O que é SIPOC? Como usar um diagrama SIPOC?
Uma empresa precisa reconhecer o problema no qual está trabalhando antes de iniciar o projeto, especialmente as novas empresas. O gerente de projeto deve primeiro entender a necessidade do processo para que possa desenvolver melhores estratégias para obter os melhores resultados executando um processo bem-sucedido e bem planejado.
Isso só é possível quando você utiliza as táticas do mundo dos negócios que a maioria de vocês não conhece no início do negócio, mas precisa aprender sobre essas táticas úteis para gerar resultados frutíferos sem deixar nenhuma parte do projeto no escuro.
Metodologias Six Sigma ganharam nome no mundo dos negócios, incluindo diferentes processos para tornar um projeto bem-sucedido, como definir, medir, analisar, melhorar e controlar, o que se resume ao final como DMAIC. A Motorola introduziu a metodologia six sigma ao mundo em 1986 para controlar a qualidade do produto que fornece ao mundo, seguida por muitas outras empresas de telecomunicações em todo o mundo.
Um guia completo sobre o que é SIPOC? Como usar um diagrama SIPOC?
O SIPOC também faz parte da metodologia sigma, sendo preferencialmente utilizado durante o processo de medição para acompanhar a qualidade e a direção do processo. O diagrama SIPOC é útil para o mundo dos negócios, pois oferece as opções certas para preparar os documentos do seu projeto ou processo usando gráficos, tabelas, gráficos de pizza, etc.
SIPOC é a soma de cinco termos significativos: Fornecedores (Suppliers), Entradas (Input), Processo (Process), Saídas (Output) e Cliente (Customer), que ajudam você a analisar cada termo e descobrir o que precisa para colocá-los todos em harmonia.
O SIPOC, sendo parte do DMAIC, é importante para definir o papel, as responsabilidades e os padrões para garantir as melhores medidas de qualidade. O diagrama SIPOC é visualmente amigável, pois é fácil de ler e detalha cada etapa do processo para facilitar os movimentos entre os membros da sua equipe.
Vamos descobrir mais sobre o que é o SIPOC? Como usar um diagrama SIPOC?
Objetivo de usar o diagrama SIPOC
Ao trabalhar em qualquer coisa, existe um propósito por trás que se inicia quando sabemos reconhecer a necessidade e os problemas que enfrentamos para alcançá-la. O propósito básico do diagrama SIPOC é rastrear os clientes e suas necessidades e, eventualmente, organizar uma equipe para atender às necessidades dos clientes, garantindo o processo de qualidade para a melhoria desse projeto específico. Existem algumas diretrizes principais para cumprir seu propósito, como:
Sendo uma nova entidade comercial, se você não conhece o SIPOC, certifique-se de organizar uma equipe de treinamento profissional para detalhar o diagrama SIPOC e suas aplicações para elevar seus projetos a um nível de alta qualidade.
Se você sabe algo sobre o SIPOC que aprendeu ou ouviu anos atrás, organize uma sessão de reforço para você e seus funcionários, onde tanto os funcionários antigos quanto os novos entenderão melhor o diagrama SIPOC.
Depois disso, quando você e sua equipe tiverem definido o propósito do seu projeto e decidido o que desejam deste projeto, agora é hora de mapear o processo usando o diagrama SIPOC, que às vezes também é chamado de diagrama COPUS.
Elaboração passo a passo do Diagrama SIPOC através da discussão dos componentes
Não é difícil mapear os elementos-chave do diagrama SIPOC e decidir as etapas para detalhar o processo pelo qual você está passando. É muito fácil, pois todas as etapas estão ocultas nos componentes principais do diagrama SIPOC. Você vai adorar conhecer o diagrama SIPOC ao descobrir que ele é apenas uma forma resumida de identificar os clientes, definir as metas mencionando a entrada e alcançar a saída ao passar pelo processo.
Precisamos avançar para mais detalhes, como o que é o SIPOC? Como usar um diagrama SIPOC? Aqui estão os detalhes de cada componente-chave tomado como etapa do diagrama SIPOC.
Compreendendo e definindo os fornecedores
Como diz a primeira letra deste diagrama SIPOC, é o fornecedor que vem primeiro. Um fornecedor é qualquer pessoa que esteja dando a direção ou instrução para fabricar um produto ou para trazer alguma modificação a um produto existente.
Consideramos um fornecedor sempre como um stakeholder que fornece entradas ou investe algo para gerar uma saída, mas não se trata apenas do investimento. Trata-se também de ideias e necessidades. Portanto, também podemos dizer que é qualquer pessoa que compartilhe uma ideia fundamental ou dê instruções realistas para criar entradas valiosas para trazer reformas ao produto que você está fabricando para as pessoas.
Você também não pode dizer que o fornecedor é interno ao seu negócio. Pode ser alguém externo à sua empresa, mesmo que ele/ela não tenha relação com o seu negócio, mas deseje ter melhores serviços ou funcionalidades de produto na próxima vez da sua organização. Assim, de acordo com o diagrama SIPOC, os fornecedores podem ser internos ou externos, dependendo da categoria.
Fornecedor interno
A maioria das empresas multinacionais de alto escalão contrata sua equipe para trabalhar a longo prazo na produção de produtos, inovando no campo da tecnologia ou trazendo modificações ao produto. Assim, a equipe contratada pela empresa, como um gerente de projeto ou engenheiros de software ou civis, todos são os fornecedores internos dessa empresa que dão a entrada para iniciar qualquer processo predefinido.
Fornecedor externo
Às vezes acontece, especialmente no caso de produtos de software, de os clientes, após usarem o produto da sua empresa, compartilharem suas avaliações, destacando as áreas fracas ou as coisas que precisam de melhoria para um melhor funcionamento na próxima vez. Essas avaliações também funcionam como entrada para iniciar um processo.
Decidindo sobre a Entrada
O segundo passo do diagrama SIPOC é decidir a entrada. Como discutimos anteriormente, os fornecedores a decidem. A entrada de um processo é o primeiro e mais importante requisito do qual todo o processo depende. A entrada pode ser na forma de produtos ou serviços. Portanto, você precisa entender o propósito da entrada antes de finalizá-la. A entrada de um processo de acordo com os requisitos do diagrama SIPOC depende do seguinte.
Necessidades dos usuários/clientes
É a regra fundamental que, quando um fabricante está fabricando algo para vender, é essencial ter em mente as necessidades do público para o qual você vai vender o produto ou serviço. Por exemplo, se você estiver atuando como uma empresa de software, precisa entender o que entregou aos clientes e o que eles querem agora.
- A capacidade da equipe que trabalha em um projeto específico
- A equipe que trabalha em um projeto específico deve ser habilidosa para atingir o objetivo.
- Planejamento (usando um gráfico de gantt) do gerente de projeto
Também depende do planejamento do gerente de projeto que garante a clareza de cada etapa e orienta a equipe a colaborar para a conclusão bem-sucedida do projeto.
Processo; a etapa de trabalho real do SIPOC
Após gerar as instruções de entrada, é hora de passar pelo processo, o que significa passar pela área de trabalho real. Esta etapa une a saída e a entrada para confirmar os resultados que você poderá analisar posteriormente para decidir quais foram suas entradas e o que obteve em troca como saída. Mantenha o nome do processo simples, como uma ou duas palavras, e ele deve estar relacionado aos serviços ou ao tipo de produtos que você está vendendo. Você pode simplesmente dividir o processo em pequenos blocos para torná-lo mais eficaz e acompanhar cada etapa.
- Design
- Os ingredientes ou requisitos do processo
- Rastreamento de cada etapa do processo
- Análise e manutenção dos resultados do processo
- Saída, o resultado final do processo
Após o processamento, você precisa imaginar os resultados que deseja obter ao final. Os resultados que você espera devem ser precisos e mensuráveis para que você possa analisar facilmente se obteve a mesma coisa que esperava ao trabalhar na entrada e no processo.
Mesmo ao criar uma estratégia de saída, você deve considerar os requisitos e necessidades dos clientes. Isso permitirá que você gere resultados produtivos, pois estará analisando o processo e, em seguida, a saída de acordo com os requisitos dos clientes, o que eles esperam de você e o que você venderá para eles.
Clientes, deixando-os satisfeitos.
O último passo é manter o engajamento dos clientes. Ao realizar esta etapa do diagrama SIPOC, você estará considerando as estratégias que precisa desenvolver para manter o interesse de seus antigos clientes e também conquistar novos clientes. Você decidirá nesta etapa quais caminhos adotará para obter resultados notáveis.
Conclusão
O diagrama SIPOC ajuda você a definir a entrada e o processo corretos de acordo com as exigências dos clientes, conhecendo suas necessidades e requisitos, e a manipular o processo para trazer os resultados ou saídas que você espera no futuro.