborar de forma rápida e eficiente. Eles precisam ser capazes de olhar para as diferentes tarefas que precisam ser executadas dentro da fase que lhes foi atribuída e entrar em contato com as outras pessoas dentro dessa fase. Eles podem então pedir ajuda, obter esclarecimentos e muito mais. Eles também terão a capacidade de verificar o trabalho uns dos outros, o que pode dar a eles as respostas de que precisam sem precisar entrar em contato uns com os outros. Isso pode ser mais eficiente e proporcionar uma melhor gestão de projetos e programas.

Criação de Templates: Em muitos programas, haverá projetos específicos que precisam ser executados continuamente. O que isso significa é que geralmente existem projetos específicos que devem ocorrer em quaisquer programas (ou pelo menos na grande maioria dos programas) que você conclui. Criar um template permite que você tenha um projeto já configurado que pode ser adicionado a um programa cada vez que você criar um. Isso economiza tempo ao não ter que recriar esse projeto e reatribuir as tarefas. Se os mesmos indivíduos forem responsáveis pelas mesmas coisas sempre, fica fácil usar um template para preparar esses projetos mais rapidamente.

Conclusão

No geral, você precisará de muitos recursos diferentes para ser um gerente de projetos ou gerente de programas eficaz. Você é o responsável pelo que todos na equipe realizam e também é responsável por acompanhar o processo e garantir que o cliente esteja satisfeito com o resultado. Não importa o tipo de projeto ou programa abrangente que você esteja executando, o objetivo é unir todos como uma única unidade e uma única equipe para atingir o objetivo. Com o software de gerenciamento de projetos certo e as estratégias de construção de gráfico de gantt certas, isso é possível.

Se você deseja iniciar uma carreira como gerente de programas ou gerente de projetos, a melhor coisa que você pode fazer é trabalhar nas habilidades que mencionamos e começar a melhorar dentro de sua equipe. Tornar-se um líder, mesmo sem o título, pode ser uma ótima maneira de começar e pode provar para aqueles em cargos de nível superior que você está pronto para assumir o controle. A partir daí, certifique-se de que está executando cada uma de suas tarefas da melhor maneira possível e que está incentivando o uso de ferramentas e gerenciadores de tarefas eficazes para acompanhar tudo o que precisa ser feito. Você com certeza pode se tornar um melhor gerente de programas ou de projetos com as ferramentas certas para apoiar seu processo.