Stakeholders do Projeto – Como Tudo Começa
Quando se trata de conduzir um projeto, você sabe que tem algumas pessoas que estão ainda mais envolvidas e são mais responsáveis do que outras. Você sabe que tem algumas pessoas que realmente têm interesse em tudo o que acontece com o projeto. E esses são os stakeholders do projeto.
Vamos analisar um pouco mais de perto quem são eles e o que fazem. E por que você precisa tê-los em seu projeto para garantir o sucesso. Afinal, você quer ter certeza de que está fazendo tudo o que é possível pelo seu negócio.
O Stakeholder do Projeto
Primeiro, os stakeholders do projeto são pessoas que investem no projeto de alguma forma. Você pode pensar em um stakeholder como alguém que tem um investimento financeiro em algo. Mas não é esse o caso quando se trata de gestão de projetos. Em vez disso, seus stakeholders são pessoas como os departamentos do seu negócio, seu cliente, sua equipe que está ajudando você a executar o projeto e assim por diante. Essas são as pessoas responsáveis por ajudá-lo a chegar de onde está agora até a conclusão do seu projeto.
Se você olhar para a definição real de um stakeholder, ele é alguém que está ativamente envolvido no projeto. Pode ser um indivíduo ou uma organização inteira. E isso significa que a pessoa ou organização em questão será afetada pela forma como o projeto é concluído e se ele é concluído ou não. Portanto, eles não têm uma participação financeira (geralmente), mas têm algo a perder se algo der errado. E eles têm algo a ganhar se as coisas derem certo. Eles têm um interesse no projeto como um todo.
Agora, tenha em mente que alguns de seus stakeholders serão extremamente óbvios. E outros um pouco menos óbvios. Não apenas isso, mas alguns deles têm um interesse maior no projeto do que outros. Alguns podem ter um papel importante no projeto, mas um papel menor na tomada de decisões. Ou alguém pode ter um papel menor no projeto, mas um papel importante na tomada de decisões. Você quer saber quem é cada uma dessas pessoas e quais são suas responsabilidades reais perante a equipe como um todo. Dessa forma, você pode manter todos focados nas tarefas e onde precisam estar.
Tipos de Stakeholders
Podemos, na verdade, observar dois tipos diferentes de stakeholders em qualquer projeto em que você esteja trabalhando. Os primeiros são os stakeholders internos, o que significa que os outros são os seus stakeholders externos. Lembre-se de que estas são pessoas muito importantes. Não importa de qual tipo de stakeholder você esteja falando, você precisa prestar atenção em cada um deles e entender o que precisam e como alcançá-lo. Você também precisa pensar em como eles se relacionam com o restante da equipe para que possa manter tudo funcionando perfeitamente.
Stakeholders internos são aqueles que estão dentro do seu negócio. Estas são os membros da equipe que estão trabalhando com você no projeto. São também as pessoas encarregadas de garantir que o projeto seja concluído. Isso significa gerentes de projeto, gestores e líderes da organização, executivos e assim por diante. Basicamente, qualquer pessoa dentro da empresa que tenha algum tipo de participação no projeto global será considerada um stakeholder interno. Estas são as pessoas com as quais você deve ter mais facilidade para trabalhar e garantir que estejam obtendo os benefícios necessários desse processo.
Stakeholders externos são as pessoas que estão fora da sua organização, mas têm um interesse no que está acontecendo. Estes são clientes ou investidores. Também podem ser fornecedores que aguardam pagamentos ou pessoas que utilizam o seu produto ou serviço. Estas são pessoas que serão influenciadas pelos stakeholders internos e pelo que eles fazem. São também as pessoas que permitem que você continue a expandir o seu negócio, porque você precisa de pessoas para comprar ou usar os seus produtos e serviços, e precisa de pessoas que estejam dispostas a investir em você e no que você deseja oferecer.
O Que Você Precisa Fazer
Se você é o gerente de projeto, seu trabalho é garantir que as coisas estejam sendo feitas corretamente para o seu projeto. Isso inclui garantir que todos os seus stakeholders saibam o que está acontecendo durante todo o processo. Eles devem estar bem informados e devem estar envolvidos (em qualquer medida que se espera que estejam) no projeto em que você está trabalhando. Eles devem estar de acordo com tudo o que está acontecendo e saber o que precisa ser feito e quando. Mas eles também devem estar satisfeitos, então certifique-se de trabalhar para manter os stakeholders felizes ao longo do caminho.
Realizar uma Análise de Stakeholders
Uma vez que você saiba quem são seus stakeholders, você pode passar pelo processo de uma análise de stakeholders. É aqui que você terá uma compreensão melhor de quem está envolvido e como está envolvido. Definitivamente, será uma etapa importante e que garantirá que toda a sua equipe esteja em sintonia em cada passo do caminho. Então, como você realiza uma análise completa de stakeholders? Vamos analisar isso mais de perto agora.
1. Conheça seus stakeholders
A primeira coisa que você precisa fazer é elaborar uma lista de todas as diferentes pessoas que são consideradas stakeholders em seu negócio. Lembre-se de que você terá stakeholders internos e externos. Além disso, lembre-se de que você tem stakeholders durante todo o processo. Se alguém não vai trazer suprimentos até o final do projeto, ainda assim é considerado um stakeholder e é importante colocá-lo em sua lista. Você não quer deixar ninguém de fora ou deixar de entender o impacto que eles podem ter no projeto, porque isso pode prejudicá-lo mais tarde.
2. Defina suas prioridades
Qual dos stakeholders identificados será o mais importante? Coloque-os em algum tipo de ordem, desde as pessoas mais importantes para o resultado do projeto até as menos importantes. Os seus decisores mais importantes ou valorizados devem estar no topo da lista. Aqueles que têm uma responsabilidade no projeto, mas não são propriamente grandes decisores, ficarão mais próximos do fundo da lista. Eles não terão um papel tão relevante no projeto, mas ainda assim são importantes e você precisa incluí-los.
3. Saiba o que eles precisam
Você quer ter certeza de que entende totalmente não apenas quem são os seus stakeholders, mas também o que eles esperam deste projeto. Eles estão definindo metas e padrões sobre o projeto? Essas coisas são semelhantes às suas ou são diferentes? Que tipo de perguntas, preocupações ou expectativas eles têm? Como você pode garantir que você e cada um dos seus stakeholders estejam na mesma página em relação ao que desejam e precisam quando se trata deste investimento?
A primeira coisa que você vai querer fazer é conversar com cada um dos seus stakeholders. Você quer saber todas essas coisas e muito mais para garantir que o seu projeto corra bem. Lembre-se de que nem todos os seus stakeholders terão os mesmos interesses ou as mesmas expectativas para o seu projeto. O seu trabalho, como gerente de projeto, é gerenciar as expectativas e garantir que todos estejam trabalhando para o mesmo objetivo. Você quer ter certeza de que eles entendem que tipo de resultado você está tentando obter e que eles vão trabalhar para esse resultado.
4. Gerencie sua equipe
Depois de fazer todas essas coisas, você ainda precisará saber como gerenciar sua equipe. Você precisa entender o que precisa ser feito em qualquer etapa do negócio ou do projeto. E, embora você queira manter seus stakeholders felizes e levar em consideração as opiniões deles, você também quer ter certeza de que está tomando as decisões certas no geral. Às vezes, isso significará ignorar o resto da equipe ou tomar uma decisão que não seja popular com todos. Como gerente de projeto, você deve garantir que toma as decisões certas, mesmo que sejam impopulares.
5. Escreva as responsabilidades
Para gerenciar verdadeiramente sua equipe da maneira que deve, é uma boa ideia anotar as responsabilidades de todos. Isso o ajudará a saber quem precisa fazer o quê e quando. Também permite que sua equipe e todos os outros envolvidos saibam que você está levando as coisas a sério e que deseja alguém que consiga realizar o trabalho. Sem mencionar que isso permitirá que cada indivíduo saiba qual é sua responsabilidade para que não haja confusão entre as pessoas sobre quem era responsável pelo quê.
É muito fácil ser sugado por uma rotina e perder algo que deveria ser o seu trabalho. Ao anotar todas as responsabilidades que cada pessoa tem, fica mais fácil para elas também acompanharem as tarefas que lhes foram atribuídas. Você pode até priorizar a lista para que eles saibam quais tarefas precisam ser feitas mais rapidamente ou precisam de mais cuidado e atenção aos detalhes. A partir daí, você pode listar o restante das tarefas menores pelas quais eles são responsáveis por concluir, para que você possa manter o controle das coisas.
6. Mantenha a comunicação
Quando se trata de trabalhar com seus stakeholders, você não pode adotar uma abordagem de "fazer uma vez e pronto". Isso significa que você não pode simplesmente se encontrar com eles uma vez e depois seguir em outra direção e assumir que as coisas ficarão bem. Em vez disso, certifique-se de trabalhar com eles e agendar horários regulares para interagir com essas pessoas e garantir que as esteja mantendo focadas na tarefa (e que elas também o mantenham focado). Ao interagir com sua equipe regularmente, você será capaz de encontrar o problema antes que ele se torne algo de grandes proporções.
É fácil que a falta de comunicação se transforme em um grande problema para qualquer tipo de projeto em que você esteja trabalhando, seja ele grande ou pequeno. Se você não estiver conversando com as pessoas em quem está confiando para realizar o trabalho com você, como irá realmente realizar as coisas? Em vez disso, certifique-se de conversar com essas pessoas regularmente e de que todos estejam na mesma página. Isso ajudará você a realizar o trabalho mais rapidamente e a garantir que também esteja seguindo o seu sistema de gerenciamento de projetos.
Escolhendo um Sistema de Gerenciamento de Projetos
Quando se trata de se preparar para iniciar qualquer tipo de sistema de gerenciamento de projetos, você precisa de um programa que vá ajudá-lo. Instagantt oferece gráficos de Gantt que ajudarão você e toda a sua equipe a manterem o foco. Este serviço oferece todos os gráficos e cronogramas de que você precisa para definir agendas, tarefas, prazos e muito mais. Isso será importante quando se trata de alcançar o melhor para seus stakeholders, algo com o qual você absolutamente precisa se preocupar.
Se você não tem stakeholders, está seguindo sozinho e isso nunca é uma boa ideia, especialmente para uma startup. Portanto, procure por alguém (ou alguns "alguéns") que possa estar interessado em experimentar um método inteiramente novo de gerenciamento de projetos.