Tudo Sobre a Documentação do Escopo do Seu Projeto
O Documento de Escopo do Projeto
Vamos começar do topo. O que é um documento de escopo do projeto? Bem, é um documento que detalha todas as informações que alguém possa precisar saber sobre o projeto em que você está trabalhando. Quando falamos dele como um documento, não queremos dizer que seja curto ou de uma única página. Pelo contrário, este poderia ser um pacote de papéis bastante longo, pois precisa explicar absolutamente tudo. Agora, você quer reduzi-lo o máximo que puder para que ninguém ande por aí com um pacote de 20 páginas (dependendo do que você está trabalhando, é claro), mas você ainda quer que ele seja detalhado.
Alguém deve ser capaz de ler este documento e entender qual é o seu objetivo final, como você espera alcançá-lo, quais são as entregas e quaisquer marcos importantes em que você esteja trabalhando ao longo do caminho. Será um documento abrangente e é algo que, no mínimo, os membros da sua equipe, seus supervisores e seu cliente devem poder dar uma olhada para garantir que tudo esteja sendo feito da maneira certa e de acordo com os planos que você estabeleceu no início. Em resumo, o seu documento de escopo do projeto deve incluir:
- Objetivos do projeto
- Premissas
- Restrições
- Principais entregas
- Requisitos
- Marcos principais
Estas são as coisas nas quais você deve se concentrar com exclusão de qualquer outra coisa. Nada mais importa se não o aproximar dos objetivos traçados neste documento. Então, como exatamente você vai elaborar este documento?
Por Que Você Precisa de um Documento de Escopo do Projeto
Talvez você esteja se perguntando por que precisa deste tipo de documento para o seu projeto. Se você tem se saído bem o suficiente sem eles, pode pensar que é uma perda de tempo e energia. A verdade é que um documento de escopo do projeto ou documento de escopo de trabalho pode fazer uma grande diferença no seu sucesso geral. Vamos dar uma olhada em alguns dos fatores mais importantes quando se trata de criar este tipo de documento e o que você vai precisar para ter sucesso com ele. Dessa forma, você pode começar imediatamente.
A primeira coisa é que você e seu cliente entenderão exatamente o que estão fazendo e o que precisa ser concluído para que o projeto seja um sucesso. Você usará este documento para detalhar cada etapa do processo e garantir que ambos estejam cientes do que o outro espera. Isso tornará mais fácil para ambos concluírem o projeto adequadamente e ficarem satisfeitos com ele. Ninguém precisa ser pego de surpresa e ninguém ficará decepcionado com o resultado porque tudo foi decidido e explicado desde o início.
Em seguida, você terá um caminho de todas as tarefas e entregas que precisam ser criadas. Isso será importante para você ou para o supervisor encarregado de atribuir cada uma das tarefas. Você poderá ver tudo o que você e o cliente concordaram, o que permitirá ver quais pessoas da sua equipe são as melhores para cada uma dessas tarefas. Antes que você perceba, terá uma chance muito maior de realizar as tarefas da melhor forma possível. Além disso, você pode criar um cronograma mais coeso das tarefas e um prazo para a conclusão.
Ao saber exatamente o que precisa ser feito, você pode criar um orçamento de quanto esses projetos custarão. Você também pode criar um cronograma melhor. Ao elaborar cada uma das diferentes tarefas e as subtarefas necessárias para atingir o objetivo final, você poderá analisar cada etapa e ver se levará algumas horas, alguns dias ou algumas semanas. Então você pode somar todas as peças. Você também conhece todos os materiais e horas que serão necessários, o que permite criar o custo e levar em conta o orçamento do cliente para concluir as tarefas necessárias.
A seguir, você verá como focar as pessoas nos objetivos reais que acompanham o projeto. Você usará este documento para expor todos os detalhes relacionados ao escopo do projeto e, então, poderá garantir que todos entendam esses objetivos. Isso também permitirá que todos obtenham esclarecimentos sobre os objetivos e sobre o que devem fazer quando estiverem trabalhando em suas próprias tarefas. Dessa forma, ninguém se confunde com o problema.
Finalmente, você poderá garantir que o projeto permaneça dentro da abrangência original que deveria ter. Não há motivo para se preocupar com alguém desviando para um aspecto diferente que não é coberto pelo projeto, porque você pode consultar rápida e facilmente este documento para obter as informações de que precisam. Tudo o que está sendo feito para o projeto pode ser vinculado a este documento, sem que ninguém tenha que fazer muitas perguntas ou realizar trabalhos pelos quais sua empresa não está sendo paga, o que pode representar perda de tempo.
Criando um Documento de Escopo do Projeto
Ok, então você terá que dedicar algum esforço e pensamento a este processo. Você precisará se aprofundar no projeto que está concluindo e elaborar uma descrição detalhada de cada aspecto. Tenha em mente que esta primeira fase não será tão coesa. No primeiro passo do processo, você só quer colocar tudo no papel. Faça algumas anotações que acompanhem cada uma das perguntas ou seções que temos abaixo e comece por aí. Você poderá refinar as coisas mais tarde.
Depois de anotar tudo, é hora de começar a deixar o documento com uma aparência um pouco mais profissional. Lembre-se de que você mostrará este documento ao seu supervisor, à sua equipe e ao cliente. Você quer garantir que todos consigam entendê-lo e que sejam capazes de ver onde as coisas precisam ser alteradas, ajustadas, melhoradas ou esclarecidas. Quanto melhor você definir o escopo de trabalho por meio deste documento, melhor será para todos na execução real do projeto final.
O Que Você Precisa Saber
Primeiro, quais são as coisas que você deve adicionar a este documento? Existem várias partes diferentes que você desejará reunir e garantir que está escrevendo corretamente para aproveitar ao máximo sua declaração.
Objetivos Gerais do Projeto
Você tem um objetivo em mente toda vez que cria um projeto, então certifique-se de começar por aí. Provavelmente, esta é a única (ou poucas) coisa que seu cliente disse que queria que você entregasse quando tudo estivesse terminado. Portanto, você precisará expressar exatamente quais são esses objetivos. Em seguida, você deve garantir que explica de onde vem o financiamento e quem apoiará o objetivo em si. Estas são todas as coisas que alguém (todos) precisa ficar de olho ao trabalhar no projeto em si.
Agora, certifique-se de acompanhar os objetivos originais que foram definidos e garanta que qualquer outra coisa que você faça se encaixe nesses objetivos. Se o cliente quiser adicionar algo ou se um membro da sua equipe quiser adicionar algo, você deve voltar a esses objetivos e ver se está listado ali ou se ajudará a alcançar esse objetivo. Caso contrário, é algo a ser deixado de lado para outro momento. Você deve se concentrar nas tarefas específicas que o levarão ao objetivo definido.
Descrição do Projeto
Em seguida, você deve explicar exatamente o que entregará ao cliente quando o projeto estiver totalmente concluído. Quais são as peças finais do quebra-cabeça? Você pode estar entregando 2.000 agendas em formato físico, projetadas e embaladas para venda. Talvez você esteja entregando um roteiro de 6 páginas para um anúncio curto que será transmitido no site da empresa. Talvez você esteja criando uma versão codificada em C++ do site do cliente, completa com clipes de vídeo e áudio.
Certifique-se de declarar especificamente cada entrega necessária ao longo do projeto (como entregar um protótipo do site na terceira semana e uma entrega final na sexta semana). No geral, esta seção deve explicar cada uma das diferentes coisas que você enviará ao cliente e deve ser apresentada em pontos curtos e simples de entender. Assim, ao olhar para a entrega, você deve ser capaz de ver rapidamente o que ela significa e como a entregará ao cliente. Portanto, certifique-se de especificar o formato, a duração, as cores ou estilos ou qualquer outra coisa que lhe tenha sido fornecida pelo cliente. Dessa forma, a entrega será aceita.
Critérios de Aceitação
O que você precisa fornecer para que o cliente aceite o projeto? O que é que eles esperam receber? Certifique-se de que, antes mesmo de iniciar o projeto, você esteja criando um documento que descreva exatamente o que seu cliente procura. Eles querem que o texto tenha uma fonte específica? Estão procurando por código em um formato específico? Eles precisam de um documento com uma extensão específica? Certifique-se de obter todos os detalhes possíveis sobre o que o cliente está procurando e inclua isso em seu documento de escopo de trabalho.
Ao preencher todos esses detalhes, você pode garantir que cada etapa do processo seja realizada corretamente. Se a entrega final (ou qualquer entrega ao longo do caminho) não atender a esses critérios específicos, significa que não será aceita. Com tudo detalhado desde o início, você saberá disso e poderá melhorar seu produto e garantir que seja exatamente o que o cliente solicitou. Isso tornará mais provável que seja aceito logo na primeira vez.
Limites Estabelecidos
É aqui que você vai especificar ao cliente as coisas que não poderá fazer. Tenha em mente o cronograma que o cliente (e você) definiu, bem como o orçamento disponível e a entrega final que o cliente deseja. Quais são as coisas que você pode fazer e quais são as que não pode? Explique essas coisas ao cliente para que ele saiba o que esperar e o que você não vai prometer dentro do escopo original.
Se o cliente colocou em prática certos requisitos que limitam as coisas que você pode fazer, certifique-se de especificar isso. Se eles querem algo codificado em uma linguagem específica e você sabe que essa codificação levará mais tempo, você precisa informá-los quais são as limitações sobre o que você pode entregar dentro do cronograma e do orçamento disponíveis. Você quer garantir que seu cliente seja informado sobre todas essas coisas o mais cedo possível, para que não haja falhas de comunicação nem ninguém insatisfeito mais tarde no processo.
Suposições e Exclusões
Certifique-se de declarar por escrito quaisquer premissas que você esteja assumindo em relação ao resultado do projeto. Se o seu cliente disser que quer uma apresentação de slides, mas não especificar um programa ou tipo de software de gráfico de gantt a ser usado, declare que você assume que usará o PowerPoint (ou qualquer formato de apresentação de slides que preferir). Se o cliente não especificar um formato ou tamanho de texto, declare que você está assumindo Times New Roman e fonte tamanho 12. Declarar suas premissas imediatamente garantirá que ninguém fique confuso ou insatisfeito mais tarde (e o cliente poderá avisá-lo imediatamente se essas premissas estiverem incorretas).
Em seguida, certifique-se de também declarar qualquer coisa que não esteja sendo entregue ou fornecida. Se o cliente estiver pagando por uma peça de conteúdo escrita em C++, certifique-se de especificar que ela será escrita apenas nessa linguagem. Se eles quiserem um produto físico, especifique que você não criará um formato digital para eles. Qualquer coisa que não esteja sendo fornecida, mas que possa ser considerada relacionada à entrega final, deve ser especificada aqui para que possa ser discutida com o cliente conforme necessário.
Custos e Orçamento
Discuta quais são os marcos específicos para o projeto e quanto cada um deles custará. Isso ajudará a delinear exatamente o que você está fazendo para o cliente e onde o orçamento dele está sendo gasto. Você deve se certificar de detalhar tudo o que puder, incluindo para onde os custos estão indo em termos de salários de funcionários e onde eles estão sendo cobrados por trabalhos específicos realizados. Certifique-se de associar cada custo à tarefa que ele está pagando para concluir, para que o cliente saiba o que está recebendo pelo seu dinheiro.
Acordo Final
Certifique-se de que todos os envolvidos assinem o documento que você criar. Isso significa que você, seu supervisor (pelo menos um nível acima de você) e o cliente devem assinar o documento. Você pode querer garantir que pelo menos duas pessoas da empresa do cliente assinem o documento, a menos que esteja trabalhando com um proprietário individual, pois isso lhe dá a confirmação de que o acordo é apoiado por toda a força da empresa. Isso lhe dá algo para apresentar se houver algum problema no futuro. Você pode mostrar ao cliente que ele assinou este documento estabelecendo todas as informações sobre o projeto.
Mantenha-o em Mente
Coloque o documento do escopo de trabalho em algum lugar onde qualquer pessoa da equipe possa revisá-lo. Isso permitirá que eles vejam o que você prometeu e o que não prometeu. Dessa forma, se eles assumirem que uma tarefa acompanha a tarefa deles, podem verificar se ela está incluída nas entregas ou premissas ou se está nas exclusões. De qualquer forma, ninguém deve realizar trabalhos pelos quais não será pago ou que o cliente não solicitou.
Detalhando o Escopo de Trabalho
Quando se trata de organizar as coisas para sua equipe, você pode querer detalhar ainda mais o documento de escopo de trabalho. Embora você vá explicar as tarefas para o seu cliente, você vai querer explicá-las ainda mais para a sua equipe para que eles saibam o que estão fazendo, quem é o responsável por cada tarefa e quando ela precisa ser concluída. Então, comece colocando este documento em algum lugar onde todos que precisam dele possam acessá-lo (como em seu gráfico de Gantt) e então comece a detalhá-lo.
Crie tarefas individuais que precisam ser realizadas para que cada pessoa saiba o que precisa acontecer ao longo do caminho. Você também pode especificar quanto tempo as tarefas levarão (ou deveriam levar) e até mesmo o orçamento para elas, se necessário. Lembre-se de que definir expectativas é importante, assim como atribuir cada tarefa a uma pessoa ou equipe para ser realizada. Você quer garantir que todos saibam o que estão fazendo e que possam se comunicar uns com os outros sobre as tarefas em que estão trabalhando.
Convide sua equipe para postar comentários, perguntas ou preocupações dentro do documento para que todos possam vê-los. Isso também pode ser feito diretamente no gráfico de Gantt que você criar para o documento de escopo do projeto. Dessa forma, todos podem ver o que os outros estão dizendo. Eles também poderão garantir que as perguntas e preocupações sejam respondidas rapidamente e que todos os envolvidos saibam se houver uma alteração feita no escopo de trabalho ou nas entregas finais que você fornecerá ao seu cliente. Incentive a comunicação constante com outros membros da equipe.
O Que Você Entrega
No final, seu documento de escopo exigirá muito tempo e esforço. Você terá que dedicar um trabalho sério a ele e terá que gastar algum tempo revisando-o com o cliente e seu supervisor também. Agende pelo menos uma reunião para revisar o documento depois de tê-lo passado ao seu supervisor e ao cliente. Envie por correio ou e-mail e dê a eles uma semana (ou algo assim) para revisarem o documento por conta própria. Agende uma reunião ao enviar o documento para que eles saibam até quando precisam tê-lo avaliado.
Quando chegar o momento da reunião, sente-se com ambas as partes (ou com elas uma de cada vez, se preferir) e revise o documento. Isso lhe dá tempo para garantir que todos entendam o que está sendo prometido e o que não está. Também garante que você possa fazer as alterações necessárias antes de começar a implementar o plano. Você precisa ter certeza de que todos concordam com o plano e que todos o aprovem antes do início do trabalho. Depois de fazer tudo isso, você estará mais bem preparado para a entrega final.
