Tudo o que você precisa saber sobre o que é um entregável de projeto
Você sabe o que é um entregável de projeto? Bem, explicaremos isso neste artigo para aqueles que não estão familiarizados com a terminologia.
Para começar, todo o processo em um projeto termina em resultados que são chamados de entregas (deliverables). Podem ser exatamente semelhantes aos objetivos de todo o projeto. Também pode ser relatórios que geralmente fazem parte de projetos maiores.
Mais uma forma de explicar é que cada tipo diferente de projeto tem algum tipo de entrada ou saída. Isso depende do que você está usando no projeto, como os dados, recursos ou outras coisas desse tipo. Como resultado de todas essas coisas, o que sai do projeto são as entregas do projeto.
Podemos dizer que as entregas de um projeto são produtos ou serviços. Também pode ser um documento simples, mas essa é a compilação do encerramento do projeto. Isso mostra que tudo no processo foi aprovado e o projeto agora está completo em todos os aspectos.
As entregas do projeto e as entregas do produto são as mesmas?
Bem, há uma distinção clara entre esses dois termos. Se falarmos sobre as entregas do projeto, elas são os resultados originais como consequência do planejamento e relatórios do projeto, incluindo as atas de reunião. No entanto, quando explicamos as entregas do produto, poderiam ser apenas os produtos como hardware, software, contratos, aplicativos e resultados de testes.
Todos os stakeholders e clientes do projeto esperam receber as entregas na forma de um produto ou serviço. No entanto, há muitas outras coisas incluídas, como a papelada, etc. Documentos como esses são a fonte para os clientes garantirem que o projeto está progredindo e será concluído no tempo decidido.
Estes documentos incluem o seguinte:
- Contratos com assinaturas.
- Relatórios sobre as despesas.
- Estimativas do plano de projeto.
- Relatório de progresso do projeto.
De acordo com as especificações do projeto e as necessidades especiais dos stakeholders, as entregas do projeto são diferentes. Na maioria dos casos, os clientes e stakeholders do projeto solicitam entregas que incluem o encerramento do projeto e o relatório de desempenho esperado durante o processo do projeto.
Como explicar as entregas do projeto diante de clientes e stakeholders?
Os relatórios feitos pelos gerentes de projeto são as fontes que são usadas como entregas e então apresentadas aos stakeholders e clientes. Diferentes stakeholders exigem coisas diferentes, pedem flexibilidade e precisam de personalização. Tudo isso resulta em relatórios eficazes, que são o cerne das entregas. Portanto, se alguém souber o que é uma entrega de projeto, esse processo se torna bastante simples de seguir.
Existem tantas ferramentas de gerenciamento de projetos que podem ajudar os clientes. Com relatórios de apenas um clique, essas ferramentas coletam os dados do projeto, organizam as variações nele, o tempo, o custo e outras coisas também são levadas em conta. Os gerentes gostam de usar o formato PDF desses documentos e compartilhar com o stakeholder. O stakeholder também pode fornecer algumas outras especificações e preferências que você pode considerar ao fazê-lo.
Além disso, é melhor que o relatório possa ser filtrado e mostre apenas os dados que os clientes desejam ver no relatório, etc. Além disso, não esqueça que também existem softwares baseados em nuvem que fornecem documentação que representa dados em tempo real.
Para os clientes que desejam ver a versão ao vivo, você pode compartilhar o painel ao vivo com eles para que obtenham as informações que desejam. Você pode configurar as ferramentas de acordo com o seu cliente e mantê-las em segredo dos concorrentes. É possível usar vários tipos de ferramentas de teste gratuito que podem ajudá-lo a praticar bastante.
Como fazer boas entregas de projeto?
Até agora, aprendemos o que é uma entrega de projeto. Agora aprenderemos como, usando algum tipo de relatório, você pode criar as entregas do projeto para seu cliente ou stakeholder. Estes são o relatório de variância, o relatório de status e o relatório de folha de horas em alguns casos.
Ao usar os relatórios de status do projeto, é possível compilar magnificamente o seguinte:
1. Explica ao stakeholder como o trabalho está progredindo
2. Ilustra quais membros do projeto estão assumindo a maior carga do projeto e como os ajustes podem ser feitos para corrigi-la.
3. Delineia tudo o que pode ser melhorado e permite removê-lo à medida que o projeto avança ou caminha para o encerramento.
Status Report
Os relatórios de status geralmente podem ser personalizáveis, ou seja, podem ser feitos de acordo com as necessidades do cliente. Eles podem escolher todos os tipos de conjuntos de dados e diferentes tipos de colunas. Estes serão usados para obter as informações que os clientes procuram no projeto em um momento específico.
Você também pode usar o exemplo do status do projeto feito usando variáveis, como a estrutura analítica do trabalho. Neles há o início planejado e também o término fixo. Além disso, há horas planejadas neles, uma porcentagem de conclusão do projeto também é fornecida, as atribuições de tarefas de todos os membros também são mencionadas, e as datas de início junto com as horas reais também fazem parte disso.
Variance Report
O relatório de variância também é bom o suficiente se você quiser usá-lo. Você também pode personalizá-lo adicionando algum tipo de tarefas de resumo, a porcentagem de conclusão da projeção, e pode haver uma explicação do progresso real do projeto. Isso pode ser comparado com o progresso previsto também.
Como resultado deste relatório, você pode mostrar ao seu cliente quais eram as datas de início previstas e quais são as datas de término. Juntamente com isso, as horas previstas e as horas reais gastas no projeto também são mencionadas. A diferença ficaria muito clara para o cliente. Além disso, a duração prevista dos projetos versus o tempo levado para terminar faz parte do relatório de resultados.
Relatório de Planilha de Horas
A planilha de horas é feita para explicar quantas horas foram gastas pelos membros para concluir o projeto e como foi durante todo o processo. Além disso, ela também inclui informações sobre:
- A importância das atribuições de tarefas e da equipe que as estava realizando.
- As taxas de cada indivíduo por hora.
- Os recursos incluem o tempo e o custo do projeto.
O relatório da planilha de horas também é capaz de mencionar a pessoa que está enviando o trabalho em qual hora, quanto tempo foi dedicado e quanto tempo foi levado por ela, a data exata de envio e o número de horas que restam para trabalhar nele.
Também há chances de gerenciar o trabalho em que uma pessoa deve estar trabalhando. Mesmo aqueles que gerenciam múltiplos projetos também poderiam ser levados em conta com este relatório de planilha de cronograma. Ao usar todas as planilhas fornecidas nas seções acima, é perfeitamente possível gerenciar o projeto da melhor maneira possível. A equipe permanecerá no prazo, o projeto estará dentro do orçamento e também estará dentro do escopo do que você gostaria ou do que o cliente deseja para o projeto.
Entregas do Projeto para Enviar Antes do Encerramento do Projeto
Muitas pessoas pensam que as entregas do projeto podem ser feitas apenas no momento do encerramento do projeto. No entanto, aqueles que estão patrocinando o projeto podem precisar das entregas no início do projeto também. Além disso, muitos as desejam durante o tempo de execução e progresso. Portanto, são informações que a empresa deve manter desde o início.
Ao analisarmos o que é uma entrega de projeto em detalhes, vamos também dar uma olhada nas entregas finais e nas entregas da fase inicial para que aqueles que não as conhecem possam entender o conceito.
- Entregas Finais
Todo o escopo do trabalho em um projeto é apresentado nas entregas finais. No entanto, estas são feitas com base no trabalho inicial do projeto, em como ele foi estruturado, no trabalho inicial realizado pela equipe, bem como nos registros instantâneos da atividade do projeto dentro desse cronograma.
- Entregas da Fase de Iniciação
O termo de abertura do projeto e o caso de negócio fazem parte das entregas da fase de iniciação. Isso ajudará a conhecer o resultado do projeto.
Conclusão
A partir da discussão acima, passamos a saber que uma entrega de projeto é uma forma de documento de gestão para um projeto. A empresa o mantém para acompanhar o progresso de trabalho do projeto e o cliente ou stakeholder o exige para um propósito semelhante também. Ele explica tudo sobre as entradas e saídas durante o projeto em um determinado tempo. Temos certeza de que as informações acima são de grande ajuda para você entender o que é uma entrega de projeto. Agora você poderá se concentrar em aprender como criar uma entrega adequada para seus projetos no futuro.